Cara Menulis Surat Untuk Dikirim Lewat Kantor Pos Dalam Bahasa Inggris

Sebagian besar orang saat ini menggunakan surat elektronik untuk mengirimkan surat mereka ke orang lain. Hal ini membuat banyak orang, terutama para generasi muda saat ini, tidak mengetahui bagaimana cara menulis surat untuk dikirim melalui kantor pos langsung. Ditambah dengan tuntutan untuk menggunakan bahasa Inggris di masa globalisme saat ini, sangat penting untuk mengetahui cara menulis surat pos dalam bahasa asing tersebut.

Mengetahui cara menulis surat pos dalam bahasa Inggris akan sangat berguna dalam berbagai macam hal. Anda dapat menggunakan pengetahuan ini untuk berkirim surat dengan teman Anda di luar negeri atau untuk mengirimkan surat pengajuan diri untuk bekerja atau melanjutkan studi di luar negeri.

Lalu sebenarnya apa yang berbeda dari menulis surat elektronik atau menulis pesan singkat dalam bahasa Inggris dengan menulis surat pos? Terkadang, mengetahui cara menulis tidaklah cukup, bahkan di jaman ini yang dipenuhi dengan komunikasi daring, menulis surat adalah kemampuan yang penting untuk dipelajari.

Menulis surat pos saat ini masih cukup sama dengan cara menulis surat pos dua puluh tahun yang lalu, tetapi sebenarnya hal ini menjadi lebih spesial karena Anda mengambil waktu lebih untuk menuliskan surat secara langsung dan tidak berada di depan layar. Hal ini tentu akan membuat surat Anda terkesan lebih bermakna bagi penerimanya. Mengetahui cara menulis surat pos dalam bahasa Inggris dapat membantu Anda mendapatkan pekerjaan, menguatkan hubungan Anda dengan orang lain, dan banyak lagi. Untuk lebih jelasnya, mari kita lihat penjelasan lengkap di bawah ini.

Struktur Surat Pos Pada Umumnya

Umumnya, seluruh surat pos memiliki bentuk yang sama. Sedikit mirip dengan surat elektronik, Anda mungkin sudah mengetahui beberapa bagian berikut ini. Ini adalah sejumlah bagian dalam surat pos yang dapat ditemui di hampir seluruh surat:

• Date (Tanggal) biasanya selalu ada dalam surat pos dan dapat ditemukan di bagian awal surat. Biasanya dalam surat elektronik, Anda tidak perlu menuliskan tanggal surat karena sudah tercatat dalam sistem. Namun jika Anda membuat surat pos, Anda harus mencantumkan tanggal penulisan suratnya sendiri.
• Greeting (Sambutan) juga sering ditemui dalam surat elektronik, biasanya sambutan bisa sesederhana berupa hello atau dear, tetapi terkadang ada bentuk lain yang digunakan untuk surat formal.
• Purpose for writing (Tujuan menulis) bagian ini adalah bagian yang singkat di awal surat yang menjelaskan alasan Anda menuliskan surat.
• Facts (Fakta-fakta) setelah menjelaskan singkat alasan menulis surat, selanjutnya Anda harus memuat seluruh hal yang harus diketahui oleh penerima surat.
• Signature (Tanda tangan) bagian ini adalah bagian Anda menutup surat dengan kosakata seperti Sincerely atau Yours truly (Dengan hormat) dan diikuti oleh tanda tangan Anda.

Hal-hal tersebut di atas adalah segala hal yang perlu Anda ketahui untuk menuliskan surat pos yang baik dan benar mengenai hampir seluruh topik.

Isi Judul Surat

Banyak surat yang memiliki bagian judul yang cukup panjang, judul dalam artian bagian yang dituliskan sebelum isi surat sebenarnya. Bagian judul adalah bagian yang memuat seluruh informasi yang relevan mengenai pengirim dan penerima surat. Berikut ini adalah bentuk atau formatnya pada umumnya.

Nama Anda

Alamat Anda

Kota, Kode Pos

Nomor Telepon

Tanggal

Lalu pada bagian informasi penerima, berikut ini adalah bentuk pada umumnya.

Nama Penerima

Jabatan Penerima

Nama Organisasi/Perusahaan

Alamat Penerima

Kota, Kode Pos

Kedua format tersebut biasanya digunakan untuk surat formal yang memerlukan sopan santun yang lebih tinggi. Akan tetapi jika Anda menuliskan surat untuk teman atau surat tanda terima kasih, Anda cukup menuliskan tanggal dan nama Anda serta nama penerima saja. Atau terkadang, sebagian besar orang juga hanya mencantumkan tanggal untuk surat informal.

