Kata-Kata yang Dipakai dalam Online Meeting

Perkembangan teknologi saat ini sangat membantu memudahkan urusan semua orang, salah satunya dalam hal komunikasi. Dahulu untuk mengabari seseorang di tempat berbeda, perlu waktu berhari-hari bahkan berbulan-bulan, namun sekarang bertukar informasi hanya memakan waktu hitungan menit bahkan detik.

Sebelumnya kita dimudahkan dengan teknologi telepon walaupun memiliki salah satu kelemahan yakni tidak memfasilitasi akses untuk tatap muka, meskipun begitu teknologi pun semakin berkembang lewat fasilitas video call (telepon video) yang memungkinkan kita bertatap muka walau tidak bertemu langsung.

Apalagi di masa sekarang ini dengan merebaknya pandemi virus Covid-19, kebutuhan komunikasi daring semakin meningkat, terutama untuk online meeting (rapat daring), seiring dengan berlakunya kebijakan WFH atau work from home (bekerja dari rumah).

Hanya saja, komunikasi daring tidak terlepas dari kelemahan. Salah satunya adalah gangguan sinyal yang mengakibatkan komunikasi tidak berjalan lancar. Hal ini rentan menimbulkan salah paham antarpihak hanya karena masalah sinyal. Untuk mengatasi kesalahpahaman tersebut sebenarnya tidak sulit, jika rapat daring dilakukan dalam bahasa Indonesia.

Namun bagaimana jika rapat dilakukan dalam bahasa Inggris ? Untuk itulah kali ini kami akan membahas tentang frasa atau kalimat apa saja yang perlu diketahui saat menggelar rapat daring dalam bahasa Inggris. Semoga artikel ini membantu bagi Anda yang harus melakukan rapat daring dalam bahasa Inggris, atau setidaknya menambah pengetahuan Anda tentang bahasa Inggris.

MEMULAI RAPAT

Sebelum menuju ke inti rapat, Anda tentu harus membuka rapat tersebut. Berikut ini beberapa hal yang sebaiknya Anda lakukan saat memulai sebuah rapat daring.

1. PERKENALKAN DIRI ANDA

Perkenalkan diri Anda agar semua anggota rapat tahu mereka berbicara dengan siapa. Mulailah dengan mengucapkan “hello” terlebih dahulu.

• • Hello, Lisa here. (Halo, Lisa di sini)
  • Hello, it’s Lisa speaking. (Halo, Ini Lisa yang berbicara)

2. PASTIKAN PESERTA RAPAT TERHUBUNG

Langkah kedua saat memulai rapat, pastikan seluruh peserta rapat online (terhubung).

• • Is everyone on the line? (Apakah semua orang terhubung?)
  • Do we have Andy on the call? (Apakah Andy terhubung?)
  • Do we have Andy yet? (Apakah Andy sudah terhubung?)
  • Are we waiting for anyone else? (Apakah kita sedang menunggu yang lainnya?)
  • Do any of you know who is not on the line yet? (Apakah ada yang tahu siapa saja yang belum terhubung?)

3. MEMASTIKAN SEMUA PESERTA RAPAT SIAP

Setelah memastikan semua peserta rapat terhubung, langkah berikutnya adalah pastikan semuanya siap. Hal ini untuk menghindari hal-hal yang tidak perlu selama berlangsungnya rapat daring.

• • Are we ready to start the meeting today? (Apakah semua siap memulai rapat hari ini?)
  • Shall we start the meeting? (Apakah bisa dimulai rapatnya?)
  • Do everyone know the agenda of today’s meeting? (Apakah semuanya tahu agenda rapat hari ini?)
  • As everyone knows, we are discussing X problem on today’s meeting. I believe you all are ready. (Seperti yang semuanya tahu, kita akan membahas masalah X pada rapat kali ini. Saya yakin kalian telah siap semuanya)

INTI RAPAT

Setelah membuka rapat, saatnya masuk ke inti rapat. Di bagian ini tentunya akan membahas apa yang menjadi tujuan diadakannya rapat daring.

1. SAMBUTAN

Mulailah inti rapat dengan menyambut semua orang. Ini dimaksudkan untuk menghargai waktu yang disisihkan semua pihak pada rapat tersebut.

• • First of all, I would like to welcome you all today. (Pertama-tama, saya ingin menyambut kalian semua hari ini)
  • I would say thank you all for attending today’s meeting. (Saya ingin mengucapkan terima kasih untuk kehadirannya di rapat kali ini)
  • I do appreciate you all for joining us today. (Saya sangat menghargai kalian semua karena bergabung dengan kami hari ini)

2. MEMBAHAS AGENDA RAPAT

Setelah menyambut peserta rapat, mulailah untuk membahas agenda rapat.

