Cara Menolak Undangan dengan Sopan (How Do You Politely Decline An Invitation)

Sebagai makhluk sosial merupakan satu hal yang wajar jika seseorang mengadakan sebuah acara dan mengundang orang-orang yang diharapkannya dapat memenuhi undangan tersebut. Tidak hanya sebatas undangan sebuah acara formal, terkadang undangan untuk makan atau sekadar nonton bioskop pun sering dilakukan.

Anda tentu pernah mendapatkan undangan serupa kan? Mungkin saja Anda bahkan sering menjadi pihak terundang. Jadwal akhir minggu atau waktu pulang kantor yang biasanya Anda ingin dihabiskan sendiri atau dengan orang tersayang malah penuh dengan berbagai undangan dari rekan Anda.

Jika demikian adanya, Anda pasti sesekali merasa ingin menolak undangan tersebut. Berbagai alasan menyertai tentunya. Ada yang karena berbenturan dengan acara penting lainnya, atau ada juga yang bahkan jenuh dengan padatnya jadwal undangan.

Kondisi tersebut wajar adanya. Sesekali mengatakan tidak pada sebuah undangan bukanlah sesuatu yang berlebihan. Dengan padatnya jadwal, tidak ada salahnya untuk memilah undangan mana yang akan Anda hadiri.

Namun ada tata krama yang semestinya diperhatikan jika Anda memutuskan untuk menolak sebuah undangan. Anda sebaiknya mempertimbangkan dengan baik kalimat penolakan yang Anda berikan agar tidak membuat si pemilik acara merasa tidak dihargai.

Anda tentu tidak ingin jika dilain waktu saat Anda balik mengundang orang-orang, penolakan – penolakan tidak sopan malah Anda dapatkan. Walau tidak sempat menghadiri, pastikan si pemilik acara merasa bahwa Anda sangat menyesal tidak mampu memenuhi undangannya. Dengan begini, setidaknya seseorang yang mengundang Anda masih merasa dihargai walaupun tanpa kehadiran Anda.

Berikut ini beberapa contoh percakapan untuk menolak undangan dengan sopan. Silakan simak baik-baik.

Percakapan I

Percakapan ini terjadi antara April dan Lina. April bermaksud mengundang Lina yang merupakan rekan kerjanya di kantor untuk menghadiri acara makan-makan di rumahnya demi merayakan ulang tahunnya.

April: Hi Lina, do you have time tomorrow? (Hi Lina, apakah kamu ada waktu besok ?)

Lina: Tomorrow is Sunday, why do you ask? (Besok hari Minggu, ada apa memangnya ?)

April: My birthday is tomorrow, I’m planning to have a party at my home. (Besok ulang tahunku. Rencananya saya akan mengadakan pesta dirumah)

Lina: Oh, really ? That’s nice. Sounds interesting to me. (Benarkah ?Sepertinya bakal menyenangkan)

April: I really want you to come to my party. I only invite some close friends of mine including you. (Saya berharap kamu bisa datang ke pestaku. Saya hanya mengundang beberapa teman dekat termasuk kamu)

Lina: I’d love to go, it must be so fun there, but I can’t. I’m so sorry (Saya sebenarnya ingin menghadiri pestamu, pasti sangat menyenangkan, tapi saya tidak bisa. Saya benar-benar minta maaf)

April: Oh, why is it ? Do you have another plan this Sunday? (Oh, memangnya kenapa? Apakah kamu memiliki rencana lain hari minggu ini?)

Lina: Yes, I do. I’m going to attend my family gathering. I couldn’t make it last month since I was out of town at that time. I already said yes to my mom that I will come tomorrow. (Iya, saya punya rencana lain minggu ini. Saya harus menghadiri acara kumpul keluargaku. Saya tidak datang bulan lalu karena harus keluar kota. Saya sudah mengatakan akan datang besok pada Ibuku)

April: I actually wanted you to come tomorrow, but I understand if it’s like that.  (Saya benar-benar mengharapkanmu datang besok, tapi saya paham jika memang seperti itu keadaannya)

Lina: I’m so sorry. I’m sure your party will be fun.  I’ll give you my gift on Monday. (Saya minta maaf. Saya yakin pestamu bakal menyenangkan. Saya akan memberikanmu hadiah ulang tahun di hari Senin)

April: Thanks, but you don’t have to. (Terima kasih, tapi tidak perlu repot-repot)

