Surat Resign / Pengunduran Diri (Resignation Letter)
Mengundurkan diri dari suatu perusahaan ternyata cukup sulit bagi sebagain orang. Pada momen inilah peran resignation letter (surat pengunduran diri) dibutuhkan. Resignation letter adalah surat resmi yang diberikan kepada atasan kita untuk memberi tahu bahwa kita tidak akan lagi bekerja di perusahaannya. Dalam kata lain, resignation letter adalah surat resmi pengunduran diri.
Fungsi dari resignation letter adalah untuk menginformasikan kapan kita akan berhenti dan bagaimana kita akan menyerahkan tugas kita. Meskipun kita memiliki hubungan yang baik dengan atasan dan sudah akrab dengannya, alangkah baiknya kita tetap menyerahkan resignation letter untuk meresmikan kepergian kita.
Pada umumnya, resignation letter diberikan dua minggu sebelum kita keluar dari perusahaan untuk memberikan waktu kepada perusahaan mencari karyawan pengganti kita. Oleh karena itu, jangan pernah menyerahkannya di hari kita keluar karena kita akan dianggap tidak sopan dan tidak menghargai perusahaan.
Lalu, bagaimana cara menyusun resignation letter yang benar? Mari kita lihat tulisan di bawah ini:
Resignation Letter Format
Berikut ini adalah format resignation letter yang umum dipakai:
(Nama Pengirim)
(Jalan Tempat Tinggal Pengirim)
(Kota, Provinsi, Kode Pos pengirim)
(Nomor Telepon Pengirim)
(Alamat Surel Pengirim)
(Tanggal hari ini)
(Nama Atasan)
(Posisi Atasan)
(Nama Perusahaan)
(Alamat Perusahaan)
(Kota, Provinsi, Kode Pos Perusahaan)
Dear Mr./ Ms./ Mrs. (Nama Belakang Atasan),
(Paragraf pertama: I am writing to inform you that I am resigning from my position as… for…. My last day will be….)
(Paragraf kedua:I appreciate the opportunity and your support over the course of my employment at the company. It has been a pleasure working with you and the team.)
(Paragraf ketiga: Please let me know if I can be of any help during this transition. I wish you all the best)
Sincerely,
(Tanda Tangan Pengirim)
(Nama Pengirim)
Paragraf Pertama
Kita memulai isi surat pengunduran diri dengan menyebutkan tujuan kita menulis suratnya beserta dengan posisi kita dan nama perusahaan. Meskipun perusahaannya adalah perusahaan kecil, dan atasan kita sudah mengenal kita dengan baik, kita harus tetap menyantumkan informasi tersebut karena resignation letter adalah tanda resmi kita mengundurkan diri dari perusahaan.
Selain itu, kita juga harus menyebutkan tanggal kapan hari terakhir kita bekerja di perusahaannya agar atasan kita tahu dan tidak harus bertanya lagi kepada kita kapan kita akan meninggalkan perusahaan.
Contoh:
I would like to inform you that I am resigning from my position as IT Consultant for ABC Company. My last day will be Monday, January 18th, two weeks from now.
(Saya ingin memberi tahu bahwa saya akan mengundurkan diri dari posisi saya sebagai Konsultan IT Perusahaan ABC. Hari terakhir kerja saya adalah Senin, 18 Januari, dua minggu dari sekarang)
Paragraf Kedua
Paragraf kedua berisi ucapan terima kasih kita terhadap perusahaan. Cobalah untuk sejenak memikirkan bagaimana kita telah berkembang semenjak bekerja dengan perusahaannya dan apa saja hal-hal yang sangat kita apresiasi ketika kita bekerja di sana. Kemudian tuliskanlah hal-hal tersebut dalam paragraf dua resignation letter.
Kita bisa menuliskan betapa kita sangat bersyukur atas kesempatan yang diberikan kepada perusahaan kepada kita untuk berkembang secara profesional, atau kita juga bisa menyebutkan betapa kita mengapresiasi suportifnya lingkungan kerja di perusahaan, dan sebagainya. Pada intinya, merupakan hal yang baik untuk menyebutkan hal-hal positif yang kita dapatkan selama kita menjadi karyawan perusahaan dalam resignation letter kita.
