sederet.com
Online Indonesian - English Dictionary
Sederet.com
separator

Ekspresi/Kalimat untuk Customer Service dalam Bahasa Inggris

Pasti banyak dari kalian yang pernah bersinggungan atau berurusan dengan customer service. Mereka adalah pilar terdepan perusahaan yang bertugas untuk berinteraksi langsung dengan pelanggan dan melayani kebutuhan mereka.

Kebutuhannya pun bisa bervariasi mulai dari keluhan, permintaan, pertanyaan, dan masih banyak lagi. Nah, dalam artikel ini kita akan mengelaborasi lebih jauh bagaimana ekspresi dan kalimat-kalimat yang bisa digunakan oleh customer service.

Terkadang saat berinteraksi dengan konsumen yang sedang mengeluh, kata-kata yang diucapkan bisa cukup mengganggu. Namun tetap saja, seorang customer service harus bertutur kata yang sopan dan sesuai dengan standar perusahaan. Mari kita simak contohnya berikut ini:

Membantu Pelanggan

Ini adalah jasa dari customer service saat sedang berinteraksi dengan pelanggan. Mereka adalah orang yang akan menjawab apapun pertanyaan dari pelanggan terkait dengan jasa dan produk tertentu.

Tantangan yang juga tidak kalah menarik adalah saat pelanggan merasa marah dan tidak sabar. Tetap saja, seorang customer service harus menggunakan kalimat-kalimat yang tepat untuk menenangkan pelanggan, seperti:

Menenangkan Pelanggan

Kalimat-kalimat di bawah ini diucapkan ketika pelanggan merasa kesal atau melayangkan keluhan kepada customer service. Tujuan dari kalimat-kalimat di bawah ini adalah untuk menenangkan mereka.

  • “I’m doing everything I can to resolve this. (Saya melakukan semua yang saya bisa untuk mengatasi masalah ini)
  • “I will keep you updated.” (Saya akan memberi tahu jika ada kabar)

Bentuk Simpati

Ucapkan beberapa kalimat contoh seperti di bawah ini untuk mengetahui bagaimana Anda turut bersimpati dengan apa yang sedang mereka alami. Hal ini juga penting untuk menandakan bahwa Anda peduli dengan keluhan mereka.

  • “I understand your frustration.” (Saya memahami rasa frustrasi Anda)
  • “I’m right here with you.” (Saya siap membantu)
  • “Bear with me and I will take care of it as soon as possible.” (Harap bersabar dan saya akan mengurusnya sesegera mungkin)

Meyakinkan Pelanggan

Hal berikutnya yang juga tak kalah penting adalah mengucapkan hal ini kepada pelanggan. Tujuannya adalah meyakinkan mereka bahwa customer service tak akan berlama-lama membiarkan masalah ini berlanjut, dan akan segera mencari penyelesaiannya.

  • “We will have this sorted out soon.” (Kami akan menyelesaikan masalah ini segera)
  • “We will have this sorted out in no time.” (Kami akan menyelesaikan masalah ini dengan cepat)

Berterima Kasih

Tak lupa, ucapkan terima kasih kepada pelanggan yang telah bersabar dalam menunggu Anda menyelesaikan permasalahan. Cara ini adalah gesture sopan untuk membuat mereka rela menunggu dengan sabar.

  • “I appreciate your patience.” (Saya menghargai kesabaran Anda)
  • “Thanks for your patience.” (Terima kasih atas kesabaran Anda)
  • “I would appreciate your patience.” (Saya sangat menghargai kesabaran Anda)

Setelah Masalah Selesai

Setelah resolusi atau penyelesaian masalah tercapai, ada hal yang perlu diucapkan sebagai penutup, selain hanya sekadar terima kasih. Berikut ini contoh beberapa kalimat yang menandakan bahwa customer service perusahaan Anda selalu siap untuk membantu jika ada masalah dalam bentuk apapun.

