Langkah-Langkah Menolak Sebuah Undangan dalam Bahasa Inggris (How to Decline an Invitation in English)

Dalam kehidupan sehari-hari, kita seringkali mendapatkan suatu undangan, seperti undangan untuk menghadiri pesta pernikahan, ulang tahun, ataupun undangan-undangan resmi dari kantor tempat kita bekerja. Undangan juga biasanya berupa ajakan untuk makan malam bersama atau reuni sekolah. Sangat menyenangkan bisa menerima sebuah undangan, karena biasanya kita akan lebih segar setelah keluar rumah dan bertemu orang-orang baru dalam sebuah acara.

Namun, bagaimana jika kita harus menolak suatu undangan? Biasanya, penolakan terhadap suatu undangan muncul disebabkan oleh jadwal yang padat atau karena adanya kesibukan lain yang membuat kita tidak bisa menghadiri undangan tersebut. Apakah Anda pernah merasa tidak enak kepada orang yang sudah mengundang Anda namun Anda tidak dapat menghadirinya? Atau apakah menolak suatu undangan mengganggu Anda?

Undangan adalah sebuah ajakan dari seseorang yang mengharapkan kehadiran kita dan sebenarnya kita tidak diharuskan untuk menghadirinya. Tapi, jikalau memang rencana yang mungkin sudah Anda buat dari jauh-jauh hari sebelumnya mengharuskan Anda untuk tidak menghadiri undangan yang datang kepada Anda, yang dapat Anda lakukan adalah menolaknya.

Menolak suatu undangan mungkin saja akan membuat orang yang mengundang akan sedikit sedih dan kecewa, namun hal ini tidak dapat dihindari. Apabila Anda memang sedang tidak sibuk, Anda pasti akan menghadiri undangan tersebut. Tidak ada salahnya menolak suatu undangan. Kunci dari menolak suatu undangan haruslah dilakukan dengan benar dan harus disampaikan dalam perkataan yang benar dan sopan agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.

Sebelum menolak suatu undangan, ada beberapa hal yang terlebih dahulu harus kita perhatikan. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan ketika akan menolak suatu undangan:

• Jangan mengabaikan undangan yang datang. Ketika suatu undangan datang kepada kita, jangan diabaikan. Kita harus segera menyesuaikan waktu undangan dengan jadwal kita. Apabila kita tidak bisa menghadiri undangan tersebut, kita harus memastikan bahwa sang empunya undangan tahu bahwa kita tidak dapat hadir.
• Jangan menunggu hingga dihubungi. Segera hubungi teman atau kolega yang mengundang kita dan utarakan bahwa kita tidak dapat hadir karena suatu kesibukan.
• Jangan lupa berterimakasih. Walaupun kita tidak dapat menghadiri undangan tersebut, kita harus tetap mengucapkan terimakasih karena teman atau kolega kita sudah memikirkan kita dan mengundang kita ke acara yang mereka adakan.
• Meminta maaf. Meminta maaflah dengan tulus karena tidak dapat menghadiri undangan agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.
• Bersikap jujur. Tidak perlu memberikan alasan-alasan aneh untuk tidak menghadiri suatu undangan. Bersikap jujurlah dengan mengatakan alasan sebenarnya yang membuat kita tidak dapat menghadiri undangan tersebut.
• Tak perlu menjelaskan terlalu banyak. Penjelasan yang singkat, padat, dan jelas sudah cukup untuk menegaskan bahwa kita tidak dapat hadir dalam acara tersebut. Menjelaskan terlalu banyak dapat dianggap sebagai akal-akalan kita untuk tidak menghadiri undangan.
• Kirimkanlah sesuatu. Jika kita tidak dapat menghadiri suatu undangan, kita masih tetap dapat mengirimkan bingkisan. Sertai bingkisan tersebut dengan kartu ucapan selamat yang hangat.

