Cara Menulis Email Dengan Hormat (How To Write A Respectful Email)

Banyak cara berkomunikasi saat ini, apalagi di era teknologi sekarang. Mulai dari pesan teks, telepon, surat, surat elektronik hingga media sosial. Perkembangan teknologi yang sangat cepat pun mengubah pola komunikasi orang-orang. Semakin banyak yang beralih ke komunikasi yang serba instan.

Walaupun begitu komunikasi via surat elektronik atau email tidak tergerus perkembangan zaman. Email tetap memiliki tempat tersendiri. Apalagi untuk komunikasi yang sifatnya formal.

Faktanya jalur komunikasi via email memang lebih sering dimanfaatkan untuk urusan resmi seperti pekerjaan. Dunia kerja masih mengandalkan surat elektronik untuk bertukar pesan. Untuk itu bagi Anda yang mungkin termasuk orang-orang yang memanfaatkan fasilitas email untuk urusan kerjaan, ada baiknya menyimak artikel berikut yang membahas bagaimana membuat email yang sopan.

Subyek Email

Seringkali seseorang melupakan untuk menulis subyek email. Padahal keberadaan subyek email termasuk signifikan. Apalagi jika Anda menggunakan email untuk kepentingan resmi seperti misalnya urusan pekerjaan.

Subyek email akan membantu penerima email Anda untuk mengetahui gambaran inti isi email Anda. Hal ini tentu akan menghemat waktu si penerima email sebelum memutuskan melanjutkan membaca keseluruhan isi email.

Dalam menulis subyek email, pastikan pesannya singkat, padat dan jelas. Subyek email yang baik akan langsung memberikan gambaran konten email atau memberitahu si penerima email alasan dibalik Anda mengirimkannya email.

Salam Pembuka

Seperti halnya saat Anda berkomunikasi dengan menggunakan telepon konvensional yang selalu dimulai dengan kata “Halo” sebagai salam pembukanya. Pada email, Anda juga seharusnya melakukan hal yang sama. Tentunya dengan beragam jenis salam pembuka.

Untuk email yang sifatnya resmi atau profesional, ada banyak pilihan salam pembuka yang dapat menjadi pertimbangan Anda, yaitu :

1. Dear Mr / Mrs / Ms

Salam pembuka ini harus diikuti oleh nama belakang atau nama keluarga penerima email, contohnya jika penerima email Anda bernama lengkap Andy William, dengan nama keluarga William, maka Anda seharusnya menuliskan Dear Mr. William.

Jika Anda tidak yakin apakah penerima email Anda sebaiknya dipanggil Mrs. atau Ms. maka pilihan yang aman adalah menggunakan Ms.

1. Dear Sir / Madam

Saat Anda tidak mengetahui nama jelas penerima email, Anda dapat menggunakan Dear Sir / Madam.

1. To whom it may concern

Salam ini juga digunakan saat Anda tidak mengetahui dengan pasti siapakah yang akan menerima email Anda.

1. Dear…

Jika Anda mengetahui nama lengkap si penerima namun tidak jelas apakah penerima email Anda seorang pria atau perempuan, cukup tuliskan nama lengkapnya setelah kata Dear.

Isi Email

Setelah memastikan membuka email dengan sebuah salam yang tepat, Anda kemudian dapat beralih ke bagian isi email. Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah ucapkan terima kasih jika Anda menulis email dengan tujuan membalas permintaan penerima email yang mungkin saja adalah klien Anda.

Hal kedua yang perlu Anda lakukan pada bagian ini adalah jelaskan secara singkat alasan Anda menulis email tersebut. Pastikan alasan Anda menulis email ini konsisten dengan subyek email.

Perkenalkan diri Anda secara singkat dengan menjelaskan tujuan Anda, jangan bertele-tele. Anda tentu tidak ingin membuat si penerima email kehilangan minat mencari tahu isi email selanjutnya dengan menghabiskan waktu membaca penjelasan tujuan Anda mengirim email. Meski bagian ini disarankan singkat dan jelas, pastikan Anda menggunakan kata – kata yang sopan agar tidak terkesan tidak menghargai si penerima email.

