sederet.com
Online Indonesian - English Dictionary
Sederet.com
separator

Cara Menunda Pertemuan (How to Ask Politely to Postpone a Meeting)

Dalam kehidupan kerja atau organisasi, kita dituntut untuk berperilaku profesional. Salah satunya adalah mengikuti jadwal yang sudah ditentukan. Hal ini juga termasuk rapat atau meeting. Karena melibatkan lebih dari dua orang tentu rapat perlu dihadiri semua anggota, agar dapat berlangsung. Bila Anda berhalangan hadir apa yang akan Anda lakukan? Karena tiap peserta meeting memiliki perananya masing-masing. Sehingga hampir tidak mungkin mengadaan rapat tanpa satu atau dua orang.

Postpone a Meeting Politely

Membatalkan meeting tanpa ada rencana waktu pengganti sepertinya adalah hal yang salah. Selain tidak efisien, Anda dapat menghambat kinerja orang lain. Bagaimana kalau menunda rapat dan menggantinya pada waktu lain. Mudah, kan? Sekarang tinggal bagaimana caranya meminta dengan sopan untuk menunda sebuah meeting?

Semua kembali kepada alasannya. Bila Anda menunda meeting dengan klien karena ada data yang belum keluar, tentu klien akan menghargai usaha Anda untuk siap pada meeting dengan semua materinya. Rapat bisnis maupun rapat organisasi bukan sekedar interaksi sosial perlu ada rasa saling menghargai waktu masing-masing.

Bila Anda sakit, materi belum siap, slide presentasi belum kelar, lebih baik menunda meeting dari pada rapat diadakan yang kurang persiapan. Hasilnya malah hanya membuang-buang waktu berhargamu saja. Lalu bagaimana meminta dengan sopan untuk menunda rapat? Berikut adalah beberapa cara sopan dengan memakai beberapa media berbeda.

Cara Sopan Menunda Meeting

Menunda rapat adalah cara lain untuk menunjukkan sikap profesionalisme Anda. Tinggal bagaimana melakukannya dengan baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu disertakan saat meminta orang lain untuk menunda pertemuan.

  • Minta Maaf

Penundaan meeting yang sudah direncanakan adalah hal yang tidak diinginkan. Terutama bila berkaitan dengan rapat dengan klien besar, rekan kerja dalam jumlah banyak dan sebagainya. Jadi dahului dengan permintaan maaf sebagai pembuka. Beritahu kalau kondisi tidak terelakkan dan Anda meminta penundaan rapat.

    • I’m really sorry, but there has been a change of plan (maaf tapi sepertinya ada perubahan rencana)
    • I am sorry for the inconvinience. (maaf untuk ketidaknyamananya)
    • First I would like to apologize. Suddenly something unexpected has came up (pertama-tama saya ingin mengucapkan maaf sebesar-besarnya. Tiba-tiba sesuatu yang tidak terduga terjadi)
    • With deepest regret, I inform the team for the leatest progress to our meeting (dengan rasa menyesal, saya menginformasikan pada seluruh team mengenai perkembangan dari rencana rapat kita)
    • After much consideration, I have some terrible new to inform you (setelah banyak pertimbangan, saya punya kabar buruk untuk diinformasikan)
    • We refretfully have to postpone the meeting (dengan menyesal kami harus menunda rapatnya)
  • Alasan

Bertanya dengan sopan untuk menunda rapat adalah disertai dengan alasan yang tepat. Bila alasan dapat dipahami tentu penundaan bukan hal yang terlalu besar. Beberapa alasan umum diantaranya termasuk.

    • We havent had any response from the buyer (kami belum mendapatkan respond dari pembeli)
    • There seems to be a problem in the factory (sepertinya ada masalah di pabrik)
    • The Finance Departmen hasnt given their approval (bagian keuangan belum memberikan persetujuannya)
    • We are still waiting for the boss’s review (kami masih menunggu tinjauan dari atasan)
    • We suddenly have to go to the main office (kami tiba-tiba dipanggil oleh kantor utama)
    • I am sorry. I am at the hospital right now (maaf, saya sedang berada di Rumah Sakit sekarang)
  • Meminta Penundaan

Setelah menjelaskan duduk permasalahannya maka langsung ungkapkan permintaan untuk postpone the meeting. Katakan dengan jelas tanpa bertele-tele.

