Menutup E-Mail dengan Sopan

Bertukar pesan melalui email atau surat elektronik sudah lazim di masa ini. Sifatnya yang cepat dan tidak ribet tentu menjadi salah dua alasan banyak orang memilih email untuk bertukar pesan. Mulai dari hal yang sifatnya pribadi hingga profesional.

Komunikasi melalui email tentu berbeda dengan komunikasi langsung. Jika Anda berbicara langsung dengan seseorang, Anda pasti tidak akan kesulitan menyampaikan maksud dan tujuan Anda. Anda juga tidak akan kesusahan menunjukkan gestur sopan saat berbicara dengan seseorang.

Namun berbeda dengan komunikasi melalui email. Menunjukkan gestur sopan tentu tidak semudah saat berkomunikasi langsung. Karena saat komunikasi lisan Anda terbantu dengan ekspresi wajah, bahasa tubuh dan kata-kata. Sedangkan via email, Anda hanya bergantung pada kalimat-kalimat. Inilah salah satu kelemahan pesan tertulis yang tidak mampu menunjukkan emosi dan gestur seseorang dengan jelas dan pasti.

Menulis email sama halnya dengan menulis surat konvensional. Tentu ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Apalagi jika Anda berkirim email untuk urusan profesional. Anda perlu memperhatikan tata krama dalam menulis email untuk menjaga kesopanan dalam berkomunikasi.

Struktur email biasanya terdiri dari kalimat salam, kalimat pembuka, isi email, dan penutup. Untuk bagian salam, pembuka dan isi tentu Anda telah familiar. Namun untuk bagian penutup, Anda perlu tahu bahwa bagian ini walaupun bukan merupakan bagian inti dari email namun tetap perlu diperhatikan karena mengakhiri email juga mesti memperhatikan adab kesopanan, agar orang yang menerima email tetap merasa dihargai.

Anggaplah bahwa bagian penutup email seperti saat Anda harus mengakhiri pembicaraan dalam sebuah komunikasi lisan. Tentu Anda tidak akan serta merta meninggalkan pembicaraan tanpa berbasa-basi kan ? Rekan Anda tentu akan menganggap Anda tidak sopan jika melakukannya.

Untuk itu mari simak artikel kali ini yang akan membahas bagaimana mengucapkan selamat tinggal atau mengakhiri email yang sopan dalam bahasa Inggris yang telah kami rangkum dari berbagai sumber. Sebelumnya perhatikan dua hal berikut saat akan menulis email.

Perhatikan hubungan Anda dengan penerima email

Saat menulis email selalu perhatikan hubungan Anda dengan penerima email. Hal ini penting untuk menentukan seperti apa tata bahasa Anda.

Hindari penggunaan kalimat yang tidak profesional

Untuk tetap menjaga kesopanan perhatikan kalimat yang Anda gunakan dalam email. Ingatlah bahwa komunikasi via email tidak seperti komunikasi lisan yang terbantu dengan gestur dan raut ekspresi wajah Anda. Pemilihan kata-kata harus dipertimbangkan matang-matang agar tidak menimbulkan maksud yang ambigu apalagi terkesan kasar.

Perhatikan isi email

Mengetahui dengan baik apa isi email Anda atau paham konsep email Anda akan membantu menentukan bagian penutup email.

Pastikan salam pembuka dan salam penutup berkaitan

Email yang baik akan memuat salam pembuka dan salam penutup yang berkesinambungan. Dalam artian saling terkait. Akan terlihat sangat aneh jika email Anda diawali salam pembuka “Dear” dan kemudian diakhiri dengan salam penutup “Adios”. Keduanya jelas tidak sepadan.

Selain tips di atas, perhatikan pula bagian-bagian yang biasanya ada pada penutup email berikut ini :

Bagian penutup

Seperti telah dijelaskan di atas, bagian ini harus sesuai dengan kepada siapa Anda mengirim email. Jika email Anda ditujukan pada teman dekat atau keluarga, Anda dapat menggunakan kalimat penutup yang santai. Namun jika email untuk urusan profesional seperti bisnis, maka wajib menggunakan kalimat yang resmi tentunya.

Nama lengkap

Pastikan menggunakan nama lengkap Anda di bagian penutup email. Hal ini berlaku saat Anda mengirimkan email untuk urusan resmi.

