4 Tips Menulis Auto Reply Cuti dalam Bahasa Inggris

Mungkin ada kalanya kita merasa letih, lemas, lesu, lelah dan jenuh dari hiruk pikuk rutinitas kerja. Hmm.. sepertinya Anda butuh liburan. Bagaimana kalau ambil jatah cuti dari kantor dan pesan tiket perjalanan sekarang juga?

Duh, tiba-tiba teringat atasan yang hobi meeting mendadak. Belum lagi client, bakal dicari-cari nggak ya? Masa sih di saat liburan harus balas email satu per satu?

Well, Anda datang ke artikel yang tepat! Kali ini kita akan membahas tips menulis auto reply cuti dalam Bahasa Inggris. Eits, kenapa sih harus dalam Bahasa Inggris?

Era globalisasi menuntut Indonesia secara tidak langsung untuk turut berpartisipasi dalam perekonomian dunia. Banyaknya perusahaan asing yang dibuka di Indonesia, serta kerjasama perdagangan antar negara mengharuskan para pekerja Indonesia mampu berbahasa Inggris. Bahkan berbagai sekolah, bisnis, serta perusahaan multinasional sudah menggunakan Bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar sehari-hari, lho! Tak dapat dipungkiri, Bahasa Inggris adalah bahasa yang harus kita pahami sebagai rakyat Indonesia, khususnya dalam dunia kerja.

Selain mencerminkan profesionalitas Anda, penggunaan Bahasa Inggris yang baik juga dapat memberikan nilai tambah bagi rekan kerja dan atasan Anda.

Yuk kita simak tips-tips berikut ini.

1. Yang paling pertama, jangan copy paste bulat-bulat dari internet!

Sesuaikan dengan gaya bahasa Anda sehari-hari. Budaya plagiarisme atau copy paste sangat tidak dianjurkan, karena besar kemungkinan rekan kerja dan atasan Anda sudah sering membaca pesan yang sama. Tuangkan sedikit kreativitas Anda dalam bertutur kata, sebisa mungkin agar tidak terlihat seperti robot, atau teks ilmiah.

2. Back to the basics: ketahui struktur email yang baik.

Menulis auto reply cuti, hampir sama halnya dengan cara membalas email sehari-hari. Bedanya, hanya dalam versi otomatis. Semua email yang baik pada dasarnya memiliki struktur yang sama. Dimulai dari subjek, pembuka, isi, kemudian penutup di akhir email.

• Subjek (Subject)

Subjek adalah salah satu bagian terpenting dalam suatu email, sebab bagian inilah yang akan dibaca pertama kali oleh penerima email Anda. Subjek merupakan penentu apakah email kamu akan dibuka, atau berakhir tragis di folder spam.

Subjek harus jelas, singkat, dan tidak bertele-tele, namun dapat mewakili keseluruhan isi email Anda. Dalam kasus ini, Anda dapat menambahkan tulisan auto reply untuk mengindikasikan bahwa saat ini Anda tidak sedang berada di kantor.

Simaklah contoh subjek untuk email cuti berikut ini:

• • Subject: Auto reply: Traveling for work. (Subjek: Balasan otomatis: Sedang dinas di luar kota)
  • Subject: Auto reply: On maternity leave (Subjek: Balasan otomatis: Sedang cuti melahirkan)

• Pembuka (Opening)

Selamat, email Anda akhirnya dibuka! Layaknya surat resmi, bagian pembuka email tidak boleh dianggap remeh. Sebelum memasuki isi email, pembuka yang baik dapat menentukan mood penerima saat email mulai dibaca.

Jangan lupa ucapkan salam pembuka terlebih dahulu. Kenalilah penerima email Anda, kepada siapa email ini ditujukan nantinya? Anda dapat melakukan pengaturan bot untuk menyebutkan nama mereka, serta memberikan sapaan yang sesuai.

Contoh salam pembuka:

• • Dear [First Name]

Dear Budi, (Kepada Budi,)

• • Dear Mr./Mrs. [Last Name]

Dear Mr. Smith, (Kepada Tuan Smith.)

• • To whom it may concern, (Kepada yang berkepentingan,)

• • Hello [Individual/Group]

Hello David,  (Halo David,)

Hello Students! (Halo Murid-murid!)

• Isi (Body)

Isi merupakan inti dari email Anda. Anda bisa mengungkapkan rasa terima kasih terlebih dahulu kepada penerima atas pesan yang telah mereka kirimkan.

Contoh ungkapan terima kasih pada awal isi email:

• • Thank you for your email. (Terima kasih atas email Anda.)
  • Thank you for contacting us. (Terima kasih telah menghubungi kami.)

