Memperkenalkan Diri Kita Melalui E-Mail

Ketika baru pertama kali bertemu dengan seseorang, apakah yang harus kita lakukan selain tersenyum dan menjabat tangan seseorang tersebut? Tentu saja jawabannya adalah memperkenalkan diri kita. Memperkenalkan diri adalah cara termudah untuk membiarkan orang lain yang menjadi lawan bicara kita mengetahui siapa diri kita sebenarnya. Dengan memperkenalkan diri, hubungan yang baru dapat terjalin.

Namun, bagaimana cara memperkenalkan diri bila kita tidak bertemu dengan orang yang ingin kita sapa? Cara yang bisa dilakukan adalah memperkenalkan diri melalui surat elektronik atau electronic mail (e-mail) dalam Bahasa Inggris. Umumnya, memperkenalkan diri lewat surat elektronik dilakukan ketika kita ingin terhubung dengan seseorang dalam sebuah perusahaan atau instansi, meminta saran dari seseorang yang dianggap penting dan menguasai bidangnya, dan berbagai tujuan profesional lainnya.

Ada beberapa hal yang harus kita perhatikan jika kita ingin memperkenalkan diri kepada orang yang dituju melalui surat elektronik, terutama sekali apabila calon kolega kita tidak berasal dari negara yang sama dengan kita. Bahasa Inggris berperan penting sebagai media komunikasi antara kita dan kolega tersebut.

Kali ini kita membahas bagaimana memperkenalkan diri dengan baik dan profesional menggunakan surel dalam Bahasa Inggris.

1. Ketahui siapa orang yang akan kita kirimi surat

Sebelum kita mengirimkan surat elektronik, kita terlebih dahulu harus mengetahui siapa yang akan kita kirimi surat. Misalnya, kita ingin mengirimkan surat permintaan bertemu dengan perwakilan departemen finansial di sebuah perusahaan. Yang bisa kita lakukan adalah mencari tahu siapa ketua departemen finansial atau sekretarisnya. Kita bisa mencari tahu dari resepsionis perusahaan dan mintalah alamat surel mereka dengan sopan.

2. Perhatikan subyek yang harus kita tulis dalam surat elektronik

Pertama-tama, subyek dalam surat elektronik haruslah kita perhatikan dan tulis dengan baik. Tidak mencantumkan subyek apapun akan membuat surat kita tidak dibaca atau bahkan, yang paling buruk, dianggap sebagai surat yang mengganggu (spam).

Subyek dalam surat haruslah pendek saja dan spesifik agar penerima surat dapat melihat maksud dan niat kita mengirim surel kepadanya, dan jangan lupa mencantumkan nama lengkap kita.

3. Gunakan salam yang pantas

Karena tujuan kita adalah membangun hubungan yang baik dengan seseorang, menyapa secara personal dapat dilakukan. Namun, hindari menulis salam yang tergolong kasual seperti “hei” ketika menulis surat elektronik yang tergolong resmi, karena kita bisa dianggap kurang profesional. Kita bisa memulai menyapa seseorang yang kita tuju dalam surat dengan contoh seperti berikut:

Karena sebelumnya kita sudah mencari tahu kepada siapa kita akan mengirimkan surat, hindari mengucapkan salam dengan hanya menulis “kepada Tuan atau Nyonya” atau “kepada siapa saja yang berkepentingan”.

4. Perkenalkan diri kita dengan baik dan sesuai keperluan

Inilah saatnya kita memperkenalkan diri setelah mencari tahu siapa yang akan kita tuju dalam surat dan menaruh subyek serta salam yang baik dalam surat kita. Perkenalkan siapa diri kita dengan baik dan berikan sedikit detail mengenai apa yang kita lakukan, seperti pekerjaan apa yang kita miliki.

5. Jelaskan bagaimana kita bisa mengetahui tentang orang yang kita tuju dalam surat

Sebutkan dan jelaskan bagaimana kita bisa mengenal dan mengetahui orang yang kita tuju. Menyebutkan alasan ini adalah poin tambahan yang akan memperlancar urusan yang akan kita jalankan.

6. Tanyakan apakah yang bersangkuatn tertarik untuk bertemu atau bekerja sama dengan kita

Berikutnya yang harus kita lakukan adalah menanyakan apakah orang kita tuju dapat meluangkan waktunya menemui kita atau dapat menjalin kerjasama dengan kita. Ketika menanyakan hal ini, janganlah ragu untuk menawarkan cara-cara yang dapat mereka tempuh untuk menghubungi kita kembali apabila mereka tertarik dengan isi surat kita.

7. Tutup surat kita dengan salam yang sopan

Setelah memperkenalkan diri dan maksud kita menulis kepada orang yang bersangkutan yang kita tuju dalam surat elektronik kita, akhiri surat kita dengan memberi salam yang baik dan sopan.

Mari kita perhatikan contoh surat elektronik singkat di bawah ini:

Subject: Meeting Request with the Head of Editorial Department of Teratai Publisher – Ilana Chen

Dear Mrs. Kinanti,

Firstly, let me introduce myself to you. My name is Ilana Chen and I work as a writer. Last week, I had a dinner with one of the my favorite writer, Kartika Gunawan, and she shared her experience of working with your department for 3.5 years. I really want to publish my book and when I told her this matter, she recommended me to meet you personally.

I’d like to meet you in person and hear about your opinions and advice about me publishing my book through your company. Would next Tuesday work for you? As for the exact time, I will be following at what time you are free to meet me.

I’m looking forward to meeting you, Mrs. Kinanti. Thank you very much for your time reading my letter.

Regards,

Ilana Chen

Terjemahan:

Subyek: Permintaan Bertemu dengan Kepala Departemen Editorial Penerbit Teratai – Ilana Chen

Kepada yang terhormat Ny. Kinanti,

Pertama-tama, izinkan saya memperkenalkan diri saya kepada Anda. Nama saya Ilana Chen dan saya bekerja sebagai seorang penulis. Minggu lalu, saya menghadiri acara makan malam bersama salah satu penulis kesukaan saya, Kartika Gunawan, dan beliau membagikan pengalamannya bekerja dengan departemen Anda selama 3.5 tahun. Saya sangat ingin menerbitkan buku saya dan ketika saya mengatakan hal ini kepada beliau, beliau menyarankan agar saya menemui Anda secara langsung.

Saya ingin bertemu Anda secara pribadi dan mendengar tentang opini dan saran Anda tentang saya yang ingin menerbitkan buku saya melalui perusahaan Anda. Apakah Anda memiliki waktu luang pada hari Selasa minggu depan? Untuk waktunya, saya akan mengikuti jam di mana Anda memiliki waktu kosong untuk menemui saya.

Saya sangat menantikan kesempatan bertemu dengan Anda, Ny. Kinanti. Terimakasih banyak sudah meluangkan waktu Anda membaca surat yang saya kirimkan.

Salam hangat,

Ilana Chen

Itulah langkah-langkah dan contoh memperkenalkan diri melalui surat elektronik dalam Bahasa Inggris yang dapat teman-teman jadikan acuan atau referensi.