    • We would like to reschedules the meeting to another date (kami ingin mengajukan penentuan jadwal ulang di hari waktu)
    • I was wondering If it is possble to postpone the meeting (saya ingin bertanya apakah memungkinkan untuk menunda pertemuan)
    • Can we change the meeting date? (apakah kita bisa merubah tanggal rapatnya?)
    • Seeing the current condition. I do think it is best to postpone the meeting. What is everyone’s opinion about that? (melihat keadaan yang sekarang. Saya rasa hal terbaik adalah menunda rapatnya. Bagaimana pendapat semua orang?)
  • Terima Kasih

Selipkan ucapan terima kasih sebagai tanda Anda menghargai pihak lain yang sudah maklum dengan permintaany yang Anda utarakan atau tulisakan.

    • Thank you for your supprt and consideration (terima kasih untuk dukungan dan pengertiannya)
    • We highly appriciate your undertanding (kami sangat menghargai pengertian Anda)
    • We are very greatful for understanding the situation (kami sangat berterima kasih sudah memahami kondisinya)
    • Thank your for understanding (terima kasih untuk pengertiannya)
  • Pengganti

Segera ajukan waktu pengganti untuk rapat yang tertunda. Pilihan lain adalah Anda bertanya apakah ada waktu tertentu yang diinginkan.

    • Is it possible to have the meeting next Thursday? (bagaimana kalau kita mengadakan rapat kamis depan?)
    • How does three days from now sound? (bagaimana kalau penggantinya tiga hari lagi?)
    • I would like to move the meeting to Monday, I hope it is convinient for every body. (saya ingin memindahkan rapat ke hari Senin. Semoga semuanya nyaman dengan hal tersebut)
    • Lets give sometime for everyone to get ready and have another meeting on Friday, Shall we? (mari berikan semua orang waktu untuk bersiap-siap dan rapat lagi hari Jum’at. Bagaimana?)

Tekankan efisiensi dan efektifitas dalam berinteraksi dengan orang lain. Terutama bila berhubungan dunia kerja atau bisnis. Permintaan menunda rapat dan melakukannya di hari lain dapat dilakukan dengan sopan melalui berbagai cara. Anda bila melakukann secara langsung, mengirimkan email atau menelpon bila situasi mendesak. Berikut adalah contohnya.

Ask Politely to Pospone a Meeting Conversation

Anda berada dalam satu kantor serta harus menunda rapat. Bila tidak terlalu resmi, maka mengungkapkannya secara lisan, sudah cukup. Berikut contohnya

Conversation 1

Anita : Sorry Bruce, Can I have a word please, it is about our meeting tomorrow (Maaf Bruce, saya bisa minta waktunya sebentar? Ini tentang rapat besok)

Bruce : Yeah. What is it Anita? (Ya. Ada apa ya Anita?)

Anita : Mrs. Benson want me to go to the Factory, I dont think I can join the meeting (Ibu Benson ingin saya datang ke Pabrik, sepertinya saya tidak bisa ikut rapat)

Bruce : Oh really, We do need you for tomorrow (Benarkah? Kita sangat membutuhkanmu besok)

Anita : Is it possible to rearrange the meeting? That is if it is ok with the rest of the team. (apakah mungkin untuk merubah waktu rapat? Itu juga kalau semua anggota tim tida keberatan)

Bruce : I think Thursday is fine. I will let everyone knows. (sepertinya hari Kamis bisa. Saya akan mengabari yang lainnya)

Anita : Thank you so much Bruce for understanding (terima kasih Bruce untuk pengertiannya)

Conversation 2

A : Excuse me, can I have everyone’s attention please (maaf, bisakah saya mendapatkan perhatian semua orang?)

B  : What is it Linda? (ada apa Linda?)

A : First, I would like to apologize, we may need to potpone the meeting for tomorrow (pertama, saya ingin minta maaf. Kita sepertinya harus menunda rapat besok?)

C : What seems to be the problem? (apakah masalahnya?)

