Apa Itu Application Letter?

Application letter dikenal juga sebagai surat lamaran dalam bahasa Indonesia. Jika Anda sedang mencari pekerjaan dan melamar ke sana kemari, ada kemungkinan Anda saat ini sedang harus mengetahui cara menulis surat lamaran. Melihat bagaimana persaingan di dunia kerja saat ini begitu ketat, bahasa Inggris semakin sering digunakan untuk melamar sebuah pekerjaan. Oleh karena itu, penting sekali untuk Anda mengetahui bagaimana cara menulis surat lamaran dalam bahasa Inggris.

Mungkin tidak semua lowongan pekerjaan meminta Anda untuk membuat surat lamaran, namun ada baiknya Anda bersiap agar bisa menuliskannya ketika diminta. Surat lamaran dapat membantu Anda menekankan kemampuan-kemampuan serta pencapaian Anda dan mendapatkan perhatian perusahaan yang Anda lamar. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan mengenai surat lamaran dalam bahasa Inggris atau application letter.

Tips Menulis Application Letter Untuk Kerja

Surat lamaran kerja atau yang biasanya dikenal juga dalam bahasa Inggris sebagai cover letter sebaiknya dikirimkan bersamaan dengan CV ketika Anda melamar kerja. Meskipun CV atau resume sudah menjelaskan riwayat pengalaman dan kemampuan serta pencapaian Anda, surat lamaran kerja yang Anda kirim seharusnya bisa menjelaskan mengapa Anda cocok untuk mengisi posisi yang ditawarkan dan harus dipilih untuk diwawancara nantinya.

Menuliskan surat ini mungkin terdengar seperti tantangan yang berat. Namun jika Anda mempelajari bagaimana cara memulainya per tahap, tak lama Anda akan menjadi semakin mahir dalam menuliskan surat lamaran kerja untuk dikirimkan bersamaan dengan resume Anda.

Langkah Awal Menulis Application Letter

Sebelum Anda mulai menuliskan surat lamaran kerja, buat beberapa hal mendasar terlebih dahulu. Pertimbangkan informasi apa saja yang ingin Anda masukan, dengan catatan bahwa jumlah kalimat yang ada di dalamnya cukup terbatas. Ingat, surat ini bertujuan untuk meyakinkan perusahaan untuk mempertimbangkan lamaran Anda. Anda bisa menuliskan lebih dari mengulang isi resume Anda saja dengan cara menekankan kemampuan yang Anda miliki yang relevan dengan posisi yang ditawarkan, pengalaman, serta keahlian.

Untuk menambahkan rincian yang paling meyakinkan dan relevan dalam surat Anda, Anda harus tahu apa yang dicari oleh perusahaan. Anda bisa mencari poin-poin tersebut di pemberitahuan lowongan kerja, oleh karena itu, pastikan Anda membaca ulang lowongan pekerjaannya sebelum menulis surat lamaran.

Selanjutnya, cocokkan kualifikasi yang Anda miliki dengan poin-poin yang dicari oleh perusahaan. Buat daftar kemampuan dan pengalaman Anda yang relevan. Sebagai contohnya, jika lowongan pekerjaannya mencari seseorang dengan jiwa kepemimpinan yang tinggi, ingat-ingat pengalaman Anda dalam memimpin sebuah tim sebelumnya. Setelah Anda sudah menuliskan catatan-catatan tersebut dan memiliki perkiraan hal apa saja yang ingin difokuskan dalam surat, Anda sudah siap untuk mulai menuliskannya.

Petunjuk Penulisan Application Letter

Menulis surat lamaran kerja sangatlah berbeda dibandingkan menuliskan email kepada teman atau menuliskan surat terima kasih kepada keluarga. Manajer yang mencari kandidat pekerja baru memiliki ekspektasi tertentu mengenai presentasi dan bentuk surat lamaran, mulai dari panjang (tidak lebih dari satu halaman) hingga ukuran huruf dan gaya huruf serta spasi.

Secara umum, surat lamaran kerja tidak boleh lebih dari satu halaman. Surat lamaran kerja juga seharusnya menggunakan satu spasi dengan spasi di antara tiap paragraf. Gunakan margin sekitar 1cm dan pepet tulisan ke arah kiri, yang mana biasanya itu adalah format standar untuk sebagian besar dokumen. Gunakan juga bentuk huruf tradisional seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri. Ukuran huruf seharusnya berada di sekitar 10 atau 12.

Bagian-Bagian Application Letter

Terdapat juga peraturan yang harus diikuti dan tidak bisa diubah dalam membuat surat, mulai dari pembuka surat hingga penutup surat, serta bagaimana cara menyusun sebuah surat lamaran. Berikut ini adalah penjelasan bagian-bagian utama dalam surat yang harus ada dalam surat lamaran kerja.

