Menolak Undangan Lewat Email (How To Politely Decline An Invitation Via Email)

Ketika jadwal anda sudah penuh dengan berbagai kegiatan, tak jarang undangan lain datang kepada anda dan anda harus menolaknya. Tak sedikit orang yang merasa kesusahan saat menolak sebuah undangan, terutama dalam bahasa Inggris. Banyak dari kita yang tidak ingin menyinggung perasaan lawan bicara kita sehingga seringkali kita menyetujuinya atau bahkan menghindari memberikan jawaban.

Akan tetapi, jawaban “ya” tidak selalu menjadi jalan keluar yang tepat. Ada beberapa cara untuk menolak undangan jika anda melakukannya dengan sopan dan dengan menghargai orang yang mengundang anda. Ingat, yang diberikan kepada anda berupa undangan bukanlah perintah untuk hadir sehingga anda berhak untuk menerima atau menolaknya.

Kuncinya adalah memberitahu orang yang mengundang anda apakah anda menerima undangan tersebut atau tidak secepat mungkin dan dengan cara yang sopan. Orang tersebut pasti akan menghargai tanggapan anda. Oleh karena itu, mari pelajari cara menolak sebuah undangan dengan sopan melalui email dalam bahasa Inggris berikut ini.

1. Jangan mengabaikan undangan tersebut

Salah satu hal yang paling penting adalah jangan pernah mengabaikan undangan yang diberikan kepada anda karena anda tidak ingin menyampaikan bahwa anda menolak undangan tersebut. Hal itu akan membuat anda terlihat tidak sopan dan tidak menghargai orang yang telah mengundang anda.

2. Berikan jawaban secepatnya

Usahakan untuk selalu memberi jawaban secepatnya setelah anda tahu apakah anda bisa menerima undangan tersebut atau tidak. Hal ini perlu anda lakukan agar orang yang mengundang anda bisa mempersiapkan perencanaan dan anggaran acara yang ia adakan atau jika undangan tersebut berupa undangan pekerjaan, maka orang yang mengundang anda bisa mencari pengganti secepatnya. Tentu dengan memberikan jawaban secepatnya anda akan tetap dihargai meskipun anda menolak undangan tersebut.

3. Ungkapkan rasa terima kasih anda

Awali ucapan anda dengan berterima kasih atas undangan yang telah diberikan kepada anda. Dengan mengungkapkan rasa terima kasih anda, anda menunjukkan bahwa anda menghargai orang yang mengundang anda. Berikut contoh kalimat yang bisa anda terapkan untuk mengungkapkan rasa terima kasih atas undangan yang anda terima dalam bahasa Inggris.

• • Thank you so much for your invitation. I really appreciate that and it means a lot. (Terima kasih banyak atas undangan anda. Saya sangat menghargainya dan hal itu sangat berarti bagi saya.)
  • Thank you for inviting me to your wedding/your party/the X event. (Terima kasih telah mengundang saya ke pernikahan anda/pesta anda/acara X.
  • Thank you for thinking of me, I am flattered. (Terima kasih karena telah memikirkan saya, saya tersanjung.)
  • Great to hear from you and thank you for reaching out. (Senang mendengar dari anda dan terima kasih karena telah menghubungi saya.)
  • I am pleased to receive your invitation to X event. (Saya senang menerima undangan anda ke acara X.)

4. Ungkapkan rasa menyesal dan alasan anda tidak bisa hadir

Setelah anda mengungkapkan rasa terima kasih anda, anda bisa mulai menyampaikan bahwa anda tidak bisa menghadiri undangan yang diberikan atau anda harus menolak undangan tersebut.

Ungkapkan juga rasa menyesal anda baik dengan meminta maaf maupun dengan penggunaan kalimat yang menunjukkan penyesalan anda. Berikan penjelasan dengan jelas tanpa memberikan detail yang berlebihan.

Berikut contoh kalimat yang bisa anda terapkan untuk mengungkapkan rasa menyesal anda karena menolak undangan yang diberikan dalam bahasa Inggris.

• • I am sorry I can’t attend because of prior scheduling. (Maaf saya tidak bisa hadir karena penjadwalan sebelumnya.)
  • I regret to inform you that I will not able to attend your event due to …. (Dengan menyesal saya memberitahu anda bahwa saya tidak bisa menghadiri acara anda karena …)
  • I really wish I could make it, but I’ll be unavailable that whole day. (Saya sangat berharap saya bisa melakukannya, tetapi saya akan sibuk sepanjang hari itu.)
  • Unfortunately, I’m not able to attend because of …. (Sayangnya saya tidak bisa hadir karena …)
  • Unfortunately, this event clased with other plans which were prescheduled on the same day. (Sayangnya acara ini bertabrakan dengan rencana lain yang sudah dijadwalkan sebelumnya pada hari yang sama.)

