Menolak dengan Sopan di Kantor (How To Say No Politely At Work)

Apakah ada di antara Anda yang merasa beban kerja semakin banyak tiap harinya? Padahal dokumen pekerjaan yang kemarin saja belum sempat dibaca, muncul lagi dokumen pekerjaan baru di atas meja Anda. Tiap hari seperti itu yang kemudian Anda tidak sadar meja Anda penuh dengan tumpukan dokumen pekerjaan.

Situasi di atas mungkin pernah dialami oleh beberapa di antara Anda dan Anda pun bertanya-tanya apa yang menyebabkan hal tersebut terjadi. Coba pikir baik-baik, apakah selama ini Anda termasuk tipe karyawan yang sulit menolak permintaan atasan atau rekan kerja ? Jika jawabannya iya, maka tidak salah lagi, ketidakmampuan Anda mengatakan tidak adalah salah satu penyebab menumpuknya beban kerja Anda di kantor.

Ada beberapa alasan yang mendasari sulitnya seseorang untuk mengatakan tidak pada permintaan bos atau rekan kerja mereka:

• Karir

Banyak orang yang menganggap bahwa pengakuan akan keberadaan mereka di kantor dinilai dengan semakin seringnya mengerjakan pekerjaan yang diberikan oleh bos. Hal ini ujung-ujungnya bermuara pada harapan akan peningkatan karir mereka. Anggapan seperti ini memang tidak salah. Komitmen dan kemampuan seseorang untuk berada di bawah tekanan tentu akan dihargai asalkan berbanding lurus dengan hasil pekerjaannya yang teliti dan bebas dari kesalahan.

• Rasa takut

Rasa takut merupakan salah satu alasan mengapa seseorang sulit menyatakan keengganannya menolak pekerjaan di kantor. Takut dalam hal ini berarti takut akan kehilangan pekerjaan, takut mendapatkan penolakan dari rekan kerja ataupun atasan, atau bahkan takut untuk berada dalam situasi konflik atau konfrontasi.

Ada beberapa orang yang memang merasa tidak nyaman jika harus dihadapkan pada kondisi dimana harus berargumentasi untuk menyatakan dimana posisi mereka. Saat menolak sebuah permintaan Anda pasti harus melalui sebuah proses diskusi untuk menjelaskan alasan Anda menolak. Situasi inilah yang kerap dihindari oleh beberapa orang di lingkungan kantor.

• Tanggung jawab

Ada yang namanya “helper syndrome” yakni suatu kondisi dimana seseorang merasa sangat bertanggung jawab pada orang lain. Seseorang yang memiliki karakter seperti ini akan merasa sangat bersalah jika harus menolak permintaan dari orang lain. Mereka tidak akan segan mengorbankan dirinya dibanding harus mengecewakan rekan kerja atau atasan. Mereka juga tidak ingin dicap egois.

• Perfeksionis

Salah satu kekurangan karakter perfeksionis ialah kurangnya kepercayaan pada kemampuan orang lain dalam melakukan pekerjaan yang sama dengannya. Seseorang dengan karakter seperti ini terkadang tidak mampu percaya bahwa orang lain mampu mengerjakan pekerjaan sama baiknya dengan dirinya.

Akibatnya mereka akan merasa lebih tenang jika mengerjakan semua pekerjaan dan sering kali akhirnya memonopoli pekerjaan. Padahal dalam lingkungan kerja merupakan hal yang wajar untuk mendelegasikan pekerjaan ke tiap orang.

Konsekuensi dari ketidakmampuan mengatakan tidak pada semua perintah atau permintaan rekan kerja dan atasan akan berdampak pada diri Anda sendiri. Jangan lupa bahwa tiap orang punya batas kemampuan. Jika terus-menerus lembur mengerjakan pekerjaan di kantor jangan heran jika suatu saat ada yang salah dengan kesehatan Anda.

Tentunya Anda tidak ingin menghabiskan waktu di kantor dengan setumpuk pekerjaan dibandingkan menghabiskan waktu berharga dengan keluarga di rumah yang telah menanti, kumpul bersama dengan teman-teman dekat, atau menikmati me time (waktu sendiri).

