sederet.com
Online Indonesian - English Dictionary
Sederet.com
separator

Writing Tip: Menulis Email yang Bagus dalam Bahasa Inggris

Writing Good E-mail

Di era yang semakin modern ini, banyak sekali hal-hal konvensional yang teralihkan dalam bentuk elektronik atau digital. Contoh yang paling banyak kita jumpai adalah dalam surat-menyurat.

Jika pada beberapa abad yang lalu berkirim surat harus melalui kantor pos dengan berbekalkan perangko, kini sudah banyak sekali media elektronik untuk berkirim pesan dengan lebih murah bahkan gratis.

Meski begitu, terkadang untuk kepentingan formal orang-orang masih mengandalkan pos untuk berkirim surat atau berkas agar lebih terkesan sopan.

Email atau electronic mail merupakan media untuk berkirim surat yang seringkali diandalkan untuk menghantarkan pesan berikut lampiran yang bersifat formal.

Bahkan, sudah banyak perusahaan yang mempersilahkan pelamar kerja untuk mengirim surat lamaran berikut daftar riwayat hidup mereka via email. Tapi, ini bukan berarti menulis email hanya dilakukan untuk kepentingan formal saja.

Etika surat-menyurat melalui email tidaklah sama dengan yang kita lakukan saat mengirim pesan singkat via SMS atau aplikasi chat seperti BBM, Whatsapp, atau sejenisnya.

Ada baiknya, dalam menulis email kita tak menyingkat-nyingkat kata seperti saat menulis SMS. Penggunaan tanda baca yang tepat atau yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan punctuation juga perlu kita perhatikan.

Mulai menulis email

1. Jenis Email

Sebelum kita mulai belajar menulis email yang baik dan benar dalam bahasa Inggris, ada baiknya kita memastikan terlebih dahulu apakah email yang kita kirim bersifat formal ataukah informal.

Email dalam bentuk formal dibuat ketika kita ingin bersikap sopan, atau ketika kita tak begitu mengenal penerima email dengan baik.

Email bisnis dan yang berhubungan dengan pekerjaan juga termasuk dalam bentuk formal.

Kita menuliskan email informal untuk menunjukkan sikap ramah, atau ketika kita sudah mengenal dengan baik kepada siapa pesan tersebut ditujukan.

Email Formal

  • Email kepada pelanggan
  • Lamaran pekerjaan
  • Email kepada manajer
  • Komplain terhadap toko atau perusahaan
  • Email dari suatu perusahaan ke perusahaan lain

Email Informal

  • Ucapan selamat ulang tahun kepada kolega
  • Email kepada sahabat
  • Ajakan kepada teman untuk bertemu di suatu tempat
  • Email yang melampirkan link video lucu di Youtube
  • Pesan untuk teman di sosial media

Contohnya:

  • How are you there? (formal)
  • How r u there? (informal)
  • Dear Mr Levine, (formal)
  • Dear Mr Levine… (informal)

2. Susunan dan penggunaan tanda baca

Dalam memulai email, kita meletakkan koma “,” setelah kalimat pembuka. Kita mulai menulis pesan pada baris baru setelah menyebutkan nama penerima email.

Untuk menutup sebuah email, kita meletakkan koma “,” setelah kalimat penutup dan menuliskan nama kita sebagai pengirim pada baris baru di akhir pesan.

Email formal

  • Dear Mr Levine,
  • I am writing to thank you for all your help.
  • I look forward to seeing you this Friday.
  • Yours truly,
  • Henry Styles

Email Informal

  • Hi Adam,
  • Many thanks for your help.
  • Can’t wait to see you at the reunion party!
  • See you soon,
  • Henry

3. Kalimat Pembuka & Penutup

Ada beberapa macam kalimat pembuka dan penutup yang bisa kita gunakan baik dalam email formal ataupun informal.

Contohnya, kita bisa menulis kalimat pembuka berupa “Dear Adam,” atau “Good Afternoon Adam,”; dan memberi kalimat penutup berupa “Regards,”, “With best wishes,” atau “With many thanks and best wishes,” dalam kedua jenis email.

Akan tetapi, kita juga perlu memperhatikan mana saja kalimat pembuka dan penutup yang hanya bisa digunakan pada salah satu jenis email.

