Apa itu Memo? Berikut Contoh Memo Bahasa Inggris

Dalam dunia kerja yang dinamis, tentu setiap hari diisi dengan koordinasi dan komunikasi tentang hal-hal yang berkaitan dengan sebuah project tertentu. Pesan-pesan tersebut kadang harus ditulis dalam bentuk formal tertulis untuk memperjelas dan menghindari kesalahpahaman, belum lagi jika jumlah karyawan dan divisi dalam suatu perusahaan sangat banyak.

Memo, Pengingat yang Penting

Memo berasal dari kata bahasa Latin yaitu memorandum, dari akar kata yang sama yaitu memorare yang juga berarti “to recount”, “to mention” atau “call to mind”. Benang merah dari definisi tersebut adalah memory atau mengingat. Jelas kemudian bahwa memo adalah surat yang digunakan sebagai pengingat akan hal spesifik.

Lalu siapa yang menggunakan memo? Tentu saja orang yang berada dalam satu lingkup kerja atau sesama pegawai di sebuah perusahaan. Bisa dalam satu divisi, atasan ke bawahan, berbeda divisi, dan banyak lagi. Dengan demikian bisa kita simpulkan bahwa memo punya peran yang sangat penting bagi sebuah perusahaan.

Struktur Memo

Dalam sebuah memo, ada banyak cara untuk menuliskannya, dan tidak ada aturan baku yang mengharuskan memo ditulis seperti apa. Namun sebagian besar perusahaan menggunakan format standar dengan struktur sebagai berikut:

• TO – jika kamu mengirim memo untuk lebih dari satu orang, tuliskan di sini
• FROM – nama pengirim
• DATE – selalu tuliskan tanggal sebagai catatan tertulis kapan memo dibuat
• SUBJECT – setiap memo harus spesifik hanya untuk satu subjek dan bila perlu dicetak tebal atau bergaris bawah untuk memperjelas.
• END – akhiri memo dengan inisial atau tanda tangan pengirim
• BODY – dilanjutkan dengan isi memo yang disampaikan dengan jelas dan tepat secara Pastikan bahasanya sesuai dengan orang yang dituju.

Contoh Memo

Untuk mengetahui gambaran seperti apa memo di perusahaan, berikut ini beberapa contohnya:

Contoh 1

Contoh pertama adalah memo perusahaan untuk mencari lokasi kantor yang baru, lengkap dengan persyaratan gedung dan data yang telah dimiliki selama ini.

Date: 6/18/2008
To: Mary Ellen Davis
From: Irving Rockwood
RE: Update on CHOICE Office Space Search

Here is a quick update on the CHOICE office space search,

Executive Summary

CHOICE’s search for office space, initiated in late 2005 at ALA’s urging, continues. Our current requirements are a property with the following characteristics:

• 6,500 to 7,500 square feet with 20 or more parking spaces
• Meets current accessibility standards or can be upgraded to do so at a reasonable cost
• Total purchase price (building plus construction) in the range of $1,5 million
• Location: Downtown Middleton (strongly preferred)

History of the Search to Date

As noted at Midwinter, CHOICE seriously considered and physically inspected three properties from early 2005 through late 2006. All of these were brought to our attention by Trenor Davis, the commercial office space realtor with whom we have been working. In chronological order, these were:

• 356 Washington Street, Acheson House (a Wesleyan University property)
• 56 Hamlin Court (also a Wesleyan property)
• 77-83 Crescent Street (Evlo Associates)

Terjemahan:

Ini adalah perkembangan terbaru dari pencarian kantor untuk CHOICE.

Ringkasan Eksekutif

Pencarian CHOICE akan kantor baru yang dimulai sejak 2005 terus berlanjut. Persyaratan dari kami adalah property yang memenuhi karakter sebagai berikut:

• Luas 6,500 hingga 7,000 meter persegi dengan lahan parkir memuat 20 atau lebih kendaraan
• Memenuhi standar yang sudah ada atau ada peningkatan dengan harga yang tetap masuk akal
• Total biaya (gedung dan pembangunan) sekitar $1,5 juta
• Lokasi: Downtown Middletown (sangat direkomendasikan)

Catatan Survey

Seperti yang tertera di Midwinter, CHOICE sangat serius dalam mempertimbangkan dan memeriksa langsung 3 bangunan di bawah ini sejak awal 2005 hingga akhir 2006. Ketiganya menarik perhatian kami setelah diperkenalkan oleh Trenor Davis, seorang penyalur gedung kantor yang bekerja sama dengan kami. Dalam urutan kronologi, gedung tersebut adalah:

• 356 Washington Street, Acheson House (property milik Wesleyan University)
• 56 Hamlin Court (juga properti Wesleyan)
• 77-83 Crescent Street (Evlo Associates)

Contoh 2

To: All Staff
From: The Manager
Date: May 27, 2010
Subject: Inappropriate use of time on Google Doodle games

Coworkers,

It has come to my attention that many in the office have been spending time on the Google home page microgames. This memo is a reminder to use your work hours for work.

According to a recent article, the estimated daily cost of people collectively playing these games instead of working is over $120 million—which is calculated based on the daily average increased time spent on the Google home page (36 seconds).

If these estimates are applied to our 600 office employees, this results in a nearly $700 weekly loss.

This is a conservative estimate considering the extensive discussions that occur about beating the office’s current high score. The extra cost quickly adds up.

Of course, we don’t want you to view our organization as a place of drudgery and draconian rules. I encourage a fun and competitive environment, and I recognize that we certainly won’t be profitable if you are unhappy or dissatisfied with your jobs. This is just a reminder to be careful with your use of company time.

Thank you,

The Manager

Terjemahan:

Rekan kerja,

Ada hal yang menarik perhatian saya yaitu durasi memainkan permainan mikro di laman awal Google. Memo ini mengingatkan Anda untuk bijak menggunakan jam kerja.

Dari artikel yang baru dirilis, diperkirakan kerugian per hari atas pegawai yang memainkan game bukannya bekerja lebih dari $120 juta, yang dikalkulasikan berdasarkan meningkatnya waktu di laman Google (36 detik).

Jika estimasi ini diaplikasikan pada 600 pegawai perusahaan ini, hasilnya adalah kerugian $700 setiap minggunya.

Ini adalah perkiraan konservatif melihat diskusi yang terus berjalan tentang pencapaian skor tertinggi. Tentu masih banyak biaya tambahan.

Tentu saja, kami tak ingin Anda melihat perusahaan ini sebagai tempat yang keras dan membosankan. Saya ingin suasana yang menyenangkan dan kompetitif, dan saya sadar perusahaan kita tidak mungkin mendapatkan untung jika pegawainya tidak senang atau tidak puas dengan pekerjaan. Ini hanya pengingat untuk lebih bijak menggunakan waktu perusahaan.

Terima kasih,

Manager

Dari dua contoh di atas terlihat bahwa memo berfungsi untuk menyampaikan pesan spesifik bagi mereka yang berada dalam lingkup perusahaan yang sama. Jelas, langsung ke sasaran, dan detil. Itulah fungsi memo untuk mengingatkan pegawai akan sebuah hal penting terkait pekerjaan.