sederet.com
Online Indonesian - English Dictionary
Sederet.com
separator

Cara Tepat Menulis Email Bisnis Berbahasa Inggris

Saat berada dalam koridor formal seperti pembicaraan formal hingga menulis pesan elektronik bisnis, tentu ada bahasa yang berbeda dengan gaya casual sehari-hari. Hal ini penting untuk diketahui untuk menjamin kesopanan berinteraksi dengan rekan bisnis.

Apa saja batasan do dan don’t yang perlu dilakukan? Artikel kali ini akan merangkum cara tepat menulis email berbahasa Inggris. Dikenal dengan istilah business English writing, kamu akan tahu perbedaan dengan gaya menulis email biasa dalam tahapan sederhana dan jelas.

Pembuka Email

Sama seperti menulis surat pada umumnya, bagian pembuka akan diisi dengan sapaan atau greetings. Email sebenarnya tidak akan seformal surat dalam penulisannya. Contohnya dengan kata sapaan:

  • Dear + name
  • Hello/Hi + name

Dan bisa diikuti dengan kalimat sebagai berikut:

  • I hope you’re well.
  • How are you?

Namun dalam konteks email dengan rekan kerja yang sudah akrab atau saling berbalas email dalam waktu singkat, kadang kata sapaan bisa lebih informal dan tidak harus selalu dimulai dengan sapaan seperti di atas.

Alasan Mengirim Email

Setelah kata sapaan, yang perlu kamu tuliskan adalah alasan mengapa mengirimkan email kepada mereka. Pastikan pernyataan ini singkat dan jelas, terlebih jika kamu berinteraksi dengan orang yang dalam sehari bisa menerima ratusan email.

Gunakan kalimat pembuka seperti:

  • I’m writing regarding…
    (Saya menulis terkait…)
  • I wanted to follow up on…
    (Saya ingin mengetahui perkembangan dari…)
  • I would like to ask about…
    (Saya ingin bertanya tentang…)
  • I’m concerned about…
    (Saya prihatin dengan…)
  • I need to bring something to your attention…
    (Ada hal yang perlu Anda perhatikan…)

Informasi dalam Email

Tak perlu lagi bingung apa yang seharusnya harus ditulis dalam email bisnis kamu. Selanjutnya, paparkan informasi yang perlu diketahui oleh orang yang mendapatkan email. Dalam email, “less is more”. Tidak ada yang mau membaca email terlalu panjang.

Jadi, batasi dalam 2 hingga 3 kalimat. Letakkan informasi terpenting di bagian awal untuk diketahui oleh orang yang membacanya. Berikut contohnya:

  • “I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database. Both clients and staff have been experiencing severe problems for several days now. We are unable to update records or access information on customer interactions. This is costing us large amounts of money, both in time spent trying to fix the problem, and in lost sales.”
    (Saya menulis terkait dengan masalah database. Baik klien dan staf mengalami masalah serius sejak beberapa hari belakangan. Kami tak bisa memperbaharui rekaman atau mengakses informasi interaksi dengan konsumen. Ini merugikan kami dalam jumlah yang tidak sedikit, baik untuk mengatasi masalah juga dalam hal penjualan)

Dalam email di atas, maksud dari mengirim email dituliskan dalam satu kalimat jelas. Kemudian, informasi detil dipaparkan dalam bentuk kalimat singkat yang menjelaskan situasi terkini.