Email formal

(Kalimat pembuka)

  • Dear Mr Levine,
  • Dear Sir or Madam,

(Kalimat penutup)

  • Yours sincerely,
  • Yours truly,
  • Yours faithfully,

Email Informal

(Kalimat pembuka)

  • Hi Adam,
  • Hello there Adam,
  • Hello again Adam,
  • Morning/Afternoon/Evening Adam,

(Kalimat penutup)

  • Rgds,
  • Cheers,
  • See you soon,
  • Bye for now,

4. Mengorganisir Email dalam Paragraf

Setelah tujuan menulis email diketahui , kita bisa mulai menyusun pesan yang pada dasarnya terdiri dari Pembuka (Greeting), Isi atau Maksud dalam menulis email (Reason for Writing), Permintaan (Request), dan Penutup (Ending) beserta penantian balasan pesan yang ditandai frase ‘look forward to’.

Dalam beberapa situasi, kita bisa juga memasukkan unsur seperti Kabar  Lain (Other News) dalam pesan kita.

Pastikan untuk memisahkan setiap bagian email kita dalam beberapa paragraf. Email akan lebih mudah dibaca jika disusun dalam beberapa paragraf.

Satu paragraf bisa berisikan setidaknya dua hingga tiga kalimat. Setiap membahas topik baru, buat paragraf baru yang diletakkan dalam baris baru. Berikut ini adalah contoh susunan paragraf dalam sebuah email informal:

Paragraph 1
Greeting
Hi there Adam,
How is life? I haven’t seen you since last year. How’s your business?
Paragraph 2
Reason for writing
I’m writing with some bad news – our old friend in high school, Jeremy, just got into a car accident. Ryan and I are planning to see him next week, would you like to come?
Paragraph 3
Request
Also, I think Jeremy would be really happy to see your sister. If you don’t mind, can you take her with you?
Paragraph 4
Other news
By the way, I’ve just started working at HP. I told you I really wanted to work there and see? I made it!
Paragraph 5
‘look forward to’ and ending
Alright, I look forward to hearing from you soon. Give my best wishes to your family. Regards,
Budi

Yang perlu diperhatikan dalam penulisan email formal adalah, pastikan kita menggunakan ejaan yang baik dan benar, khususnya untuk urusan bisnis dan terlebih lagi saat melamar pekerjaan.

Kesalahan penulisan yang kita lakukan akan mengurangi nilai, dan pihak instansi atau perusahaan bisa saja menilai kita sebagai orang yang tidak kompeten. Maka dari itu, membaca ulang pesan yang sudah diketik sebelum mengirimkannya adalah hal yang penting untuk dilakukan.

Selain itu, penggunaan alamat email yang profesional dan rapi juga perlu dipertimbangkan.

Selamat belajar!

Tip Menulis E-mail Lainnya

 

Speaking TOEFL: Latihan Menulis 100 Kata Sebelum Speaking
Text Genre Classification: Apa itu Descriptive Text?
Writing TOEFL: Membuat Jawaban Writing yang Runtut dan Mengalir
Kalimat atau Kata Bahasa Inggris untuk Mengekspresikan Kegalauan
Kalimat atau Kata Bahasa Inggris untuk Mengekspresikan Kesakitan
Business Conversation: Percakapan Dengan Tamu di Kantor Dalam Bahasa Inggris
Cashier Conversation: Percakapan Kasir dan Pelanggan dalam Bahasa Inggris
Etika Berkomunikasi Melalui E-mail
English Idiom: Marah dalam Bahasa Inggris
Kata Atau Kalimat Bahasa Inggris untuk Mengekspresikan Kelegaan


 


Sederet Mobile

http://mobile.sederet.com


10 Tips Membuat CV Bahasa Inggris Yang Menarik
Menjelaskan Bisnis kepada Pelanggan dalam Bahasa Inggris
Membaca Kartu Nama dan Memahami Informasi Pekerjaan atau Perusahaan
Writing Tip: Menulis Surat Bisnis dalam Bahasa Inggris
Writing Rule: Penggunaan Apostrof dan Tanda Petik (Punctuation)
Writing Rule: Tanda Titik, Koma, Titik Koma (Punctuation)
Writing Tip: Tanda Tanya, Tanda Seru, Tanda Pisah, dan Tanda Kurung (Punctuation)
Writing Tip: Contraction Word dalam Bahasa Inggris
Writing CV / Resume: Menceritakan Latar Belakang Pendidikan dan Pengalaman Kerja dalam Bahasa Inggris
Aturan Penggunaan Huruf Kapital dalam Bahasa Inggris