Contoh:
I really appreciate the opportunity and support you have given me. I have obtained great experience, skills, and knowledge during my time of employment in this company, and I am so lucky to have worked with you and the team.
(Saya sangat menghargai kesempatan dan dukungan yang telah Anda berikan kepada saya. Saya mendapatkan pengalaman, kemampuan, dan pengetahuan yang luar biasa selama bekerja di perusahaan ini, dan saya sangat beruntung telah bekerja bersama Anda dan tim)
Paragraf Ketiga
Paragraf ketiga pada umunya berisi tentang keinginan kita membantu perusahaan selama masa transisi pengunduran kita sebagai karyawan. Tentunya kita ingin tetap memberikan kesan positif sampai akhir, bukan? Oleh karena itu, tawarkanlah bantuan kita kepada perusahaan untuk memudahkan mereka dalam masa transisi. Kita juga bisa menceritakan bagaimana kita akan membantu perusahaan selama masa perubahan tersebut.
Contoh:
Please let me know if I can help during this transition. I am willing to help out in training my replacement. I wish the company continues success, and I hope to stay in touch in the future.
(Tolong beri tahu saya jika saya bisa membantu selama dalam masa transisi ini. Saya bersedia membantu untuk melatih pengganti saya. Semoga perusahaan tetap sukses, dan saya harap kita bisa tetap berhubungan di masa depan)
Tips
Ada beberapa hal yang harus dan tidak boleh dilakukan ketika kita menulis dan mneyerahkan resignation letter kita, berikut adalah hal yang harus dilakukan:
- Kirimkanlah resignation letter dalam bentuk yang sudah dicetak (printed copy) dan dalam bentuk email kepada atasan kita
- Diskusikanlah detail-detail akhir terkait dengan pekerjaan kita beberapa hari sebelum kita meninggalkan perusahaan
- Berikanlah waktu notice yang cukup kira-kira dibutuhkan perusahaan untuk mencari dan memastikan pengganti kita siap untuk bekerja (pada umumnya 2 minggu dari hari kita menyerahkan resignation letter)
- Rapikan meja kerja kita segera mungkin (jangan menunggu waktu notice berakhir) untuk berjaga-jaga jika perusahaan menyuruh kita untuk segera pergi
Sedangkan hal yang harus kita hindari, di antaranya adalah:
- Mengkritik perusahaan dan orang yang bekerja di sana
- Tidak masuk kerja dalam masa transisi (kecuali jika perusahaan melarang kita untuk masuk)
- Mengumbar-umbar pekerjaan dan perusahaan baru
- Menghindari atasan kita dan menolak untuk berbicara dengannya tantang rencana transisi
- Meyakinkan rekan kerja bahwa mereka harus mengundurkan diri juga
- Menyebarkan rumor dan informasi salah
Samples
Di bawah ini adalah beberapa contoh resignation letter dalam bahasa Inggris beserta dengan terjemahannya dalam bahasa Indonesia yang bisa kita gunakan dalam menyusun surat pengunduran kita sendiri:
- Contoh 1
Adam Budiman
Apple Street
Z City, X Province 4730
0987654321
adam@email.com
January 4th, 2021
Jack Brown
Senior Manager
ABC Company
Grapes Street
Z City, X Province 4289
Dear Mr. Brown,
I would like to inform you that I am resigning from my position as IT Consultant for ABC Company. My last day will be Monday, January 18th, two weeks from now.
I really appreciate the opportunity and support you have provided me. I have obtained great experience, skills, and knowledge during my time of employment in this company, and I am so lucky to have worked with you and the team.
Please let me know if I can help during this transition. I am willing to help out in training my replacement. I wish the company continues success, and I hope to stay in touch in the future.
