Menggunakan Salutation dan Complimentary Close dalam Tulisan Formal, Bisnis dan Kasual

Dunia bisnis atau pembelajaran tidak pernah lepas dari kegiatan surat menyurat, meski sekarang ini medianya sudah bergeser ke surel, kegiatan menulis ini masih menjadi bagian yang besar dan sering dilakukan.

Hal yang banyak terkait dengan kegiatan ini adalah tata krama dan kesopanan, meski termasuk bagian kecil (secara jumlah) dari tata cara penulisan korespondensi formal, Salutation (kata sapaan) dan Complimentary Close (kata penutup) merupakan bagian yang cukup penting dan harus diperhatikan.

Meski sekarang ini penggunaan kata sapaan dan kata penutup standar dan kasual cukup diterima dan sering digunakan, beberapa contoh kasus seperti; undangan pertemuan bisnis, surat ke atasan atau partner bisnis, atau secara general tulisan untuk pihak yang lebih tinggi atau tidak dikenal baik, membutuhkan penggunaan kata sapaan yang lebih formal. Mungkin kedengaranya cukup rumit, tapi sebenarnya menentukan Salutation dan Complimentary Close itu cukup mudah.

Di bawah ini adalah beberapa tips untuk memilih salutation dan complimentary yang sesuai dengan penggunaanya.

Salutation

Salutation adalah kata sapaan yang digunakan di permulaan surat atau email untuk menyapa pihak yang anda surati.

Dalam surat, Salutations hampir selalu dimulai dengan kata “Dear.” Dear adalah kata sapaan standar yang sering digunakan di negara berbahasa inggris, dari tulisan informal bahkan tulisan formal dan bisnis sekalipun. Dalam penulisan surat, salutation ditempatkan pada awal margin kiri. Gunakan huruf kapital untuk kata pertama.

Jika hubungan anda dengan pihak yang anda surati cukup dekat, maka anda bisa menggunakan nama panggilan pihak tersebut dalam kata sapaan, seperti di contohkan di bawah:

Dear Jason,

(Di indonesia, U.S. dan Canada sudah menjadi standar untuk menempatkan koma setelah nama untuk surat personal. Untuk surat bisnis salutations biasanya diakhiri dengan ‘:’)

Jika anda tidak begitu mengenal target surat, gunakan jabatan, gelar atau courtesy title (misal: Ibu, Bapak, YTH) yang diikuti dengan nama akhir penerima, misal:

Dear Professor Yanuar,

Atau

Dear Dr. Grant, Dear Ms. Aditya, dst.

Catatan tambahan:

• Anda juga dapat menggunakan Dear Mx. jika pihak yang anda surati gender-neutral atau tidak ingin dipanggil atau Ms.
• Tidak direkomendasikan menggunakan courtesy title dengan actual title. Misal: Mr. Premier, atau Ms. Headmaster

Jika anda menulis untuk pihak yang anda tidak tahu namanya, atau untuk grup, solusi yang mudah adalah dengan menggunakan generic salutations, misal:

Dear Customer Service Manager,

Dear Occupant,

Atau

Dear Colleagues,

Untuk penulisan yang lebih kasual, anda bisa menggunakan “Hello” atau “Hi.” Tipe kata sapaan ini biasanya digunakan untuk koresponden yang sifatnya lebih kasual, seperti email. Contoh kata sapaan kasual adalah seperti di bawah:

Hi Sarah,

Greetings, everybody!

Hello to all,

Complimentary Close

Complimentary close ditempatkan setelah isi surat, gunanya adalah untuk mengakiri korespondensi dengan sopan. Pemilihan complimentary close bergantung pada pengetahuan anda akan penerima surat, misal seberapa formal atau seberapa dekat anda dengan penerima surat.

Jenis yang paling biasa dipakai adalah:

Best Regards,

Sincerely,

Best wishes,

Contoh yang disebutkan di atas sudah cukup pantas untuk sebagian besar penerima. Meski begitu, jika anda mengenal penerima surat dengan baik dan isi tulisanya cukup personal akan lebih baik jika complimentary close yang dipilih juga bersifat personal dan sesuai konteks, misal (contoh kasus: surel berisi ucapan selamat pada kolega anda atas keberhasilanya mendapatkan promosi di tempat kerjanya) anda bisa menggunakan “Best wishes,” “Regards,” atau “Warmest regards.”

Untuk penggunaan complimentary close di surel kalimat penutup kasual banyak digunakan, seperti:

Cheers,

All the best,

Thanks,

Atau anda juga bisa menyematkan ucapan terima kasih kasual yang sesuai dengan isi badan surat seperti, “Thanks again for helping me finish this project.” Belakangan ini penggunaan ‘Thanks’ saja paling banyak digunakan, khususnya pada surel, atau note informal.

Dengan panduan di atas anda sekarang dapat menentukan salutations dan complimentary closes yang sesuai dengan korespondensi anda.