Percakapan Bisnis: Mengingatkan Rapat dan Mengulang Kesepakatan Di Meeting Sebelumnya dalam Bahasa Inggris

REMINDER FOR A MEETING TO RECAP PREVIOUS MEETING

Berkomunikasi dengan rekan bisnis terkadnag buka sesuatu yang mudah. Ketika kita dihadapkan dengan pertemuan bisnis atau rekan bisnis, terlebih rekan bisnsi baru yang belum mengenal kita dengan baik, terkadang hal ini menjadi sebuah tantangan. Sebagai seorang yang professional, alangkah pentingnya apabila kita mengerti tata cara dan bahasa yang baik dalam berkomunikasi.

Di dalam artikel ini akan dijelaskan mengenai proses yang terjadi ketika kita ingin bertemu dengan rekan bisnis untuk yang kedua kalinya setelah menjalani rapat pertama. Rapat kedua yang akan terjadi bertujuan untuk meneruskan perbincangan yang terjadi sebelumnya dan juga memberikan keputusan akan apa yang harus dilakukan.

Langkah pertama di dalam merencanakan rapat tentu saja dengan mengingatkan rekan bisnis yang akan kita temui bahwa kita akan bertemu dengan mereka. Kita diharapkan untuk mengirimkan pesan singkat atau email agar lebih professional, mengingatkan mereka akan janji yang telah dibuat. Beberapa contoh cara atau kalimat yang dapat kita gunakan untuk mengingatkan mereka akan janji yang telah dibuat adalah sebagai berikut:

“Dear Mr. Anderson, as we have discussed before, we will have another meeting this Friday at 2PM.” (Pak Anderson, seperti yang sudah kita diskusikan sebelumnya, kita akan mengadakan rapat selanjutnya yang akan diadakan hari jumat ini jam 2 siang.)
“Dear Mr. Anderson, this email to confirm that our meeting this Friday will still be on schedule, and I hope to get your confirmation on this.” (Pak Anderson, email ini untuk mengkonfirmasi bahwa pertemuan kita di hari Jumat ini masih akan berjalan sesuai dengan rencana, dan saya berharap untuk mendapatkan konfirmasi Anda melalui email mengenai hal ini.)

Memang apabila kalimat konfirmasi di email akan sedikit lebih formal apabila dibandingkan dengan konfirmasi menggunakan pesan singkat. Hari hari ini, dikarenakan telah berjamurnya aplikasi pesan singkat, mungkin kita bisa mengingatkan rekan bisnis kita melalui pesan singkat dan tidak melalui email. Hal ini dapat dilakukan dengan sedikit kurang formal, dan adapun beberapa cara atau kalimat yang dapat digunakan untuk mengingatkan mereka adalah sebagai berikut:

“Hi, Mr. Anderson. Just a friendly reminder about our meeting on Friday.” (Hai, Pak. Anderson. Hanya mengingatkan tentang rapat kita di hari Jumat.”
“Good afternoon, Mr. Anderson. Hope you’re having a good day. This to confirm our meeting on Friday at 2PM. Hope our meeting will be effective.” (Selamat siang, Pak. Anderson. Saya harap hari anda berjalan dengan baik. Pesan ini untuk mengingatkan terkait rapat kita pada hari Jumat jam 2 siang. Berharap agar rapat kita efektif nantinya.)
“Good morning, Mr. Anderson. Is our meeting still on for Friday?” (Selamat pagi, Pak Anderson. Apakah rapat kita masih akan berjalan di hari Jumat?)
“Good evening, Mr. Anderson. Sorry to disturb you. I just want to make sure our meeting is still on schedule this Friday. (Selamat malam, Pak. Anderson. Mohon maaf menggangu. Saya hanya ingin memastikan rapat kita masih akan berjalan pada hari Jumat.)
Hi Mr. Anderson, just drop by your phone to remind you of our meeting this Friday. Hope you’ll make it.” (Hai, Pak. Anderson, hanya ingin mengingatkan terkait rapat kita di hari Jumat. Semoga Bapak bisa.)

Perlu diingat bahwa mengingatkan rekan bisnis mengenai rapat yang akan berjalan adalah sesuatu yang sangat normal. Beberapa orang merasa hal itu tidak perlu dilakukan berdasarkan asumsi rekan bisnis pasti mengingat janji yang telah dibuat, akan tetapi mengirimkan pesan singkat untuk mengingatkan terkait rapat bukan sesuatu yang salah atau terlarang, malahan bisa dibilang mengirimkan pesan untu mengingatkan rapat adalah suatu hal yang sangat baik. Selain menimbulkan impresi yang baik kepada rekan bisnis, kegiatan itu juga dapat digunakan untuk mebangun hubungan informal lain di luar pekerjaan yang mungkin dapat menambahkan nilai kita di depan rekan bisnis.

Setelah kita sudah sampai di hari rapat, penting untuk membawa konteks dan mengingatkan rekan bisnis akan apa yang hendak dibahas. Mengingatkan akan agenda yang hendak dibahas di dalam rapat adalah suatu hal vital yang tidak boleh dilupakan. Untuk memulai sebuah rapat pertemuan bisnis, cara pertama yang dilakukan tentu saja dengan mengingatkan mereka akan apa yang terjadi di rapat sebelumnya. Beberapa cara yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

“Thank you for coming, and as we have discussed before in our previous meeting that ____” (Terima kasih sudah datang, dan sesuai dengan apa yang sudah kita diskusikan sebelumnya di rapat bahwa____)
“I believe that each and everyone of us already know about the update in our last meeting. Today we will continue the discussion with some resolutions that can be done following our decision.” (Saya yakin bahwa setiap dari kita sudah tau apa yang terbaru dari rapat sebelumnya. Hari ini kita akan berlanjut untuk berdiskusi tentang resolusi yang dapat dilakukan mengikuti hasil rapat sebelumnya.)
“I know it’s been a while since our last meeting, so I will conclude and tell you one more time about our recent decision.” (Saya tau sudah cukup lama sejak rapat kita terakhir, jadi saya akan merangkum dan mengingatkan Anda sekali lagi terkait hasil rapat terakhir yang kita lakukan.)
“Today’s meeting will cover the next decision, following our last meeting that we have discussed on____” (Rapat hari ini akan membahas terkait keputusan berikutnya yang harus dilakukan setelah rapat sebelumnya yang telah membahas____).

Di dalam sebuah rapat, esensi yang penting adalah menghubungkan rapat yang paling baru dengan rapat sebelumnya yang sudah terjadi. Hal ini penting dilakukan dengan tujuan agar peserta rapat menjadi ingat kembali apa yang telah terjadi dan dapat memberikan respon yang sesuai. Selamat berbahasa inggris!

Percakapan Bisnis