Writing Tip: Cara Menulis E-Mail Bisnis Formal dalam Bahasa Inggris

From: sender.name@mail.com¹

To: recipient.name@mail.com

Subject: Business Introduction

Attachments: Catalogue. (1.1 Mb)

Dear Ms. Recipient;²

I would like to introduce Our Company Decorate-Yours that specializes in the business of providing artworks and decoration services to various office rooms. We have been specializing in this business since last fifteen years and our client list includes the well-known enterprises.³

We not only provide decoration and artworks, but also as a long-term consulting partner as our motto said. ‘We design as what you think⁴. Our clients have been satisfied by our service and we have never received a single complaint since the inception of the business. It would be a great honor to have business with you and that will add another reputed organization in our client list.

I would be highly grateful if you consider us for providing decoration and artworks. I am also attaching a catalog file stating our masterpieces. In case of any further query you can mail us or call us at 021-7393232.⁵

With many thanks and best wishes,⁶

Sender Name

General Manager

Decorate-yours.

Menulis surel adalah salah satu kebiasaan kita sehari-hari baik untuk teman, orang tua, kolega dan rekan bisnis. Pesan lewat surel saat ini masih dianggap sebagai cara yang paling formal untuk berkenalan dan bekerjasama dengan rekan baru.

Contoh surat diatas adalah contoh surel semi-formal yang biasa digunakan untuk kepentingan bisnis (professional purpose). Kita akan mempelajari bagaimana membuat surel profesional dengan baik dan benar.

1. Headers

Headers adalah bagian awal dari surat elektronik yang isinya meliputi: (a) From/nama pengirim, (b) To/ nama penerima, (c) Subject/judul, (d) Attachment/ tautan.

Biasanya susunan headers dalam sebuah surat elektronik dapat berupa seperti berikut:

from:	Sender Name<sender.name@mail.com>
to:	Recipient Name <recipient.name@mail.com>
date:	1 February 2018 at 15:00.
subject:	Business Introduction

2. Greeting

Dalam menulis surat ada ungkapan-ungkapan dan ekspresi yang digunakan seperti:

*Formal*	*Semi-formal.*
To whom it may concern.	Hi..(name)
Dear..(name)	Good morning..(name)
Dear..(title)(name)	My friend (name)

3. Introducing yourself/company

Pada bagian ini kalian bisa memperkenalkan diri atau perusahaan kalian serta bidang usaha yang digeluti. Usahakan agar kalian menulis secara jelas dan detail maksud dan tujuan surel disini karena pembaca akan menilai apakah surel ini strategis atau tidak. Jika gamang, kemungkinan surel kalian akan diabaikan.

Berikut adalah ekspresi dan ungkapan untuk memperkenalkan diri atau perusahaan.

It’s such an honor for me to introduce my company ‘
I hereby introduce myself/company…

Pada saat mengenalkan diri usahakan tidak bertele-tele atau terlalu berlebihan. Cukup ungkapkan nama, berapa lama perusahaan telah berjalan dan satu atau dua perusahaan-perusahaan yang telah menjalin kerja sama dengan anda.

4. Uniqueness

Setelah mengenalkan diri, sangat tepat untuk menyebut keunikan yang ada pada perusahaan. Seperti contoh diatas, perusahaan Mr. Johnson tidak hanya menyediakan jasa saja, tetapi ada consulting purna jual.

Ada ekspresi yang bisa digunakan selain contoh diatas:

It’s always be our pleasure to not only giving you our fancy service but our free consulting aftersales.
We are not only providing modern decoration and artworks; we also compound modernity and local wisdom to preserve cultural heritage.

5. Ending

Ketika ingin membuat bagian penutup, beritahukan apa yang anda ingin mereka lakukan.

Berikut ini adalah ekspresi dan ungkapan jika anda ingin mereka membalas pesan anda:

“I look forward to hearing from you.” (formal)
“Looking forward to hearing from you.” (less formal)
“I look forward to your reply.” (formal)
“Hope to hear from you soon.” (informal)

Jika kalian rasa mereka harus tau lebih mengenai anda, ekspresi dibawah ini bisa membantu:

“Do not hesitate to contact me if you need any assistance.” (formal)
“Let me know if you need anything else.” (informal)

6. Closing

Jika salam diatas dengan nuansa formal, maka penutup juga formal. Dibawah adalah contoh penutup lainnya:

“Sincerely” (formal)
“Kind/Best/Warm regards” (less formal)
“All the best”
“Best”
“See you (soon)”
“Take care”
“Bye (for now)”

Things to note

Dalam bersurat-suratan harus diperhatikan aspek-aspek berikut ini:

Gunakan kalimat yang singkat dan to-the-point untuk menghindari estetika dari surel yaitu pendek dan fokus ke satu topik.
Kata-kata formal tidak selalu identik dengan kosakata yang rumit, gunakan kosakata yang simpel tanpa harus berkesan sulit dipahami. Karena fungsinya sebagai marketing, friendly-read harus diutamakan.
Salah satu aspek penting dalam surel bisnis adalah aspek profesionalisme. Pastikan penggunaan grammar yang tepat dan punctuation yang tepat juga agar aspek itu tetap terjaga.
Gunakan nuansa (tone) secara konsisten. Mungkin di beberapa bagian terlihat formal tiba-tiba berubah jadi informal. Inkonsistensi ini menunjukan kekurangan dalam
Berikan tautan (Attachment) untuk menunjukan barang/jasa yang anda tawarkan. Berikanlah dua atau tiga tautan supaya pembaca tidak merasa ‘ah kebanyakan banget’.
Gunakan jenis huruf Times New Roman atau Calibri dengan ukuran huruf 12 untuk menguatkan aspek profesionalisme.