Percakapan Bisnis: Menyambut Tamu yang Datang ke Kantor dalam Bahasa Inggris

Bekerja sebagai resepsionis atau sekretaris di sebuah perusahaan mengharuskan kita untuk menguasai tata krama berkomunikasi dengan banyak pihak, termasuk orang-orang dari luar kantor yakni tamu yang berkunjung. Kitalah yang berperan penting dalam menentukan kesan pertama orang luar terhadap kantor. Apabila kita kurang bisa menjaga sikap, citra perusahaan atau instansi tempat kita bekerja bisa tercoreng. Untuk itu, ada baiknya kita belajar tentang tata cara dalam menyambut tamu yang baik dan benar.

Tamu Menurut Kepentingannya

Tamu yang berkunjung ke kantor bisa datang untuk kepentingan dinas maupun kepentingan pribadi. Tamu yang datang untuk kepentingan dinas biasanya sudah membuat janji terlebih dahulu sehingga lebih mudah dikenali. Untuk yang satu ini, sekretaris maupun resepsionis harus memiliki kepekaan tinggi pada sosok tamu yang akan datang, khususnya yang berasal dari aparat pemerintah.

Ada pula tamu yang datang ke kantor dan agak memaksa dipertemukan langsung dengan pihak pimpinan untuk menawarkan barang atau jasa, bisa pula meminta dana sosial atau sumbangan. Tamu yang semacam ini biasanya belum membuat janji terlebih dahulu. Mintalah mereka untuk mengisi formulir identitas diri yang juga menanyakan kepentingannya, kemudian arahkan untuk menemui unit lain di instansi yang memang biasa menangani tamu dengan kepentingan tersebut. Jadi, tak harus dipertemukan dengan pimpinan langsung.

Tata Cara Menerima Tamu

1. Tunjukkan profesionalisme

Sebagai ‘penjaga pintu’, sikap kita dapat menggambarkan adab yang berlaku di kantor kepada tamu. Untuk itu, peran kita sangat penting dalam memproyeksikan profesionalisme dengan sopan-santun.

2. Sapa dengan jelas

Sambutan yang keras (tapi tidak terlalu kencang) akan membuat tamu yang datang merasa dihargai, daripada sapaan yang dilontarkan dengan sekenanya. Katakan “Good morning” atau “Good afternoon” dengan intonasi yang tenang dan ramah.

3. Tanyakan kepentingan

Ada baiknya kita tak membuat tamu merasa sebagai orang yang dicurigai. Sebagai alternatif, tanyakan “Whom is your appointment with?” untuk mengetahui janji temunya. Atau, kita bisa mengatakan “What can I do for you?” sebagai bentuk pertanyaan yang lebih netral.

4. Catat nama dan pelafalannya

Menanyakan nama tamu yang datang dapat membantu anda memastikan daftar janji yang telah dipegang, atau memudahkan pihak yang ingin ditemui untuk mengetahui siapa tamunya. Katakan “May I know your name?” atau “What’s your good name, Sir/Ma’am?”.

5. Beri tamu kepastian

Setelah menghubungi kolega atau atasan yang memiliki janji, sampaikan kepada tamu. Informasikan “Mr. ____ will be with you shortly” atau “Mrs. ____ will be with you in a minute” untuk membuatnya merasa tenang.

6. Tawarkan minuman

Jika tamu harus menunggu sebab kolega yang ingin dijumpai masih dalam rapat atau telepon penting, maka persilahkan tamu untuk duduk menunggu dan tawarkan minuman atau makanan ringan. Memberinya hiburan berupa majalah atau koran juga bisa dilakukan agar mereka tidak jenuh.

7. Pahami denah kantor

Sebagai resepsionis, kita harus siap memberi informasi seperti di mana letak toilet, ruang fotokopi, dan sebagainya. Gunakan ibu jari atau kelima jari untuk menunjukkan arah.

