Membalas Email (Replying Email)

Email menjadi salah satu cara untuk berkomunikasi yang cukup penting saat ini. Kita bertukar berita melalui email, menyampaikan keluhan, mengajukan pertanyaan, menjalin kontak, berbisnis, dan banyak lagi. Cara kita membalas email akan mempengaruhi hasil yang akan kita dapatkan.

Itulah mengapa penting untuk mengetahui beberapa trik memberikan email balasan (replying email). Menuliskan email balasan bisa sedikit tricky, jadi perlu sedikit wawasan agar tidak terjadi kesalahan yang berakibat fatal. Untuk itu simak beberapa kalimat berikut yang bisa.membantu kamu menulis email balasan.

Kalimat sederhana untuk email balasan (replying email)

• I just got your request for… (Saya baru menerima permintaan anda untuk…)
• I just read your email about…  (Saya baru membaca email anda tentang…)
• As we discussed, I would like to send you… (Seperti yang sudah kita diskusikan, saya ingin mengirimkan anda…)
• Thank you for your email about… (Terima kasih atas email anda tentang…)
• Thanks for your email this morning / yesterday / on Sunday / last month… (Terima kasih atas email anda pagi ini / kemarin / hari Senin lalu / bulan lalu…)
• Thanks for your feedback on… (Terima kasih atas umpan balik anda pada…)
• Thanks for your suggestion… (Terima kasih atas saran anda…)
• Thanks for your invitation… (Terima kasih atas undangan anda…)
• Thanks for sending an invitation… (Terima kasih sudah mengirimkan undangan…)
• Thanks for asking about the detail about… (Terima kasih sudah menanyakan tentang detail…)
• Thanks for attending… (Terima Kat telah menghadiri…)
• Thanks for your quick reply… (Terima kasih atas jawaban cepat anda yang diberikan…)
• Thanks for getting back to me so quickly… (Terima kasih sudah mengembalikannya dengan cepat…)
• Thanks for reaching out to me.. (Terima kasih sudah menghubungi saya…)
• Sorry for my late reply… (Maaf atas balasan saya yang terlambat..)
• Sorry it took me so long to get back to you… (Maaf, butuh waktu lama untuk memberikan balasan pada anda…)
• I apologize for the late response… (Saya memohon maaf atas keterlambatan respon…)
• Sorry it’s been so long since my last email.. (Maaf sudah lama sekali sejak email saya yang terakhir…)
• I was sorry to hear about… (Saya menyesal mendengar tentang…)
• Please accept our apologies for any inconvenience caused… (Tolong terima permohonan maaf kami atas segala ketidaknyamaan yang ditimbulkan…)
• I didn’t fully understand [something]. (Saya tidak mengerti sepenuhnya [tentang sesuatu hal])
• Could you please explain that again? (Bisakah anda menjelaskannya kembali?)
• I didn’t quite get your point about.. [something]. (Saya tidak memahami sepenuhnya poin yang anda maksud.. [tentang sesuatu hal])
• Could you be more spesific? (Bisakah anda bisa lebih spesifik lagi?)
• Could you repeat what you say about…? ( Bisakah anda mengulangi apa yang anda ucapkan tentang…)
• Could you give us some more details on…? (Bisakah anda memberikan kami beberapa detail lainnya lagi…?)
• If you could please shed some light on this topic, I would really appreciate it. (Jika anda bisa menjelaskan topik ini, saya akan sangat menghargainya.)

Tips memberikan balasan email

Dalam mengirimkan email balasan kita perlu mengetahui beberapa trik agar email balasan yang dikirimkan bisa lebih efektif. Berikut beberapa tips simpel membuat email balasan, diantaranya.

1. Jelas dan langsung to the point, dan hindari kata-kata yang ambigu.

Artinya, kamu harus tahu apa yang ingin kamu katakan dalam email balasan tersebut pada penerimanya. Dan tulislah balasan dengan kata-kata yang sesingkat mungkin.

2. Buat email balasan one by one

Ini maknanya kamu harus bertanggung jawab atas email balasan yang kamu tulis dan berbicara langsung dengan penerima email. Jadi setiap email balasan memang ditujukan langsung untuk penerima dari kamu sendiri, bukan pesan yang di-forward.

Dari setiap email, kamu harus dapat menyimpulkan beberapa poin agar bisa memutuskan cara terbaik untuk membuat email balasan. Misalnya, kamu harus tahu tentang:

• • Apa yang akan membuat penerima email kamu merespons dengan baik
  • Apa yang membuat mereka terarik
  • Apa poin masalah yang sedang dihadapi

3. Buat email balasan dengan singkat, padat dan jelas

Perhatikan panjang email balasan yang dibuat, karena hal ini menentukan apakah email akan dibaca atau tidak. Prinsip lama ini masih berlaku sampai sekarang, terlebih menulis email balasan.

Contoh email balasan

Membalas permintaan sampel dari klien

Dear. Susmita,

I have attached four samples of my article to this email. Thank you for allowing me to send samples to you. I will be pleased to participate in the forthcoming competition and also introduce my services to your team.

Kindly notify me should you need any other information.

Regards,

Terjemahan:

Dear Susmita,

Saya telah melampirkan empat contoh artikel saya di email ini. Terima kasih telah mengizinkan saya mengirimkan sampel kepada Anda. Saya akan senang untuk berpartisipasi dalam kompetisi yang akan datang dan juga memperkenalkan layanan saya kepada tim Anda.

Mohon beri tahu saya jika Anda memerlukan informasi yang lain.

Salam,

Membalas email permintaan

Dear Mrs, Ratna

I was flattered by your request to make me a store manager in your minimart branch in Surabaya. Regrettably, I won’t be able to accept this position.

I wish you well in Surabaya.

Yours truly,

Terjemahan:

Dear Ny. Ratna,

Saya tersanjung dengan permintaan Anda untuk menjadikan saya meneger toko di cabang toko milik Anda di Surabaya. Sayangnya, saya tidak dapat menerima posisi ini.

Saya berharap Anda baik-baik saja di Surabaya.

Hormat saya,