Contoh Percakapan Komplain Pelanggan Dan Responnya Dalam Bahasa Inggris

Pemesanan suatu barang atau suatu layanan tidak selalu melalui jalan yang lancar tanpa hambatan sekalipun. Justru lebih sering terdapat pelanggan yang merasa tidak puas dengan pesanannya sehingga mengeluh kepada pemilik usaha atau layanan pelanggan yang dapat dihubungi. Lalu bagaimana cara untuk memberikan komplain pelanggan atau meresponnya dalam bahasa Inggris?

Tentu untuk dapat menyampaikan keluhan dengan baik dan benar, seseorang biasanya harus sudah menguasai bahasa Inggris terlebih dahulu. Tetapi terdapat sejumlah jenis keluhan yang biasanya sering terjadi mengenai hal-hal yang serupa yang dapat dijadikan contoh. Oleh karena itu, dengan melihat contoh percakapan untuk menyampaikan keluhan sebagai pelanggan ataupun merespon keluhan pelanggan dalam bahasa Inggris, diharapkan para pelajar bahasa asing satu ini juga sudah dapat melihat polanya. Untuk lebih jelasnya, mari kita lihat sejumlah contoh percakapan di bawah ini.

Keluhan Pesanan Terlambat Datang

Pelanggan biasanya mengacu pada tanggal pengiriman yang tertera di situs atau aplikasi usaha tempat mereka memesan untuk mengetahui kapan pesanan mereka akan sampai. Namun tidak jarang pesanan baru datang jauh lebih lama dari perkiraan waktu yang tertera di layar. Apabila barang yang dipesan adalah yang gampang terpengaruhi kualitasnya dengan waktu, atau pelanggan membutuhkannya secepat mungkin, ada kemungkinan mereka akan mengajukan keluhan.

Apabila Anda ingin membuat keluhan mengenai pesanan yang terlambat datang, Anda bisa melihat contoh keluhan berikut ini.

I just got the package safely this morning, but I have ordered this dress since two months ago. The shipment service here is very bad and unresponsive. I have been trying to contact them and ask about my order, but no one contacted me back regarding my problem. I feel like I have been scammed because I was supposed to wear this dress to a friend’s wedding last month.

(Saya baru saja menerima paketnya dengan selamat pagi ini, tetapi saya telah memesan gaun ini sejak dua bulan yang lalu. Layanan pengirimannya di sini sangat buruk dan tidak responsif. Saya telah berusaha untuk menghubungi mereka dan bertanya mengenai pesanan saya, tetapi tidak ada yang menghubungi saya kembali mengenai masalah saya. Saya merasa seperti saya sudah ditipu karena saya seharusnya mengenakan gaun ini ke pernikahan teman bulan lalu)

Sebagai pemilik usaha atau bagian dari layanan pelanggan, Anda harus berusaha untuk memberikan solusi agar pelanggan tetap merasa puas dengan layanan usaha Anda. Contohnya, berikut ini adalah tanggapan yang dapat diberikan kepada pelanggan dengan keluhan di atas.

We are very sorry to hear that your inquiries were not responded by our team. We do have to clarify that our business has been overflowed with orders since the last 3 months and we are having problem in keeping up with it. However, our team has made sure that we gave notice emails to all customers regarding this problem and informing them that we will need longer time to ship the orders. It is possible that our notice email were in your spam folder and you didn’t see it. As a token of our sorry, we would like to send you an electronic voucher for our products. Please message us your contact information. Thank you very much for your understanding and patience.

(Kami sangat meminta maaf mendengar bahwa pertanyaan Anda tidak ditanggapi oleh tim kami. Kami harus mengklarifikasi bahwa usaha kami telah kepenuhan dengan pesanan sejak 3 bulan terakhir dan kami kesulitan dalam mengurusnya. Akan tetapi, tim kami telah memastikan bahwa kami memberikan surel pemberitahuan kepada seluruh pelanggan mengenai masalah ini dan memberi tahu mereka bahwa kami akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mengirimkan pesanannya. Ada kemungkinan bahwa surel pemberitahuan kami berada di folder spam Anda dan Anda tidak melihatnya. Sebagai bentuk permintaan maaf kami, kami ingin memberikan Anda voucher elektronik untuk produk kami. Mohon kirimkan kami informasi kontak Anda. Terima kasih banyak atas pengertian dan kesabaran Anda)

Pelanggan Mendapatkan Barang Yang Salah

Membuka paket yang sudah lama ditunggu-tunggu hanya untuk menyadari bahwa isinya adalah produk yang salah dan tidak sesuai dengan pesanan Anda dapat sangat menyebalkan. Hal tersebut juga hanya akan mempersulit pelanggan karena harus menunggu kembali untuk produk yang seharusnya dikirimkan. Sebagai contohnya, berikut ini adalah keluhan pelanggan yang mendapatkan barang yang salah atau tidak sesuai dengan pesanannya dalam bahasa Inggris.