• • As you know, the agenda today will be talking about XY topic. We’re going to focus only on that matter. (Seperti yang Anda tahu, agenda hari ini akan berbicara tentang topik XY. Kita hanya akan fokus pada masalah tersebut)
  • I have called this meeting in order to talk about XY problem. We need to find solutions. Feel free to share any advices or opinions regarding this matter. (Saya mengadakan rapat ini untuk membahas tentang masalah XY. Kita perlu mencari solusi. Silahkan berikan nasehat ataupun opini terkait masalah ini)
  • About the agenda today, I would like to get everyone’s feedback on XY issue. (Tentang agenda hari ini, saya ingin mengetahui tanggapan semuanya untuk masalah XY)
  • What are your thoughts about XY problem? I’d like to hear them. (Apa pendapat kalian tentang masalah XY? Saya ingin mendengarnya)
  • What are your views on XY problem? Anyone wants to share it? (Apa pendapat kalian tentang masalah XY? Ada yang ingin berbagi pendapat?)
  • Are there any comments from you all about XY problem? (Apakah ada komentar tentang masalah XY?)

3. INTERUPSI SAAT RAPAT

Hal yang wajar saat terdapat interupsi dalam rapat. Tidak perlu khawatir asalkan tetap mengedepankan kesopanan.

• • I’m so sorry to interrupt, would you mind if I asked some questions? (Saya minta maaf karena interupsi, apakah Anda keberatan jika saya bertanya beberapa pertanyaan?)
  • Sorry to interrupt. I just want to clarify are you saying that… (Maaf menginterupsi. Saya hanya ingin mengklarifikasi apakah anda mengatakan bahwa…)
  • I’m so sorry, but could I interrupt for a minute? (Saya minta maaf, tapi bisakah saya interupsi?)
  • Sorry, can I stop you for just a minute please? (Maaf, bisakah saya menginterupsi Anda selama semenit?)

4. BERBAGI LAYAR PRESENTASI

Saat melakukan rapat daring, kita akan berbagi layar presentasi dengan peserta lainnya untuk kepentingan rapat.

• • I’m sharing my screen so everyone can see it. Let me know if there’s any problem with my screen. (Saya akan membagi layar presentasiku sehingga semua orang dapat melihatnya. Beritahu saya jika ada masalah dengan tampilan layarku)
  • I’m uploading the file now, can everyone see/read the file? (Saya mengunggah berkasnya sekarang, apakah semuanya bisa melihat/membaca berkasnya?)

MENGATASI MASALAH TEKNIS

Selama berlangsungnya rapat daring, besar kemungkinan akan dihadapkan pada masalah teknis.

• I’m so sorry, but could you speak more slowly please? I can’t hear you clearly. (Saya minta maaf, tapi bisakah Anda berbicara lebih pelan? Saya tidak bisa mendengarnya dengan jelas)
• I’m so sorry, but could you repeat that again please? The signal isn’t good here. (Saya minta maaf, tapi bisakah Anda ulangi yang tadi? Sinyalnya tidak bagus di sini)
• Sorry, could you explain about that once more? (Maaf, bisakah Anda menjelaskan tentang hal tersebut sekali lagi?)
• Sorry, I didn’t get what you’re talking about, mind explaining it again? (Maaf, saya tidak mengerti apa yang Anda bicarakan, apakah tidak keberatan menjelaskannya sekali lagi?)

MENGAKHIRI RAPAT DARING

Saatnya Anda mengakhiri rapat setelah membahas apa yang perlu dibahas dalam rapat tersebut.

• Well everyone, that is all I wanted to say for today’s meeting. I thank you all for participating in today’s meeting. (Baiklah semuanya, itulah tadi yang ingin saya utarakan dalam rapat hari ini. Saya berterima kasih atas partisipasinya pada rapat hari ini)
• I hope what we talked today will cover everything I had to say. Our next meeting will be about… (Saya harap apa yang kita bahas hari ini akan mencakup semua apa yang perlu saya katakan. Rapat kita berikutnya akan membahas tentang…)
• Okay, that will be all for today, and if no one has anything else to say, I think we will wrap this up. Thank you for attending this meeting, everyone. (Oke, cukup untuk hari ini, dan jika tidak ada lagi yang ingin menambahkan, saya rasa kita akan menutup rapat ini. Terima kasih semua untuk kehadirannya)