Sincerely,
Adam Budiman
Terjemahan:
Adam Budiman
Jalan Apple
Kota Z, Provinsi X 4730
0987654321
adam@email.com
4 Januari 2021
Jack Brown
Manager Senior
Perusahaan ABC
Jalan Grapes
Kota Z, Provinsi X 4289
Yth Pak Brown,
Saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya akan mengundurkan diri dari posisi saya sebagai Konsultan IT Perusahaan ABC. Hari terakhir kerja saya adalah Senin, 18 Januari, dua minggu dari sekarang.
Saya sangat menghargai kesempatan dan dukungan yang telah Anda berikan kepada saya. Saya mendapatkan pengalaman, kemampuan, dan pengetahuan yang luar biasa selama bekerja di perusahaan ini, dan saya sangat beruntung telah bekerja bersama Anda dan tim.
Mohon beri tahu saya jika saya bisa membantu selama dalam masa transisi ini. Saya bersedia membantu untuk melatih pengganti saya. Semoga perusahaan tetap sukses, dan saya harap kita bisa tetap berhubungan di masa depan.
Salam hormat,
Adam Budiman
- Contoh 2
Keterangan: untuk contoh 2 dan seterusnya kita hanya akan melihat contoh isi suratnya saja.
Dear Mr. Brown,
Please accept this letter as a formal notice that I am resigning from my position as IT Consultant for ABC Company, effective January 18th.
Thank you for the last four years at ABC Company. It has been a wonderful experience, and I really appreciate the opportunity to grow myself professionally while in this position.
Please let me know if I you need any assistance with the transition process. You can call me anytime at adam@email.com or at 0987654321. I really hope we can keep in touch in the future.
Sincerely,
Adam Budiman
Terjemahan:
Yth Pak Brown,
Surat ini adalah pemberitahuan resmi bahwa saya mengundurkan diri dari posisi Konsultan IT di Perusahaan ABC, efektif tanggal 18 Januari.
Terima kasih atas waktu empat tahunnya di Perusahaan ABC. Merupakan pengalaman yang luar biasa, dan saya sangat menghargai kesempatan untuk mengembangkan diri saya secara profesional selama dalam posisi ini.
Mohon beri tahu saya jika Anda butuh bantuan dalam proses transisi. Anda bisa menghubungi saya kapan saja ke adam@email.com atau ke 0987654321. Saya harap kita tetap bisa berhubungan di masa depan.
Salam hormat,
Adam Budiman
- Contoh 3
Dear Mr. Brown,
I wanted to inform you that I will be formally resigning from my position as IT Consultant for ABC Company. My last day of employment will be Monday, January 18th 2021.
Thank you for all the opportunities and support you have given me over the last four years. I have really enjoyed my time working at the company with you and the team consisting of amazing people. I am very grateful to start my career with such a dedicated and supportive team. I hope our paths will cross again in the future.
I will do everything I can to help you out during this transition period. I will train my replacement to take over my duties. Please let me know if there is anything else I can do to ease the process.
Sincerely,
Adam Budiman
Terjemahan:
Yth Pak Brown,
Saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya secara resmi akan mengundurkan diri dari posisi saya sebagai Konsultan IT di Perusahaan ABC. Hari terakhir kerja saya adalah Senin, 18 Januari 2021.
Terima kasih atas semua kesempatan dan dukungan yang telah Anda berikan kepada saya dalam empat tahun terakhir ini. Saya benar-benar menikmati waktu saya bekerja di perusahaan bersama Anda dan tim yang terdiri dari orang-orang hebat. Saya sangat bersyukur memulai karir saya dengan tim yang berdedikasi tinggi dan suportif. Saya harap jalan kita akan bersinggungan lagi di masa depan.
Saya akan melakukan apapun yang saya bisa untuk membantu Anda dalam masa transisi ini. Saya akan melatih pengganti saya untuk mengambil alih tugas-tugas saya. Mohon beri tahu saya jika ada hal lainnya lagi yang bisa saya lakukan untuk memudahkan prosesnya.
Salam hormat,
Adam Budiman