Berikut contoh lainnya:

  • “I’m concerned about the number of sick days staff has been taking recently. Staff in the IT department have taken a total of 44 sick days so far this month, compared to a total of 23 for last month, and just 18 for the previous month. This is affecting productivity, and also placing a lot of stress on the employees who do come to work.”
    (Saya prihatin dengan jumlah absensi akibat sakit yang diambil pegawai belakangan ini. Staf dari Departemen IT telah mengambil total 44 hari absen sakit bulan ini, dibandingkan dengan 23 hari bulan lalu, dan hanya 18 hari di bulan sebelumnya. Hal ini berpengaruh pada produktivitas dan juga menyebabkan stres bagi mereka yang tetap masuk bekerja)

Mengubah Topik

Ada kalanya kamu menulis lebih dari satu topik saat mengirimkan email bisnis. Untuk menghindari kebingungan, coba tuliskan dalam paragraf yang berbeda. Selain itu, gunakan pula kalimat atau kata-kata transisi seperti:

  • “There’s one more thing I’d like to discuss with you.”
    (Ada satu hal lagi yang ingin kudiskusikan dengan Anda)
  • “Regarding…”
    (Terkait dengan…)
  • “I’d also like to ask you about…”
    (Saya juga ingin bertanya tentang…)

Setelah menuliskan kata ini, paparkan hal tersebut di paragraf berikutnya. Contohnya:

  • “There one more thing I’d like to discuss with you. It seems like the number of customer complaints has been increasing for three months.”
    (Ada satu hal lagi yang ingin kudiskusikan denganmu. Sepertinya jumlah keluhan konsumen semakin meningkat dalam 3 bulan belakangan ini)

Call to Action

Usai memaparkan masalah yang membuat kamu harus mengirim email, lanjutkan dengan paragraf yang berisi tentang “call to action” atau petunjuk akan apa yang perlu dilakukan.

Contohnya seperti:

  • “Please.. by tomorrow at the latest.”
    (Tolong … paling lambat besok)
  • “As a matter of urgency, you need to…”
    (Mengingat daruratnya situasi, kamu perlu…)
  • “Please arrange a meeting of all department heads by tomorrow the latest.”
    (Tolong adakan pertemuan dengan seluruh kepala departemen paling lambat besok)
  • “As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected by this data breach.”
    (Mengingat pentingnya kasus ini, Anda perlu menghubungi seluruh klien yang mungkin terpengaruh dengan kasus kebocoran data ini)
  • “I would like you to design a poster to inform staff about the new policies.”
    (Saya ingin Anda membuat desain poster untuk menginformasikan pada stat terkait kebijakan baru ini)

Penutup Email

Di bagian akhir, paparkan apakah kamu memerlukan jawaban atau hanya ingin menginformasikan saja. Pastikan bahwa hal ini tersampaikan dengan jelas. Contohnya dengan kalimat seperti:

  • “This is just to keep you updated.”
    (Ini informasi yang perlu Anda ketahui)
  • “This doesn’t require any immediate response, but please keep an eye on the situation.”
    (Ini tidak perlu respon darurat, tapi mohon tetap memantau segala situasinya)

Sign-Off

Untuk bagian sign-off, kamu bisa menggunakan banyak jenis seperti:

  • Regards,
  • Best Wishes,
  • Kind Regards,

Jangan lupa untuk menuliskan sign-off dengan huruf kapital di setiap awalan kata dan diikuti dengan tanda baca koma. Kata-kata seperti ini sangat netral dan bisa digunakan dalam situasi apapun.

Itu tadi urutan menuliskan email bisnis yang jelas dan runtut sehingga mudah dipahami oleh orang yang menerima email. Ingat aturannya ya dalam email, “less is more” dan penting untuk memastikan informasi kamu sampaikan dalam kalimat singkat dan tidak bertele-tele.

 



 
Contoh Reference Letter dalam Bahasa Inggris
Cara Menulis Laporan (Report Text)
Contoh Teks Pembawa Acara Berita dalam Bahasa Inggris
Bagaimana Menulis Paragraf yang Baik?
Cara Tepat Menulis Email Bisnis Berbahasa Inggris
Pengertian dan Contoh Reported Speech
Apakah Pertanyaan Retorik itu (Rhetoric)?
Apakah yang dimaksud dengan Paradoks (Paradox)?
Tips Meningkatkan Kemampuan Menulis dalam Bahasa Inggris
Pengandaian dalam Bahasa Inggris (Conditional)