Menulis Surat Pos Lamaran Kerja Dalam Bahasa Inggris

Surat lamaran kerja biasanya disebut sebagai cover letter dalam bahasa Inggris. Anda biasanya diminta untuk mengirimkan surat lamaran beserta cv Anda ketika akan melamar kerja. Suatu surat lamaran kerja adalah kesempatan untuk memberitahu perusahaan yang Anda lamar mengapa Anda orang terbaik untuk pekerjaan tersebut.

Banyak lowongan kerja yang memberikan daftar kualifikasi dan pengalaman yang dicari, gunakanlah daftar tersebut sebagai panduan mengenai apa yang harus Anda bicarakan dalam surat. Surat lamaran harus terkesan positif dan unik, artinya untuk setiap posisi dan tempat kerja yang Anda lamar, bentuknya harus berbeda. Berikut ini adalah isi yang biasanya ada dalam surat lamaran kerja dalam bahasa Inggris.

Judul Formal: menggunakan alamat pengirim dan penerima surat.

Pembuka surat: apabila Anda mengetahui nama penerimanya, gunakan “Dear Mr./Mrs. [nama penerima]”. Apabila Anda tidak tahu namanya, Anda bisa menggunakan “To Whom It May Concern” (Kepada Yth.)

Paragraf Pertama: nyatakan siapa nama Anda dan posisi lowongan pekerjaan mana yang Anda lamar. Apabila penting, Anda juga bisa menyebutkan dari mana Anda mengetahui tentang lowongan kerja ini.

Paragraf Kedua: jelaskan bagaimana pengalaman Anda, kemampuan, dan sifat Anda cocok dengan pekerjaan yang Anda lamar. Sebutkan keahlian Anda yang sesuai dengan kualifikasi yang dicari dalam lowongan tersebut.

Paragraf Ketiga: ucapkan terima kasih kepada penerima atas waktu dan perhatian mereka. Beritahu nomor telepon atau alamat surel Anda yang bisa mereka hubungi jika dibutuhkan.

Penutup surat: tuliskan “Sincerely,” (dengan hormat,) lalu bubuhkan tanda tangan di bawahnya dan tuliskan nama lengkap Anda di bawah tanda tangan Anda.

Berikut ini adalah beberapa frasa yang biasanya digunakan dalam surat lamaran bahasa Inggris:

• I learned about this job opening from… (Saya mengetahui lowongan pekerjaan ini dari…)
• As you could see from my resume that I have attached in this mail… (Sebagaimana Anda dapat lihat dari resume saya yang telah saya lampirkan dalam surat ini…)
• My public speaking skill makes me an excellent candidate for this position (Kemampuan berbicara di depan umum yang saya miliki membuat saya menjadi seorang kandidat yang tepat untuk jabatan ini)
• It would be my biggest pleasure to arrange a meeting with you as early as possible so you could assess me better for this position (Saya akan sangat senang untuk dapat mengatur jadwal pertemuan dengan Anda sesegera mungkin agar Anda dapat menilai saya lebih baik untuk jabatan ini)
• Thank you for your consideration and your time in reading my cover letter (Terima kasih atas pertimbangan dan waktu Anda dalam membaca surat lamaran saya)

Menulis Surat Pos Mengundurkan Diri dalam Bahasa Inggris

Banyak pekerjaan yang mewajibkan karyawannya untuk memberikan surat pengunduran diri setidaknya dua minggu sebelum tanggal mereka berhenti bekerja. Surat pengunduran diri sangat pendek pada umumnya. Seberapa banyak informasi yang dimuat di dalamnya bergantung pada kebijakan perusahaan Anda sendiri. Satu-satunya informasi yang harus dimuat adalah tanggal Anda berencana untuk memutuskan pekerjaan Anda.

Pastikan Anda tetap memberi kesan yang positif dalam surat pengunduran diri. Jangan masukkan teguran atau komplain sebagai alasan Anda mengundurkan diri. Karena akan sangat berguna pabila Anda tetap menjaga hubungan yang positif dengan perusahaan Anda apabila Anda perlu berkolaborasi dengan mereka lagi di masa depan. Berikut ini adalah isi umum surat pengunduran diri dalam bahasa Inggris.

Judul Formal: menggunakan alamat pengirim dan penerima surat.

Pembuka surat: tentu Anda sudah mengenal bagian HRD yang Anda tuju sehingga harus menggunakan “Dear Mr./Mrs. [nama penerima]”.

Paragraf Pertama: sebutkan jabatan yang Anda tempati saat ini termasuk departemennya (apabila ada). Sebutkan tanggal kapan Anda akan meninggalkan pekerjaan Anda.

Paragraf Kedua: nyatakan apa alasan Anda mengundurkan diri dari perusahaan. Masukkan pernyataan positif mengenai pengalaman Anda selama bekerja di perusahaan tersebut. Tawarkan untuk menyiapkan atau melatih pengganti untuk mempermudah perubahan status karyawan Anda. Ucapkan terima kasih kepada perusahaan atas pengalaman yang telah diberikan.