8. Tetap tenang

Bukan tak mungkin kita mendapati beberapa tamu yang datang sekaligus dalam satu waktu, berbarengan dengan telepon kantor yang terus berdering. Berusahalah untuk tetap tenang, tidak panik, dan melayani telepon dan tamu satu-persatu tanpa membuat siapapun merasa terabaikan. Jika kita sedang berbicara di telepon, buat kontak mata, berikan senyum dan anggukan kepada setiap tamu yang datang agar mereka merasa kehadirannya diketahui, dan dihargai. Memberi kode pada tamu untuk menunggu sebentar dengan tetap bersikap tenang juga merupakan poin penting. Tak perlu ragu untuk meminta bantuan orang lain bila memang merasa tak bisa menangani situasi sendiri.

Expressions

Berikut ini adalah beberapa contoh ungkapan yang bisa dihaturkan pada tamu yang datang dalam berbagai keperluan.

1. Menanyakan keperluan/janji

Who do you want to see? / Who did you wish to see? (Siapa yang ingin anda temui?)
Do you have an appointment? (Apakah anda sudah ada janji?)

2. Menghadapi tamu yang belum memiliki janji

I’m afraid he can’t see you without an appointment (Maaf, beliau tidak bisa ditemu tanpa ada janji sebelumnya)
Perhaps you’d like to speak with his assistant, sir? (Barangkali anda ingin berbeicara dengan asistennya?)
I’m afraid he isn’t available at the moment (Mohon maaf, beliau sedang tidak senggang saat ini)
He’s in a meeting at the moment (Beliau sedang rapat)
I’m sorry, I can’t let you see him unless you have arranged a meeting (Maaf, saya tidak bisa mengizinkan anda bertemu beliau kecuali jika anda sudah membuat janji)
I’m sorry, but I have my instructions (Mohon maaf saya memiliki instruksi (Sudah peraturannya))
I’ll phone and check if he can see you now (Akan saya hubungi dan pastikan apakah beliau bisa menemui anda sekarang)

3. Mengantar tamu ke ruangan yang dituju

I’ll show you to his office (Akan saya antar ke kantor beliau)
I’d better take you there (Akan saya antar ke sana)
Walk this way, please (Silahkan lewat sini)
Would you like to come with me? (Mari saya antar)

4. Mempersilahkan tamu masuk

I’ll tell him you’re here (Akan saya sampaikan pada beliau anda sudah di sini)
Yes, Mr. Grey is expecting you (Bapak Grey menyuruh anda masuk)
You can go straight in/up (Anda bisa masuk/naik)
Miss Alvares will see you now (Nona Alvares ingin menemui anda sekarang)

5. Meminta tamu menunggu

I’m afraid he’s seeing a client at the moment. It won’t be long (Mohon maaf beliau sedang menemui klien saat ini, nggak lama kok)
Would you mind waiting for a moment? (Apakah anda berkenan menunggu sejenak?)
He will be with you in a moment/He’ll be here in a minute (Beliau akan segera menemui anda)
Would you like to have a look at these brochures while you’re waiting? (Apakah anda mau melihat-lihat brosur ini sembari menunggu?)
Would you like to take a seat? (Apakah anda mau duduk dulu?)
Would you like something to drink? (Apakah anda ingin minum sesuatu?)
Please have a seat there. Meanwhile I am arranging coffee for you (Silahkan duduk dulu disana, biar saya buatkan kopi dulu)

Agar lebih jelas, mari simak contoh dialog berikut. Selamat berlatih!

Visitor: Excuse me.

Receptionist: Yes, Sir. What can I do for you?

Visitor: Could you help me to meet Mr. Liam Grey, the manager of this company?

Receptionist: Did you take an appointment ?

Visitor: Yes, I did. He himself called me this morning.

Receptionist: I am afraid you can’t see him right now, he is in an urgent meeting with a delegation from Singapore. And he ordered me not to allow anybody to meet him until 2 p.m.

Visitor: It is very important for me to meet him today as I am leaving for Australia tomorrow.

Receptionist: Would you wait for a moment? Let me check with the manager please. What is your name, Sir, and from which company are you coming?

Visitor: Hanry Styles, Software Engineer, Bukulapak.

Receptionist: Thank you.

Percakapan Bisnis