Percakapan Telepon : Menjawab Telepon di Kantor

Apakah anda bekerja di perusahaan multinasional yang mewajibkan anda untuk bisa berbahasa Inggris? Sekarang ini banyak sekali perusahaan di Indonesia yang mewajibkan pekerja di tempatnya bisa berbahasa inggris karena mungkin mereka seringkali berkomunikasi dengan orang asing atau seringkali bekerja sama dengan perusahaan dari luar negeri sehingga diwajibkan untuk bisa berkomunikasi menggunakan bahasa inggris. Oleh karena itu mengapa sangat penting anda harus bisa berbahasa Inggris jika bekerja di perusahaan yang sudah kami sampaikan tadi.

Pada kesempatan kali ini kami akan mengajak anda untuk belajar menjawab telepon di kantor anda menggunakan Bahasa Inggris. Anda mungkin saja tiba-tiba menerima telepon dari client yang berasal dari luar negeri sehingga anda harus siap dengan Bahasa Inggris. Pada kesempatan kali ini kami akan memberikan informasi penting kepada anda mengenai contoh beberapa percakapan telepon : menjawab telepon di kantor.

Beberapa hal penting yang harus diperhatikan sebelum menjawab telepon

Sebelum memberikan anda informasi mengenai contoh percakapan Bahasa Inggris, maka pada kesempatan kali ini kami akan memberikan kepada anda informasi mengenai beberapa hal penting yang harus anda perhatikan sebelum anda menjawab telepon di kantor anda. Berikut adalah beberapa hal penting yang harus anda perhatikan tersebut :

1. Don’t let someone wait too long (Jangan membiarkan seseorang menunggu terlalu lama)

Hal pertama yang harus anda perhatikan ketika anda ingin menjawab telepon di kantor atau di tempat kerja anda adalah jangan sampai anda membiarkan seseorang menunggu terlalu lama jawaban telepon. Ketika anda mendengar telepon berdering maka segeralah angkat jika memang tidak ada yang sedang anda lakukan.Coba bayangkan saja bagaimana perasaan anda ketika anda menelpon sebuah perusahaan atau kantor misalnya kemudian tidak ada jawaban dari mereka dan bahkan responnya sangat lama. Pasti hal seperti itu akan sangat mengganggu anda bukan?

2. Don’t let the phone ring too long (Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama)

Hal kedua yang harus anda perhatikan ketika anda akan mengangkat telepon adalah jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. Sama seperti halnya yang sudah kami bahas di atas tadi ya. Jika anda sedang tidak sibuk, ketika telepon di kantor anda berdering maka segeralah mengangkat telepon itu dan jangan sampai membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali ya. Pastikan anda membuat kesan kepada orang yang menelpon bahwa tempat anda bekerja sangatlah responsif.

3. Must smile when answer telephone (Tetap tersenyum ketika menjawab telepon)

Hal ketiga yang harus anda perhatikan ketika anda menjawab telepon adalah tetaplah tersenyum dan ramah ketika menjawab telepon. Walau mungkin orang yang ada di seberang tidak bisa melihat kita tersenyum, namun itu terdengar dari nada bicara kita. Jika kita menjawab telepon dengan ramah, sopan, dan lembut pasti orang yang berbicara dengan kita akan merasa dihargai. So, mulai saat ini walau mungkin keadaan anda sedang tidak enak atau sedang buruk, tetap saja anda harus menjawab telepon di kantor anda dengan baik dan juga dengan ramah ya. Jangan sampai reputasi anda jelek di kantor hanya karena anda menjawab telepon dengan emosi.

4. Mention name when you answer the phone (Sebutkan nama ketika menjawab telepon)

Hal keempat yang harus anda perhatikan ketika anda menjawab telepon di kantor anda, anda harus menyebutkan nama anda ketika anda menjawab mereka sehingga mereka tahu mereka sedang berbicara dengan siapa dan mereka bisa memanggil anda dengan sopan juga. Hal yang satu ini sangatlah sepele namun masih sering diabaikan oleh orang-orang. Jadi mulai sekarang jangan sampai lupa ya untuk menyebutkan nama ketika anda menjawab telepon.

