Contoh Percakapan Customer Service Menangani Komplain
Di bawah ini adalah beberapa contoh percakapan bahasa Inggris tentang customer service yang menangani komplain dari customer. Contoh percakapan ini mengandung ungkapan yang bisa digunakan oleh customer service representative (perwakilan layanan pelanggan) untuk menangani dan menanggapi komplain dari customer (pelanggan), khususnya komplain melalui telepon. Mari langsung saja kita lihat percakapannya:
Percakapan 1
Customer support: Good afternoon, this is Sarah with SpeedNet. How can I help you today? (Selamat siang, saya Sarah dari SpeedNet. Ada yang bisa saya bantu hari ini?)
Customer: Hi, I would like to make a complaint regarding my internet service. (Hai, saya ingin komplain tentang layanan internet saya)
Customer service: I’m really sorry to hear that. What has been the problem? (Saya turut menyesal mendengarnya. Apa yang menjadi masalah?)
Customer: My internet connection hasn’t worked properly. It’s been repeatedly dropping-out. Once it’s connected, the speeds are really slow. (Koneksi internet saya tidak bekerja dengan baik. Sudah berulang kali putus. Sekalinya tersambung, kecepatannya sangat lambat)
Customer service: Please allow me to check to see if there’s any issue with the network in your area. May I know your client ID? (Mohon izinkan saya memeriksa untuk melihat apakah ada masalah dengan jaringan di area Anda. Boleh saya tahu nomor identitas pelanggan Anda?)
Customer: Yes, it’s 8976112. (Ya, nomornya 8976112)
Customer service: Thank you. Our system shows that there’s a network issue in your area, and we’ve been currently fixing it. The approximate repair time would be 12 to 24 hours. (Terima kasih. Sistem kami menunjukkan bahwa terdapat gangguan jaringan di area Anda, dan saat ini kami sedang memperbaikinya. Perkiraan waktu perbaikan adalah 12 sampai 24 jam)
Customer: Are you kidding me? Why does it take that long? (Anda bercanda? Mengapa lama sekali?)
Customer service: I’m sorry, I understand how frustrating that would be. The issue appears to be a big one, so it needs a longer time to fix it. (Maaf, saya paham betapa frustasinya itu. Gangguannya terlihat besar, jadi membutuhkan waktu yang lebih lama untuk memperbaikinya)
Customer: What do I do then? (Kalau begitu apa yang harus saya lakukan?)
Customer service: I’m afraid the best you could do is to wait. We’re trying our best to make it back to normal. We would notify you via email once the issue is resolved. (Maaf yang terbaik yang bisa Anda lakukan hanyalah menunggu. Kami sedang berusaha sebaik mungkin untuk membuatnya kembali ke normal. Kami akan memberi tahu Anda melalui surel segera setelah gangguannya diperbaiki)
Customer: All right, then. (Baiklah kalau begitu)
Customer service: Is there anything else I can help you with? (Apakah ada lagi yang bisa saya bantu?)
Customer: No, thanks. (Tidak terima kasih)
Customer service: My apologies once again for the inconvenience. Thank you for your call. (Sekali lagi, mohon maaf atas ketidaknyamanannya. Terima kasih telah menghubungi kami)
Percakapan 2
Customer service: Good morning. I’m Max, a customer service representative of ABC Shopping Company. How can I help you? (Selamat pagi. Saya Max, perwakilan layanan pelanggan Perusahaan Belanja ABC. Ada yang bisa saya bantu?)
Customer: I’m Ken Smith. I ordered a Super Vacuum Cleaner 3000 a week ago on your website. I completed the payment and filled out the necessary forms, but you haven’t delivered it yet. (Saya Ken Smith. Saya memesan sebuah Super Vacuum Cleaner 3000 seminggu yang lalu di laman web Anda. Saya telah menyelesaikan pembayaran dan mengisi formulir yang diperlukan, tetapi Anda belum mengirimkannya juga)
Customer service: Mr. Smith, I sincerely apologize for the delay. Allow me to see what’s going on with your order. I need your invoice order. Do you have it? (Pak Smith, saya minta maaf atas penundaannya. Izinkan saya memeriksa apa yang terjadi dengan pesanan Anda. Saya butuh nomor invoice pemesanan Anda. Apakah ada?)
Customer: Where can I find it? (Di mana saya bisa menemukannya?)
Customer service: It should be in the payment confirmation email that we sent it to you. (Seharusnya ada di surel konfirmasi pembayaran yang sudah kami kirimkan)
Customer: Ah yes, I found it. It’s 023BC082121. (Ah ya, saya menemukannya. Nomrornya 023BC082121)
Customer service: Thank you. All right, our system says your order is still in our warehouse and hasn’t been delivered to you yet. (Terima kasih. Baik, sistem kami mengatakan bahwa pesanan Anda masih ada di gudang kami dan belum dikirimkan ke Anda)
Customer: Yes, thanks for telling me something that I already know! (Ya, terima kasih telah memberi tahu saya sesuatu yang sudah saya ketahui!)
Customer service: You have every reason to be upset, sir, and I apologize for what happened. Let me talk with our warehouse manager to see what causes the delay and what we can offer you to amend the situation. Would it be okay if I get back to you later today with a solution? (Anda berhak merasa kesal, pak, dan saya minta maaf atas apa ynag terjadi. Izinkan saya berbicara dengan manajer gudang kami untuk melihat apa penyebab penundaannya dan apa yang bisa kita tawarkan untuk memperbaiki masalahnya. Apakah Anda keberatan jika saya menghubungi Anda kembali hari ini dengan sebuah solusi?)
Customer: Ok. I’ll wait to hear back from you. (Ok. Saya akan menunggu penggilan Anda)
Customer service: Thank you, I promise I’ll call you back as soon as possible. (Terima kasih, saya janji saya akan menghubungi Anda lagi segera mungkin)
