Frasa/Kalimat yang Digunakan untuk Pembukaan Meeting

Pembahasan kali ini berkaitan dengan bagaimana membuka sebuah rapat di awal. Dalam situasi sosial seperti ini bahasa Inggris yang digunakan adalah bahasa Inggris yang formal. Hal ini penting untuk menampilkan sikap profesional di awal suatu rapat.

Pada dasarnya saat membuka sebuah rapat, kita bisa menyapa kolega yang hadir, barulah setelah itu dilanjutkan ke topik inti dan tujuan dari rapat tersebut. Berikut ini adalah beberapa frasa yang dapat digunakan untuk membuka sebuah rapat.

1. Greeting Attendees (Menyapa Peserta)

Sebelum memulai, sebuah rapat biasa dimulai dengan mengucapkan salam yang pendek terlebih dahulu, misalnya:

• Good morning / good afternoon, everyone. (Selamat pagi / siang, para hadirin.)
• Welcome, everyone. (Selamat datang, para hadirin.)
• Thank you for coming today. (Terima kasih telah datang hari ini.)
• If everyone is here, I think we’ll get started. (Jika semua peserta telah hadir, sepertinya kita dapat memulai.)
• We have a lot to discuss so let’s begin. (Ada banyak hal yang harus didiskusikan hari ini jadi mari kita mulai.)
• Is everyone ready to begin? (Apakah semuanya siap untuk memulai?)
• I really appreciate you all for attending today. (Saya sangat menghargai para hadirin yang telah datang hari ini.)

2. Welcoming and Introducing Attendees (Menyambut dan Memperkenalkan Peserta)

Jika kita mengadakan rapat dengan peserta baru, pastikan untuk memperkenalkan mereka pada peserta rapat lainnya sebelum memulai rapat.

• We’re pleased to welcome … (Kami senang menyambut …)
• It’s a pleasure to welcome … (Sebuah kebahagiaan untuk menyambut …)
• I’d like to introduce … (Saya ingin memperkenalkan …)
• I don’t think you’ve met … (Sepertinya Anda belum pernah bertemu dengan …)
• I’d like to take a moment to introduce our new branch manager. (Untuk beberapa saat saya ingin memperkenalkan manajer cabang kita yang baru.)
• Judy, would you like to stand up and introduce yourself? (Judy, bisakah Anda berdiri dan memperkenalkan diri?)

3. Roll Call / Apologies (Absensi dan Permohonan Maaf)

Jika sebuah rapat diadakan dalam grup kecil, mungkin tidak perlu untuk mengabsen. Orang yang bertugas membuat catatan rapat akan mengetahui peserta yang hadir dan yang tidak. Namun dalam skala rapat yang lebih besar terkadang perlu dilakukan pengabsenan dengan daftar hadir atau dengan memanggil setiap nama atau bagian kerja.

Jika dalam rapat tersebut seorang figur penting tidak dapat hadir maka perlu bagi pemimpin rapat untuk meminta maaf atas ketidakhadiran figur tersebut dan menjelaskan alasannya.

• It looks like everyone is here today. (Sepertinya semua peserta telah hadir hari ini.)
• If you notice anyone missing, please let Maria know so that she can make a note of it. (Jika Anda mengetahui siapa yang tidak hadir, mohon beri tahukan pada Maria agar beliau dapat mencatatnya.)
• Unfortunately, Jeff cannot join us today as he has been called away on a business trip. (Sayang sekali Jeff tidak dapat bergabung bersama kita hari ini karena beliau sedang dipanggil dalam perjalanan bisnis.)

4. Objectives / Agenda of a Meeting (Tujuan / Agenda Rapat)

Memulai sebuah rapat dengan mengemukakan tujuan-tujuan rapat sebelumnya secara jelas sangat penting untuk dilakukan. Mengingat sebuah rapat yang baik adalah rapat yang efektif, efisien, dan terarah.

• We’re here today to … (Kita hadir di sini hari ini untuk …)
• Our aim is to … (Sasaran kita adalah untuk …)
• I’ve called this meeting in order to … (Saya mengadakan rapat ini dalam rangka …)
• Today, our objectives are … (Hari ini tujuan-tujuan kita adalah …)
• On today’s agenda, we have … (Dalam agenda hari ini, kita harus …)

Catatan:

a. Ada beberapa istilah atau idiom untuk dalam ‘getting a meeting started’ (memulai sebuah rapat). Beberapa di antaranya adalah:

• To get the ball rolling (memulai sebuah rapat atau diskusi)
• To open with (memulai dengan pembicaraan tentang suatu topik)
• To hand over to (memperkenalkan pembicara lainnya)
• On the agenda (sesuatu yang direncanakan untuk dibicarakan)
• To get down to business (membicarakan permasalahan yang paling penting
• To kick off (memulai)
• To take the minutes (mencatat segala sesuatu yang dikatakan dan disetujui dalam rapat)

b. Tidak hanya saat mengadakan rapat, saat menghadiri rapat pun bercakap-cakap kecil dengan kolega atau peserta rapat lainnya dapat dianggap sebagai gestur yang sopan. Small talk atau biasa disebut percakapan basa-basi ini dapat dilakukan ketika sedang menunggu rapat dimulai. Kita dapat mendiskusikan berbagai hal yang tidak ada kaitannya dengan rapat, seperti misalnya cuaca, keluarga, atau rencana akhir pecan.

Contohnya dapat dilihat pada percakapan di bawah ini:

Paul: Hi, Ethan. How are you? (Hai, Ethan. Bagaimana kabarmu?)

Ethan: I’m great, Paul. Thank you. How about you? (Hebat, Paul. Terima kasih. Bagaimana denganmu?)

Paul: Never been better before. Thanks to the long vacation I took last month. (Tidak pernah sebaik ini sebelumnya.) Berkat liburan panjang yang kuambil bulan lalu.)

Ethan: Really? Did you go with your family? Where did you go? (Benarkah? Apa kau pergi dengan keluargamu? Ke mana kalian pergi?)

Paul: Yes. My wife and my two kids. We went all the way to Italy. It was a warm spring there. (Ya. Istriku dan dua anakku. Kami pergi jauh sekali ke Italia. Musim seminya hangat di sana.)

Ethan: Oh, I think I could really use a vacation abroad now. Too bad I’ve already spent all of my annual leave to visit my mother in Ontario. (Oh, sepertinya aku butuh sekali liburan ke luar negeri  saat ini. Sayangnya aku sudah menghabiskan semua cuti tahunanku untuk mengunjungi ibuku di Ontario.)

Paul: Relax, man. Italy will still be there next year. (Tenang saja. Italia masih akan ada di tempatnya tahun depan.)