A : We havent have approval from the Finance Department (kita belum mendapat persetujuan dari Bagian Keuangan)

B : So. When do you think we will have it? (jadi, kapan kiranya kita akan mendapatkannya?)

A : My best guess is the day after tomorrow. (tebakan terbaikku adalah lusa)

C : Then, let’s have the meeting on Monday, I need more time to prepare anyway (kalau begitu, kita rapat saja hari Senin. Saya juga perlu waktu lebih banyak untuk bersiap-siap)

A : Ok, then. Let’s have a meeting on Sunday (Baiklah mari kita rapat hari Senin)

Asking Politely to Postpone a meeting by Email

Cara yang lebih sopan dan formil untuk menunda rapat adalah dengan mengirim email. Selain lebih resmi bila mewakili nama perusahaan, Anda juga bisa memakai templete yang sudah ada. Berikut contohnya.

Dear Mr Kevin,

I was looking through my schedules for this week. AS much I am looking forward to meeting you and your representative. I deeply regret, I need to ask for rescheduling our meeting. There is a large event in our company that needed much attention.

I wanted to change our meeting to next week, I would be available on any day. Please inform me if these days are suitable for your convenience. I apologize that I am unable to have the meeting according to plan. I am looking forward to hearing from you with the new date.

Sincerely,

(Your name)
(Your contact information)

Terjemahan

Yang Terhormat Pak Kevin,

Saya sedang melihat jadwal saya selama minggu ini. Walau saya sangat menantikan rapat dengan Anda dan perwakilan dari perusahaan Anda. Dengan sangat menyesal, saya perlu meminta penundaan rapat. Ada acara besar di perusahaan kami yang membutuhkan banyak perhatian.

Saya berkeinginan merubah jawal rapat ke minggu depan. Saya dapat meluangkan waktu kapan saja di hari-hari tersebut. Mohon informasikan kembali bila pilihan tanggal tersebut sesuai dengan jadwal Anda. Sekali lagi saya meminta maaf karena tidak dapat mengadakan rapat sesuai rencana. Saya menantikan jawaban dan tanggal rapat baru dari pihak Anda.

Salam Hormat,

(Nama Pengirim)

Asking Politely to Postpone a Meeting via Short Message

Ketika ada suatu hal mendadak yang perlu disampaikan segera untuk menunda rapat. Anda juga dapat mengirimkan pesan singkat. Kirimkan pada orang yang berkepentingan dengan singkat dan jelas.

Dear Dana,

I apologize for the inconvenience. I was on my way to the meeting when a car crashed to my car. I am alright, but still in the hospital. Is it possible to postpone the meeting for tomorrow? I won’t be able to come on time. Thank you so much for understanding. Please reply a.sa.p after you received this message.

Terjemahan

Yang Terhormat Dana,

Saya minta maaf sebelumnya. Saya dalam perjalanan ke rapat ketika ada sebuah mobil yang menabrak mobil saya. Saya baik-baik saja tapi masih berada di Rumah Sakit. Apakah memungkinkan untuk menunda rapat sampai besok? Saya tidak akan dapat datang tepat pada waktunya. Terima kasih untuk pengertiannya. Mohon menjawab secepat mungkin setelah membaca pesan ini.

Itulah contoh meminta dengan sopan menunda rapat melalui email maupun dalam percakapan langsung. Gunakan kalimat yang sopan mulai dari meminta maaf, memberikan alasan sampai mengatur jadwal rapat yang baru. Kami sudah sertakan contoh dialog dan email sebagai ilustrasi dalam melakukannya dalam Bahasa Inggris.

 

Cara Menulis Cerita Pendek dalam Bahasa Inggris
Cara Cepat Belajar Bahasa Inggris Otodidak
Kamu Bau Deh .. (How To Politely Say Someone Smells)
Cara Bercerita tentang Diri Sendiri dalam Bahasa Inggris
Cara-cara Mengatakan “Saya Mau Tidur”
Frasa/Kalimat yang Digunakan dalam Pembukaan Rapat/Meeting
Cara Meminjam Uang dalam Bahasa Inggris
Cara Mengatakan Orang Lain Cerdas / Bodoh
Cara Baca Angka dalam Bahasa Inggris
Cara Bersyukur dalam Bahasa Inggris