Cara Menulis Surat Formal (Formal Letter) dalam Bahasa Inggris

Pada bagian tes writing IELTS untuk umum, kita diharuskan untuk membuat sebuah surat. Surat yang harus dibuat bisa berupa surat formal, semi-formal, atau tidak formal tergantung dari konteks yang diberikan. Pada kesempatan kali ini, kita akan belajar tentang bagaimana menulis surat formal untuk tes IELTS.

1. A Formal Letter

Pada bagian writing task 1 dalam tes IELTS untuk umum, kita akan diberikan sebuah situasi atau konteks yang harus dijadikan sebuah surat. Sebelum menulis suratnya, kita harus memahami konteksnya terlebih dahulu agar mengetahui apakah surat yang harus dibuat bersifat formal, semi formal, atau tidak formal. Hal itu dikarenakan sifat surat akan mempengaruhi bahasa dan gaya surat yang akan ditulis.

Untuk mengetahui sifat surat yang harus kita tulis, kita hanya tinggal melihat kepada siapa surat tersebut ditujukan. Khususnya untuk surat formal dan semi formal, surat biasanya ditujukan kepada orang yang belum dikenal atau kepada orang yang dikenal tetapi memiliki hubungan profesional dengan kita, misal manager, employer, boss, client, dsb.

Sehingga apabila konteks yang diberikan berhubungan dengan hobi, liburan, atau hal lainnya yang bersifat tidak formal namun surat ditujukan kepada atasan kita, surat yang ditulis haruslah bersifat formal atau semi formal. Itulah mengapa sangat penting untuk memahami konteks dengan baik sebelum memulai membuat surat.

2. Greetings and Signing Off

Ketika menulis jenis surat apapun, kita harus mencantumkan salam pembuka (greetings) dan salam penutup (signing off). Untuk surat formal, kita bisa menggunakan “Dear Sir/Madam,” sebagai salam pembuka kepada orang yang tidak kita kenal. Kita juga bisa menggunakan “Dear Mr./Mrs./Miss + nama penerima surat,” jika kita tahu nama si penerima surat.

Untuk salam penutup, ada beberapa frasa yang bisa digunakan pada surat formal, di antaranya:

• Yours faithfully
• Yours sincerely
• Yours truly
• Sincerely yours

Kemudian ikuti dengan nama kita atau nama si pengirim surat. Misal:

Yours faithfully,

Richard Harrington

Catatan:

• Nama belakang (surname) penerima surat harus selalu dicantumkan. Misal, jika penerima surat bernama Dan Brown, tulislah, “Dear Mr. Dan Brown,” atau “Dear Mr. Brown,”
• Nama belakang kita atau nama pengirim surat juga harus selalu dicantumkan. Kita juga bisa menuliskan title di depan nama pengirim surat. Misal, jika pengirim surat bernama Dan Brown, maka di akhir surat harus ditulis:

Yours sincerely,

Dan Brown/ Mr. Dan Brown/ Mr. Brown

3. Opening and Closing

Harus selalu ingat bahwa kita harus menyisipkan frasa pembuka (opening) dan frasa penutup (closing) pada surat formal IELTS. Frasa penutup dan pembuka tentunya harus menyesuaikan dengan konteks yang diberikan. Meskipun demikian, apapun konteks yang diberikan, lebih baik membuka surat dengan memberikan penjelasan singkat mengenai tujuan kita membuat suratnya.

Berikut ini adalah beberapa frasa yang bisa digunakan sebagai pembuka surat formal IELTS:

• I am writing this letter with regards to . . .
• I am writing in response to . . .
• I am writing to inform you that . . .
• I am writing to bring to your attention . . .
• I am writing to express my . . .
• I am writing to you because . . .

Adapun beberapa frasa yang dapat digunakan sebagai penutup surat formal IELTS, di antaranya:

• I look forward to receiving your response.
• I look forwards to hearing from you.
• I await your response.
• I await your prompt service.
• I thank you for your consideration
• I thank you for giving your attention to this matter.
• Please respond at the earliest convenience

4. Paragraphs and Structure

Surat formal IELTS standarnya memiliki 4 sampai 5 paragraf yang harus mencakup pembuka, poin-poin yang harus dipaparkan, serta penutup. Poin-poin yang harus dipaparkan adalah tiga poin yang berada di dalam lembar soal yang diberikan bersamaan dengan konteks surat yang harus dibuat. Berikut ini adalah contohnya:

You were hurt in a minor accident inside a supermarket, and you wish to complain to the supermarket. (konteks)

Write a letter to the manager of the supermarket. In your letter,

• Say who you are (poin 1)
• Give details about the accident (poin 2)
• Suggest how the supermarket could prevent similar accidents (poin 3)

Berdasarkan soal tersebut, struktur surat yang disarankan akan seperti:

Salam pembuka: Dear Sir/Madam,

Paragraf 1: Tuliskan tujuan kita membuat surat.

Paragraf 2: Buatlah kalimat mengenai siapa kita (poin 1) dan tambahkan sedikit kalimat pendukung (supporting detail).

Paragraf 3: Ceritakanlah mengenai kecelakaan kecil yang terjadi di dalam supermarket (poin 2).

Paragraf 4: Tuliskan saran kepada manager supermarket agar kecelakaan yang sama tidak terjadi lagi (poin 3). Tambahkan kalimat-kalimat pendukung setelahnya.

Penutup: Tulis frasa penutup.

Salam penutup

Nama kita

Catatan: Jangan lupa untuk memberi inden (jorokan ke dalam) di setiap awal paragraf.

5. Grammar and Vocabularies

Surat formal IELTS harus memiliki bahasa dan gaya tulisan yang resmi dan sopan. Sehingga grammar (tata bahasa) dan vocabularies (kosa kata) yang digunakan pun harus mengindikasikan kesopanan. Beberapa cara untuk menunjukkan kesopanan melalui grammar dan vocabularies:

• Gunakan bentuk past tense. Misal: I was wondering . . ., I would like to . . ., Could you inform me . . . , I wanted to ask you about . . . I thought you might want to . . .,
• Gunakan modals could, might, should, dan would alih-alih can, may, shall dan will.
• Gunakan bentuk indirectness question. Misal: “Can you send me the detail?” terdengar lebih sopan jika menggunakan indirect question seperti “I would like to know if it would be possible for you to send me the details about it.”
• Gunakan kosa kata yang lebih formal, contoh: require, acquire, administer, appeal for dari pada need, get, give, ask for.

Sejumlah tip mengenai grammar dan vocabularies dalam menulis surat formal IELTS:

• Jangan pernah menggunakan contraction, seperti I’m, I’ve, I’d, Gunakanlah bentuk non-contraction-nya, seperti I am, I have, I would, dsb.
• Jangan menggunakan kosa kata yang sama secara berulang-ulang.
• Pastikan tanda baca digunakan secara benar sesuai dengan aturan tata bahasa.
• Perhatikan kapan harus menggunkan huruf kapital.

6. More Tips

Tip-tip lainnya dalam menulis surat formal IELTS:

• Untuk menghemat waktu, kita bisa membuat draft terlebih dahulu yang berisi poin-poin yang akan ditulis. Sehingga kita tinggal mengembangkan poin-poin tersebut saat membuat surat.
• Jumlah kata tidak boleh kurang dari 150 kata dan lebih dari 200 kata.
• Lakukanlah cek ulang untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa dan ketiga poin yang diperintahkan sudah ada di dalam surat.