• Heading

Surat lamaran kerja harus dimulai dengan informasi kontak Anda serta perusahaan. Beberapa informasi yang ada di dalamnya adalah nama, alamat, nomor telepon, serta email. Setelah menuliskan informasi Anda dan perusahaan, tuliskan tanggal Anda menulis surat tersebut. Jika Anda menuliskan surat lamar melalui email, tambahkan informasi kontak Anda di bagian bawah surat, setelah tanda tangan Anda.

• Salutation

Bagian ini adalah bagian Anda menyampaikan salam dengan sopan. Pembuka surat paling umum biasanya adalah “Dear Mr. / Ms.” yang diikuti dengan nama belakang orang yang dituju. Jika Anda tidak mengetahui nama yang dituju atau tidak yakin dengan jenis kelamin orang yang dituju, Anda bisa menggunakan “To Whom It May Concern,” sebagai gantinya.

• Body Letter

Anggap bagian ini memiliki tiga bagian di dalamnya. Pada paragraf pertama, Anda harus menyatakan posisi apa yang Anda lamar dan dari mana Anda mendapatkan informasi lowongannya. Pada paragraf kedua, ini adalah bagian paling penting dalam surat Anda. Ingat bagaimana sebelumnya Anda sudah mengumpulkan informasi mengenai apa yang dicari oleh perusahaan dan bagaimana Anda bisa menjual diri sesuai dengan keinginan mereka? Di bagian inilah Anda menuliskan rincian penting tersebut mengenai pengalaman dan pencapaian Anda.

Pada paragraf ketiga sekaligus bagian terakhir dalam isi surat, Anda harus mengucapkan terima kasih kepada orang yang dituju. Anda juga bisa menawarkan untuk memberikan informasi lebih lanjut.

• Penutup Surat

Tutup surat Anda dengan penutup yang seopan. Anda bisa menggunakan kata Best atau Sincerely dan dilanjutkan dengan nama Anda di bawahnya. Jika Anda menuliskan surat lamaran secara fisik, Anda bisa membubuhkan tanda tangan di bawahnya diikuti dengan nama lengkap Anda. Jika Anda hanya mengirimkan surat lamaran melalui email, Anda hanya perlu menuliskan nama Anda, diikuti oleh informasi kontak.

Template Application Letter

Jika Anda merasa terlalu rumit untuk memformat dan menyusun surat lamaran yang banyak harus Anda kirim, Anda bisa menyiapkan sebuah template surat lamaran untuk dipakai selanjutnya. Dengan memiliki template, Anda bisa menuliskan surat lamaran kerja dengan lebih mudah. Anda hanya perlu mengganti informasi di dalamnya sesuai dengan pekerjaan yang Anda lamar, tanpa harus mengkhawatirkan apakah format huruf dan sebagainya sudah benar atau tidak.

Tips Menulis Surat Lamaran yang Efektif

Pastikan Anda selalu menulis surat lamaran ketika melamar suatu lowongan. Kecuali jika pengumuman lowongannya menyuruh untuk tidak mengirimkan surat lamaran atau cover letter. Bahkan jika perusahaannya tidak secara eksplisit memintanya, tidak ada salahnya untuk mengirimkan surat lamaran. Jika mereka meminta Anda mengirimkan surat, pastikan bahwa Anda mengikuti petunjuknya dengan benar. Sebagai contohnya, mungkin perusahaan tersebut meminta Anda untuk mengirimkan surat melalui lampiran email, atau justru menyuruh Anda untuk menuliskannya langsung di sistem penerima lamaran kerja mereka.

Gunakan format surat bisnis formal ketika Anda menuliskan surat lamaran. Tambahkan informasi kontak Anda di bagian atas, tanggal penulisan surat, dan informasi kontak perusahaan. Pastikan juga untuk memberikan salam pembuka surat di bagian awal dan tanda tangan Anda di bagian akhir.

Jangan lupa untuk menjual diri Anda di keseluruhan surat lamaran, fokuskan bagaimana keberadaan Anda dapat menguntungkan perusahaan. Berikan contoh-contoh spesifik mengenai pengalaman Anda yang menunjukkan kemampuan yang bisa berguna untuk pekerjaan ini, terutama untuk hal-hal yang ada di deskripsi lowongan. Jika memungkinkan, tambahkan contoh pengalaman ketika Anda menambah nilai dalam perusahaan. Nilai dalam bentuk angka juga akan memberikan bukti yang lebih konkrit untuk pencapaian dan kemampuan Anda.

Baca ulang pengumuman lowongan kerja yang Anda lamar dan catat kata-kata kunci yang muncul, contohnya kemampuan yang diminta oleh perusahaan. Usahakan untuk memasukkan beberapa kata kunci tersebut di dalam surat lamaran Anda. Hal ini akan membantu perusahaan untuk lebih mudah melihat bahwa Anda memenuhi kriteria mereka.