Contoh percakapan telepon di kantor dalam Bahasa Inggris

Setelah memberikan informasi kepada anda mengenai bagaimana etika atau beberapa hal yang harus anda perhatikan sebelum menjawab telepon, pada kesempatan kali ini kami juga akan memberikan contoh percakapan telepon di kantor dalam Bahasa Inggris sehingga anda bisa menggunakan contoh ini ketika menjawab telepon di kantor. Tak usah menunggu lama, berikut ini adalah beberapa percakapan telepon kantor dalam Bahasa Inggris dan artinya untuk anda :

Example 1 (Contoh 1)

Berikut adalah contoh percakapan pertama dalam menjawab telepon di kantor menggunakan Bahasa Inggris.

A : Good Morning (Selamat pagi)

B : Good Morning, Megatama Corporation. My name is Rika, can I help you? (Selamat pagi, Perusahaan Megatama. Nama saya Rika, ada yang bisa saya bantu?)

A : Hello Mrs. Rika, I’d like to speak to Mrs. Angel please (Halo Bu Rika. Saya ingin berbicara dengan Ibu Angel)

B : Mrs. Rika is in a meeting with the client. Who’s calling please Mr? (Bu Rika sedang melakukan rapat dengan klien. Siapa yang menelpon ya pak?)

A : My name is Mr. Michael from Nusantara Company. Do you know what time she will finish the meeting? (Nama saya adalah Michael dari Perusahaan Nusantara. Apakah anda tahu kapan dia akan selesai melakukan rapat?)

B : I think the meeting will be over in 1 hour Mr. Michael. Anything I can do for you Mr? (Saya pkir rapatnya akan selesai dalam 1 jam Pak Michael. Apakah ada hal yang bisa saya lakukan untuk anda pak?)

A : Okay, thanks for the information. But, could you tell Mrs.Angel to call me back when her meeting is over? (Baik, terima kasih atas informasinya. Tapi, dapatkah anda memberitahu Bu Angel untuk menelpon saya kembali ketika rapatnya sudah selesai?)

B : Right sir. May I have your phone number? (Baik pak, bisakah saya meminta nomor telepon anda?)

A : Sure, my phone number is 0833456213. Mrs Angel know my number (Tentu saja, nomor teleponku adalah 0833456213. Bu Angel tahu nomor saya)

B : Thank you Mr. Michael. I will tell Mrs. Angel soon after she has finished her meeting. Please wait Sir (Terima kasih Pak Michael. Saya akan memberi tahu Bu Angel setelah beliau menyelesaikan rapatnya. Mohon menunggu pak)

A : Thanks for your help Mr. Rika. Goodbye (Terima kasih atas bantuan anda Bu Rika. Selamat tinggal)

B : My pleasure, Goodbye Mr Michael (Dengan senang hati, selama tinggal Pak Michael)

Example 2  (Contoh 2)

Berikut adalah contoh percakapan pertama dalam menjawab telepon di kantor menggunakan Bahasa Inggris.

C : Hello, Jaya Company is here (Halo, Perusahaan Jaya disini)

D : Hello, My name is Yora. I would like to ask if Jaya Company is currently opening job vacancies for graphic desaigner positions? (Halo, nama saya Yora. Saya ingin bertanya apakah saat ini Perusahaan Jaya sedang membuka lowongan pekerjaan untuk posisi desainer grafis?)

C : Hello Yora, my name is Ana. That’s right, we are currently opening job vacancies. Is there anything I can help for you?  (Halo Yora, nama saya Ana. Memang benar, saat ini kami sedang membuka lowongan pekerjaan. Apakah ada yang bisa saya bantu?)

