Writing Tip: Menulis E-Mail Bahasa Inggris Secara Profesional

PROFESSIONAL EMAIL: HOW AND WHAT TO WRITE

Email merupakan hal yang tidak dapat dihindari dalam sebuah bisnis atau hubungan professional. Sebuah email menggambarkan seberapa professional kita di mata rekan bisnis atau perusahaan lain.

Penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana cara mengirim pesan yang baik agar mencerminkan gambaran yang positif mengenai diri kita maupun perusahaan yang kita wakilkan.

Header E-mail

Langkah pertama adalah menentukan siapa saja yang akan mendapatkan email tersebut. Harap diingat bahwa “to” pada kolom email berisi dan tertuju pada subyek yang ingin kita capai.

Sementara “cc” dan “bcc” pada kolom email bisa kita isi apabila diperlukan, untuk mengirim email kepada orang lain yang tidak secara langsung terpengaruh pada email yang hendak kita kirim.

Contohya, “to” akan diisi oleh rekan bisnis, dan “cc” akan kita isi oleh teman kita di kantor yang juga perlu untuk mengetahui, namun di satu sisi kehadiran dan responnya tidak terlalu signifikan.

TO: rekankerja@email.com
CC: manajer@email.com
BCC: arsip@email.com

Sebelum menulis email secara keseluruhan, kolom subject menjadi penting untuk tidak diabaikan. Kolom ini digunakan untuk memberikan informasi kepada para penerima email terkait tema dari email ini.

Kita bisa menulis sesuai dengan apa yang kita perlukan, seperti contohnya ketika kita mengirimkan email terkait pelatihan yang akan dilakukan dua minggu lagi, kita dapat mengisi kolom subject dengan lebih terfokus.

SUBJECT: Monthly Meeting – February 2018
SUBJECT: Issue Regarding February Payment

Salam Pembuka

Apabila kita mengirimkan pesan kepada banyak orang, kita dapat memulai email dengan kalimat:

• “Hi team,” (Hai, team.)
• “Dear all who are in charge of this event,”(Kepada semua orang yang bertanggung jawab pada acara ini.)
• “Good morning all”(Selamat pagi semuanya.)

Alasan Menulis E-Mail

Ketika mengirimkan pesan melalui email, terlebih terkait bisnis, penting untuk tidak bertele-tele dan dengan cepat langsung menuju ke inti pembicaraan.

Apabila kata pembuka telah di tentukan, selanjutnya adalah mulai menuliskan inti dari pembicaraan. Berikut adalah beberapa contoh cara atau kalimat yang dapat digunakan dalam menulis kalimat awal di email:

• “I am writing in reference to______” (Saya mengirim email ini terkait dengan________)
• “The purpose of this email is to___________” (Tujuan dari email ini adalah untuk________)
• “I made some changes to the proposal we develop before. Please take time to check and give me feedbacks in the next two weeks.” (Saya membuat beberapa perubahan pada kebijakan yang telah kita kembangkan sebelumnya. Silahkan berikan feedback dalam waktu dua minggu.)
• “I hope that you can give me feedbacks regarding the issue I told you before, as to make it easier I already attach the files that are needed.” (Saya harap anda dapat memberikan umpan balik terkait masalah ini yang telah saya beritahu sebelumnya, dan untuk membuat issue ini jadi mudah, saya sudah mencantumkan dokumen yang dibutuhkan.)

Isi E-Mail

Perlu diingat bahwa inti dari sebuah email adalah tidak bertele-tele, dan untuk membuat para penerima segera mengetahui maksud dari email tersebut tanpa harus menghabiskan waktu lama dalam membaca.

Media komunikasi selain e-mail sekarang begitu banyak, misal SMS, Whatsapp, Facebook Messenger, dll. Pesan dalam media komunikasi tersebut biasanya singkat-singkat.

Karena sudah terbiasa berkomunikasi dengan kalimat-kalimat pendek, pengguna e-mail biasanya malas untuk membaca tulisan panjang-panjang. Jadi begitu melihat isi e-mail yang panjang pilihannya biasanya skip atau delete.

Membalas Pesan

Setelah mengirimkan email, kita pasti berharap email yang kita kirimkan segera dibalas. Ketika balasan telah sampai, kita juga perlu berterima-kasih kepada mereka yang telah meluangkan waktu untuk membaca dan membalas. Beberapa cara atau kalimat yang dapat digunakan untuk membalas respon tersebut adalah:

• “Thank you for taking your time to get back at me.” (Terima kasih telah meluangkan waktu untuk kembali berbicara dengan saya.)
• “Thank you for the attention on this matter,_______” (Terima kasih atas perhatiannya pada issue ini,______)
• “Dear Mr. Anderson, thank you for responding to this email, as we have discussed before____” (Hai, Pak. Anderson, terima kasih telah memberikan respon terhadap email ini, dan seperti yang telah kita diskusikan sebelumnya,_________)

Call to Action

Dalam setiap email, di bagian akhir dari kalimat, penting untuk mengingatkan kembali pada para penerima bahwa ada sesuatu yang harus mereka lakukan. Terlebih apabila kita meminta sebuah data penting yang kita butuhkan untuk pekerjaan kita.

Dengan adanya tuntutan pekerjaan, apabila kita membutuhkan beberapa data dengan cepat, akan lebih efektif apabila kita mengingatkan mereka kembali di akhir email tentang bantuan yang kita perlukan dari mereka. Beberapa contoh cara atau kalimat yang dapat digunakan untuk melakukan itu adalah sebagai berikut:

• “Could you send me all those files by Thursday?” (Bisakah and mengirimkan semua data itu selambat-lambatnya hari Kamis?)
• “I will appreciate it if you tell Tommy about this so that he can send me the presentations needed for this event.” (Saya akan sangat menghargai apabila Anda memberitahu Tommy tentang ini jadi dia bisa mengirimkan data presentasi yang dibutuhkan untuk acara ini.)
• “Could you please remind Tommy to send me those files?” (Bisakah anda mengingatkan Tommy untuk mengirimkan semua data itu kepada saya?)
• “I will wait for the files on Friday, because by Friday I need to hand those in to the manager.” (Saya akan menunggu data tersebut pada hari Jumat, karena pada hari Jumat, saya harus menyerahkan semuanya ke manager.)

Kalimat Penutup

Pada akhir dalam sebuah kalimat setelah kita meminta tolong kepada mereka tentu saja dengan berterima kasih. Beberapa cara yang dapat digunakan untuk menyatakan terima kasih adalah sebagai berikut:

• “Thank you for your time and hope you’re having a good day.”
• “Thank you for your attention and please reach me if you have any questions.”
• “I look forward to hear from you.”
• “Best regards,”
• “Best,”

Mengirimkan email memang sebuah pengalaman yang baru terlebih apabila kita baru saja ada di kehidupan professional, namun semua itu bisa dipelajari dan dapat dikuasai apabila kita gigih belajar bahasa. Selamat berbahasa inggris!

Tip Menulis E-mail Lainnya

• Menulis E-mail Bisnis Formal dalam Bahasa Inggris
• Menulis E-mail secara Profesional dalam Bahasa Inggris
• Menulis E-mail yang Bagus dalam Bahasa Inggris