Frasa/Kata/Kalimat yang Wajib Diketahui Untuk Komunikasi Lewat Telepon di Tempat Kerja

Berbicara lewat telepon adalah cara komunikasi yang masih sering digunakan sampai masa kini. Berkomunikasi lewat telepon, sama seperti cara berkomunikasi lainnya, memiliki etiket dan aturan tertentu. Etiket tersebut terutama harus dilakukan dalam panggilan telepon yang bersifat formal, seperti panggilan telepon profesional misalnya.

Menelepon untuk tujuan profesional atau bisnis memang menegangkan, terutama jika harus dilakukan dengan menggunakan bahasa Inggris. Karena ketika menelepon kita hanya bisa mendengarkan suara saja, bahasa adalah hal utama yang harus diperhatikan. Jangan sampai menggunakan kata-kata yang tidak pantas saat melakukan panggilan bisnis.

Kali ini kita akan melihat beberapa frasa untuk panggilan telepon bisnis dalam bahasa Inggris. Kita bisa menghafalkan dan mempelajari frasa-frasa ini untuk membantu kita ketika melakukan panggilan bisnis. Mari kita langsung lihat frasa-frasanya:

• Greetings

Greetings atau salam adalah hal paling pertama yang harus kita ucapkan ketika kita menelepon atau menjawab telepon. Berikut adalah salam yang bisa diucapkan dalam panggilan telepon bisnis:

• • Good morning. (Selamat pagi)
  • Good afternoon. (Selamat siang)
  • Good evening. (Selamat malam)
  • Hello (Halo)
  • Hi (Hai)

• Introducing Yourself

Setelah mengucapkan salam, perkenalkanlah diri kita kepada lawan bicara telepon kita dengan menyebutkan nama kita dan perusahaan kita.

Apabila kita adalah orang yang menelepon (caller), beberapa frasa di bawah ini bisa kita ucapkan saat menyebutkan identitas kita:

• • My name is (name). I am calling from (name of company / institution. (Nama saya [nama]. Saya dari [nama perusahaan / institusi]). Contoh: My name is Rick Santiago. I am calling from ABC Company.(Nama saya Rick Santiago. Saya dari Perusahaan ABC)
  • My name is (name). I work for (name of company / institution). (Nama saya adalah [nama]. Saya dari [name perusahaan / institusi]). Contoh: My name is Rick Santiago. I work for ABC Company. (Nama saya Rick Santiago. Saya dari Perusahaan ABC)
  • This is (name), calling from {name of company / institution). (Saya [nama], dari [nama perusahaan / institusi]). Contoh: This is Rick Santiago, calling from ABC Company. (Saya Rick Santiago, dari perusahaan ABC)

Apabila kita adalah orang yang menerima telepon, frasa berikut ini bisa kita gunakan untuk mengenalkan diri kita:

• • You have reached (name of company / institution). This is {name) speaking. How may I help you? (Anda telah menghubungi [nama perusahaan / institusi]. Dengan [nama] di sini. Ada yang bisa saya bantu?). Contoh: You have reached ABC Company. This is Rick Santiago. How may I help you? (Anda telah menghubungi Perusahaan ABC. Dengan Rick Santiago di sini. Ada yang bisa saya bantu?)
  • (Name of company / institution). (Name) speaking. How can I help you? ([Nama perusahaan / institusi]. Dengan [nama] di sini. Ada yang bisa saya bantu?). Contoh: ABC Company. Rick Santiago speaking. How can I help you? (Perusahaan ABC. Dengan Rick Santiago di sini. Ada yang bisa saya bantu?)

• Asking about the Caller’s Name

Ada kalanya si penelepon lupa untuk mengenalkan dirinya. Ketika ini terjadi, kita bisa langsung menanyakannya dengan frasa berikut ini:

• • May I ask who is calling, please? (Boleh saya tahu ini siapa?)
  • Who is calling, please? (Dengan siapa ini?)
  • Who am I speaking to, please? (Saya sedang berbicara dengan siapa?)
  • Sorry, I didn’t catch your name. (Maaf, boleh tahu ini siapa?)