Bagian penjelasan tujuan ini tergantung dari alasan Anda menulis email. Untuk kalimat penjelasan yang sifatnya netral, Anda dapat menggunakan kalimat – kalimat di bawah ini :

1. I am writing in connection with … (Saya menulis email ini sehubungan dengan …)
2. I am writing with regard to … (Saya menulis email ini berkaitan dengan …)
3. I am writing in reference to … (Saya menulis email ini mengacu pada …)

Jika Anda menulis email bermaksud membalas email yang telah Anda terima sebelumnya, Anda dapat memilih menggunakan kalimat perkenalan berikut :

1. I am writing in reply to … (Saya menulis email ini sebagai balasan untuk …)
2. I am writing in response to … (Saya menulis email ini sebagai respon untuk …)
3. I am writing to thank you for … (Saya menulis email ini untuk berterima kasih mengenai …)

Jika Anda bermaksud memberitahu informasi pada si penerima email, pertimbangkanlah menggunakan kalimat penjelasan di bawah ini :

1. I am writing to let you know … (Saya menulis email ini untuk memberitahu Anda …)
2. I regret to inform you that … (Saya menyesal menginformasikan pada Anda bahwa …)
3. I am delighted to tell you … (Saya senang memberitahu Anda …)

Setelah menjelaskan tujuan, Anda dapat beralih ke isi email yang lebih detil. Bagian ini bervariasi tergantung pada apa yang ingin Anda sampaikan ke penerima email. Untuk menghindari kesalahan disana-sini, sebaiknya persiapkan draft terlebih dahulu. Dengan adanya draft Anda dapat leluasa melakukan koreksi guna meminimalisir kesalahan yang tidak perlu.

Isi email sebaiknya dibuat dalam paragraf-paragraf yang pendek. Hindari menggunakan singkatan. Meski disarankan untuk tidak menggunakan singkatan, Anda tetap harus memastikan isi email singkat dan jelas. Kebanyakan orang tidak ingin menghabiskan waktu membaca isi email.

Jika apa yang ingin Anda bahas ternyata tidak cukup hanya dengan mengirimkan email, maka cukup fungsikan email tersebut untuk mengatur pertemuan selanjutnya yang lebih memungkinkan diadakannya diskusi panjang lebar.

Pastikan Anda juga memperhatikan penggunaan tata bahasa, ejaan dan tanda baca yang tepat. Hal ini akan menggambarkan kesan profesional pada diri Anda dan perusahaan tempat Anda bekerja.

Setelah menyampaikan maksud dan tujuan yang singkat dan padat, Anda dapat mengakhiri isi email dengan kalimat penutup. Pada bagian ini biasanya berisi hal-hal penting yang ingin Anda tekankan. Berikut contoh kalimat untuk bagian penutup :

1. I’ll look forward to hearing from you (Saya menantikan balasan dari Anda)
2. Thank you in advance. I look forward to being in touch (Terima kasih sebelumnya. Saya menantikan balasan dari Anda)
3. If you have any questions regarding these matters, please let us know (Jika Anda memiliki pertanyaan terkait hal-hal ini, tolong beritahu kami)
4. Thank you for your attention (Terima kasih atas perhatian Anda)
5. For further information, please do not hesitate to contact us at … (Untuk informasi selanjutnya, mohon jangan ragu untuk menghubungi kami di …)

Salam Penutup

Lazimnya sebuah surat yang diawali dengan salam pembuka, maka semestinyalah diakhiri dengan salam penutup. Beberapa kalimat berikut adalah contoh salam penutup yang biasanya digunakan dalam komunikasi via email :

1. Yours sincerely (gunakan salam ini jika Anda memulai email dengan salam pembuka berupa Dear Mr / Mrs / Ms + nama keluarga penerima email)
2. Best regards
3. Regards,
4. Yours faithfully (gunakan kalimat ini jika email Anda dimulai dengan Dear Sir / Madam)

Signature atau Tanda Tangan

Bagian ini seringkali dilupakan. Padahal bagian ini akan sangat berguna untuk menyisipkan informasi mengenai Anda seperti nomor telepon yang bisa dihubungi, alamat kantor untuk sarana korespondensi, serta posisi Anda di perusahaan.

Pastikan bagian ini memuat nama lengkap Anda, jabatan Anda di perusahaan, nomor telepon Anda, serta hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan Anda seperti nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon perusahaan, dan tautan ke situs perusahaan.

Ada beberapa hal yang kami anggap dapat menjadi tips untuk Anda saat melakukan komunikasi via email, diantaranya:

Setelah menulis email, jangan tergesa untuk mengirimkannya. Kembali baca email Anda dari awal dengan teliti. Pada saat melakukan ini koreksi apapun yang Anda pikir perlu.
Sebelum memutuskan berkomunikasi via email, pastikan dulu apakah komunikasi via email merupakan langkah yang paling efisien. Ada banyak email yang diterima oleh calon penerima email Anda tentu tidak ingin email Anda yang berstatus “urgent” atau mendesak malah masuk daftar tunggu si penerima email karena banyaknya antrian email yang mesti direspon.
Pisahkan antara email pribadi dan email Jangan mengirimkan email yang berkaitan dengan urusan kantor menggunakan email pribadi Anda, terkecuali situasi dan kondisi memaksa. Saat ini kebanyakan perusahaan telah memfasilitasi karyawannya dengan alamat email kantor.
Saat menulis email, pastikan diri Anda dalam kondisi yang tenang. Dalam artian tidak sedang marah atau emosi. Kondisi emosi Anda mungkin saja mempengaruhi gaya penulisan email Anda tentu tidak ingin menyesal karena terlanjur mengirimkan email pada seseorang dengan isi email yang tidak pantas hanya karena Anda menulisnya dalam kondisi marah.
Manfaatkan fasilitas “Forward” dan “Reply” email dengan bijaksana. Sebaiknya Anda tidak meneruskan email ke semua orang saat Anda sebenarnya hanya perlu meneruskannya ke orang tertentu. Orang-orang yang tidak berkepentingan dengan email tersebut akan merasa terganggu. Begitu juga dengan fasilitas “Reply All”. Jika Anda hanya ingin membalas ke orang tertentu, jangan memilih “Reply All” hanya karena Anda malas mencari email yang Anda tuju.
Periksa kembali alamat email yang Anda tuju untuk menghindari kesalahan pengiriman. Anda tentu tidak ingin mengirimkan email penting terkait perusahaan ke orang – orang yang tidak berkepentingan.
Jika Anda bermaksud mengirimkan email dan tidak mengharapkan balasan, jangan ragu untuk menuliskan “No Reply Necessary” (Tidak Perlu Balasan) pada bagian atas email. Hal ini untuk menghindari balasan email yang tidak perlu dan hanya memenuhi kotak masuk Anda.
Hindari mengirimkan lampiran lebih dari dua lampiran. Namun hal tersebut dapat dikesampingkan jika penerima email meminta demikian. Usahakan beri nama lampiran yang logis agar penerima email langsung mengetahui lampiran apa yang disertakan.
Gunakan fasilitas balas otomatis hanya jika Anda memerlukannya. Email biasanya dilengkapi dengan fitur balas otomatis. Manfaatkan fitur ini jika Anda dalam kondisi terpaksa, seperti sedang keluar kota dan tidak memungkinkan untuk mengakses email kapan saja.
Jaga kerahasiaan privasi. Jika Anda menulis email dan harus mengirimkannya ke banyak orang sekaligus, usahakan untuk menjaga privasi apapun itu.
Bijaklah menggunakan fitur prioritas pada email. Email memiliki fitur prioritas untuk memberikan indikasi pada penerima email seberapa penting dan mendesaknya email Bijaklah menggunakannya. Jangan membuat penerima email merasa dipermainkan karena email Anda semestinya masih bisa direspon belakangan. Manfatkan subyek email untuk memberitahukan penerima email inti dari isi email Anda.
Sebaiknya Anda tidak menggunakan email untuk hal-hal yang memerlukan respon langsung seperti pembatalan rapat di menit-menit terakhir, pembatalan wawancara, atau bahkan kabar buruk. Manfaatkan fasilitas telepon untuk hal-hal yang memang perlu respon saat itu juga atau lebih personal.
Hindari menulis subyek email dengan menggunakan huruf kapital pada semua kalimat, huruf kecil semua, penggunaan tanda seru atau bahkan menyisipkan tautan situs. Hal ini akan membuat email Anda terkesan seperti email berisi Spam.

Berikut contoh email yang dapat memberikan gambaran pada Anda. Email di bawah ini terkait dengan iklan lowongan pekerjaan.

Subject : Legal Officer position

Dear Sir/Madam,

I’m writing in reference to your job advertisement in ______________ newspaper. I’m interested in this opportunity. I’d like to apply for Legal Officer position in your company.

I graduated in Law School at the University of __________________ and has several job experiences in some companies as Legal Officer. I believe my skills and experience are suitable with the requirements. Please find attached of my resume.

I will be glad to have an interview with your company. I’m looking forward to hearing from you.

Yours faithfully,

(_________________)

(Subyek Email : Posisi Staf Hukum)

(Yth. Bapak/Ibu,)

(Saya menulis email ini sehubungan dengan iklan lowongan pekerjaan Anda di surat kabar ____________. Saya tertarik dengan kesempatan tersebut. Saya bermaksud melamar posisi Staf Hukum di perusahaan Anda.

Saya lulus Fakultas Hukum dari Universitas ________________ dan memiliki beberapa pengalaman kerja di beberapa perusahaan sebagai Staf Hukum. Saya percaya pengalaman dan kemampuan saya sesuai dengan persyaratan. Terlampir salinan riwayat hidup saya.

Saya akan senang sekali jika diberi kesempatan melakukan wawancara di perusahaan Anda. Saya sangat menantikan balasan kabar dari Anda.)

(Salam,)

(_________________)

Demikianlah tutorial menulis email yang sopan dalam bahasa Inggris. Perhatikan teknik serta tips yang kami bagikan. Selamat mencoba.