Meminta Surat Referensi dengan Sopan

Ketika seseorang baru saja selesai menempuh pendidikannya, bekerja adalah tujuan utama selanjutnya. Ketika akan memulai bekerja di suatu tempat, kita pasti harus melewati tahapan melamar pekerjaan sebelum kita diterima atau tidak di tempat yang kita inginkan. Ketika melamar sebuah pekerjaan yang kita inginkan atau sesuai dengan kualifikasi kita, pihak kantor tentunya meminta beberapa dokumen pelengkap.

Begitu juga ketika kita memutuskan akan pindah kerja ke tempat lain atau menerima beasiswa dari suatu lembaga. Sebelum kita pindah atau mendapatkan beasiswa, tentunya kita terlebih dahulu harus melewati proses administrasi dengan memberikan beberapa dokumen yang diperlukan untuk mengurus tujuan kita tersebut. Salah satu dokumen yang diminta adalah surat referensi.

Mungkin ada dari kita yang masih merasa asing dengan istilah surat referensi. Apakah surat referensi itu? Surat referensi, atau dikenal juga dengan sebutan surat rekomendasi, adalah surat yang dibuat atau ditulis oleh seorang atasan, pimpinan, atau pejabat yang berwenang dari suatu instansi dengan isi mengenai keterangan diri seseorang berdasarkan data-data otentik yang dimiliki instansi tersebut. Surat rekomendasi dapat dibuat dengan atau tanpa diminta oleh orang yang berkepentingan.

Surat referensi sendiri memiliki manfaat, baik untuk pihak yang meminta surat maupun pihak yang menerbitkan surat. Beberapa manfaat surat referensi adalah sebagai berikut:

• Untuk pihak yang meminta, surat referensi berguna sebagai pendukung karena isinya yang menguatkan dan membenarkan perilaku baik serta kecakapan pihak kedua di bangku sekolah atau tempat kerjanya.
• Untuk pihak yang menerbitkan, surat referensi dapat menjadi jembatan untuk mempererat hubungan baik denga pihak yang meminta surat.
• Bagi pihak ketiga (biasanya kantor baru yang akan dilamar pihak kedua atau lembaga pemberi beasiswa, serta lembaga lainnya), surat referensi dapat menjadi acuan untuk mengetahui tentang kepribadian dari pihak yang memegang surat referensi dan dijadikan sebagai dokumen untuk mempertimbangkan apakah pihak kedua adalah orang yang tepat bekerja di kantornya atau sebagai penerima beasiswa.

Meminta sebuah surat referensi dapat diibaratkan sebagai sesuatu yang tidak gampang, tapi bukan berarti tidak layak dicoba. Ketika akan meminta surat referensi, kita harus memintanya dengan sikap dan tutur kata yang sopan serta ramah.

Namun, ketika kita akan meminta surat referensi dari atasan atau pejabat instansi menggunakan Bahasa Inggris, apa yang harus kita ucapkan?

Artikel kita kali ini akan mengupas beberapa contoh ekspresi Bahasa Inggris yang dapat kita gunakan untuk meminta surat referensi dengan sopan dan formal, namun tetap terdengar ramah dan bersahabat. Artikel ini juga akan menyertakan contoh percakapan yang memuat ekspresi tersebut sehingga dapat memudahkan kita berlatih mengucapkannya.

Mari, kita langsung mulai saja. Inilah beberapa contoh ekspresi meminta surat referensi dalam Bahasa Inggris:

1. If you have a spare time, would you like to write the reference letter on my behalf, please? (Jika memiliki waktu luang, maukah Anda menuliskan surat referensi bagi saya?)

Jill: Thank you for granting my request to meet you directly, Sir.

Mr. Vaughan: You are welcome. Please sit down, Jill. I understand that you need that reference letter as one of the documents for your scholarship application. But, I have so much work to do for now, so…

Jill: Mr. Vaughan, Sir, I know that you are currently busy. The scholarship application is in next three months, anyway. So, if you have a spare time, would you like to write the reference letter on my behalf, please?