Berikut beberapa cara untuk mengatakan tidak dengan tetap menjunjung tinggi kesopanan jika dihadapkan pada permintaan yang sulit Anda penuhi seperti dikumpulkan dari berbagai sumber:

• Menunda

Saat rekan kerja meminta tolong atau atasan memerintahkan Anda menyelesaikan suatu pekerjaan namun pada saat yang sama Anda sedang mengerjakan pekerjaan lain, jangan ragu untuk mengatakan kondisi Anda yang sebenarnya. Setelah itu jelaskan pada rekan kerja Anda untuk kembali lagi di waktu yang lain.

Dengan begitu Anda menunjukkan bahwa Anda memang sedang tidak punya waktu untuk membantunya. Jika memang rekan kerja Anda sangat membutuhkan bantuan, tentu Ia akan kembali lagi ke Anda untuk menagih janji.

Contoh kalimat :

I am so sorry but as you can see that I’m doing my work at the moment. Would you mind coming back to me later?

(Saya minta maaf, seperti yang Anda lihat saat ini Saya sedang bekerja. Apakah Anda tidak keberatan untuk kembali lagi ke sini beberapa saat lagi ?)

• Memberikan rujukan

Jika Anda memang tidak mengerti dengan permintaan rekan kerja atau bos Anda karena apa yang mereka minta Anda lakukan bukanlah bidang keahlian Anda, maka jangan ragu untuk menolaknya.

Hal yang harus Anda ingat bahwa Anda bukanlah ensiklopedia berjalan yang setiap saat dapat dimintai saran mengenai semua hal. Tiap orang punya keahliannya masing-masing. Namun jika memang Anda bisa membantu sedikit dalam hal tersebut, tidak salah jika menawarkan sedikit bantuan, misalnya memberikan rujukan.

Contoh kalimat :

As you know that my expertise isn’t about marketing so that I’m not qualified enough to help you on this project. However, I’ve done some research which I think will help you a bit

(Seperti yang Anda tahu keahlian Saya bukan di bagian pemasaran sehingga Saya tidak memiliki kualifikasi untuk membantu Anda dalam proyek ini. Namun begitu, Saya telah mencari tahu tentang beberapa hal yang Saya pikir akan sedikit membantu Anda)

• Kenalkan pada yang lebih paham

Hampir sama dengan poin sebelumnya, bukan kewajiban Anda untuk mengetahui semua hal. Jangan ragu untuk mengatakannya pada teman atau atasan Anda. Namun jika Anda punya kenalan yang memang punya keahlian di bidang yang menjadi pernyataan teman atau atasan Anda maka merupakan langkah yang bijak jika Anda mengarahkan teman Anda ke kenalan Anda.

Contoh kalimat :

I wish I could help you but I’m not the right person to speak about this matter. However, I know someone who could help you in this matter

(Saya berharap dapat membantu Anda namun Saya bukanlah orang yang tepat untuk berbicara tentang masalah ini. Namun begitu, Saya tahu seseorang yang dapat membantu Anda dalam hal ini)

• Pertemukan orang-orang yang punya tujuan atau masalah yang sama

Jika Anda mengetahui bahwa beberapa orang rekan kerja Anda punya masalah yang sama dan kerap kali mendatangi Anda untuk meminta bantuan, kenapa tidak pertemukan mereka untuk duduk bersama. Diharapkan dengan mereka duduk bersama akan terbuka peluang untuk saling membantu di antara mereka. Dengan begitu akan sedikit mengurangi beban Anda merasa bersalah saat mengatakan tidak mampu membantunya.

