sederet.com
Online Indonesian - English Dictionary
Sederet.com
separator

Etika Berkomunikasi Melalui E-mail

Basic E-mail Etiquette

Untuk keperluan di kampus, komunikasi dari hari ke hari kemungkinan besar akan dilakukan melalui email atau electronic mail. Perkembangan teknologi yang semakin maju ikut memudahkan urusan kita dalam urusan berkomunikasi, contohnya dalam surat-menyurat melalui email ini.

Namun, bukan berarti kemudahan ini boleh mengalihkan kita dari aturan teknis yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunikasi melalui email.

Yang perlu diingat dalam berkirim surat melalui email adalah, kita harus benar-benar memperhatikan efek yang didapat penerima pesan setelah membaca email dari kita.

Dalam menulis email, kita harus untuk menampilkan ucapan dan sikap yang baik dalam bentuk tulisan. Semakin jauh relasi kita dengan penerima pesan, maka bahasa yang digunakan harus lebih formal. Dengan kata lain, kita harus memperhatikan etika dalam mengirimkan pesan melalui email.

Tanpa menerapkan etika berkirim email, kita bisa saja tanpa sengaja menampilkan kesan yang buruk di hadapan pembaca pesan. Akibatnya, tujuan kita mengirim email tersebut tidak tercapai dan reputasi diri bisa tercoreng.

Bisa dikatakan, berkomunikasi melalui email bukan hanya soal menyampaikan pesan; namun juga upaya untuk memberikan kesan yang baik.

Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas aturan yang berlaku dalam berkomunikasi melalui email menggunakan bahasa Inggris; khususnya untuk kepentingan akademis atau yang berhubungan dengan universitas.

Pertama-tama, tentunya kita harus memiliki akun email yang sudah terdaftar terlebih dahulu.

Akan lebih baik bila kita menggunakan email dengan domain dari tempat studi kita pula jika hendak mengirim email pada orang-orang yang ada di sana, agar pesan kita tidak masuk ke folder spam.

Pastikan juga untuk menggunakan alamat email yang sesuai dengan nama asli dan tidak dibuat-buat; contohnya adamlevine@ecampus.ac.id atau sastrodian@ui.edu.id, dan sebagainya.

Etika Umum Berkomunikasi Lewat E-mail

Adapun aturan yang berlaku dalam berkomunikasi melalui email antara lain:

  1. Gunakan subject atau judul pesan yang singkat, jelas, relevan dan dapat menarik perhatian penerima pesan saat membuka kotak masuknya; contoh: Request for reference letter (permohonan surat referensi), Apologies for absence from additional class (permohonan maaf atas ketidak hadiran dalam kelas tambahan), dan sebagainya.
  2. Awali email dengan salam yang formal, dengan menyebut gelar serta nama belakang dari penerima pesan untuk email formal. Contohnya: Dear Professor Mandrake, Dear Dr Johnson, Dear Ms Tan, dan sebagainya.
  3. Tulis pesan dalam paragraf yang baik, dan pisahkan antar paragraf dengan spasi.
  4. Gunakan subheading, bullet & numbering bila diperlukan, untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi pesan.
  5. Tampilkan rasa hormat dalam kalimat yang dituliskan, seperti memilih penggunaan modal verbcould” dan “would” yang terkesan lebih halus daripada “can” dan “will”. Contohnya, katakan “Would it be possible to be excused from Friday’s tutorial?” sebagai pengganti “I will not be coming to class next Friday.” Jangan lupa untuk selalu menambahkan “please” dan “thank you” dalam pesan.
  6. Gunakan kalimat efektif dan perhatikan panjang isi pesan, usahakan untuk tidak mengirimkan pesan yang terlalu panjang. Bila memungkinkan, buat agar pesan terbaca seluruhnya dalam satu tampilan layar.
  7. Pilih penutup yang tepat. Untuk email formal, yang lebih sering digunakan adalah “Regards” atau “Best regards”, bukan “Yours sincerely” atau “Yours faithfully”.
  8. Hindari topik pembicaraan yang tabu atau tidak sepantasnya, semisal uang atau agama. Meminjam uang atau mengundang ke acara keagamaan pada pengajar melalui email adalah hal yang kurang patut dilakukan.
  9. Hindari penggunaan contraction words (singkatan), slang (bahasa gaul), dan bahasa informal dalam penulisan email.
  10. Selalu cek dan baca ulang email yang sudah diketik sebelum mengirimkannya untuk menghindari adanya kesalahan penulisan atau yang lainnya.