Mr. Vaughan: Three months, right? Yes, I guess the sooner I make it, the better. You are one of this faculty’s top students. Also, you have a very good personality that needed to be added to the letter. I grant your wish, Jill. I will write your reference letter. Please leave your phone number to my secretary, so she can call you when I finish with the letter. How about it?

Jill: I thank you from the bottom of my heart, Sir. Thank you a lot for hearing me out and helping me.

Terjemahan:

Jill: Terimakasih karena sudah mau bertemu secara langsung dengan saya, Pak.

Tn. Vaughan: Terimakasih kembali. Silahkan duduk, Jill. Saya paham bahwa Anda membutuhkan surat referensi sebagai salah satu dokumen untuk pendaftaran beasiswa. Tapi, untuk sekarang saya masih memiliki banyak pekerjaan, sehingga…

Jill: Tn. Vaughan, saya mengerti Anda sekarang sibuk. Lagipula, pendaftaran beasiswa saya akan dimulai tiga bulan ke depan. Jadi, jika memiliki waktu luang, maukah Anda menuliskan surat referensi bagi saya?

Tn. Vaughan: Tiga bulan, ya? Ya, saya rasa lebih cepat saya membuat surat itu, lebih baik. Anda adalah salah satu mahasiswi berprestasi di fakultas ini. Anda juga memiliki kepribadian yang baik, yang bagus sekali ditambahkan ke dalam surat. Saya kabulkan permintaan Anda, Jill. Akan saya buat surat referensi untuk Anda. Tolong tinggalkan nomor telepon Anda pada sekretaris saya, jadi ia dapat menghubungi Anda begitu saya selesai dengan surat Anda. Bagaimana?

Jill: Saya sangat berterimakasih sekali, Pak. Terimakasih sudah mendengarkan dan menolong saya.

2. I hope that you can assist me writing a reference letter for my … (saya harap Anda dapat membantu saya mebuat surat referensi untuk … saya)

Mrs. Jonas: Ah! Come in, Tatiana!

Tatiana: Pardon my intrusion, Ma’am.

Mrs. Jonas: Tatiana, I have received the notification stating that you urgently need my help. What kind of help that you seek from me?

Tatiana: Yes, Ma’am. I’m in the middle of applying for a secretary position at Johnson & Wallaby, Inc. next month. They require me to bring a reference letter from the head of faculty, as I just graduated. And, Ma’am, I hope that you can assist me writing a reference letter for my job application. You see, I always believe in your judgement and perspective on your students. I think that based on this, along with the credibility that you have, you are the right person as my source of reference.

Mrs. Jonas: Tatiana Mills. You are one of our precious students, and Johnson & Wallaby, Inc. is a big company. I guess… I will assist you in writing this reference letter. Starting next week, you can come here every 2 p.m. and we will be writing that letter together.

Tatiana: Mrs. Jonas, thank you for assisting me! You save my life. Thank you, Ma’am!

Terjemahan:

Ny. Jonas: Ah! Silahkan masuk, Tatiana!

Tatiana: Maafkan saya sudah mengganggu, Bu.

Ny. Jonas: Tatiana, saya sudah menerima pemberitahuan bahwa Anda sangat mengharapkan bantuan dari saya. Bantuan seperti apakah yang Anda butuhkan dari saya?

Tatiana: Ya, Bu. Saya sementara melamar pekerjaan sebagai sekretaris di Johnson & Wallaby, Inc. untuk bulan depan. Mereka meminta saya membawa surat referensi dari dekan fakultas, dikarenakan saya baru saja wisuda. Dan, Bu, saya harap Anda dapat membantu saya mebuat surat referensi untuk pendaftaran kerja saya. Anda tahu, saya selalu percaya dengan penilaian dan cara pandang Anda tentang semua mahasiswa Anda. Saya rasa berdasarkan hal ini, dan juga kredibilitas yang Anda miliki, Anda adalah orang yang tepat sebagai sumber dalam surat referensi saya.