Berikutnya, jelaskan secara ringkas bahwa Anda tidak berada di tempat, dan sedang mengambil cuti dalam waktu tertentu. Anda bisa menjaga sikap profesional dengan tidak menjelaskan secara spesifik mengenai alasan personal Anda mengambil cuti. Hal ini dapat membuat rekan kerja atau atasan Anda berpikir bahwa Anda sedang bermalas-malasan di luar sana untuk menghindar dari pekerjaan kantor. Ungkapkan dengan tulus bahwa Anda akan segera kembali memberikan kontribusi terbaik kepada rekan kerja Anda setelah cuti.

Berikan tanggal pasti kapan Anda dapat dihubungi kembali. Balas mereka sesegera mungkin untuk menjaga kepercayaan mereka terhadap Anda.

Contoh penjelasan pada isi email:

• • I am currently out of office until [date of return] and will not have access to email. (Saya tidak sedang berada di kantor sampai [tanggal kembali] dan tidak dapat mengakses email.)

Sebagai jalur komunikasi alternatif, Anda bisa memberikan kontak pribadi. Alternatif ini menjadi tidak berlaku apabila Anda tidak ingin diganggu mengenai pekerjaan saat sedang menikmati cuti. Alternatif lainnya adalah dengan mencantumkan kontak rekan kerja yang bertanggungjawab atas pekerjaan Anda, atau mengalihkan penerima email kepada kontak departemen Anda. Tentunya setelah izin dengan yang bersangkutan, ya.

Contoh:

• • For immediate assistance, please contact me on my phone [Phone Number]. (Jika Anda membutuhkan bantuan sekarang juga, mohon hubungi saya via telepon [Nomor Telepon].)

• • If you need immediate response during my leave, you may contact [Contact Name] at [Contact Email Address]. (Jika Anda membutuhkan respon langsung selama masa cuti saya, Anda boleh menghubungi [Nama Kontak] pada [Alamat Email Kontak].)

Sebaiknya isi email tidak ditulis terlalu panjang agar penerima tidak sekadar membaca sepintas, yang dapat mengakibatkan risiko kehilangan informasi penting.

• Penutup (Closing)

Seperti saat kamu memulai email dengan salam pembuka, akhiri email dengan kata-kata penutup. Contoh kata-kata penutup pada akhir email:

• • Thank you for your patience and consideration. (Terima kasih atas kesabaran dan pengertian Anda.)
  • I will reply to your emails as soon as possible upon my return. (Saya akan membalas email Anda sesegera mungkin saat saya kembali.)

Selain itu, Anda dapat menambahkan salam penutup beserta nama Anda pada akhir email. Contoh salam penutup yang umum digunakan adalah Best Regards, Sincerely, Best Wishes, dan lain sebagainya. Best Regards sendiri dapat diartikan sebagai salam hormat dalam Bahasa Indonesia.

Berikut merupakan contoh penggunaan salam penutup di akhir email:

• • Best Regards,

[Your Name]
[Your role and department]

Best Regards,

Rina Smith
Sales and Marketing Manager
XYZ Company

(Salam hormat,

Rina Smith

Manajer Penjualan dan Pemasaran
Perusahaan XYZ)

Sekarang, Anda bisa mencoba merangkai kata sesuai struktur email yang telah kita ketahui. Berikut ini merupakan contoh pesan auto reply berdasarkan kondisi cuti yang berbeda pula.

• Subject: Auto reply: On maternity leave

Dear Mr. Evans,

Thank you for your email. I am currently on maternity leave until May 7^th, 2020 and will not have access to email. For immediate response during my absence about Weekly Charity Project, you may contact Stephanie Lewis at stephanie@xyz.com.

I will reply to emails as soon as possible upon my return. Thank you for your patience and consideration.

Sincerely,

Christie Williams
Corporate Social Responsibility Manager
XYZ Company

(Subjek: Balasan otomatis: Sedang cuti melahirkan

Kepada Tuan Evans,

Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang mengambil cuti melahirkan sampai tanggal 7 Mei 2020 dan tidak dapat mengakses email. Jika Anda memerlukan balasan sekarang juga mengenai Proyek Amal Mingguan, Anda bisa menghubungi Stephanie Lewis di stephanie@xyz.com.

Saya akan membalas email sesegera mungkin saat saya kembali. Terima kasih atas kesabaran dan pengertian Anda.

Dengan tulus,

Christie Williams
Manajer Corporate Social Responsibility
Perusahaan XYZ)

• Subject: Auto reply: Traveling for work.