Penulisan yg Tidak Baik

Sebelum belajar menuliskan email formal yang baik dan benar, mari simak contoh email dari seorang mahasiswa kepada pihak kampus untuk menggunakan fasilitas fakultas berikut ini :

To: adamsmith@ecampus.ac.id
Subject: Career Fair

Hi Adam,I’m a Law student from the campus’ Careers Club, organizing a career fair next month.The committee was wondering if we could use the corridor outside the EC laboratory for the booths we’ll be putting up, bc it looks lit as a spot for us to use.

Let me know as soon as possible if this is OK?

 

Awaiting for your support,

Justin

Dapatkah kalian menemukan kejanggalan dalam email tersebut?

Kesalahan yang terletak dalam email di atas adalah cara penulisan pesan yang kurang pantas bila ditujukan pada pihak yang berwenang, yang seharusnya menggunakan bahasa formal. Adapun rincian kesalahannya adalah sebagai berikut:

  • Pemilihan subject yang kurang jelas; ada apa dengan Career Fair?
  • Penggunaan salam pembuka yang kurang tepat: Hi Adam
  • Penggunaan singkatan: I’m, we’ll, bc
  • Kalimat yang kurang lengkap/tidak baku: (I am) Awaiting for your support
  • Penggunaan tanda baca yang kurang tepat: Let me know as soon as possible if this is OK?
  • Penggunaan kata tidak baku: it looks lit
  • Tidak ada ucapan terima kasih/penghargaan
  • Pemilihan kalimat yang kurang sopan
  • Tanda tangan yang kurang tepat (tanpa menuliskan nama belakang)

Penulisan yang Baik

Adapun bentuk penulisan email yang baik dan benar adalah seperti di bawah ini:

To: adamsmith@ecampus.ac.id
Subject: Request for permission to use ECL FoyerDear Prof Smith,I am a Law student involved in organizing this year’s career fair for Law students. This will take place on 25 April. We would like to use the foyer outside EC laboratory.It is an ideal location for the fair for these reasons:

1. This place is quite large to take the number of booths we are planning for.
2. Traffic is heavy for the fair to get maximum exposure and attention.

Hence, we would appreciate it if you could let use the location. If you think that it is possible, I will send the official request letter to you.

We look forward to your response.

Respectfully yours,

Justin Brown.

Bagaimana? Mudah, kan? Teliti setiap aplikasi strukturnya agar lebih mudah memahaminya. Selamat belajar!

Tip Menulis Umum

 

Writing Tip: Menulis Email yang Bagus dalam Bahasa Inggris
Etika Berkomunikasi Melalui E-mail
Writing Tip: Cara Menulis E-Mail Bisnis Formal dalam Bahasa Inggris
Writing Rule: Penggunaan Apostrof dan Tanda Petik (Punctuation)
Writing Tip: Menulis Surat Bisnis dalam Bahasa Inggris
Writing Tip: Contraction Word dalam Bahasa Inggris
Writing Rule: Tanda Titik, Koma, Titik Koma (Punctuation)
Writing Tip: Tanda Tanya, Tanda Seru, Tanda Pisah, dan Tanda Kurung (Punctuation)
Writing Tip: Menulis E-Mail Bahasa Inggris Secara Profesional


 
Contoh Cerita Bahasa Inggris: Liburan ke Yogyakarta
Contoh Dailiy Activity: Liburan Sekolah ke Edinburgh Skotlandia
10 Tips Membuat CV Bahasa Inggris Yang Menarik
Menjelaskan Bisnis kepada Pelanggan dalam Bahasa Inggris
Membaca Kartu Nama dan Memahami Informasi Pekerjaan atau Perusahaan
Writing CV / Resume: Menceritakan Latar Belakang Pendidikan dan Pengalaman Kerja dalam Bahasa Inggris
Aturan Penggunaan Huruf Kapital dalam Bahasa Inggris
Writing Tip: Jenis-Jenis Tanda baca dalam Bahasa Inggris (Punctuation)
Writing Tip: Membuat Kalimat Bahasa Inggris yang Baik
Writing Tip: Singkatan dalam Bahasa Inggris (ABBREVIATIONS)