Etika Berkomunikasi Melalui E-mail

Basic E-mail Etiquette

Untuk keperluan di kampus, komunikasi dari hari ke hari kemungkinan besar akan dilakukan melalui email atau electronic mail. Perkembangan teknologi yang semakin maju ikut memudahkan urusan kita dalam urusan berkomunikasi, contohnya dalam surat-menyurat melalui email ini.

Namun, bukan berarti kemudahan ini boleh mengalihkan kita dari aturan teknis yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunikasi melalui email.

Yang perlu diingat dalam berkirim surat melalui email adalah, kita harus benar-benar memperhatikan efek yang didapat penerima pesan setelah membaca email dari kita.

Dalam menulis email, kita harus untuk menampilkan ucapan dan sikap yang baik dalam bentuk tulisan. Semakin jauh relasi kita dengan penerima pesan, maka bahasa yang digunakan harus lebih formal. Dengan kata lain, kita harus memperhatikan etika dalam mengirimkan pesan melalui email.

Tanpa menerapkan etika berkirim email, kita bisa saja tanpa sengaja menampilkan kesan yang buruk di hadapan pembaca pesan. Akibatnya, tujuan kita mengirim email tersebut tidak tercapai dan reputasi diri bisa tercoreng.

Bisa dikatakan, berkomunikasi melalui email bukan hanya soal menyampaikan pesan; namun juga upaya untuk memberikan kesan yang baik.

Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas aturan yang berlaku dalam berkomunikasi melalui email menggunakan bahasa Inggris; khususnya untuk kepentingan akademis atau yang berhubungan dengan universitas.

Pertama-tama, tentunya kita harus memiliki akun email yang sudah terdaftar terlebih dahulu.

Akan lebih baik bila kita menggunakan email dengan domain dari tempat studi kita pula jika hendak mengirim email pada orang-orang yang ada di sana, agar pesan kita tidak masuk ke folder spam.

Pastikan juga untuk menggunakan alamat email yang sesuai dengan nama asli dan tidak dibuat-buat; contohnya adamlevine@ecampus.ac.id atau sastrodian@ui.edu.id, dan sebagainya.

Etika Umum Berkomunikasi Lewat E-mail

Adapun aturan yang berlaku dalam berkomunikasi melalui email antara lain:

1. Gunakan subject atau judul pesan yang singkat, jelas, relevan dan dapat menarik perhatian penerima pesan saat membuka kotak masuknya; contoh: Request for reference letter (permohonan surat referensi), Apologies for absence from additional class (permohonan maaf atas ketidak hadiran dalam kelas tambahan), dan sebagainya.
2. Awali email dengan salam yang formal, dengan menyebut gelar serta nama belakang dari penerima pesan untuk email formal. Contohnya: Dear Professor Mandrake, Dear Dr Johnson, Dear Ms Tan, dan sebagainya.
3. Tulis pesan dalam paragraf yang baik, dan pisahkan antar paragraf dengan spasi.
4. Gunakan subheading, bullet & numbering bila diperlukan, untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi pesan.
5. Tampilkan rasa hormat dalam kalimat yang dituliskan, seperti memilih penggunaan modal verb “could” dan “would” yang terkesan lebih halus daripada “can” dan “will”. Contohnya, katakan “Would it be possible to be excused from Friday’s tutorial?” sebagai pengganti “I will not be coming to class next Friday.” Jangan lupa untuk selalu menambahkan “please” dan “thank you” dalam pesan.
6. Gunakan kalimat efektif dan perhatikan panjang isi pesan, usahakan untuk tidak mengirimkan pesan yang terlalu panjang. Bila memungkinkan, buat agar pesan terbaca seluruhnya dalam satu tampilan layar.
7. Pilih penutup yang tepat. Untuk email formal, yang lebih sering digunakan adalah “Regards” atau “Best regards”, bukan “Yours sincerely” atau “Yours faithfully”.
8. Hindari topik pembicaraan yang tabu atau tidak sepantasnya, semisal uang atau agama. Meminjam uang atau mengundang ke acara keagamaan pada pengajar melalui email adalah hal yang kurang patut dilakukan.
9. Hindari penggunaan contraction words (singkatan), slang (bahasa gaul), dan bahasa informal dalam penulisan email.
10. Selalu cek dan baca ulang email yang sudah diketik sebelum mengirimkannya untuk menghindari adanya kesalahan penulisan atau yang lainnya.

Penulisan yg Tidak Baik

Sebelum belajar menuliskan email formal yang baik dan benar, mari simak contoh email dari seorang mahasiswa kepada pihak kampus untuk menggunakan fasilitas fakultas berikut ini :

Dapatkah kalian menemukan kejanggalan dalam email tersebut?

Kesalahan yang terletak dalam email di atas adalah cara penulisan pesan yang kurang pantas bila ditujukan pada pihak yang berwenang, yang seharusnya menggunakan bahasa formal. Adapun rincian kesalahannya adalah sebagai berikut:

• Pemilihan subject yang kurang jelas; ada apa dengan Career Fair?
• Penggunaan salam pembuka yang kurang tepat: Hi Adam
• Penggunaan singkatan: I’m, we’ll, bc
• Kalimat yang kurang lengkap/tidak baku: (I am) Awaiting for your support
• Penggunaan tanda baca yang kurang tepat: Let me know as soon as possible if this is OK?
• Penggunaan kata tidak baku: it looks lit
• Tidak ada ucapan terima kasih/penghargaan
• Pemilihan kalimat yang kurang sopan
• Tanda tangan yang kurang tepat (tanpa menuliskan nama belakang)

Penulisan yang Baik

Adapun bentuk penulisan email yang baik dan benar adalah seperti di bawah ini:

Bagaimana? Mudah, kan? Teliti setiap aplikasi strukturnya agar lebih mudah memahaminya. Selamat belajar!

Tip Menulis Umum

• Menulis E-mail Bisnis Formal dalam Bahasa Inggris
• Menulis E-mail secara Profesional dalam Bahasa Inggris
• Menulis E-mail yang Bagus dalam Bahasa Inggris
• Penggunaan Huruf Besar / Huruf Kapital dalam Bahasa Inggris
• Jenis Tanda Baca dalam Bahasa Inggris