Lina: It’s my pleasure, don’t worry. By the way, happy birthday, I wish you a lifelong happiness and may the dream that means most to you start coming this year. (Tidak merepotkan, jangan khawatir. Ngomong-ngomong, selamat ulang tahun, saya mendoakan kebahagiaan untukmu di sepanjang tahun ini dan semoga mimpi terbesarmu terwujud di tahun ini)

April: Thank you for all the wishes and the gift, you’re so kind. (Terima kasih atas doa dan hadiahmu, kamu memang sangat baik)

Lina: Please, don’t mention it. It’s my pleasure. Once again, I’m so sorry I can’t make it to your big day. (Sama-sama. Sekali lagi saya minta maaf tidak bisa menghadiri pestamu)

April: It’s okay. Have fun in your family gathering. (Tidak apa-apa. Bersenang-senanglah di acara kumpul keluargamu)

Lina: Thank you. I will (Terima kasih. Saya pasti akan menikmati acara kumpul keluargaku)

Perhatikan baik-baik percakapan di atas. Percakapan ini terjadi antara dua orang teman dekat di kantor. Konten pembicaraan mereka bukanlah sesuatu yang formal. April bermaksud mengundang Lina untuk menghadiri ulang tahunnya yang diadakan di rumah.

Jika Anda berada dalam situasi seperti percakapan di atas, kalimat penolakan yang perlu Anda persiapkan tidak perlu terlalu formal. Namun bukan berarti karena merasa Anda dekat dengan si pemilik acara Anda menolak mentah-mentah tanpa menyertakan alasan. Hal tersebut akan dianggap tidak sopan walaupun Anda mengenal baik dan akrab dengan pemilik acara.

Walaupun undangannya tidak resmi, tetaplah sopan dalam menolaknya jika memang Anda memastikan tidak dapat menghadirinya. Hal ini penting untuk menjaga perasaan orang yang mengundang Anda.

Perhatikan kalimat yang diucapkan Lina, “I’d love to go, it must be so fun there, but I can’t. I’m so sorry”. Kalimat ini menunjukan bahwa Lina sebenarnya ingin menghadirinya, dan tidak lupa menambahkan keyakinannya acara tersebut bakal sangat menyenangkan. Walaupun pada akhirnya menyesal karena tidak dapat menghadirinya.

Pernyataan yang menunjukkan penyesalan tersebut perlu dilakukan. Dengan demikian si pemilik acara merasa Anda sebenarnya ingin datang namun terkendala oleh sesuatu hal yang tidak bisa dihindari. Hal ini akan memberikan kesan pada si pemilik acara bahwa Anda benar-benar memikirkan tentang undangannya.

Satu hal yang juga penting adalah jangan lupa untuk memberikan alasan dibalik penolakan Anda. Entah itu alasan yang Anda buat pada saat itu juga atau memang ada kondisi tertentu yang membuat Anda memang tidak dapat memenuhi undangan. Jangan membuat teman Anda bertanya-tanya sendiri mengapa Anda tidak datang. Hal itu dapat menimbulkan salah paham kedepannya.

Pada percakapan di atas, Lina mengatakan bahwa Ia harus menghadiri acara kumpul keluarga yang dilaksanakan sekali sebulan. Namun karena bulan sebelumnya Ia tidak mengikutinya karena harus berada di luar kota, maka Ia seperti punya kewajiban untuk hadir pada kali ini.

Lina memberikan kesan pada April bahwa Ia berada dalam sebuah dilema. Ingin menghadiri ulang tahun April atau acara kumpul keluarganya.

Kondisi Lina tersebut seakan memberikan satu keyakinan tersendiri bagi si pemilik acara bahwa Lina benar-benar menyesal tidak dapat datang dan harus memilih diantara dua pilihan yang sulit. Sehingga si pemilik acara pun merasa tidak dikesampingkan setelah mengetahui alasan tersebut.

Percakapan II

Percakapan ini terjadi antara Boy dan William. Boy bermaksud mengundang William untuk mencoba kafe baru di sekitar kantor mereka. Sayangnya, undangan Boy datang terlalu mendadak dan William sudah punya rencana lain.

Boy: Hi bro, what’s up? (Hai bro, lagi apa ?)

William: Nothing much, what’s going on? (Gak ada, ada apa ?)