D : I intend to apply for a job at Jaya Company. However, I encountered a problem when I wanted to acces the Jaya Company website to see what the requirements were, I couldn’t acces it. Can you help me? (Saya tertarik untuk melamar pekerjaan di Perusahaan Jaya. Sayangnya, saya mengalami sebuah masalah ketika saya mencoba mengakses website Perusahaan Jaya untuk melihat apa saja persyaratannya, saya tidak bisa mengaksesnya. Bisakah anda membantu saya?)

C : Okay, sorry for the problem you experinced because in this morning our website was doing maintenance so it might not be accessible. Maybe you can try to access it now (Baik, mohon maaf atas masalah yang anda alami karena pagi ini website kami sedang mengalami maintenance sehinigga tidak bisa diakses. Mungkin anda bisa mencoba mengaksesnya sekarang)

D : Okay, I will try to access the website (Baik, saya akan mencoba untuk mengakses websitenya)

C : Please try to access it. Can you access it? (Tolong coba untuk mengaksesnya. Bagaimana, apakah anda bisa mengaksesnya?)

D : Already can, thanks for the information Mrs Ana (Sudah bisa, terima kasih atas informasinya Bu Ana)

C : My pleasure Mrs. Yora. For additional nformation, that information about job vacancies Jaya Company you can also access it on our company social media such as instagram or twitter (Dengan senang hati Bu Yora. Untuk informasi tambahan, informasi mengenai lowongan pekerjaan Perusahaan Jaya bisa anda akses juga di akun media sosial perusahaan Jaya di instagram atau twitter)

D : Okay, thanks for the information (Baik, terima kasih atas informasinya)

Example 3  (Contoh 3)

Berikut adalah contoh percakapan pertama dalam menjawab telepon di kantor menggunakan Bahasa Inggris.

E : Good morning, Jaya Minanto here. Is there anything I can help you? (Selamat pagi, Jaya Minanto disini. Apakah ada yang bisa saya bantu?)

F : Hello, good morning. My name is Adam Santosa from Karya Sakti Company. Can I make an appointment with Mr. Haryanto on Friday at 2pm? (Halo, selamat pagi. Nama saya Adam Santosa dari Perusahaan Karya Sakti. Bisakah saya membuat janji temu dengan Pak Haryanto pada hari jumat jam 2 siang?)

E : Okay, let me to connect with Mr. Haryanto (Baik, saya akan sambungkan dengan Mr Pak Haryanto terlebih dulu)

G : Haryanto is here, Hello Mr Adam. Nice to hear your voice (Haryanto disini. Halo Pak Adam, senang bisa mendengar suara anda)

F : Hello Mr Haryanto, nice to hear your voice too. Can we meet on Friday at 2 pm to talk about the latest project? (Halo Pak Haryanto, senang juga bisa mendengar suara anda. Bisakah kita bertemu di hari Jumat pada jam 2 siang untuk membicarakan proyek terbaru?)

G : Okay, let’s meet at 2pm Friday at Ninecloud café (Baik, mari bertemu pada hari Jumat jam 2 siang di Ninecloud café)

F : Thank you for waving the time Mr. Haryanto, see you at Friday! (Terima kasih telah meluangkan waktunya Pak Haryanto. Sampai bertemu di hari Jumat!)

G : Thank you Mr. Adam! (Terima kasih pak Adam)

F : Thank you Mr. Jaya, I’ve spoken directly with Mr Haryanto (Terima kasih Pak Jaya, saya sudah berbicara langsung dengan Pak Haryanto)

E : My pleasure Mr Adam (Dengan senang hati Pak adam)

Itu tadi beberapa informasi yang bisa kami sampaikan kepada anda mengenai contoh beberapa percakapan telepon : menjawab telepon di kantor. Sekarang anda sudah bisa menjawab telepon di kantor menggunakan bahasa inggris kan? Semoga artikel ini berguna bagi anda!