My order got here yesterday but I was surprised to see that it is not the product that I ordered at all. I ordered an aromatic candle, but instead what I got is a flashlight. Obviously, those are two very different things. I would like to ask what am I supposed to do now to get my aromatic candle? Do I have to return this flashlight that I didn’t order first? Please respond to me shortly because I am really upset that now I have to wait for my order to be shipped again.

(Pesanan saya tiba kemarin tetapi saya terkejut melihat itu bukan produk yang saya pesan sama sekali. Saya memesan lilin aromatik, tetapi justru mendapatkan senter. Tentu saja, itu adalah dua hal yang sangat berbeda. Saya ingin bertanya apa yang seharusnya saya lakukan sekarang untuk mendapatkan lilin aromatik milik saya? Apakah saya harus mengembalikan senter yang tidak saya pesan ini dulu? Mohon segera tanggapi saya karena saya sangat marah bahwa saya sekarang harus menunggu untuk pesanan saya dikirimkan kembali)

Sebagai pemilik usaha yang melakukan kesalahan, hal-hal semacam ini dapat melayangkan kesempatan untuk mendapatkan pelanggan tetap. Oleh karena itu, Anda harus tetap dapat memberikan layanan terbaik dalam menanggapinya. Berikut ini adalah contoh tanggapan terhadap keluhan pelanggan yang mendapatkan pesanan yang salah dalam bahasa Inggris.

We are very sorry that we mixed up your order. This is a severe mistake on our part and we hope that we could make it up to you by sending your correct order today. I have double checked your original order and the correct item should arrive tomorrow because we are using the fastest shipment option in order for you to get your order as fast as possible. If you don’t mind, we would like to ask you a favor by returning the incorrect item. There should be a prepaid return label inside the box that you could use to send it for free. Thank you so much for your understanding.

(Kami sangat meminta maaf karena kami telah salah mengirim pesanan Anda. Ini adalah kesalahan besar pada pihak kami dan kami berharap kami dapat memperbaikinya dengan mengirimkan pesanan Anda yang benar hari ini. Saya telah memeriksa pesanan Anda yang asli dan barang yang tepat seharusnya tiba besok karena kami menggunakan pilihan pengiriman tercepat agar Anda dapat mendapatkan pesanan Anda secepat mungkin. Apabila Anda tidak keberatan, kami ingin meminta Anda untuk mengembalikan barang yang salah. Seharusnya ada label pengembalian yang sudah dibayarkan di dalam kotak yang bisa Anda gunakan untuk mengirimkannya secara gratis. Terima kasih banyak atas pengertian Anda)

Pelanggan Berpengalaman Buruk Di Toko

Penjual atau karyawan yang tidak sopan atau tidak membantu dapat menimbulkan keluhan yang tidak diharapkan di toko. Tidak jarang terdapat pelanggan yang tidak dapat mentolerir perlakuan buruk yang dia dapatkan dan akan segera meminta untuk berbicara kepada manajer toko untuk mengeluh. Sebagai contohnya, berikut ini adalah keluhan pelanggan yang memiliki pengalaman buruk di toko dalam bahasa Inggris.

I am very disappointed in your service. I go to your store in order to get a new smartphone, but no one comes to my aid and none of the staffs are even busy! Is this how you treat your customer? You need to treat your customer with the utmost care and respect. How are you supposed to get your products bought if the customers have to ask you for your help first? Please take an initiative every time a customer walks into your place.