Setelah kita memerhatikan hal-hal sebelum menolak suatu undangan, kita akan membahas bagaimana cara menolak suatu undangan dalam Bahasa Inggris. Cara menolak suatu undangan dalam Bahasa Inggris penting untuk diketahui, terutama ketika kita memiliki teman atau kolega yang berasal dari luar negeri dan kebetulan mengundang kita untuk menghadiri acara yang mereka adakan. Cara menolak suatu undangan dalam Bahasa Inggris juga penting apabila tempat kita bekerja menerapkan penggunaan Bahasa Inggris.

Ada 2 cara menolak suatu undangan, yaitu secara lisan dan tertulis.

1. How to Decline an Invitation Verbally (Bagaimana Menolak Suatu Undangan Secara Lisan)

Menolak suatu undangan dapat dilakukan secara verbal atau lisan. Mengapa demikian? Tak jarang undangan muncul ketika kita berpapasan dengan teman atau kolega kita. Mengundang secara lisan juga bisa dilakukan melalui sambungan telepon. Lalu, bagaimana jika kita ingin menolaknya secara lisan? Berikut adalah contoh kalimat Bahasa Inggris yang dapat kita gunakan:

• • I’m sorry, but I can’t attend it (maaf, tetapi saya tidak dapat menghadirinya).
  • Thank you for the invitation, but unfortunately I have a few things come up (terimakasih atas undangannya, tapi sayangnya saya sedang ada kesibukan).
  • Thank you for inviting me, but I have a plan and it can’t be moved to another day (terimakasih sudah mengundang saya, namun saya memiliki rencana yang tak bisa diundur ke lain hari).
  • Thank you. The event will be great. Unfortunately, I will go to a business trip on that day, so I can’t attend it (Terimakasih. Acaranya pasti akan berjalan lancar. Sayangnya saya harus melakukan perjalanan dinas di hari itu sehingga saya tidak dapat hadir).
  • I appreciate your invitation, but I can’t attend it because I’m sick at the moment. I’m really sorry (saya mengapresiasi undangan ini, tetapi saya tidak dapat hadir karena sedang sakit. Saya benar-benar minta maaf).
  • I wish I can go, but I have to accompany my mom to a clinic on that day (Saya harap saya bisa hadir, tetapi saya harus menemani ibu saya ke klinik pada hari itu).
  • Thank you for inviting me to your party, but I have a very important meeting on that day. I’m truly sorry (terimakasih sudah mengundang saya ke pesta Anda, tetapi pada hari itu saya ada rapat yang penting. Saya sungguh minta maaf).
  • This means a lot to me, but I have to pick up my aunt at the airport so I can’t come (undangan ini sangat berarti, tetapi saya harus menjemput bibi saya sehingga saya tidak bisa hadir).

Itulah contoh kalimat yang dapat kita gunakan apabila kita ingin menolak suatu undangan secara lisan. Intonasi dan pemilihan kata harus dilakukan dengan cermat dan hati-hati agar teman atau kolega yang mengundang kita untuk menghadiri acara mereka tidak tersinggung dan dapat memaklumi alasan mengapa kita tidak dapat menghadiri acara yang mereka adakan. Itulah mengapa sangat penting bagi kita menolak suatu undangan dengan halus dan sopan dengan kalimat yang tidak menyinggung.

2. How to Decline an Invitation in Writing (Bagaimana Menolak Suatu Undangan Melalui Tulisan)

Cara menolak suatu undangan, selain secara lisan, adalah melalui tulisan. Hal ini dilakukan apabila undangan yang datang pada kita berupa surat undangan yang dikirimkan ke alamat tempat tinggal kita. Seiring dengan semakin berkembangnya zaman, suatu undangan juga dapat kita terima dalam bentuk surat elektronik (e-mail) atau melalui jejaring sosial.

Sama seperti ketika kita menolak suatu undangan secara lisan, menolak suatu undangan secara tertulis juga harus disampaikan menggunakan pemilihan kata yang tepat dan sopan. Pemilihan kata yang tepat dan sopan dimaksudkan agar teman atau kolega yang mengundang kita dapat memaklumi alasan mengapa kita tidak dapat menghadiri acara yang diadakan dan tidak tersinggung dengan kata-kata dalam penolakan tertulis yang kita kirimkan.

