Contoh Surat Bahasa Inggris: Permohonan Maaf Kepada Pelanggan

Ketika berbisnis, ada kalanya kita berbuat kesalahan kepada klien kita, baik itu kesalahan pelayanan ataupun kesalahan teknis. Apapun itu bentuk kesalahan yang kita buat, kita harus mengirimkan surat permintaan maaf (apology letter) kepada klien kita untuk menjaga hubungan baik dengan mereka. Untuk itu, kemampuan untuk membuat surat permintaan maaf harus kita kuasai. Berikut ini adalah beberapa contoh surat permintaan maaf dalam bahasa Inggris beserta pembahasan singkat tentang bagaimana cara membuatnya.

Cara membuat surat permintaan maaf untuk klien sebenarnya tidak begitu rumit. Kita hanya harus mencantumkan elemen-elemen di bawah ini di dalam suratnya:

• Ucapan permintaan maaf.
• Pernyataan bahwa kita yang berbuat salah, bukan klien kita.
• Penjelasan tentang situasinya dan mengapa kesalahan bisa terjadi
• Penawaran solusi

Untuk lebih jelasnya, mari kita lihat contoh-contoh surat permintaan maaf di bawah ini.

Contoh 1:

Dear Mike,

On behalf of everyone at ABC Electronic, I would like to apologize for the defective Air Humidifier X2.1 that you received last week. This incident is not typical of us, and we are very sorry for the inconvenience that may have caused.

We provide products with the best quality only. Therefore, our products undergo several stages of quality control process before we send them to our customers. We regret that your product slipped past our quality checks.

We have shipped you a new Air Humidifier X2.1 that will arrive at your address within 2-4 business days. When you receive it, please send back the defective one to us. We are also going to give you a 15% discount coupon for your next purchase. This is the least that we can do in the light of this inconvenience.

We will make sure that the people responsible for this know their mistake and its consequences. At ABC Electronic, we strive for our costumers’ satisfaction and we do not compromise it under any circumstance.

Thank you again for notifying us this issue. Feel free to contact us with any question and concern.

Best,

Dimas Wong
Customer Service Representative

Terjemahan:

Kepada Mike,

Atas nama ABC Electronic, saya meminta maaf atas Air Humidifier X2.1 rusak yang Anda terima minggu lalu. Kejadian ini biasanya tidak terjadi, dan kami menyesal atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan.

Kami hanya menyediakan produk dengan kualitas terbaik saja. Oleh karena itu, produk kami menjalani beberapa tahap proses kontrol kualitas sebelum kami mengirimkannya kepada pelanggan kami. Kami menyesal bahwa produk Anda terlewat dalam pemeriksaan kualitas.

Kami telah mengirimkan Anda Air Humidifier X2.1 baru yang akan tiba di alamat Anda dalam 2-4 hari kerja. Ketika Anda menerimanya, mohon untuk mengembalikan Air Humidifier X2.1 yang rusak pada kami. Kami juga akan memberikan Anda kupon diskon 15% untuk pembelian Anda yang selanjutnya. Paling tidak ini yang bisa kami lakukan atas ketidaknyamanan ini.

Kami akan memastikan bahwa orang yang bertanggung jawab terhadap masalah ini tahu kesalahan mereka dan konsekuensinya. Di ABC Electronic, kami mengutamakan kepuasan pelanggan kami, dan kami tidak berkompromi akan kepuasan pelanggan kami dalam keadaan apapun.

Sekali lagi terima kasih telah memberitahu kami masalah ini. Jangan ragu untuk menghubungi kami jika memiliki pertanyaan atau masalah apapun.

Hormat kami,

Dimas Wong
Perwakilan Customer Service

Contoh 2:

Dear Customers of Netfast,

It is with great regret that we received your complaints regarding the internet connection error which happened for a week. It surprised us that such an unfortunate event occurred, and we owed your our deepest apologies.

We had done our best and spent a lot of time to find the root cause of this oversight. We found out that the error was mainly the result of the damage to one of our fiber optic cables. We take full responsibility for this error. As a token of our sincere regret, we will give you 25% off on your next month subscription. We hope this is sufficient to clear the issue and the inconvenience that may have caused.

We prioritize your satisfaction, so we will make sure that the mistake like this will not occur again by implementing regular measures and checks to our system.

We would like to thank you for bringing this issue to our attention. Should you have inquiries, comments, or concerns, please do not hesitate to contact us directly.

Sincerely,

Richard Kusuma
CEO of Netfast

Terjemahan:

Kepada Pelanggan Netfast,

Dengan sangat menyesal kami menerima keluhan Anda mengenai masalah koneksi internet yang terjadi selama satu minggu. Kami terkejut bahwa peristiwa yang disayangkan ini terjadi, dan kami berutang permintaan maaf sedalam-dalamnya kepada Anda.

Kami telah melakukan yang terbaik dan telah menghabiskan banyak waktu untuk mencari akar dari masalah ini. Kami temukan bahwa masalah ini terjadi akibat kerusakan pada salah satu kabel fiber optik kami. Kami bertanggung jawab penuh atas kesalahan ini. Sebagai bentuk penyesalan tulus kami, kami akan memberikan Anda diskon 25% untuk langganan bulan depan Anda. Semoga ini cukup untuk menyelesaikan masalah ini dan ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkannya.

Kami mengutamakan kepuasan Anda, jadi kami akan memastikan bahwa kesalahan seperti ini tidak akan terjadi lagi dengan melakukan pemeriksaan rutin pada sistem kami.

Kami ingin mengucapkan terima kasih untuk memberitahu kami masalah ini. Jika Anda mempunyai pertanyaan, komentar, atau masalah, jangan ragu untuk menghubungi kami langsung.

Hormat Kami,

Richard Kusuma
CEO Netfast

Itu tadi beberapa contoh surat permintaan maaf dalam bahasa Inggris dan cara membuatnya. Semoga setelah membaca artikel ini kita semua mampu membuat surat permintaan maaf untuk klien kita sendiri.