Frasa/Kata/Kalimat yang Digunakan dalam Email Bisnis

Phrases Used in Business Emails

Email adalah alat komunikasi sepertinya saat ini merupakan alat komunikasi yang sudah tidak dapat dipisahkan dari kehidupan kita sehari-hari. Terlebih bagi anda profesional baik karyawan suatu perusahaan, pemilik usaha, atau mungkin siswa dan mahasiswa pasti membutuhkan email. Alat komunikasi ini bisa bersifat formal maupun informal tergantung dari kebutuhan dan kepada siapa email tersebut ditujukan.

Menulis email khususnya email bisnis dengan menggunakan bahasa Inggris bagi non-native bisa menjadi suatu tantangan besar loh. Karena bagi penutur asli bahasa Inggris sendiri tidaklah mudah membuat sebuah email bisnis.

Email bisnis memang tidak selamanya bersifat formal namun sudah barang tentu harus bersifat profesional. Artinya anda tidak bisa sembarangan membuat email bisnis karena harus mencakup objektif, sopan, akurat baik dari penulisan maupun grammar.

Untuk membuat suatu email bisnis yang benar ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yakni:

• Pembukaan, yang berisi tentang alasan anda membuat email tersebut
• Struktur kalimat, yakni memilih kalimat ekspresi yang tepat untuk menyatakan fungsi tertentu baik itu pembukaan, tambahan, kalimat penutup, dan sebagainya.
• Menulis dengan tingkatan yang tepat yakni apakah email tersebut bersifat formal, semi-formal, atau bahkan non-formal. Hal tersebut bukanlah hal yang mudah terlebih bagi orang yang bukan penutur asli bahasa Inggris.

Tiga hal di atas perlu anda perhatikan ketika membuat sebuah email bisnis dengan menggunakan bahasa Inggris. Kemudian untuk membantu anda, kali ini kami akan coba berikan contoh kalimat serta frasa yang dapat anda gunakan dalam membuat sebuah email bisnis.

Opening

Contoh frasa yang dapat digunakan dalam salam pembukaan adalah,

• Dear Sir/Madam (yang terhormat Tuan/Nyonya)
• Dear Mr/Mrs./Ms. (name) – (yang terhormat Bapak/Ibu/Nona (nama))
• Hi (name) – (hai, (nama))
• Dear All (yang terhormat semuanya)

Sementara untuk kalimat pembukaan anda dapat menggunakan contoh berikut,

• In respond to your previous email. (untuk menanggapi email anda sebelumnya)
• I am writing to reply your email at 20th July …. (saya menulis (email) ini untuk membalas email anda pada tanggal 20 Juli …..)
• Thank you for your email yesterday about ….. (terima kasih atas email anda kemarin tentang …..)
• Sorry it took me so long to get back to you. (maafkan saya membutuhkan waktu lama untuk membalas anda)
• We are writing to you regarding our project meeting last week. (kami menulis (email) terkait dengan rapat proyek kita minggu lalu)
• I just read your email about/your message about ….. (saya baru saja membaca email anda/pesan anda tentang ……)
• Sorry it’s been a long time since my last email. (maaf sudah cukup lama sejak email saya yang terakhir)
• Follow up on our conversation before by phone, i write you this email of …… (menindaklanjuti percakapan kita sebelumnya lewat telepon, saya menulis email ini tentang ……)
• I hope you are all well. (saya harap anda sekeluarga sehat)
• I’m writing to ask/check/request/confirm about …… (saya menulis (email) untuk menanyakan/mengecek/meminta/memastikan tentang …….)

Content

Pada bagian isi dari email sendiri anda bisa menggunakan beberapa frasa atau contoh kalimat di bawah ini,

• I would like to inform you about ….. (saya ingin memberitahukan kepada anda tentang …..)
• For your reference, please find the document attached. (sebagai referensi, silahkan lihat dokumen terlampir)
• I have a question about ….. (saya punya pertanyaan mengenai …..)
• We are sorry to announce you about …… (kami mohon maaf untuk memberitahukan anda mengenai …..)
• We are happy to let you know ….. (kami senang untuk memberitahukan kepada anda …..)
• We would appreciate if you could possible giving us an information about ….. (kami akan sangat mengharagai jika anda mungkin bisa memberikan kami informasi tentang …..)
• This is just a friendly reminder for our next project concept we’ve been asked a week ago. (ini hanya pengingat untuk konsep proyek kita ke depan yang telah kami minta seminggu lalu)
• I apologize for the delay in replying your email. (saya mohon maaf atas keterlambatan membalas email anda)
• I wanted to update you of …… (saya ingin memberitahukan tentang ……)
• I’ve seen the data attached in your previous email. But i think i need more explanation about the ABC data, could you please inform me about that? (saya telah melihat datayan terlampir di email anda sebelumnya. Tapi saya pikir saya butuh penjelasan lebih tentang data ABC, bisakah anda menginfokan kepada saya tentang hal tersebut?)

Closing

Ketika membuat sebuah email pastikan anda juga menyisipkan closing statement atau kalimat penutup. Contohnya anda bisa gunakan frasa dan kalimat berikut ini,

• I would appreciate that you’ve replying this email asap (as soon as possible) – saya akan menghargai jika anda dapat membalas email saya secepatnya)
• If you have any other questions, do not hesitate to inform me. (jika anda punya pertanyaan lain, jangan ragu untuk memberitahukan kepada saya)
• I look forward to hearing from you soon. (saya berharap untuk mendengar kabar dari anda secepatnya)
• I look forward to seeing you at ….. (saya berharp dapat berjumpa dengan anda pada …..)
• I hope we have a chance to discuss about this matter. (saya harap kita berkesempata untuk mendiskusikan perihal ini)
• Thanks for your attention/understanding. (terima kasih atas perhatian/pengertiannya)

Untuk mengakhir email anda dapat menyisipkan frasa seperti,

• Best regards
• Warm regards
• Sincerely
• Respectfully yours
• Kind regards
• Best wishes

Demikian contoh frasa dan kalimat yang dapat anda terapkan ketika menulis email untuk kepentingan bisnis. Anda bisa mengkombinasikan berbagai frasa tergantung dari tingkatan email itu sendiri apakah formal, semi-formal, atau informal. Semoga bermanfaat.