Penutup surat: tuliskan “Sincerely,” (dengan hormat,) lalu bubuhkan tanda tangan di bawahnya dan tuliskan nama lengkap Anda di bawah tanda tangan Anda.

Berikut ini adalah sejumlah frasa yang biasanya digunakan dalam surat pos pengunduran diri dalam bahasa Inggris:

• I am writing this letter to inform you that I am planning to resign from my job title as the Content Designer of this company, effective as of… (Saya menuliskan surat ini untuk memberitahu Anda bahwa saya berencana untuk mengundurkan diri dari jabatan saya sebagai Perancang Konten dalam perusahaan ini, berlaku sejak tanggal…)
• My experience with the company has been very valuable for my professional life (Pengalaman saya dengan perusahaan ini sangatlah berharga untuk kehidupan profesional saya)
• I would be willing to assist in training my replacement during the time I have remaining before I leave (Saya akan bersedia untuk membantu dalam melatih pengganti saya selama saya belum meninggalkan pekerjaan ini)
• Thank you very much for all of the opportunities and experiences that you have offered me (Terima kasih banyak atas segala kesempatan dan pengalaman yang telah Anda tawarkan kepada saya)

Menulis Surat Pos Terima Kasih dalam Bahasa Inggris

Surat terima kasih biasanya dikirimkan kepada orang sebagai cara formal untuk berterima kasih atas sesuatu. Anda bisa menuliskan surat ini untuk berterima kasih kepada seseorang yang telah mengirimkan Anda hadiah, datang ke acara yang Anda buat, mengundang Anda ke sebuah acara, atau membantu Anda dengan suatu hal.

Surat terima kasih adalah cara yang lebih berarti untuk berterima kasih kepada seseorang, terutama apabila ditulis tangan. Artinya Anda menghabiskan waktu lebih untuk sungguh menuliskan dan menunjukkan rasa terima kasih Anda. Berikut ini adalah bentuk dan isi surat terima kasih pada umumnya.

Judul informal: cantumkan tanggal penulisan surat saja

Pembuka surat: tentu Anda sudah mengenal bagian HRD yang Anda tuju sehingga harus menggunakan “Dear [nama penerima],”.

Paragraf Pertama: sebutkan alasan Anda mengirimkan suatu surat terima kasih. Ucapkan terima kasih kepada orang tersebut. Berikan sedikit ucapan pribadi atau komentar tertentu yang membuat Anda mengucapkan rasa terima kasih ini.

Penutup surat: tuliskan “Sincerely,” (dengan hormat,) lalu bubuhkan tanda tangan di bawahnya dan tuliskan nama lengkap Anda di bawah tanda tangan Anda.

Berikut ini adalah beberapa contoh frasa yang biasanya digunakan dalam sebuah surat pos terima kasih dalam bahasa Inggris:

• Thank you so much for… (Terima kasih banyak atas…)
• I was thrilled to receive your gift even though I never expected any! (Saya senang telah menerima hadiah Anda walaupun saya tidak pernah menyangka akan menerima apa pun!)
• I am touched by your generous gift that I truly love and cherish (Saya tersentuh oleh hadiah Anda yang dermawan yang sangat saya sukai dan hargai)
• I really appreciate your assistance last week for… (Saya sangat menghargai bantuan Anda minggu lalu untuk…)
• You have my heartfelt thanks that I will remember forever (Anda mendapatkan rasa terima kasih saya setulusnya yang akan saya ingat selamanya)
• It was very kind of you to help me during my time in needs (Anda baik sekali telah membantu saya di masa-masa sulit saya)

Dapat dilihat bahwa menulis surat pos membutuhkan keahlian sendiri yang tidak banyak diketahui karena berbeda dengan cara menulis surat elektronik sebagaimana biasanya dilakukan oleh anak-anak jaman sekarang. Penting sekali untuk mengetahui cara menulis surat pos dalam bahasa Inggris, terutama untuk Anda yang berencana untuk memiliki karir di bidang yang mewajibkan bahasa Inggris.

Selain mengetahui bagaimana bentuk surat pos untuk masing-masing jenis surat, Anda juga dapat melihat bahwa Anda juga harus mengetahui berbagai macam frasa atau kalimat yang biasanya digunakan dalam surat bahasa Inggris. Apabila Anda menggunakan frasa-frasa tersebut, maka penerima surat yang membacanya akan merasa bahwa Anda sudah sangat sering menuliskan surat yang berkesan atau profesional.

Semoga dengan ini Anda akan semakin terbantu dalam mempelajari bahasa Inggris dan dapat menggunakannya dalam kehidupan Anda.