Petunjuk Menulis Surat Rekomendasi / Referensi dalam Bahasa Inggris

Surat rekomendasi adalah surat yang berisikan fakta-fakta yang akurat dan jelas mengenai seseorang yang memegang surat ini. Pada umumnya, surat ini dibuat oleh pimpinan atau pejabat instansi yang bersangkutan atas permintaan dari orang tersebut.  Dengan memegang surat rekomendasi ini, urusan administrasi dapat berjalan lebih lancar.

Artikel kita kali ini akan membahas bagaimana cara membuat surat rekomendasi untuk siswa atau mahasiswa dalam Bahasa Inggris. Surat rekomendasi menggunakan Bahasa Inggris sangat berguna manakala kita ingin melanjutkan sekolah ke luar negeri maupun merekomendasikan seseorang di sekolah atau universitas untuk menerima beasiswa berskala nasional dan internasional.

Langkah-langkah menulis surat rekomendasi atau surat referensi (steps to write a recommendation or reference letter):

1. Sesuaikan surat dengan orang/instansi yang dituju

Setelah mendapat informasi mengenai siswa atau mahasiswa yang meminta surat rekomendasi, kita dapat mulai menulis surat rekomendasi. Kita harus menyesuaikan surat dengan orang atau instansi yang kita tuju dan cantumkan tanggal pembuatan surat.

Contoh:

Palu, November 23, 2020

Hartati Sukmajaya, S.Pd., M.Hum
Dean of Teacher Training and Education Faculty
Tadulako University

(Palu, 23 November 2020

Hartati Sukmajaya, S.Pd., M.Hum
Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Tadulako)

2. Perkenalkan diri dan kualifikasi yang kita miliki

Sebagai seseorang yang memiliki wewenang, memperkenalkan diri pada orang yang kita tuju dalam surat resmi seperti surat rekomendasi haruslah dilakukan dengan baik dan benar. Perkenalkan diri kita dan kualifikasi seperti apa yang kita miliki. Misalnya, kita adalah guru Matematika dan mengajar di kelas siswa yang kita akan bantu.

Contoh:

I am writing this letter of reference based on the request made by Hanifa Safira, one of my students who will be applying in your faculty on next year’s term. First thing first, my name is Santi Ariyanti and I am one of the English teachers at SMA Negeri 1 Palu and also the homeroom teacher at Hanifa’s class since grade 11.

(Saya menulis surat referensi ini berdasarkan permintaan yang dibuat oleh Hanifa Safira, salah satu murid saya yang akan mendaftar masuk di fakultas Anda pada tahun ajaran yang akan datang. Pertama-tama, nama saya Santi Ariyatni dan saya adalah salah satu guru Bahasa Inggris di SMA Negeri 1 Palu dan juga wali di kelas Hanifa sejak kelas 11.)

3. Tuliskan hubungan akademik dengan siswa/mahasiswa yang membutuhkan surat rekomendasi

Langkah keempat yang harus kita perhatikan dalam membuat surat rekomendasi adalah menjabarkan hubungan kita secara akademik dengan siswa/mahasiswa tersebut.

Contoh:

Because of my capacity as her homeroom teacher, I have known Hanifa for 2 years and from what I observed, Hanifa is a very dilligent student. Her academic achievements are superior yet she’s still humble and likes to help others. She is also a confident student; if she made a mistake, she’s never getting upset. Instead, she shows a great spirit to learn more dilligently.

(Karena kapasitas saya sebagai wali kelasnya, saya sudah mengenal Hanifa selama 2 tahun dan dari yang saya amati,Hanifa adalah murid yang sangat rajin. Prestasi akademiknya luar biasa, namun dia tetap rendah hati dan senang membantu orang lain. Dia juga merupakan siswa yang percaya diri; jika membuat kesalahan,dia tidak pernah kecewa. Malahan, dia menunjukkan semangat yang besar untuk belajar lebih rajin lagi.)

4. Pertegas kemampuan/kelebihan yang dimiliki siswa atau mahasiswa yang membutuhkan surat rekomendasi dari kita

Mempertegas atau menunjukkan kelebihan yang mereka dimiliki dapat menjadi referensi dan petunjuk bagi orang yang kita tuju dalam tugas. Hindari mempertegas hal yang kurang baik atau negatif dalam surat.

Contoh:

Since grade 11, Hanifa showed me a great passion to become a teacher, particularly a Mathematics teacher. She likes to teach her classmates everything she knows about Mathematics And, based on the number of reports I have received from her parents, Hanifa also likes to teach Mathematics to her younger brothers at home.

(Sejak kelas 11, Hanifa menunjukkan pada saya minat yang besar untuk menjadi seorang guru, terutama guru Matematika. Dia senang mengajari teman-teman sekelasnya semua yang diketahuinya tentang Matematika. Dan, berdasarkan sejumlah laporan yang saya terima dari kedua orangtuanya, Hanifa juga senang mengajari kedua adik lelakinya Matematika di rumah.)

5. Tutup surat rekomendasi dengan beberapa informasi tambahan dan salam penutup

Informasi tambahan yang dimaksud dapat berupa kita yang akan terus memberikan dukungan terhadap mahasiswa atau siswa yang bersangkutan, serta kontak kita yang dapat dihubungi. Akhiri surat dengan salam penutup dan tanda tangan serta nama terang kita selaku pemberi surat.

Contoh:

I believe that under your and other lecturers’ guidance, Hanifa can be a great teacher after enrolling in your faculty, that is the ultimate reason I recommend her. If you need additional information about Hanifa in the future, you can contact me at 0812-3124-7879 or via my email address at santiariyanti11@gmail.com. Thank you so much for your time reading this letter of recommendation for my student.

(Saya percaya di bawah bimbingan Anda dan para dosen yang lain, Hanifa akan bisa menjadi guru yang hebat setelah belajar di fakultas Anda, itulah alasan utama saya merekomendasikan dirinya. Jika suatu hari nanti Anda memerlukan informasi tambahan mengenai Hanifa, Anda dapat mengontak nomor saya 0812-3124-7879 atau melalui alamat surel saya di santiariyanti11@gmail.com. Terimakasih banyak sudah meluangkan waktu Anda membaca surat rekomendasi siswa saya ini.)

Itulah tahapan-tahapan dalam membuat surat rekomendasi untuk siswa menggunakan Bahasa Inggris. Semoga topik dalam artikel ini dapat menjadi bantuan yang bermanfaat bagi teman-teman di mana saja berada.