Writing Tip: Menulis Surat Bisnis dalam Bahasa Inggris
Writing Business Letter
Penggunaan bahasa Inggris di lingkungan pekerjaan terjadi secara aktif maupun pasif.
Khususnya jika dalam pekerjaan kita berurusan dengan klien atau pihak yang berasal dari negara berbahasa Inggris, maka penggunaan bahasa Inggris bisnis penting untuk kita pelajari.
Bahasa Inggris yang digunakan dalam urusan bisnis merupakan bahasa Inggris yang formal, yang tentu saja jauh berbeda dengan bahasa Inggris yang dipakai dalam komunikasi sehari-hari dengan keluarga atau teman.
Pada kesempatan kali ini, kita akan belajar tentang cara menulis business letter atau surat bisnis dalam bahasa Inggris.
Business letter adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan untuk perusahaan lain, atau surat antara instansi dengan pelanggan, klien, atau pihak/kelompok lain di luar instansi itu sendiri.
Surat yang dikeluarkan bergantung pada hubungan yang terjadi di antara kedua belah pihak. Isi business letter pun beragam; bisa berupa permintaan informasi atau tanggapan dari suatu pihak, permintaan untuk pasokan barang, menyampaikan kerjasama, meminta maaf atas ketidaknyamanan atau kesalahan pada klien, dan sebagainya.
Pentingnya penggunaan business letter adalah sebab ia menyimpan bukti tertulis. Bentuk komunikasi secara tertulis seperti ini akan ditanggapi dengan lebih serius oleh penerimanya daripada bentuk komunikasi lain.
Untuk menuliskan business letter yang efektif, ikutilah tips berikut:
1. Gunakan desain kop surat yang baik dan profesional
Dengan penggunaan kop surat, kita tidak harus mencantumkan nama perusahaan dalam format surat.
2. Gunakan format dan template business letter standar
Format block lebih umum digunakan, template mencakup hal-hal yang sudah disebutkan di atas.
3. Tampilkan kesan profesional
Dapat diwujudkan dengan penggunaan bahasa formal, ketepatan ejaan dan penggunaan tanda baca, tidak menggunakan singkatan, dan sebagainya.
4. Gunakan bahasa yang jelas
Pakai kalimat efektif (singkat, padat, dan jelas).
5. Berikan warna untuk memberi penekanan pada kata
Manfaatkanlah fitur highlight dalam aplikasi penulisan.
6. Berusahalah untuk persuasif
Pastikan isi pesan mengandung ajakan yang meyakinkan.
7. Baca ulang surat sebelum mengirimkannya
Jangan lalai dengan mengirimkan business letter yang berisikan kesalahan penulisan, baik dari ejaan atau tanda baca, juga pemilihan kata yang kurang tepat. Business letter yang mengandung kesalahan akan menunjukkan bahwa pengirim bukan sosok yang profesional dan tidak perlu ditanggapi secara serius.
Template Business Letter
Format dalam sebuah business letter adalah sebagai berikut:
- Margin (batas tepi) surat berkisar antara 1 – 1 ¼ inchi.
- Font atau karakter bebas tanpa ada aturan khusus, asalkan mudah dibaca. Subject surat biasanya digaris bawahi.
- Tanda baca mengikuti aturan yang biasa berlaku. Salam pembuka dan salam penutup biasanya diakhiri dengan tanda koma. Sedangkan di US, setelah salam pembuka biasanya diikuti titik dua.
- Template business letter kurang-lebihnya adalah sebagai berikut:
[Nama perusahaan yang mengirim surat] [Alamat pengirim (opsional jika diletakkan di bawah)] [Nomor telepon pengirim] [Alamat email pengirim (opsional)] [Tanggal] [Nama penerima surat (tanpa gelar/awalan)] [Nama perusahaan penerima surat] [Alamat penerima surat] (Opsional) Attention [departemen/orang] Dear [Nama penerima tanpa awalan] [Salam lalu subject] [Isi] [Isi] [Penutup (Sincerely, Respectfully, Regards, etc.)] [Nama pengirim] [Gelar pengirim](Opsional) [Alamat pengirim (Opsional jika sudah dituliskan di atas)] Enclosures ([nomor lampiran])
Indentation format
Dalam penulisan business letter, indentation format yang dipakai adalah standard, open, block, semi-block, modified block, atau modified semi-block.
Dalam format standard, business letter dituliskan dengan penggunaan titik dua setelah salam pembuka, dan tanda koma setelah penutup.
Dalam format open, business letter tidak menyantumkan tanda baca apapun setelah salam pembuka maupun penutup.
Dalam format block, kesemua teks dalam surat disejajarkan pada sebelah kiri dan awal paragraf tidak diberi spasi ke dalam.
Dalam format modified block, kesemua teks dalam surat diletakkan pada baris kiri (kecuali alamat penulis, tanggal, serta penutup). Tidak ada spasi masuk dalam paragraf; dan alamat penulis, tanggal, serta penutup tertulis di bagian tengah.
Dalam format semi-block, aturan yang dipakai sama seperti dalam format modified block; hanya saja ada spasi ke dalam pada baris awal tiap paragraf.
Dalam format modified semi-block, kesemua teks diletakkan pada baris sebelah kiri (kecuali alamat pengirim, tanggal, serta penutup), awal paragraf diberi spasi masuk, dan alamat penulis, tanggal, serta penutup biasanya diletakkan pada posisi yang sejajar.
Agar lebih memahami cara menulis business letter, simak contoh di bawah ini.
Bubble Company [nama perusahaan] Redlands, CA 92320 [alamat pengirim] March 5, 2017 [tanggal] Ms. Amanda Smith [nama penerima] Accounts Payable [bagian] The Kitchen King [nama perusahaan] Industrial Point, CA 68534 [alamat] Dear Ms. Smith, [salam pembuka] It has come to my attention that your company, Kitchen King has been late with paying their invoices for the past two months. In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we are offering a discount model, where we will give you 5% off your invoice if you pay us within 7 days of receiving the invoice. [isi] I hope that everything is going well for you and your company. The Kitchen King is one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (909) 999-0099. [penutup] Sincerely, [salam penutup] Tim Baker [nama pengirim] Enclosure (III/134/17) [nomor lampiran]
Bagaimana, tidak begitu rumit kan? Teruslah berlatih dalam menggunakan bahasa Inggris formal atau baku agar lebih mudah membuat business letter. Selamat belajar!