Ny. Jonas: Tatiana Mills. Anda adalah salah satu dari mahasiswa kami yang berharga, dan Johnson & Wallaby, Inc. adalah perusahaan yang besar. Saya rasa… saya akan membantu Anda menulis surat referensi ini. Mulai minggu depan, Anda boleh datang ke sini setiap jam 2 siang dan akan kita tulis surat itu bersama-sama.

Tatiana: Bu Jonas, terimakasih karena sudah menolong saya! Anda menyelamatkan hidup saya. Terimakasih, Bu!

3. If it is fine and will not disturb your work, I truly need your cooperation in this letter of recommendation for … (Jika tidak apa-apa dan tidak mengganggu pekerjaan Anda, saya benar-benar membutuhkan bantuan Anda dengan surat rekomendasi untuk …)

Anto: Mr. Gunawan? May I come in?

Mr. Gunawan: Yes, Anto, you may. Please sit down. So, what is it about, that make you want to se me as soon as possible?

Anto: Actually, Sir… there is a particular favor I need to ask you. But…

Mr. Gunawan: It’s okay, Anto. Do tell me about what favor this is.

Anto: Sir, actually I need a recommendation letter from you. If it is fine and will not disturb your work, I truly need your cooperation in this letter of recommendation for me applying to a company in another city. I will start working there next month. I genuinely can trust your judgement, Sir. However, it’s totally alright if you still have something else to be finished.

Mr. Gunawan: Right. Here’s the deal we can make. While you complete all the documents required and keep working in your current office until a week before you move, I write your recommendation letter. Do you agree to this deal?

Anto: I do, Sir! I do agree with this deal. Thank you for giving this recommendation letter favor a shot!

Terjemahan:

Anto: Pak Gunawan? Bolehkah saya masuk?

Pak Gunawan: Ya, Anto, silahkan. Duduklah. Jadi, apakah ada sesuatu sehingga Anda harus sesegera mungkin bertemu dengan saya?

Anto: Sebenarnya, Pak… ada satu permintaan yang ingin saya minta dari Anda. Tetapi…

Pak Gunawan: Tidak apa-apa, Anto. Katakan saja apa permintaan Anda itu.

Anto: Pak, sebenarnya saya membutuhkan surat rekomendasi dari Anda. Jika tidak apa-apa dan tidak mengganggu pekerjaan Anda, saya benar-benar membutuhkan bantuan Anda dengan surat rekomendasi untuk saya melamar pekerjaan di kota lain. Saya akan bekerja di sana mulai bulan depan. Saya benar-benar memercayai penilaian Anda, Pak. Namun, tidak apa-apa apabila Anda masih memiliki hal penting lainnya untuk dikerjakan.

Pak Gunawan: Benar. Begini,  kita buat kesepakatan saja. Sementara Anda melengkapi semua dokumen yang diperlukan dan tetap bekerja di kantor Anda yang sekarang hingga satu minggu sebelum pindah, saya akan membuat surat rekomendasi untuk Anda. Apakah Anda setuju?

Anto: Saya setuju, Pak! Saya sangat setuju dengan kesepakatan ini. Terimakasih sudah memberikan kesempatan pada saya meminta surat rekomendasi kepada Anda.

Ketika kita telah mendapatkan surat referensi atau surat rekomendasi dari pihak yang kita mintai bantuan, jangan lupa untuk memberi mereka kabar terbaru mengenai lamaran pekerjaan atau pendaftaran beasiswa kita, atau hal lain apapun itu yang membuat kita meminta surat referensi dari mereka. Berikan juga mereka deskripsi pekerjaan atau beasiswa Anda, jika nantinya pihak dari kantor baru atau kampus yang memberi kita beasiswa menghubungi mereka.

Sekian dulu untuk artikel kali ini. Semoga sukses selalu!