Kita juga bisa menanyakan atau mengonfirmasi si penerima telepon ketika kita sedang meneleponnya. Gunakanlah frasa di bawah ini:

• • Sorry, who am I speaking to, please? (Maaf, saya sedang berbicara dengan siapa?)
  • Are you the right person to speak to about…? (Apakah Anda adalah orang yang tepat untuk diajak berbicara tentang…?)
  • Is this the right number for (name of department) for (name of company). (Apakah ini nomor [nama departemen] [nama perusahaan]). Contoh: Is this the right number for sales department for ABC Company? (Apakah ini nomor departemen penjualan Perusahaan ABC?)

• Talking about the Reason for Calling

Untuk menyebutkan tujuan kita menelepon, kita bisa menggunakan salah satu frasa di bawah ini:

• • I am calling to… (Saya menelepon untuk…). Contoh: I am calling to ask about the meeting next week with Mr. Scotts from the XYZ Institution. (Saya menelepon untuk menanyakan tentang rapat minggu depan bersama Pak Scotts dari Institusi XYZ)
  • I would like to… (Saya ingin…). Contoh: I would like to confirm the shipment for XYZ Company. (Saya ingin mengonfirmasi pengiriman untuk Perusahaan XYZ)
  • I need some information about… (Saya ingin mengetahui informasi tentang…). Contoh: I need some information about the new product. (Saya ingin mengetahui informasi tentang produk baru)
  • I am phoning about… (Saya menelepon tentang…). Contoh: I am phoning about the annual report you sent me via email. (Saya menelepon tentang laporan tahunan yang Anda kirim melalui surel)

• Asking to Speak to Someone

Apabila tujuan menelepon kita adalah untuk berbicara dengan seseorang, kita bisa langsung meminta penerima telepon untuk menghubungkan kita dengan orang yang dituju dengan menggunakan frasa berikut ini:

• • May I speak to (name), please? (Bisa saya bicara dengan [nama]?). Contoh: May I speak to Jim Hudson, please? (Bisa saya bicara dengan Jim Hudson?)
  • Can I speak to (name) from (name of department), please? (Bisa saya bicara dengan [nama] dari [nama departemen]). Contoh: Can I speak to Jim Hudson from the sales department, please? (Bisa saya berbicara dengan Jim Hudson dari departemen penjualan?)
  • I would like to speak to (name), please. (Saya ingin berbicara dengan [nama))
  • I need to speak to someone about… (Saya ingin berbicara dengan seseorang tentang…)

• Connecting the Caller to the Right Person

Gunakan frasa berikut untuk menyambungkan penelepon dengan orang yang ingin ia ajak bicara:

• • Just a moment, please. Let me check if she / he is available. (Silakan tunggu sebentar. Biar saya periksa apakah dia ada)
  • Hold on a minute, please. I’ll check if she / is available. (Silakan tunggu sebentar. Saya akan memeriksa apakah dia ada)
  • I am putting you through. (Baik. Saya hubungkan)
  • I’ll connect you to (name). (Akan saya hubungkan Anda dengan [nama]). Contoh: I’ll connect you to Jim Hudson. (Akan saya hubungkan Anda dengan Jim Hudson)

• Negative Answer to Requests to Speak to Someone

Apabila orang yang ingin diajak bicara oleh si penelepon sedang tidak ada atau tidak bisa diajak bicara, kita bisa menggunakan frasa ini untuk memberi tahu si penelepon:

• • I’m sorry. She / he is not available at the moment. (Maaf. Dia sedang tidak bisa saat ini)
  • I am afraid she / he is away from the office. (Maaf. Dia sedang tidak ada di kantor)
  • I’m sorry, she / he is in a meeting right now. (Maaf. Dia sedang rapat sekarang)
  • I’m sorry but she / he is not in today. (Maaf. Dia tidak masuk hari ini)
  • I am afraid she / he is on another line. (Maaf. Dia sedang melakukan panggilan telepon)

