Tip Menulis Surat Formal & Informal dalam Bahasa Inggris

Surat sering kita gunakan dalam lingkup pekerjaan dan bisnis. Surat sering digunakan untuk berkomunikasi dengan klien, rekan kerja, saudara, keluarga, dan sebagainya. Cara berkirim surat sendiri di era sekarang lebih sering menggunakan email kecuali untuk case tertentu surat dalam bentuk fisik masih digunakan. Misalkan untuk undangan atau pemberitahuan resmi dari suatu badan, perusahaan, atau instansi ke badan, perusahaan, atau instansi yang lain.

Tidak menutup kemungkinan suatu saat anda harus menulis surat dalam bahasa Inggris. Ketika menulis surat anda harus memahami konsep surat “informal” dan surat “formal”. Baik isi, tujuan, maupun penerima masing-masing bentuk surat tersebut akan berbeda.

1. Perbedaan Surat Formal dan Informal

Surat informal biasanya adalah surat yang ditujukan untuk kolega dalam konteks di luar pekerjaan atau di luar urusan resmi, kepada teman, saudara atau keluarga bahkan kepada orang tua. Bentuk surat informal biasanya terkesan santai, dengan topik yang tidak terlalu serius serta resmi.

• Contractions

Surat informal biasanya menggunakan “contractions” seperti shouldn’t, wouldn’t, isn’t, don’t, didn’t, hasn’t, haven’t, can’t dan seterusnya. Sebaliknya dalam surat formal hampir tidak pernah menggunakan “contractions” namun kata tersebut ditulis dengan lengkap untuk menambah kesan formal atau resmi seperti : should not, would no, is not, do not, did no, has not, have not, can not, dan seterusnya.

• Idiom

Dalam surat informal seringkali menggunakan bahasa ungkapan atau idiom. Contoh idiom dalam bahasa Inggris sendiri adalah sebagai berikut :

 I’ve been very under the weather lately à I’ve been very sick

The test was as easy as pie à The test was so easy

He should stop bad-mouthing us à He should stop talking bad about us

Idiom dan contradictions seperti contoh di atas dapat digunakan dalam surat informal. Namun sebaliknya pada surat formal idiom tidak boleh digunakan apalagi jika surat anda ditujukan kepada lembaga, perusahaan, atau instansi resmi dan dalam konteks profesional.

• Phrasal verbs (kata kerja phrasal)

Hal lain yang digunakan dalam menulis surat informal adalah “phrasal verbs”. Kata kerja ini merupakan kata kerja yang diikuti oleh preposisi (kata imbuhan) seperti : find out, go up, left out, etc.

I find out that she buy me a shoes (kata “find out” dapat diganti dengan “discover” untuk digunakan pada surat formal atau resmi)

The price gone up like crazy (kata “go up” dapat diganti dengan “increase” untuk digunakan pada surat formal atau resmi)

• Imperative

Imperative adalah bentuk kalimat perintah yang biasanya di awali dengan verbs (kata kerja). Surat informal dapat menggunakan bentuk kalimat ini.

Contohnya sebagai berikut :

Help you parents more

Don’t say that vile words

Do your homework

Go to university and get your degree

Send it soon

Give me more of the details

Kalimat imperative sering kita gunakan dalam surat informal baik untuk orang tua atau kepada teman. Misalnya saudara anda akan memberikan sesuatu melalui paket, lalu anda memintanya untuk membelikan segera. Anda akan berkata : Send me those soon, I’d like to wear it for prom.

Pada surat formal sebaiknya kita menghindari kalimat imperative (kalimat perintah). Sebaliknya dalam surat informal akan digunakan kalimat yang lebih kompleks dan resmi seperti contoh di bawah ini :

You may sent it at your earliest convenience

Kata seperti may, could, would, should lebih sering kita temui dalam surat formal dibandingkan dengan kata can, want.

2. Kata yang Digunakan

Pada surat informal anda dapat menggunakan kata very, really, totally, absolutely dan sebagainya. Namun pada surat formal biasanya kata tersebut akan diganti dengan kata strongly. Contoh penggunannya sebagai berikut:

Informal: I really recommended the book

Formal: I strongly recommended the book

Keduanya memiliki makna yang sama namun dengan kesan yang cukup berbeda, dimana kata “strongly” lebih terdengar formal.

Selain itu dalam surat informal untuk menghubungkan satu paragrad dengan yang lain seringkali digunakan “to top it all off atau on top of it all” sedangkan pada surat formal biasanya digunakan furthermore, moreover, and, alsoI dan sebagainya.

Contoh :

Informal: to top it all of the book is great

Formal: Furthermore the book is great

Dalam penulisan surat formal harus dihindari diantaranya sebagai berikut  :

• Penggunaan kata singkatan seperti “tv, etc, rip dan seterusnya. Sebaliknya kata singkatan dapat digunakan pada surat informal.
• Penggunaan tanda seru
• Penggunaan kata a lot lebih baik menggunakan kata much atau many
• Menggunakan kata non-latin dan kata umum yang sering digunakan misalnya smart dapat diganti menjadi intelligent.

3. Hal yang harus diperhatikan pada surat formal

Dalam surat formal ada beberapa hal yang harus kita perhatikan, karena konteksnya yang lebih kompleks dibandingkan dengan surat informal. Surat formal erat kaitannya dengan pekerjaan dan bisnis anda.

Oleh karena itu ketika menulis surat formal perhatikan hal berikut:

• Tulislah minimal 150 kata
• Tidak usah menulis alamat dalam badan surat
• Awali surat anda dengan kalimat “Dear Sir or Madam” atau kepada siapa anda tujukan surat tersebut
• Diskripsikan maksud anda secara spesifik dan hal penting dalam surat yang anda sampaikan
• Perkenalkan diri anda secara singkat
• Surat informal harus jelas dan langsung kepada inti surat
• Untuk mengakhiri surat formal anda dapat menggunakan kalimat berikut :

I appreciate your assistance in this matter

Best regards,

Sincerely

(Nama Anda)

Demikian artikel tentang bagaimana menulis surat dalam bahasa Inggris yang baik dan benar. Anda perlu memperhatikan surat anda yang berbentuk formal, karena bahasa yang digunakan harus tepat. Selamat mencoba!