  • “If there’s anything else I can do, let me know.” (Jika ada hal lain yang bisa saya bantu, harap beri tahu)
  • “Don’t hesitate to ask if there is anything else you need.” (Jangan ragu untuk bertanya jika ada hal lain yang Anda butuhkan)
  • “If you need anything further, I will be here.” (Jika Anda membutuhkan hal lain lebih jauh, saya siap membantu)

Contoh Percakapan Customer Service

Setelah menyimak beberapa contoh kalimat sesuai dengan konteksnya di atas, berikut ini adalah contoh percakapan yang bisa menjadi contoh. Percakapan terjadi antara seorang pelanggan yang marah dengan customer service yang membantu menyelesaikan masalahnya.

A: “Hello!” (Halo!)

B: “Hello, sir.” (Halo, Pak)

A: “Where’s Gilbert?” (Di mana Gilbert?)

B: “Gilbert is off today, sir. May I help you?” (Gilbert sedang libur hari ini, Pak. Ada yang bisa saya bantu?)

A: “Where is Tom Newsome?” (Mana Tom Newsome?)

B: “He goes to another store. Can I help you?” (Dia pergi ke toko lain. Ada yang bisa saya bantu?)

A: “We bought a sofa bed there, and I found a big hole in the mattress when it was delivered. We’ve been buying for the past 10 years from your store. I can’t believe you’d sell something like that to a loyal customer.” (Kami membeli sofa bed di sana, dan ada lubang besar ketika diantar. Kami telah berlangganan sejak 10 tahun terakhir. Saya tak percaya Anda menjual hal seperti ini untuk pelanggan lama)

B: “We appreciate your loyalty towards our store. I’m terribly sorry for that. I can’t believe our warehouse could ship a damaged piece of furniture.” (Kami menghargai kesetiaan Anda pada toko kami. Saya minta maaf sebesar-besarnya untuk masalah ini. Saya tak percaya gudang kami mengirim perabot yang rusak)

A: “Well they sure did! I just told you! Don’t you believe me?” (Nyatanya mereka melakukannya! Saya baru saja mengatakannya pada Anda! Apakah Anda tidak percaya?)

B: “I’m sorry. I didn’t mean that you weren’t telling the truth. I meant that I was surpised that we did that. Do you have your sales receipt? (Mohon maaf. Saya tidak bermaksud menyebut bahwa Anda tidak mengatakan yang sebenarnya. Apakah Anda masih menyimpan kuitansinya?)

A: “We’ve got to have a sofa by Wednesday. My daughter-in-law will be coming to stay with us on Wednesday.” (Kami butuh sofa itu untuk hari Rabu. Menantu saya akan datang dan menginap hari Rabu)

B: “Yes, sir. We will take care of it for you. I’m sure we can fix the problem. (Baik, Pak. Kami akan mengurusnya untuk Anda. Tentu kami bisa mengatasi masalah ini)

Contoh percakapan di atas adalah satu dari sekian banyak telepon komplain yang mungkin terjadi dalam sehari. Bisa dilihat bagaimana pelanggan merasa marah dan harus buru-buru mengatasi masalah ini di hari Rabu.

Sementara customer service, meski tidak terkait langsung dengan proses pembelian atau transaksi sebelumnya, harus bisa menyelesaikannya dan bertanggung jawab. Bagian kalimat yang dicetak tebal adalah kalimat yang biasa digunakan customer service untuk menenangkan pelanggan yang komplain.

Pernah mendengar atau bahkan mengalami hal serupa? Ceritakan di kolom komentar ya!

 

Cara Membuat Kalimat tentang Keharusan (Necessity) dalam Bahasa Inggris
Ungkapan untuk Rasa Sakit, Lega & Puas (Pain, Relief dan Pleasure)
Perbedaan Penggunaan Do vs Be dalam Kalimat Tanya
Mengekspresikan Rasa Suka dan Tidak Suka dalam Bahasa Inggris
Ungkapan tentang Permintaan (Making, Fulfilling dan Rejecting a Request)
Ungkapan & Percakapan untuk Menyatakan Persetujuan (Expressing Agreement)
Frasa atau Kalimat Certainty/Uncertainty (Yakin/Tidak Yakin)
Kalimat Tidak Sopan Bahasa Inggris yang Tidak Sengaja Diucapkan Non-Native
Frasa dan Kalimat Memastikan “Understanding” dalam Bahasa Inggris
Aturan Menggabung Kalimat Bahasa Inggris (Jenis Struktur Kalimat)