To whom it may concern,

Thank you for contacting me. I will be out of the office from July 7^th, 2020 to July 17^th, 2020 with no email access. For urgent matters, please contact David Brennan at davidb@xyz.com.

Best Regards,

Daniel Radcliffe
Production Director of XYZ Co.

(Subjek: Balasan otomatis: Sedang dinas di luar kota

Kepada yang berkepentingan,

Terima kasih telah menghubungi saya. Saat ini saya tidak sedang berada di kantor mulai tanggal 7 Juli 2020 sampai tanggal 17 Juli 2020 dan tidak memiliki akses untuk email. Untuk kepentingan darurat, Anda bisa menghubungi David Brennan di davidb@xyz.com.

Salam hormat,

Daniel Radcliffe
Direktur Produksi PT. XYZ)

3. Proofread: check and recheck!

Setelah menerapkan seluruh tips di atas, periksa kembali pesan yang sudah Anda buat. Hindari inkonsistensi dalam pesan. Misalnya Anda menggunakan gaya bahasa formal di bagian pembuka, namun tiba-tiba Anda berbahasa gaul pada bagian isi.

Contoh lainnya pada saat Anda ingin menulis pesan cuti melahirkan, Anda malah tidak sengaja menyalin pesan lainnya yang menyatakan Anda cuti untuk merayakan tahun baru. Hal ini terlihat sepele, tetapi dapat memberikan kesan buruk bagi penerima email. Bisa saja mereka menganggap Anda tidak teliti dalam melakukan pekerjaan Anda, atau bahkan tidak berniat untuk sekadar memeriksa email singkat. Perhatikan juga pembendaharaan kata (vocabulary), pengejaan (spelling) serta tata bahasa (grammar) yang baik dan benar. Anda tidak perlu menggunakan pembendaharaan kata yang terlalu rumit, karena berpotensi membuat penerima tidak menangkap maksud dan tujuan email Anda yang sebenarnya. Cukup gunakan bahasa yang mudah dipahami, namun tetap terlihat profesional dan tidak terlalu kasual. Hindari penggunaan bahasa gaul, singkatan, lelucon, atau bahkan emoticon. Penerima email tidak akan menganggap balasan Anda dengan serius.

Contoh kesalahan yang patut dihindari:

• Incorrect: Thx 4 the email.

Correct: Thank you for the email.

Menggunakan angka untuk menyingkat kata-kata sangatlah tidak sopan dan tidak dibenarkan dalam penulisan email formal.

• Incorrect: I’m currently out of the office and probably drunk. Enjoy your workweek.

Correct: I will be on leave from [date] until [date]. For general inquiries about [department], please contact [contact name] at [contact email address].

Tidak sepatutnya Anda menuliskan bahwa Anda mungkin sedang mabuk saat penerima email menghubungi Anda, apalagi mengejeknya dengan sindiran “nikmatilah hari kerjamu”. Sebagai karyawan di perusahaan atau pemilik sebuah bisnis, Anda tentu membawa nama perusahaan terhadap dunia luar. Kesalahan seperti ini dapat membuat citra buruk tidak hanya bagi Anda, namun juga perusahaan atau merk dagang Anda.

Jika Anda merasa kurang yakin, Anda selalu dapat bertanya kepada teman-teman Anda atau forum mengenai bahasa Inggris di internet.

Tanyakan pendapat orang-orang terdekat Anda, mengenai perasaan mereka saat membaca email yang telah Anda tulis. Minta mereka untuk memposisikan diri sebagai kolega Anda, apakah mereka merasa tersinggung saat membaca email ini? Jika jawabannya adalah tidak, maka Anda telah berada di jalur yang tepat.

4. Akhirnya sudah selesai cuti nih, mesti ngapain lagi ya?

Cuti dari rutinitas kerja tentu menyenangkan karena dapat beristirahat sejenak untuk menjaga kesehatan fisik maupun mental Anda. Sudah saatnya Anda dibutuhkan lagi oleh rekan kerja dan client! Kembali ke rutinitas dengan pikiran yang lebih fresh dapat meningkatkan produktivitas dan kreativitas Anda. Jangan lupa matikan auto reply cuti agar dapat berinteraksi langsung secara maksimal dengan kolega Anda. Lakukan follow up terhadap orang-orang yang telah menghubungi Anda saat cuti, apakah mereka masih memerlukan bantuan atau penanganan Anda.

Semoga tips-tips auto reply cuti kerja dalam bahasa Inggris di atas dapat membantu Anda. Semangat!