Cara Komplain Secara Sopan dalam Bahasa Inggris

Bayangkan bahwa kita sedang berlibur dan reservasi hotel kita tidak tercatat. Atau kita sedang memesan kopi di sebuah kedai dan seorang pramusaji salah mencatat pesanan kita. Atau klien kita melewatkan tenggat waktu sebuah proyek. Normal sekali jika kita merasa frustasi atau marah saat hal-hal kurang menyenangkan itu terjadi. Kita ingin semua yang salah segera diperbaiki lalu masalahnya terselesaikan. Dan menyalahkan pihak lain bukanlah langkah yang tepat untuk mendapatkan apa yang kita mau.

Pihak lain yang kita salahkan (jika ada) malah akan semakin menutup diri dan tidak menerima semua perkataan jika kita bersikap kasar. Hal pertama yang harus kita lakukan dalam situasi ini adalah tetap tenang dan sopan. Itu adalah langkah yang pertama. Langkah selanjutnya adalah dengan mengajukan komplain.

Sebelum itu, untuk lebih memahami bahasan ini, kita harus mengetahui terlebih dahulu apa itu komplain. Komplain (complaints) adalah ungkapan perasaan tidak suka, keberatan, atau terganggu sebagai respon dari tindakan yang dianggap tidak menyenangkan oleh seorang pembicara. Komplain biasanya diajukan oleh pembicara pada pihak lain yang menjadi penyebab situasi kurang menyenangkan tersebut. Tujuan pengajuan komplain adalah untuk memperbaiki kesalahan dan mendapatkan apa yang kita inginkan pada awalnya.

Jika semua situasi ini terjadi dengan posisi kita sedang di lingkungan berbahasa Indonesia, penyelesaiannya mungkin akan terlalu sulit. Bersikap tenang dan sopan lalu menyatakan keberatan hingga persoalan selesai, semua dapat dikomunikasikan dengan lebih mudah.

Tetapi bagaimana jika situasi tadi terjadi ketika kita sedang berada di lingkungan yang berbahasa Inggris? Berikut ini adalah beberapa cara mengajukan komplain dengan baik dan benar dalam bahasa Inggris.

BASIC RULES ON MAKING COMPLAINTS (ATURAN DASAR MENGAJUKAN KOMPLAIN)

Agar keberatan kita dapat disampaikan dengan efektif, beberapa aturan berikut harus diperhatikan dalam menyampaikan komplain:

1. Ketahui apa yang ingin dicapai dengan mengajukan komplain. Apakah kita ingin misalnya, pengembalian uang untuk produk yang tidak memuaskan atau sekadar permintaan maaf.
2. Jelaskan alasan mengapa kita tidak senang. Bukan semata-mata berbicara karena kesal dan ingin menyalahkan pihak lain.
3. Jika tanggapan yang didapat kurang memuaskan, katakan langsung dan minta kejelasan lebih lanjut hingga masalahnya jelas dan terselesaikan.

MAKING COMPLAINTS (MENGAJUKAN KOMPLAIN)

Berikut ini adalah beberapa ungkapan untuk mengajukan komplain dalam bahasa Inggris secara tegas namun tetap sopan. Temukan ungkapan yang mudah untuk diingat dan digunakan dalam bahasa Inggris sehari-hari:

• I’m sorry to say this but… = Maaf sekali saya harus mengatakan ini tapi…
• I’m afraid I’ve got a complaint about… = Sepertinya saya memiliki komplain soal…
• Excuse me, I’m afraid that… = Permisi, sepertinya…
• Look, I’m sorry to trouble you, but… = Begini, maafkan saya telah merepotkan, tapi…
• I have a complaint to make. = Saya punya komplain untuk diajukan.
• There seems to be a problem with… = Sepertinya ada masalah dengan…
• Would you mind…? = Apakah Anda keberatan dengan…
• I’m angry about… = Saya merasa marah tentang…
• Do you think you could…? = Apakah Anda dapat…
• I wonder if you could help me… = Saya kira Anda dapat membantu saya…
• I want to complain about… = Saya ingin mengajukan komplain tentang…
• Sorry to bother you but… = Maaf mengganggu Anda, tapi…
• I hate to tell you but… = Saya tidak suka mengatakan ini tapi…
• Excuse me, but there is a problem… = Permisi, tapi ada masalah dengan…
• I was expecting ____ but… = Tadinya saya mengharapkan ___ tapi…
• There appears to be something wrong with… = Tampaknya ada yang salah dengan…
• I wish you wouldn’t mind… = Saya harap Anda tidak masalah…
• I do wish you could… = Saya benar-benar berharap Anda dapat…
• Wouldn’t it be a good idea to / not to… = Tidakkah akan lebih baik untuk / untuk tidak…
• Maybe you forgot to… = Mungkin Anda lupa untuk…
• Excuse me if I am out of line, but… = Maafkan saya jika saya melewati batas, tapi…
• Perhaps there was a misunderstanding but… = Mungkin ada kesalahpahaman tapi…
•  How can we fix this? = Bagaimana kita dapat memperbaiki ini?
• Do you have any thoughts on how we could proceed? = Apakah Anda punya pendapat tentang bagaimana kita dapat menyelesaikan ini?
• Is there anything that can be done to improve the situation? = Apakah ada yang bisa dilakukan untuk memperbaiki situasi ini?

RESPONDING TO COMPLAINTS

Ketika komplain telah disampaikan, pihak lain dapat saja memiliki tiga jenis tanggapan, yaitu, menerima, menunda penyelesaiannya, dan menolak.

1. ACCEPTING COMPLAINTS (MENERIMA KOMPLAIN)

• I’m sorry, but this will never occur / happen again. = Maafkan saya, tapi ini tidak akan terjadi lagi.
• I’m sorry, we promise never to do the same mistake again. = Maafkan saya, kami berjanji tidak akan melakukan kesalahan yang sama lagi.
• I just don’t know how to say. = Saya tidak tahu bagaimana mengatakannya.
• I just don’t know what to say. = Saya tidak tahu harus mengatakan apa.
• I apologize; we’ll do our utmost/best not to do the same mistake again. = Saya minta maaf, kami akan melakukan yang terbaik agar tidak terjadi lagi kesalahan yang sama.

2. DELAYING COMPLAINTS (MENUNDA KOMPLAIN)

• I suggest you leave it with us and we’ll see what we can do. = Saya sarankan agar Anda menyerahkannya pada kami dan kami akan mencoba apa yang bisa kami lakukan.
• I’m afraid we can’t help you at the moment. Could you leave your contact phone number and address? We will contact you soon. = Sayang sekali, sepertinya kami tidak bisa membantu saat ini. Bisakah Anda memberikan nomor telepon serta alamat? Kami akan segera menghubungi Anda.

3. REJECTING A COMPLAINT

• Well, I’m afraid there isn’t much we can do about it. = Sayang sekali sepertinya tidak banyak yang bisa kami lakukan soal itu.
• Sorry, there is nothing we can do about it. = Maaf, tidak ada yang bisa kita lakukan tentang masalah tersebut.
• We are sorry but the food is just right. = Kami memohon maaf tetapi makanannya baik-baik saja.