Lalu, bagaimana caranya menolak suatu undangan secara tertulis dalam Bahasa Inggris? Berikut adalah contoh pemilihan kata yang dapat digunakan apabila kita ingin menolak suatu undangan dalam Bahasa Inggris secara tertulis dengan tepat dan sopan:

• • Contoh 1:

Dear Natasha,

Thank you so much for inviting me to your university graduation party. Unfortunately, I have a dinner with my big family, so I won’t be able to attend it. I’m really sorry and I wish you a wonderful time celebrating this special occassion.

Your friend,

Annie

(Teruntuk Natasha,

Terimakasih banyak sudah mengundangku dalam perayaan kelulusanmu dari universitas. Sayangnya, aku ada acara makan malam bersama keluarga besar di malam itu, yang membuatku tidak dapat menghadiri pestamu. Aku benar-benar minta maaf dan kuharap kau memiliki malam yang menyenangkan merayakan kelulusanmu.

Temanmu,

Annie)

• • Contoh 2:

Dear Ruben,

Congratulations on your new position as the manager! Thank you for inviting me. I wish I could attend your promotion party, but I will go on a business trip with my boss that day. I’m sorry. I wish you a great time.

Your pal,

Timothy

(Teruntuk Ruben,

Selamat atas jabatan barumu sebagai manager! Terimakasih sudah mengundangku. Kuharap aku bisa menghadiri pesta kenaikan jabatanmu. Tetapi pada hari itu aku akan melakukan perjalanan dinas bersama atasanku. Aku minta maaf. Kuharap kau memiliki waktu yang menyenangkan.

Temanmu,

Timothy)

• • Contoh 3:

My dear friend Amanda,

First of all, congratulations on your very first pregnancy! Also, thank you very much for inviting me to your baby shower. Unfortunately, I couldn’t attend it as I’ve booked a flight to see my parents in Magelang on the very same day. I’m really sorry and I wish you a great time.

Sincerely,

Dewi

(Teruntuk temanku tersayang Amanda,

Pertama-tama, selamat atas kehamilanmu yang pertama! Terimakasih juga sudah mengundangku ke pesta tujuh bulanan kehamilanmu. Sayangnya, aku tidak dapat hadir karena aku telah memesan tiket penerbangan ke Magelang untuk menjenguk orangtuaku pada hari yang sama. Aku sungguh minta maaf dan kudoakan semoga pestamu berjalan lancar.

Tertanda,

Dewi)

• • Contoh 4:

Dear Miss Kartika Adam,

I received your invitation to your company’s party. With this letter, I deeply regret to inform you that I couldn’t attend it due to an important meeting on the very same day. Thank you for thinking of me.

Sincerely,

Bagas Sanjaya

(Kepada Nona Kartika Adam,

Saya telah menerima undangan Anda untuk menghadiri pesta perusahaan Anda. Bersama surat ini, dengan menyesal saya harus memberitahukan bahwa saya tidak dapat menghadiri pesta yang Anda adakan dikarenakan adanya pertemuan penting yang harus saya hadiri pada hari yang sama. Terimakasih telah mengingat saya.

Tertanda,

Bagas Sanjaya)

Itulah beberapa contoh penolakan terhadap suatu undangan yang datang kepada kita,baik secara lisan maupun tulisan. Seperti yang sudah dijelaskan, suatu undangan bukanlah keharusan bagi kita untuk menghadirinya. Terutama bila kita memang sedang sangat sibuk atau memiliki janji lain yang tak dapat dibatalkan.

Ingatlah bahwa menolak suatu undangan bukan berarti kita menolak teman atau kolega yang mengundang kita. Menolak suatu undangan adalah sebuah pernyataan jika kita memang tidak dapat menghadiri acara yang mereka adakan karena satu dan lain hal.

Jangan lupa untuk menghubungi kembali teman atau kolega kita setelah acara yang mereka adakan berakhir. Sah-sah saja menghubungi kembali teman atau kolega kita tersebut untuk menyatakan kesedihan kita tidak dapat menghadiri acara mereka. Ketika Anda akan melakukan hal ini, ingatlah untuk tetap bersikap positif.

Jadi, jangan takut lagi untuk menolak suatu undangan, ya!