5. Mintalah untuk mengganti jadwal di waktu lain

Jika undangan tersebut dikhususkan hanya untuk anda dan anda sebenarnya ingin menerima undangan tersebut, sampaikan bahwa anda tidak bisa menerima undangan itu pada waktu yang ia sampaikan tetapi anda akan dengan senang hati menerimanya di waktu lain yang anda bisa.

Jangan gunakan kalimat ini pada undangan acara formal seperti pernikahan, rapat besar, acara formal dan lain sebagainya karena akan terdengar tidak sopan. Berikut contoh kalimat yang bisa anda terapkan untuk meminta mengganti jadwal di waktu lain dalam bahasa Inggris.

• • I can’t make it on Monday but I’m available on Friday, though. (Saya tidak bisa hadir pada hari Senin tapi saya bisa hadir pada hari Jumat.)
  • Since I currently at capacity with these task, should I table this X project for Monday next week? (Karena saat ini saya dalam kapasitas [maksimum] dengan tugas ini, haruskah saya menjadwalkan proyek X ini untuk Senin minggu depan?)
  • I’d love to meet/work with you, I will be available on July 10^th until July 15^th. Please let me know if we could rearrange it on those dates. (Saya ingin bertemu/bekerja dengan anda, saya akan tersedia pada tanggal 10 Juli hingga 15 Juli. Tolong beritahu saya jika kita bisa mengubahnya pada tanggal tersebut.)

6. Kirim/berikan sesuatu

Selain melalui tanggapan sesuai dengan penjelasan di atas, anda juga bisa mengirimkan atau memberi sesuatu sebagai bentuk apresiasi anda atas undangan yang telah diberikan. Anda bisa memberikan hadiah kecil seperti bunga, makanan, kartu ucapan dan lainnya pada hari yang tertera di undangan tersebut atau sesudahnya jika anda berhalangan. Berikan catatan pada hadiah yang anda berikan bahwa anda berharap apa yang ia langsungkan berjalan dengan baik dan anda berharap menemuinya di lain waktu.

Berikut contoh penulisan pada email secara lengkap. Anda bisa mengombinasi dan menyesuaikan contoh kalimat pada poin 3-5 sesuai dengan kebutuhan dan situasi anda. Selamat belajar dan mencoba.

• Dear Mr. Jones,

Thank you so much for your invitation. I really appreciate that and it means a lot. I really wish I could make it, but I’ll be unavailable that day I am sure it will be a great event. I hope to see you soon.

Best regards,

(Your name)

Yang artinya:

Tuan Jones yang terhormat,

Terima kasih banyak atas undangan anda. Saya sangat menghargainya dan hal itu sangat berarti bagi saya. Saya sangat berharap saya bisa hadir, tetapi saya akan sibuk pada hari itu. Saya yakin acara anda akan menjadi acara yang luar biasa. Saya berharap dapat bertemu dengan anda secepatnya.

Salam Hormat,

(Nama anda)

• Dear Jonathan,

Great to hear from you and thank you for reaching out. I regret to inform you that I will not able to attend your event due to prior scheduling. However, I will be available on July 10^th until July 15^th. Please let me know if we could rearrange it on those dates. Wish you all the best and hope to hear from you soon.

Regards,

(Your name)

Yang artinya:

Jonathan yang terkasih,

Senang mendengar dari anda dan terima kasih karena telah menghubungi saya. Dengan menyesal saya memberitahu anda bahwa saya tidak bisa menghadiri acara anda karena hal lain yang telah dijadwalkan sebelumnya. Namun, saya akan tersedia pada tanggal 10 Juli hingga 15 Juli. Tolong beritahu saya jika kita bisa mengubahnya pada tanggal tersebut. Saya berharap yang terbaik untuk anda dan saya harap mendengar [jawaban] anda secepatnya.

Salam Hormat,

(Nama anda)

• Dear Diane,

I am pleased to receive your invitation to X event. Unfortunately, this event clased with other plans which were prescheduled on the same day. Please accept my apologies I would love to attend future events and I am sure I will have a better luck next time. Wish you all the best and hope to see you soon.

Sincerely,

(Your name)

Yang artinya:

Diane yang terkasih,

Saya senang menerima undangan anda ke acara X. Sayangnya acara ini bertabrakan dengan rencana lain yang sudah dijadwalkan sebelumnya pada hari yang sama. Tolong terima permintaan maaf saya. Saya dengan senang hati menghadiri acara-acara di waktu yang akan datang dan saya yakin saya mendapatkan keberuntungan yang lebih baik di lain waktu. Saya berharap yang terbaik bagi anda dan saya berharap untuk dapat bertemu dengan anda secepatnya.

Dengan tulus,

(Nama anda)