Frasa-frasa tersebut juga bisa diikuti dengan frasa di bawah ini:

• • Can I take a message? (Apakah Anda ingin meninggalkan pesan?)
  • Would you like to leave a message? (Apakah Anda ingin meninggalkan pesan?)
  • Shall I ask her / him to call you back? (Haruskah saya memintanya untuk menelepon Anda balik?)
  • Does she / he have your number? (Apakah dia mempunyai nomor Anda?)

• Leaving Message

Ketika kita ingin meninggalkan pesan untuk orang yang sedang tidak bisa berbicara dengan kita melalui telepon, pakailah frasa ini:

• • Can I leave a message? (Bisa saya meninggalkan pesan?)
  • Could you give her / him a message, please? (Bisa tolong sampaikan pesan saya kepadanya?)
  • Could you ask her / him to…? (Bisa tolong beri tahu dia untuk…?)
  • Tell her / him that... (Tolong sampaikan padanya bahwa…)

Respon lainnya jika orang yang ingin kita telepon sedang tidak ada:

• • Can you tell her / him to call me back? (Bisa tolong beri tahu dia untuk menelepon saya balik?)
  • I’ll call again later. (Saya akan menelepon lagi nanti)
  • I’ll ring again. (Saya akan menelepon lagi)
  • Could you give me her / his mobile number? (Bisa beri tahu saya nomor ponselnya?)

• Dealing with Phone Call Problems

Terkadang masalah terjadi ketika kita sednag menelepon, seperti suara tidak jelas, salah sambung, dan sebagainya. Saat ini terjadi, kita bisa memakai frasa-frasa berikut ini:

• • Could you speak louder / slower, please? (Bisakah Anda berbicara lebih keras / pelan?)
  • I’m sorry, I can’t hear you. Could you repeat that, please? (Maaf, saya tidak bisa mendengar Anda. Bisa tolong ulangi?)
  • The connection is quite bad. Could you say that again, please? (Jaringannya agak buruk. Bisa tolong ulangi lagi?)
  • I think we have a bad connection. Can I call you back? (Sepertinya jaringannya buruk. Bisa saya menelepon Anda kembali?)
  • I’m afraid there’s no (name) here. (Maaf, di sini tidak ada yang bernama [nama])
  • I’m afraid you’ve got the wrong number. (Maaf, Anda salah sambung)

• Ending the Call

Jika kita ingin mengakhiri panggilan karena terdapat urusan lain yang harus segera kita urus, kita bisa mengatakan:

• • It’s been a great talk, but I’m afraid I have a meeting in a few minute. (Menyenangkan berbicara dengan Anda, tetapi mohon maaf saya ada rapat beberapa menit lagi)
  • I would like to talk more about this, but I’m afraid someone has just come in. (Saya ingin membicarakan hal ini lebih lanjut, tetapi saya kahawatir ada seseorang yang harus saya temui sekarang)

Kemudian frasa tersebut bisa diikuti dengan:

• • Can I call you back a little later? (Bisa saya menelepon Anda lagi nanti?)
  • Could you possibly call again later? (Bisakah Anda menelepon saya lagi nanti?)

Akhirilah panggilan telepon bisnis kita dengan frasa-frasa berikut:

• • Thanks for calling. (Terima kasih telah menelepon)
  • Thanks for all your help. (Terima kasih atas pertolongan Anda)
  • I look forward to your call. (Akan saya nantikan panggilan Anda)
  • See you… (Sampai jumpa…). Contoh: See you on Monday. (Sampai jumpa hari Senin)
  • Have a good day. (Semoga hari Anda menyenangkan)
  • Thank you, have a nice day! (Terima kasih, semoga hari Anda menyenangkan!)