Cara Membalas Surat Pengunduran Diri dalam Bahasa Inggris
Sama halnya seperti surat pengunduran diri, lamaran pekerjaan, atau pengajuan cuti, membuat surat balasan pengunduran diri juga memiliki ketentuan. Surat balasan pengunduran diri harus bernuansa formal karena surat tersebut akan menjadi bukti bagi perusahaan maupun karyawan yang mengundurkan diri bahwa keduanya sudah tidak lagi terikat sebagaimana yang disebutkan dalam surat tersebut.
Berikut ini beberapa hal yang sebaiknya tercantum pada surat balasan pengunduran diri:
1. Konfirmasi pengunduran diri
Balasan pengunduran diri diawali dengan konfirmasi bahwa surat pengunduran diri telah diterima dan pengunduran diri telah dikabulkan. Tanggal mengenai hari terakhir karyawan tersebut bekerja atau mulai tidak lagi dianggap karyawan harus dicantumkan.
2. Ungkapan kekecewaan atau kesedihan dan penerimaan pengunduran diri
Surat balasan pengunduran diri boleh mengandung ungkapan yang menyatakan bahwa perusahaan merasa sedih dengan pengunduran diri karyawan tersebut, tetapi juga memahami keputusan tersebut. Akan tetapi, ungkapan tersebut sebaiknya dibuat singkat dan tidak berlebihan.
3. Penjelasan mengenai pelimpahan tugas
Terkadang karyawan mengundurkan diri di tengah berlangsungnya suatu tugas atau proyek tertentu, oleh karena itu surat balasan boleh membahas mengenai keberlanjutan tugas atau proyek yang akan ditinggalkan.
4. Tawarkan referensi
Apabila karyawan yang keluar memiliki rekam jejak yang baik, maka tidak ada salahnya apabila surat tersebut mencantumkan tawaran untuk menyediakan referensi bagi karyawan tersebut.
Di bawah ini merupakan beberapa contoh surat balasan pengunduran diri dalam bahasa Inggris yang dapat dijadikan referensi.
Contoh 1:
Naruto Uzumaki
Store Manager
KFC
Tokyo
April 1, 2019
Shizuka Nobisuke
Outlet Crew
KFC
Tokyo
Dear Ms. Nobisuke,
With this letter I’d like to confirm that I have received your resignation letter. Per your request, your last day as Outlet Crew will be April 14, 2019. On behalf of the Store and KFC, I thank you for your services for the last two and a half years.
Finding a person with positivity and strong will like you are, is something rare. As your manager, I have always been able to trust you to deliver only the best. Please don’t hesitate to ask me if you are in need of reference. If you are still willing to continue your career at KFC, I can gladly recommend you to other KFC Store in Kyoto.
I also appreciate your kind gesture of offering recommendation for your replacement. If you do have someone in mind that will be suitable to be your replacement, please notify me by phone 678-910-123 or email Uzumaki.Naru@KFC.com.
I wish you nothing but the best. May you and your family have a good life in the new city.
Sincerely
Naruto Uzumaki
Terjemahan:
Naruto Uzumaki
Manajer Toko
KFC
Tokyo
1 April 2019
Shizuka Nobisuke
Kru Toko
KFC
Tokyo
Yth. Ibu Nobisuke,
Bersamaan dengan surat ini, saya ingin mengonfirmasi bahwa saya telah menerima surat pengunduran diri anda. Berdasarkan permohonan anda, hari terakhir anda sebagai Kru Toko adalah pada tanggal 14 April 2019. Atas nama toko dan KFC, saya berterima kasih atas pengabdian anda selama dua setengah tahun ini.
Menemukan seseorang dengan positivitas dan kemauan kuat seperti anda, merupakan hal yang jarang terjadi. Sebagai manajer, saya selalu bisa mempercayai anda untuk selalu memberikan yang terbaik. Jangan ragu untuk menghubungi saya apabila anda memerlukan referensi. Apabila anda masih ingin melanjutkan karir di KFC, saya dengan senang hati dapat merekomendasikan anda ke toko KFC lain di Kyoto.
Saya juga menghormati itikad anda untuk menawarkan rekomendasi sehubungan dengan pengganti. Jika anda memiliki seseorang yang anda rasa sesuai untuk menjadi pengganti anda, mohon hubungi saya melalui telepon 678-910-123 atau surel Uzumaki.Naru@KFC.com.
Saya berharap yang terbaik bagi anda. Semoga anda beserta keluarga memiliki kehidupan yang baik di kota yang baru.
Dengan hormat,
Naruto Uzumaki
Contoh 2:
Siska Simangunsong
Quality Assurance Manager
Super Healthy Food Indonesia
Tangerang
March 18, 2019
Tita Titati
Quality Assurance Staff
Super Healthy Food Indonesia
Tangerang
Dear Ms.Titati,
This letter is to confirm that your request for resignation dated March 15, 2019 has been received on March 17, 2019. We accepted your request and per March 29, 2019, you are released from your duty as Quality Assurance Staff of Super Healthy Food Indonesia.
Though saddened by your resignation, We understand that your decision is meant to be the best.
Regarding the preparation of ISO Audit that you’ve been working on, I suggest you to make a summary containing every tasks you have and have not completed, in case your replacement will have arrived before the ISO Audit begins.
Super Healthy Food Indonesia would like to thank you for your service. We appreciate your dedication towards Super Healthy Food Indonesia and hope that you can achieve what you’ve been aiming for at the new place.
Sincerely,
Siska Simangunsong
Terjemahan:
Siska Simangunsong
Manajer Jaminan Kualitas
Super Healthy Food Indonesia
Tangerang
18 Maret 2019
Tita Titati
Staf Jaminan Kualitas
Super Healthy Food Indonesia
Tangerang
Yth. Ibu Titati,
Bersamaan dengan surat ini, Kami mengonfirmasi bahwa pengajuan pengunduran diri anda yang bertanggal 15 Maret 2019 telah diterima pada tanggal 17 Maret 2019. Kami menerima pengunduran diri anda dan terhitung sejak tanggal 29 Maret 2019, anda dibebastugaskan dari jabatan anda sebagai Staf Jaminan Kualitas Super Healthy Food Indonesia.
Walaupun sedih dengan pengunduran diri Anda, Kami paham bahwa keputusan tersebut adalah keputusan yang terbaik.
Sehubungan dengan persiapan audit ISO yang tengah anda kerjakan, saya sarankan anda untuk membuat ringkasan mengenai tugas apa yang telah dan belum anda kerjakan, seandainya pengganti anda dapat tiba sebelum audit ISO tersebut berlangsung.
Super Healthy Food Indonesia berterima kasih atas pengabdian Anda selama ini. Kami menghargai dedikasi anda kepada Super Healthy Food Indonesia dan berharap agar anda dapat meraih yang selama ini anda inginkan di tempat yang baru.
Dengan hormat,
Siska Simangunsong