Boy: Have you heard about new café open near our office? (Sudah dengar tentang kafe yang baru buka dekat kantor ?)

William: No, I haven’t, why is it ? (Belum, kenapa memangnya?)

Boy: How about going there after office hour? It’s on me. I heard from John that we should try their espresso. It’s their signature. (Gimana kalau kita ke sana setelah jam kantor ? Saya yang traktir. Saya dengar dari John kita harus coba espressonya. Itu andalan mereka katanya.)

William: It sounds interesting (Kedengarannya menyenangkan)

Boy: Of course it is (Tentu saja)

William: When will we go there ? (Kapan kita ke sana?)

Boy: How about today ? After office ? I have nothing to do at home (Bagaimana kalau hari ini ? Setelah jam kantor ? Tak ada yang bisa saya lakukan di rumah)

William: I’m so sorry bro. I already have a plan today (Maaf bro. Saya sudah punya janji hari ini)

Boy: Oh, unfortunately. What plan do you have today? (Oh, sayang sekali. Apa rencanamu hari ini ?)

William: I need to accompany my mom to meet her doctor at hospital (Saya harus menemani Ibuku bertemu dokternya di rumah sakit)

Boy: What happen to your mom ? Is your mother sick? (Apa yang terjadi pada Ibumu ? Apakah dia sakit ?)

William: No, she’s fine. It’s just a routine visit to her doctor. It’s actually my sister’s job to take my mom to hospital, but she’s out of town now. (Ibuku baik-baik saja.Ini hanya kunjungan rutin ke dokternya. Sebenarnya ini tugas adik perempuanku untuk mengantarkan Ibuku ke rumah sakit, tapi dia sedang di luar kota saat ini)

Boy: Oh, thank God. I thought your mom was sick. It’s good she’s in a good condition. (Syukurlah. Saya kira Ibumu sakit. Syukurlah dia baik-baik saja)

William: So, are you gonna go to that café by yourself? (Jadi, apakah kau akan ke kafe itu sendirian ?)

Boy: No, of course not. I hate being alone there, ha ha ha. (Tidak, tentu saja tidak. Saya tidak suka sendirian di sana, ha ha ha)

Wiliam: Then, how about we go there tomorrow ? After office hour? (Kalau begitu, bagaimana kalau kita ke sana besok ? Setelah jam kantor?)

Boy: That will be great. Then, I’ll wait till tomorrow. (Bagus sekali. Kalau begitu, saya tunggu sampai besok)

William: Ok, we’ll meet again tomorrow (Ok, kita ketemu lagi besok)

Boy:  Ok. (Ok)

Percakapan yang kedua ini tidak jauh berbeda dengan percakapan pertama. Keduanya sama-sama menolak undangan dengan sopan. Namun ada satu hal yang membedakannya. Pada percakapan kedua, William yang terpaksa menolak ajakan Boy menawarkan waktu lain untuk mengganti ketidakhadirannya.

Coba Anda perhatikan kalimat “Then, how about we go there tomorrow ? After office hour ?”. Kalimat ini bermakna bahwa William mencoba untuk bersikap sopan pada Boy dengan melemparkan gagasan untuk menerima ajakan tersebut tapi waktunya diundur.

Ada beberapa kondisi di mana Anda dapat memberikan alternatif waktu lain jika seandainya Anda tidak mampu memenuhi suatu ajakan atau undangan. Hal ini biasanya berlaku bagi ajakan atau undangan yang sifatnya tidak resmi atau ajakan dimana si pengajak mungkin baru memikirkannya saat itu.

Agar tetap terkesan sopan dan menghindari perasaan tidak dihargai si pemilik acara yang mengundang Anda, ada baiknya perhatikan hal-hal berikut saat Anda memutuskan menolak undangan atau ajakan seseorang.

• Berterimakasih telah diundang atau diajak dalam suatu acara

Saat akan menolak undangan, awali dengan mengucapkan terima kasih pada si pengundang. Hal ini penting untuk menghormati yang mengundang. Dengan mengundang Anda berarti si pemilik acara menghargai Anda. Sepatutnyalah Anda melakukan hal yang sama dengan berterima kasih meski terpaksa menolak undangan tersebut.