Jangan menuliskan surat yang terlalu panjang. Pastikan surat lamaran Anda tidak lebih dari satu halaman dan tidak lebih dari empat paragraf. Perusahaan biasanya lebih memilih membaca surat lamaran yang singkat.

Perusahaan biasanya tidak akan membaca surat lamaran yang memiliki banyak kesalahan tata bahasa. Oleh karena itu, setelah Anda sudah selesai menuliskannya, pastikan Anda membaca ulang surat lamarannya dan membetulkan bagian-bagian yang masih salah.

Contoh Application Letter

Elizabeth Olsen
14, Sudirman Street
Central Jakarta, DKI Jakarta 10210
111-1111-1111
elizabetholsen@email.com

Mark Jones
Human Resource Manager
Candle Light Company
13 Marina Bay Sands
Singapore 12011

February 15, 2017

Dear Mr. Jones,

I hope this letter finds you well. I am writing this letter after my former coworker, Antonio Hugh, informed me regarding the opening for the position of administrative assistant in your Singapore office. I have been a fan of Candle Light Company products and I have 3 years experience in administration. I would love to be able to help the company go forward and achieve their mission in making a high-end aromatic candles with a worldwide market.

I graduated from a prestigious university in Indonesia, Brawijaya University, with a degree in Business Administration in 2014. Since then, I have my fair share in working for small local companies and help them manage their administration documents. I enjoyed the opportunities that I have had in helping these local companies grow to a more advanced company with lots of clients. In my latest role as an administrative assistant at Furniture High Corp, I managed to use my management skill to the highest and saved my employer at least 3 millions IDR by implementing a scheduling system. My former company was spending too much money on paying part time workers to take care of the customer service department. However, once I put in place the new scheduling system, we found out that we don’t have the need to use any temp workers at all. During my years of experience, I also learned to do poster design, perfected my Excel skills, and keep up with the latest industry news that might help the growth of my former companies.

I have attached below my CV for your consideration for this position in your company and hope to speak with you as soon as possible regarding your needs for this role.

Sincerely,

Elizabeth Olsen

Terjemahan:

Elizabeth Olsen
Jalan Sudirman No. 14
Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10210
111-1111-1111
elizabetholsen@email.com

Mark Jones
Manajer Sumber Daya Manusia
Perusahaan Candle Light
Marina Bay Sands Nomor 13
Singapur 12011

15 Februari 2017

Kepada Yth. Pak Jones,

Saya harap Anda dalam kabar baik. Saya menuliskan surat ini setelah mantan teman kerja saya, Antonio Hugh, memberitahu saya mengenai lowongan untuk posisi asisten administratif di kantor Singapur. Saya adalah penggemar produk-produk Perusahaan Candle Light dan saya memiliki pengalaman tiga tahun dalam bagian administrasi. Saya akan senang jika bisa membantu perusahaan Anda maju dan mencapai misinya dalam membuat lilin-lilin aromatik berkelas tinggi dengan pasar di seluruh dunia.

Saya lulus dari sebuah universitas prestisius di Indonesia, Universitas Brawijaya, dengan gelar dalam jurusan Bisnis Administrasi pada tahun 2014. Sejak saat itu, saya telah memiliki pengalaman yang cukup dengan bekerja untuk perusahaan-perusahaan lokal kecil dan membantu mereka mengurus dokumen-dokumen administrasi mereka. Saya menikmati kesempatan yang saya miliki dalam membantu perusahaan-perusahaan lokal ini berkembang menjadi perusahaan yang lebih maju dengan banyak klien. Pada pengalaman saya yang terakhir sebagai asisten administratif di Furniture High Corp, saya berhasil menggunakan kemampuan manajemen saya semaksimal mungkin dan mengurangi pengeluaran bos saya setidaknya tiga juta rupiah dengan mengimplementasikan sistem jadwal. Mantan perusahaan saya menghabiskan terlalu banyak uang untuk membayar pekerja paruh waktu untuk mengurus departemen pelayanan pelanggan. Akan tetapi, setelah saya menjalankan sistem penjadwalan yang baru, kami menyadari bahwa kami tidak perlu mempekerjakan satupun pekerja paruh waktu sama sekali. Selama bertahun-tahun pengalaman saya, saya juga belajar untuk membuat desain poster, menyempurnakan kemampuan Excel, dan tidak ketinggalan dengan berita industri yang terbaru yang mungkin bisa membantu perkembangan perusahaan-perusahaan saya yang lama.

Saya sudah melampirkan CV saya untuk pertimbangan Anda untuk posisi ini di perusahaan Anda dan berharap dapat ebrbicara dengan Anda secepat mungkin mengenai kebutuhan Anda untuk peran ini.

Dengan tulus,

Elizabeth Olsen.