Nama perusahaan dan jabatan

Nama perusahaan dan jabatan Anda juga harus dituliskan saat bertukar pesan di email yang sifatnya resmi. Apalagi jika Anda berkomunikasi dengan orang di luar perusahaan Anda. Hal ini untuk memudahkan seseorang yang Anda hubungi paham posisi Anda di perusahaan dan wewenang Anda dalam hal tersebut.

Informasi kontak

Informasi kontak disini adalah nomor telepon Anda. Jika Anda memang merasa nyaman untuk dihubungi di nomor telepon pribadi untuk urusan di luar urusan pribadi, silahkan cantumkan nomor pribadi Anda. Namun jika tidak, Anda dapat menggunakan nomor telepon kantor untuk urusan yang sifatnya profesional agar si penerima email tahu kemana harus menghubungi Anda jika membutuhkan respon yang cepat.

Ada banyak cara untuk mengakhiri email dengan tetap menjaga kesopanan. Berikut ini beberapa salam penutup yang biasa digunakan dalam email yang sifatnya profesional.

Best wishes (semoga sukses).

Terkesan hangat tapi tidak terlalu santai. Salam penutup ini cocok untuk email yang sifatnya profesional. Namun pastikan sesuai dengan isi dan gaya bahasa email Anda. Maksudnya adalah terkadang kita terpaksa menuliskan hal-hal yang tidak menyenangkan pada email resmi, hal ini tentu tidak cocok jika menggunakan salam penutup seperti “best wishes” karena seakan kontradiktif.

Kind regards / Warm regards (salam hangat).

Salam yang ini lebih ramah dan hangat daripada sekedar “Regards”. Sangat tepat jika ingin menggunakannya dalam email yang resmi tapi tidak ingin terkesan menjaga jarak dengan si penerima pesan.

Regards / Best regards (salam).

Menggunakan salam ini berarti Anda menunjukkan bahawa Anda sedang memikirkan si penerima surat dengan niat dan perasaan yang sedang senang. Terlepas dari kemiripan maknanya dengan salam “best”, “regards” atau “best regards” terkesan lebih sedikit formal dan sering dimaksudkan untuk surat urusan bisnis dan pihak yang Anda tidak terlalu kenal. Untuk versi yang semiformalnya Anda dapat menggunakan “warm regards”.

Salam penutup ini seringkali digunakan untuk email resmi walaupun memberikan kesan yang berjarak. Jika ingin lebih ramah lagi, ada banyak versi dari “Regards” yang dapat Anda gunakan.

Sincerely / sincerely yours / yours sincerely (hormat kami).

Sincerely atau sincerely yours seringkali digunakan dalam surat yang formal. Tentunya untuk alasan yang baik. Salam penutup ini seakan kembali menegaskan maksud yang tulus dari si penulis surat atau email. Kalimat ini merupakan pilihan yang aman jika Anda tidak begitu mengenali si penerima pesan Anda karena dapat digunakan di situasi yang umum maupun resmi.

Jika Anda sedang menulis “cover letter” akan sangat pas jika menggunakan salam penutup “sincerely”. Salam penutup ini juga bisa digunakan untuk email namun sebenarnya akan memberikan kesan terlalu kaku dan resmi. Apalagi jika Anda mengenal akrab penerima email.

Thank you / thanks (terima kasih).

Jika Anda benar-benar ingin menunjukkan rasa terima kasih melalui email, Anda dapat menggunakan salam penutup yang satu ini. “Thanks atau “Thank you” akan memberikan kesan yang baik dan profesional pada seseorang. Hal yang perlu Anda ingat, seperti halnya salam “Thanks in advance” atau jika diterjemahkan yakni “terima kasih sebelumnya”, salam penutup “thanks” atau “thank you” akan memberikan kesan Anda berharap akan sesuatu pada si penerima email. Jika Anda memang tidak ingin terkesan menuntut dalam email Anda maka Anda bisa mempertimbangkan menggunakan salam penutup yang lain.

Best / All best / All the best (semoga yang terbaik)

Mengakhiri surat Anda dengan best, all best, all the best, ataupun best wishes mengindikasikan bahwa Anda mengharapkan si penerima surat hanya akan mendapatkan hal-hal yang baik di masa depan.

