Kesalahan Membuat Pembuka dan Penutup E-mail

Email atau surel (surat elektronik) adalah salah satu media untuk berkomunikasi di zaman internet seperti sekarang ini. Sama seperti surat pada umumnya, email memiliki dua jenis, yakni formal dan tidak formal (informal). Baik itu formal atau tidak formal, kita harus memastikan bahwa kita tidak melakukan kesalahan ketika menulisnya. Terutama untuk surat formal, kesalahan dalam surat bisa berakibat fatal. Bahkan ada kesalahan umum dalam menulis email yang sering kita lakukan tetapi kita tidak menyadarinya.

Tulisan di bawah ini akan menunjukkan kita beberapa common mistakes dalam menulis email. Tulisan ini akan berfokus pada kesalahan umum bagian pembuka dan penutup email. Mari langsung saja kita lihat tulisannya:

Common mistakes with email opening greetings

Greetings atau salam pembuka dalam email memang terlihat sepele. Meskipun demikian, greetings bisa menjadi first impression atau kesan pertama yang kita berikan kepada si penerima surat. Oleh karena itu, jika terdapat kesalahan dalam greetings, kita bisa memberikan kesan yang buruk. Hal itu bisa menjadi fatal terutama jika penerima suratnya adalah orang yang sangat penting.

Di bawah ini adalah beberapa kesalahan umum greeting pada email jika penerimanya satu orang:

• Tidak ada
• Tidak menggunakan salam sapaan seperti “dear” atau “hi” langsung saja menyebutkan nama penerima (contoh: “John,” alih-alih “Dear John,” atau “Hi John,”). Walaupun surat informal, sebaiknya kita tetap menggunakan salam sapaan, jangan hanya menyebutkan nama penerima saja.
• Menggunakan “To…”
• Menggunakan title seperti Mr, Miss, Ms, Mrs, Dr, Prof, dsb diikuti oleh nama depan. Seharusnya title diikuti oleh nama lengkap atau nama belakang. Misalnya saja nama penerima surat adalah Jack Smith. Contoh salah: “Dear Mr. Jack,”. Contoh benar: “Dear Mr. Smith,”.
• Menggunakan kata yang bukan termasuk title dalam bahasa Inggris. Contoh: “Dear Minister Smith,”. Minister (menteri) bukanlah kata yang tergolong ke dalam
• Salah menggunakan title. Misalnya saja penerimanya adalah laki-laki, kita menyebutnya “Mr.” Jika kita ragu title apa yang tepat, sebaiknya kita tidak perlu menggunakannya dan langsung saja tuliskan nama lengkap atau nama belakang penerima surat pada salam pembuka. Jika kita tidak tahu nama penerima surat, kita bisa menuliskan “Dear Sir/ Madam,” atau “Dear Sir or Madam,”.

Kesalahan umum greetings pada email jika penerimanya lebih dari satu orang:

• Menggunakan “Dear” alih-alih “To…” yang diikuti oleh deskripsi penerima. Contoh: Dear all members of the marketing department (seharusnya: To all members of the marketing department).
• Menggunakan “Hi guys” ketika penerimanya adalah kelompok yang terrdiri dari pria dan wanita yang mungkin tidak suka disapa dengan kata “guys”. Itu karena kata “guys” biasanya digunakan untuk menyapa pria.
• Mencampurkan kata dengan tingkat keformalan berbeda. Misal: “Hi all,” (seharusnya “Dear all,”), “Dear guys,” (seharusnya “Hi guys,”), “Dear everyone,” (seharusnya “Hi everyone,”), dsb.

Common mistakes with email opening lines

Berikut ini adalah beberapa kesalahan umum bagian pembuka email:

• Langsung menuliskan kata-kata seperti “I’m writing to you to…” ketika sebelumnya pernah melakukan kontak. Sebaiknya, gunakanlah frasa seperti “Thank you for making the time to meet me last Monday.” atau “thank you for your email on Monday.” Jika pernah berhubungan sebelumnya.
• Hanya menggunakan “thank you for your email.” Sebaiknya gunakanlah kata-kata yang lebih spesifik. Misal: “Thank you for your email about…”, “Thanks for sending me the info on…”, “thanks for your quick reply…”, dsb.
• Meminta maaf tanpa menyebutkan secara spesifik mengapa meminta maaf. Contoh: “I’m sorry. Here’s…”. Seharusnya tuliskanlah alasan permintaan maafnya. Contoh: “I’m sorry for my late reply. Here’s…”
• Meminta maaf atas sesuatu yang belum tentu benar adanya. Contoh: “Sorry to bother you.”
• Menggunakan “I write about…”. Seharusnya “I’m writing about…”
• Menggunakan frasa “this is…” alih-alih “my name is…” ketika mengenalkan diri untuk pertama kalinya.
• Menggunakan frasa “this is…” atau “my name is…” ketika penerima sudah tahu identitas yang mengirimkan email-nya.

Common mistakes with email closing lines

Berikut ini adalah kesalahan umum pada bagian penutup email:

• Menuliskan tenggat waktu (deadline) di bagian penutup surat alih-alih di bagian isi. Contoh: “I’m looking forward to hearing from you by Monday.” Seharusnya “I’m looking forward to hearing from you.”
• Tidak menggunakan –ing setelah frasa “look forward to”. Contoh: “I’m looking forward to see” seharusnya “I’m looking forward to seeing you.”
• Menggunakan frasa “please feel free to let me know.” seharusnya “please let me know” atau “feel free to contact me.”
• Menggunakan frasa “if you need any more questions.” alih-alih “if you have any questions.” Atau “if you need any more information.”
• Berterima kasih atas sesuatu yang belum tentu benar. Contoh: “Thanks for your kind attention.”
• Mencampurkan bagian penutup dan salam penutup email. Contoh: “Thanks and regards.”

Common mistakes with email closing greetings

Di bawah ini adalah beberapa kesalahan umum pada salam penutup email:

• Menggunakan huruf kapital pada salam penutup. Contoh: “Yours Sincerely”, “Best Regards”. Seharusnya “Yours sincerely”, “Best regards”.
• Menuliskan title di depan nama pengirim surat. Contoh: Best regards, Mr. John Hans. Seharusnya tidak mencamtumkan title sebelum nama pengirim email.
• Salam penutup hanya berupa nama pengirim email. Contoh: John Hans (seharusnya: Sincerely, John Hans).