Kalimat yang Wajib Dikuasai Customer Service

Kata-kata yang kita pilih untuk digunakan ketika berbicara dengan pelanggan, memiliki pengaruh yang sangat besar. Karenanya penting untuk memilih kata-kata atau kalimat yang lebih positif untuk mengurangi sentimen negatif dari pelanggan. Karena kalimat negatif berpotensi membuat pelanggan terganggu, bahkan bisa membuat mereka tidak nyaman.

Ketika seorang pelanggan menghubungi bagian customer service, mereka tentu ingin disambut dengan layanan pelanggan yang positif. Dimana mereka mendapatkan empati, dukungan hingga penyelesaian masalah, pastinya sambutan yang hangat. Kenyamanan yang diperoleh pelanggan dari pihak customer service tentu akan membantu pelanggan lebih loyal.

Buat kamu yang bergelut di bidang customer service pasti memahami bahwa kalimat dan kata-kata memiliki kekuatan tersendiri. Sehingga penting untuk mengolah sebuah kalimat dengan tepat saat menghadapi pelanggan. Simak beberapa frasa yang sebaiknya digunakan dalam menanggapi pelanggan berikut ini.

Frasa yang Bisa Digunakan Dalam Customer Service

Dalam menghadapi pelanggan, selalu pastikan untuk memberikan tanggapan yang positif di situasi apapun. Pasalnya, kalimat yang positif mampu meningkatkan keterlibatan pelanggan, meningkatkan kepuasan, hingga mampu mengurangi keresahan yang dialami pelanggan. Berikut beberapa statement positif yang bisa kamu gunakan saat menghadapi pelanggan.

• I definitely will make sure that it gets shorted.. (Saya pasti akan memastikan bahwa hal itu segera diatasi…)
• I absolutely agree with you… (Saya sangat setuju dengan Anda…)
• I can certainly help you… (Saya pastikan bisa membantu Anda…)
• That is exactly right… (Itu sangat tepat…)
• I completely agree with you… (Saya sepenuhnya setuju dengan Anda…)
• I will quickly run through this with you… (Saya akan segera membahas hal ini dengan Anda…)
• That is a fantastic alternative… (Hal itu merupakan alternatif yang fantastis…)
• Great news… (Kabar luar biasa…)
• Marvellous choice… (Pilihan yang luar biasa…)
• That ia an excellent suggestion… (Itu adalah saran yang sangat bagus…)
• I hope you enjoy your… (Saya harap Anda menikmati …)
• Splendid! All that is left to do now… (Hebat! Semua yang tersisa untuk dilakukan sekarang …)
• Yes, it is essential that you… (Ya itu penting bahwa Anda…)
• It is a very generous offer… (Ini adalah tawaran yang sangat murah hati…)
• I can highly recommend… (Saya sangat merekomendasikan …)
• Thanks, we aim to provide a friendly service… (Terima kasih, kami bertujuan untuk memberikan layanan yang ramah…)
• That’s certainly impressive, Mrs. James… (Itu sangat mengesankan, Nyonya James …)
• That it is an interesting idea… (Itu adalah sebuah ide yang menarik…)
• Briliant! I’m glad we are on the same page… (Cemerlang! Saya senang kita berada di situasi yang sama…)
• Yes, it is an exciting prospect… (Ya, ini merupakan prospek yang menarik …)
• I think that it’s a terrific option… (Menurut saya ini adalah opsi yang hebat…)
• That is absolutely fascinating… (Hal inj sungguh sangat menarik…)
• You certainly are an expert on this… (Anda pasti ahli dalam hal ini…)
• That is personally my favorite option… (Hal itu merupakan pilihan favorit saya secara pribadi…)
• I would definitely be deal, considered your situation… (Saya pasti akan setuju, melihat situasi Anda …)

Tips menggunakan kalimat positif pada customer

• Berikan Sapaan Positif pada Costumer

Apa yang diucapkan di awal interaksi dalam costumer service sangat penting. Hal ini akan memudahkan komunikasi ke  tahap selanjutnya, sehingga sangat penting untuk memberikan sapaan yang hangat, tulus dan positif. Berikut beberapa kalimat sapaan yang bisa digunakan untuk menyapa costumer di awal percakapan.

• • • Good morning/afternoon, thank you for calling Saraboga Ltd., you’re speaking to Sunny Lim. How may I assist you? (Selamat pagi / siang, terima kasih telah menelepon Saraboga Ltd., Anda berbicara dengan Sunny Lim. Bagaimana saya bisa membantu Anda?)
    • Thank you for calling Saraboga Ltd. today, my name is Sunny Lim. I’m here to provide you with the very best service? (Terima kasih telah menelepon Saraboga Ltd. hari ini, nama saya Sunny Lim. Saya di sini untuk memberi Anda layanan terbaik?)
    • Hello, thank you for calling Saraboga Ltd., My name is Sunny Lim, how may I assist you today? (Halo, terima kasih telah menghubungi Saraboga Ltd., Nama saya Sunny Lim, apa yang bisa saya bantu hari ini?)

• Memahami Masalah yang Dihadapi Customer

Saat berbicara dengan pelanggan, penting untuk mengakui secara positif apa yang mereka katakan. Ini sering kali bisa dicapai dengan satu kalimat tanggapan yang simpel saja. Tetapi ada saatnya memiliki beberapa frasa tanggapan lainnya yang cukup bermanfaat untuk kesempatan lain. Berikut beberapa contoh kalimatnya,

• • I realise that this situation is difficult, but rest-assured we will find a solution for you. (Saya menyadari bahwa situasi ini sulit, tetapi yakinlah kami akan menemukan solusi untuk Anda.)
  • I would feel the same if this happened to me. We will sort this out. (Saya pasti akan merasakan hal yang sama jika ini terjadi pada saya. Kami akan menyelesaikan ini.)
  • I’m sorry to hear you are having these problems. We will get this resolved as quickly as possible. (Kami menyesal mendengar Anda mengalami masalah ini. Kami akan menyelesaikannya secepat mungkin.)
  • Absolutely (Gunakan frasa ini untuk merespon secara positif apa yang pelanggan sudah jelaskan.)
  • Certainly (Frasa ini digunakan untuk menyampaikan sebuah keyakinan yang positif.)
  • Great (Frasa ini memang sederhana, tapi mampu membuat pelanggan merasa nyaman dengan upaya penyelesaian masalah.)

• Meyakinkan Pelanggan

Setelah pelanggan menjelaskan permasalahan yang mereka hadapi tentu akan ada perasaan kesal dan marah. Nah, sebagai customer service, kamu perlu meyakinkan mereka bahwa masalah akan segera diselesaikan. Berikut beberapa kalimat yang bisa digunakan.

• • Definitely, I will make certain that this gets resolved quickly for you. (Tentunya, saya akan memastikan bahwa ini diselesaikan dengan cepat untuk Anda.)
  • Thank you. We can certainly help you with this. (Terima kasih. Kami pastikan dapat membantu Anda dalam hal ini.)