Meskipun salam penutup ini tidak terlalu resmi seperti hanya sincerely, namun masih bisa diterima dari segi kesopanan, resmi ataupun semiresmi, dan bahkan masih pantas untuk digunakan saat ditujukan ke rekan bisnis ataupun teman Anda.

Menurut Business Insider, salam penutup “best” adalah yang terbaik karena terkesan aman dan tidak ofensif untuk segala suasana. Pada saat yang sama jika Anda merasa salam ini terlalu biasa Anda mungkin bisa memilih “Best regards”.

Speak to you soon (Akan segera menghubungi Anda)

Variasi dari salam penutup ini adalah see you soon, talk to you later, dan looking forward to hearing from you. Ketiga kalimat tersebut maknanya sama, Anda menyatakan bahwa akan segera menghubungi kembali si penerima surat.

Salam penutup ini mengindikasikan bahwa Anda berharap akan melanjutkan komunikasi dengan si penerima pesan. Akan sangat efektif mengakhiri sebuah surat atau email dengan mengonfirmasi atau merencanakan tanggal yang spesifik untuk pertemuan tatap muka.

Walaupun kalimat ini dapat digunakan baik di situasi formal ataupun santai, namun lebih cocok di situasi formal. Pengecualian pada kalimat “talk to you later” yang memang kesannya lebih santai.

Penggunaan salam penutup tidak sembarang, tergantung kondisinya. Berikut contoh penerapannya :

Jika Anda belum mengenal penerima email Anda

Anda pasti sering berada dalam situasi seperti ini. Harus mengirim email pada seseorang yang Anda tidak kenal sama sekali bahkan belum pernah bertemu muka dengan seseorang tersebut. Hingga terkadang Anda bingung sendiri harus seperti apa mengucapkan selamat tinggal atau mengakhiri email Anda agar tidak menimbulkan kesan tidak sopan. Beberapa salam penutup di atas dapat Anda gunakan untuk situasi yang seperti ini yakni :

1. Yours faithfully
2. Yours sincerely
3. Yours truly
4. Yours very truly

Jika Anda telah mengenal penerima email Anda

Lain halnya jika Anda telah mengenal atau mengetahui dengan siapa Anda bertukar email. Namun begitu walaupun telah kenal atau bahkan akrab dengan si penerima email bukan berarti Anda melupakan adab kesopanan saat berkirim email. Beberapa salam penutup berikut dapat Anda pakai jika Anda mengenal si penerima email.

1. Best regards
2. Best
3. Looking forward to hearing from you
4. Best wishes
5. Yours sincerely

Selain itu ada beberapa salam penutup yang harus Anda hindari saat menulis email yang sifatnya resmi. Beberapa salam penutup ini hanya bisa Anda gunakan untuk email yang ditujukan ke teman dekat atau keluarga dan untuk urusan yang tidak resmi, yakni :

1. Later (sampai nanti)
2. Cheers (selamat tinggal atau terima kasih)
3. Talk to you later (sampai nanti)
4. Peace (salam damai)
5. Take care (jaga diri)
6. Love (sayang)
7. Adios (selamat tinggal)
8. See you around (sampai nanti)

Dengan membaca salam penutup di atas saja mengindikasikan betapa santainya isi email Anda. Itulah mengapa salam penutup di atas tidak disarankan penggunaannya pada email yang sifatnya profesional demi menjaga kesopanan.

Pada dasarnya dari semua contoh salam penutup yang ada di atas, yang paling sering digunakan adalah ucapan “Thank you” atau “terima kasih”. Hal ini menunjukkan bahwa Anda sangat menghargai si penerima email. Kontribusi si penerima email yang berusaha Anda hargai dalam hal ini.

Seringkali Anda mungkin harus mengirim email untuk melamar suatu pekerjaan. Untuk mengakhiri email tersebut juga dapat menggunakan “Thank you”. Hal ini penting karena mengetahui cara mengatakan selamat tinggal atau mengakhiri email lamaran kerja Anda akan menjadi nilai tersendiri bagi Anda dihadapan pemberi kerja.

Ingatlah bahwa seperti halnya surat konvensional yang dimulai dengan salam pembuka dan penutup, email juga harus seperti itu. Meskipun sifatnya yang cepat dan ringkas, bukan berarti Anda tidak mementingkan perasaan si penerima email saat membaca pesan Anda. Tetaplah jaga kesopanan dengan menghargai perasaan si penerima pesan Anda.