Berikut contoh ucapan terima kasih :

• • Thank you so much for the invitation, I do appreciate it (Terima kasih atas undangannya, Saya sangat menghargainya)

• • Thank you, it’s very nice of you for inviting me (Terima kasih, Anda sangat baik telah mengundangku)

• • Thank you, I was pleased to receive your invitation. I’m so honored (Terima kasih, Saya sangat senang menerima undanganmu.  Saya merasa sangat terhormat)

• Minta maaf karena telah menolak undangan atau ajakan

Setelah mengucapkan terima kasih karena telah diundang, lanjutkan dengan permohonan maaf. Permohonan maaf adalah suatu keharusan saat terpaksa menolak undangan seseorang. Dengan meminta maaf Anda menunjukkan rasa menyesal tidak mampu memenuhi undangan seseorang.

Berikut contoh kalimat yang mengekspresikan permohonan maaf saat menolak undangan :

• • I’m so sorry. I wish I could join you but … (Saya minta maaf. Saya berharap dapat bergabung dengan Anda tapi ….)
  • So sorry, I’m disappointed that I can’t make it (Maaf, Saya kecewa tidak dapat memenuhi undangan tersebut)
  • That would be so fun, so sorry I’m not able to come (Pasti akan sangat menyenangkan, maaf Saya tidak bisa datang)
  • Unfortunately I already full of plans today, I’m afraid I can’t make it, so sorry (Sayangnya rencana saya banyak hari ini, saya takut tidak bisa memenuhi undangan tersebut, mohon maaf)

• Tidak berbelit-belit saat menjelaskan alasan

Saat memutuskan untuk menolak suatu undangan karena suatu hal, pastikan untuk menjelaskan alasan dibalik penolakan Anda. Namun buatlah penjelasan tersebut singkat, padat dan jelas. Hindari berbelit-belit. Hal ini hanya akan memancing salah paham dari seseorang yang mengundang Anda. Bisa jadi dengan alasan yang berbelit-belit si pengundang malah berprasangka Anda sengaja beralasan hanya karena tidak ingin menghadiri acaranya.

• Doakan yang terbaik untuk seseorang yang mengundang Anda

Mengucapkan terima kasih, kemudian meminta maaf disusul menjelaskan alasan dibalik penolakan Anda, bukan berarti Anda berhenti disini. Satu hal yang perlu Anda lakukan agar penolakan tersebut tetap terasa sopan yakni doakanlah yang terbaik untuk si pemilik acara. Katakan bahwa Anda sangat berharap acara tersebut berlangsung lancar dan sesuai harapan pemilik acara walaupun tanpa kehadiran Anda.

Berikut contoh ucapan harapan untuk pemilik acara :

• • I hope your party goes well and full of fun (Saya berharap pestamu berjalan lancar dan menyenangkan)
  • I wish you the best for your big day (Saya mendoakan yang terbaik untuk hari besarmu)

• Jadwalkan waktu alternatif

Seperti telah dicontohkan pada percakapan kedua di atas, jika memang Anda bisa, maka ada baiknya untuk menjadwalkan waktu pengganti untuk ajakan rekan Anda. Namun pastikan Anda memang benar-benar lowong di waktu alternatif yang Anda usulkan. Hal ini untuk menghindari Anda dianggap memberikan harapan palsu jika ternyata tidak mampu memenuhi ajakan di waktu yang Anda usulkan kemudian.

Berikut contoh kalimat saat mengusulkan waktu alternatif :

• • How about another time? (Bagaimana jika lain waktu?)
  • I’d love to catch up another time. How about this weekend? (Saya akan senang jika kita bertemu lagi. Bagaimana dengan akhir minggu ini?)
  • I’ll make it up to you. How about this Monday? (Saya akan menjadwalkan ulang waktunya. Bagaimana dengan hari Senin ini?)

• Kirim hadiah ke pemilik acara

Jika undangan yang Anda terima adalah undangan pesta ulang tahun, pernikahan, baby shower, atau acara lainnya dimana merupakan suatu hal yang lumrah untuk menghadiahkan sesuatu, maka mungkin ada baiknya Anda berusaha untuk memberikan hadiah pada si pemilik acara. Walaupun Anda telah menyatakan tidak bisa hadir.

Inilah hal-hal yang perlu Anda perhatikan jika terpaksa untuk menolak undangan atau ajakan seseorang. Walaupun Anda memang berhak untuk mengatakan tidak pada undangan atau ajakan, tapi tetaplah sopan dalam menyampaikannya.