(Saya sangat kecewa dengan pelayanan Anda. Saya pergi ke toko Anda untuk mendapatkan ponsel pintar baru, tetapi tidak ada yang datang untuk menolong saya dan bahkan tidak ada staff yang sedang sibuk! Apakah ini cara Anda memperlakukan pelanggan Anda? Anda harus memperlakukan pelanggan Anda dengan perhatian dan hormat yang paling tinggi. Bagaimana Anda bisa menjual produk Anda apabila para pelanggan harus meminta tolong kepada Anda terlebih dahulu? Tolong ambil inisiatif setiap seorang pelanggan masuk ke toko Anda)

Dalam hal menghadapi pelanggan yang marah-marah tepat di depan muka, ada baiknya pemilik usaha atau manajer menenangkan pelanggan sebisa mungkin dengan memenuhi keinginan dan memperbaiki keluhannya. Berikut ini adalah contoh menanggapi pelanggan yang mengeluhkan pengalaman buruk di toko dalam bahasa Inggris.

We are very sorry that we disappointed you with our service, Ma’am. We will definitely take your complain seriously and implement a more initiative service towards our customers next time. For now, how about we take care of your needs first? What kind of smartphone are you looking for? We currently happen to have a discount for some of the newest and most sophisticated smartphone.

(Kami sangat memohon maaf bahwa kami telah mengecewakan Anda dengan layanan kami, Bu. Kami pasti akan menganggap serius keluhan Anda dan melaksanakan layanan yang lebih inisiatif terhadap para pelanggan kami selanjutnya. Untuk saat ini, bagaimana jika kami mengurus kebutuhan Anda terlebih dahulu? Ponsel pintar jenis apa yang sedang Anda cari? Kami saat ini kebetulan sedang memiliki diskon untuk beberapa ponsel pintar terbaru dan paling canggih.

Pelanggan Mendapatkan Jawaban Yang Berbeda-Beda

Apabila bantuan pelanggan di situs dan toko berbeda dan memberikan jawaban yang kontradiktif dengan satu sama lain, Pelanggan akan merasa kebingungan harus mengikuti saran yang mana. Sebagai contohnya, berikut ini adalah contoh keluhan pelanggan yang mendapatkan jawaban berbeda-beda dalam bahasa Inggris.

I have contacted your customer support through your website a few days ago, asking about your return policy because the watch that I’ve just bought from this store last week is already dead without a reason. Your customer support agent said that I could return it if I brought the receipt with me to the store. But now you are telling me that I am unable to get the reimbursement because I have bought it more than 7 days ago?

(Saya sudah menghubungi bantuan pelanggan di situs Anda beberapa hari yang lalu, menanyakan kebijakan pengembalian barang karena jam yang saya beli dari toko ini minggu lalu sudah mati tanpa alasan apa pun. Agen bantuan pelanggan Anda mengatakan bahwa saya bisa mengembalikannya jika saya membawa bonnya ke toko. Namun sekarang Anda bilang saya tidak dapat mendapatkan pengembalian biaya karena saya sudah membelinya lebih dari 7 hari yang lalu?)

Untuk menghindari keluhan pelanggan yang semakin parah dan tidak ada habisnya, ada baiknya apabila masalahnya merupakan sesuatu yang sudah ditentukan dalam kebijakan sebelumnya, pemilik usaha langsung merujuk pada kebijakan tersebut. Sebagai contohnya, berikut ini adalah cara menanggapi keluhan pelanggan yang mendapatkan jawaban berbeda-beda dalam bahasa Inggris.

We are sorry for the miscommunication that our team has made. We admit that the customer support agent on our website has not given you the full information regarding the return policy. But if you look into our policy section on the website, you could see that we in fact do not give reimbursement for products that have been bought more than 7 days before the return date. We are sorry for this trouble that we have caused you.

(Kami meminta maaf atas miskomunikasi yang telah diperbuat oleh tim kami. Kami mengakui bahwa agen bantuan pelanggan di situs kami tidak memberikan informasi lengkap mengenai kebijakan pengembalian. Namun apabila Anda melihat bagian kebijakan kami di situs, Anda bisa melihat bahwa kami memang tidak memberikan pengembalian biaya untuk produk yang sudah dibeli lebih dari 7 hari sebelum tanggal pengembalian. Kami minta maaf atas masalah ini)

Itulah dia contoh percakapan komplain pelanggan dan cara meresponnya dalam bahasa Inggris beserta artinya. Semoga dapat membantu Anda dalam memberikan keluhan atau menanggapi suatu keluhan mengenai suatu usaha.