Contoh kalimat :

I thought I’ve heard the same thing from someone else yesterday. Why don’t both of you have a meeting ? I think you both have the same goals. You both can help each other

(Saya rasa pernah mendengar hal yang sama dari seseorang kemarin. Mengapa kalian berdua tidak bertemu saja ? Saya rasa kalian berdua punya tujuan yang sama. Kalian berdua dapat saling membantu)

• Kaitkan hubungan Anda dengan pihak lainnya

Terkadang ada saat dimana Anda harus tegas menolak permintaan rekan kerja Anda karena jika Anda menerimanya akan berdampak buruk pada hubungan Anda dengan rekan lainnya.

Jangan mengorbankan diri sendiri dalam hal ini. Katakan bahwa ada pihak lain yang mesti Anda perhatikan sehingga tidak mampu untuk memenuhi permintaan rekan lainnya.

Contoh kalimat :

I wish I could help you this time but unfortunately if I forced myself to help you, I will let  anyone else down

(Saya berharap dapat membantu Anda kali ini tapi sayangnya jika Saya memaksa untuk tetap membantu, Saya akan mengecewakan pihak lainnya)

• Alasan personal

Anda punya hak untuk menolak permintaan seseorang. Apalagi jika permintaan tersebut bukan bagian dari kewajiban Anda di kantor. Hal ini karena Anda juga punya kewajiban sendiri yang wajib diselesaikan sebelum berusaha membantu orang lain.

Ketika Anda menyadari hal tersebut Anda mungkin berpikir untuk membuat satu target terkait pekerjaan Anda, yakni sebisa mungkin mengatakan tidak pada permintaan apapun itu sebelum kewajiban Anda terpenuhi. Tentu saja Anda berhak melakukannya. Jangan merasa bersalah dengan hal ini. Tegas katakan pada seseorang yang meminta bantuan mengenai hal ini tapi usahakan  tidak frontal. Gunakan kata-kata yang membuatnya memahami posisi Anda.

Contoh kalimat :

My work is overload nowadays since I can’t say no to any request from anyone. I’ve been thinking to start a new target in order to help myself alone. I’m going to make a point of saying no from now on. I’m really sorry to disappoint you with my decision. I hope you understand

(Pekerjaanku menumpuk akhir-akhir ini karena Saya tidak pernah bisa menolak permintaan siapa pun itu. Saya berpikir untuk memulai satu target baru demi menolong diriku sendiri. Saya akan mulai mengatakan tidak mulai dari sekarang. Maaf mengecewakan Anda dengan keputusan ini. Saya berharap Anda mengerti)

Sebelum mengatakan tidak pada rekan kerja atau atasan Anda, mungkin ada baiknya Anda menilai terlebih dahulu permintaan tersebut. Pertimbangkan baik-baik permintaan mereka dan cari tahu apakah Anda memang punya waktu senggang untuk mengulurkan tangan.

Setelah mempertimbangkannya dengan matang, jangan berbelit-belit saat menyampaikan pertimbangan Anda. Sampaikan apa adanya dengan tetap hargai rekan Anda. Saat mengatakan tidak bersikaplah biasa saja. Jangan perlihatkan bahwa Anda merasa sangat bersalah atau malah menunjukkan Anda tidak peduli dengannya. Jika memang Anda tidak mampu membantunya ada baiknya ikut serta membantu memikirkan solusi mengenai permasalahannya.

Di lingkungan kantor Anda tentu tidak hanya bertemu dengan rekan kerja saja. Ada bos atau atasan Anda dan mungkin pihak ketiga yang dalam hal ini bisa jadi klien atau mitra perusahaan Anda.

Menghadapi mereka memerlukan perlakuan yang berbeda. Tidak etis rasanya memperlakukan  atasan sama halnya dengan memperlakukan rekan kerja. Untuk itu saat harus mengatakan tidak pada mereka pun perlu pendekatan yang berbeda.

Berikut hal-hal yang harus Anda perhatikan saat berniat mengatakan tidak pada rekan kerja, atasan atau pihak ketiga lainnya.

• Pada atasan

Menolak permintaan atasan memang serba salah. Anda tentu tidak ingin memberikan kesan yang buruk pada atasan karena bagaimanapun juga atasan yang berwenang menilai kinerja Anda selama di kantor.

Lakukan pendekatan yang berbebda saat terpaksa memutuskan menolak permintaan atasan. Jika dengan rekan sesama karyawan Anda mungkin bisa langsung mengatakan alasannya, namun dengan atasan perlu cara yang lebih halus agar tidak mengorbankan penilaian pada kinerja Anda.

Contoh kalimat :

I’m so grateful and thank you so much for considering of me for this project, but unfortunately I am working on another project that need full concentration on it

(Saya sangat bersyukur dan berterima kasih pada Anda karena telah mempertimbangkan Saya untuk bergabung di proyek ini, tapi sayangnya Saya sedang mengerjakan proyek lainnya yang membutuhkan konsentrasi sepenuhnya)

Perhatikan kalimat di atas, sebelum mengatakan alasan Anda menolak permintaan atasan, ada baiknya berterima kasih dan pujilah atasan Anda karena telah memikirkan Anda.

Jika memang permintaannya mendesak, atasan Anda pasti akan menawarkan alternatif seperti misalnya menunda proyek yang sedang Anda kerjakan sehingga Anda dapat mengalihkan perhatian pada permintaannya.

• Pada rekan kerja

Saat berhadapan dengan rekan kerja Anda yang mungkin saja memiliki situasi serupa dengan Anda di kantor, sebaiknya hindari memberikan alasan yang berbelit-belit saat terpaksa menolak permintaannya. Tidak sulit untuk rekan Anda mengetahui bahwa Anda memang tidak tertarik untuk membantunya.

Sebaiknya beritahukan alasan yang apa adanya. Sertai dengan rasa terima kasih dan tunjukkan jika Anda sebenarnya menaruh perhatian pada permintaannya. Terakhir tidak ada salahnya meminta maaf karena tidak mampu membantunya.

Contoh kalimat :

I do appreciate you for asking me to give you a hand on that project. It actually sounds interesting to me since the project is big enough. Unfortunately, I’m not that good on marketing. I don’t even know how to sell my own stuff and make people want to buy them

(Saya sangat menghargai Anda atas permintaan tolong terkait proyek ini. Sebenarnya ini kedengaran menarik untukku karena proyeknya cukup besar. Sayangnya, Saya tidak terlalu pandai dalam hal pemasaran. Saya bahkan tidak tahu caranya menjualnya barang sendiri dan membuat orang-orang mau membelinya)

• Pada pihak ketiga

Situasi dengan pihak ketiga akan jauh berbeda dengan rekan kerja dan atasan. Rekan kerja dan atasan Anda di kantor setidaknya paham dengan beban kerja Anda karena mereka berada di lingkungan yang sama. Namun tidak demikian dengan klien atau pihak ketiga. Mereka pihak luar yang sama sekali tidak mengetahui apa yang ada di atas meja Anda.

Solusinya saat Anda terpaksa mengatakan tidak pada pihak ketiga agar tetap sopan dan tidak mengorbankan hubungan baik yang telah terjalin selama ini adalah tawarkan mereka alternatif untuk permintaannya. Alternatif tentu beragam, pilihlah yang paling memungkinkan bagi Anda dan pihak ketiga.

Contoh kalimat :

I do appreciate you for asking me about this problem. But I don’t want to waste your time by telling you something that I don’t even understand. I will ask some of my firends who know better than me on this problem. I hope it will help you instead

(Saya sangat menghargai pertanyaan Anda tentang masalah ini. Tetapi Saya tidak ingin membuang waktu Anda dengan berusaha memberitahu sesuatu yang bahkan Saya tidak paham. Saya akan bertanya pada beberapa teman yang lebih paham tentang ini. Saya harap hal tersebut akan membantu Anda)

Tidak sulit sebenarnya untuk mengatakan tidak dengan sopan saat berada di lingkungan kantor. Cukup jelaskan alasan sebenarnya dan jangan berbelit-belit. Tawarkan solusi lainnya yang dapat membantu. Terakhir jangan lupa untuk meminta maaf karena tidak dapat memberikan pertolongan. Selamat mencoba.