Mengatakan ‘Cepetan’ dengan Sopan (How To Politely Say Something Is Urgent / ASAP)

Pernahkah Anda menerima email atau pesan singkat dari atasan atau rekan kerja yang meminta Anda melakukan sesuatu dan di bagian akhir email atau pesan singkat mereka tertulis ASAP ? Jika pernah, Anda berarti telah tahu apa yang dimaksud dengan ASAP kan ? Bagi Anda yang belum tahu, ASAP adalah singkatan dari As Soon As Possible atau dalam bahasa Indonesia berarti sesegera mungkin.

Istilah ini berawal di tahun 1955 dan pertama kali dipergunakan sebagai bahasa slang di US Army (Angkatan Darat Amerika Serikat). Tidak heran jika istilah ASAP ini erat kaitannya dengan kesan perintah dari seorang sersan pelatih.

Jaman sekarang istilah ini kini digunakan hampir disemua lapisan masyarakat. Mulai dari pekerja kantoran hingga anak sekolahan. Pengucapan yang tidak sulit serta fungsinya yang langsung dapat dipahami semua orang membuat istilah ini semakin akrab di telinga.

Bahkan faktanya menurut penelitian yang dilakukan oleh Forbes, email yang menempatkan ASAP pada subyeknya termasuk diantara lima jenis email paling tidak sopan.

Penggunaan istilah ASAP pada dasarnya memiliki kelebihan dan kekurangannya. Kelebihannya diantaranya:

• Mudah digunakan dan dipahami

Istilah ini hanya terdiri dari empat kata yang disingkat dalam empat huruf dan mudah diucapkan. Orang-orang pun akan langsung paham maksud dari istilah ini apalagi jika digunakan di lingkungan kerja yang tentu satu frekuensi. Sesama rekan kerja pasti paham maksud di balik penggunaan istilah ini dalam satu kondisi.

• Cara terbaik untuk menyampaikan sesuatu yang mendesak atau sesegera mungkin

Cara yang terbaik jika digunakan sesuai dengan konteksnya. Istilah ini malah bisa dijadikan sebagai motivasi. Sekali lagi asalkan sesuai konteksnya, misalnya artikel-artikel di internet yang berisi cara menurunkan berat badan, kerap meminjam istilah ini untuk lebih meyakinkan para pembaca.

Jika memiliki kelebihan tentu ada sisi kurangnya:

• Tidak membantu si penerima pesan untuk memprioritaskan arahan Anda

Istilah ini sebenarnya terlalu luas konsep waktunya. Hal ini karena si penerima pesan kemungkinan besar malahan akan bingung sendiri dengan rentang waktu sesegera mungkin yang Anda maksudkan. Akan ada beragam ide yang dapat dipikirkannya mengenai maksud ASAP. Bisa saja setelah pesan diterima atau mungkin sebelum selesainya jam kerja.

• Terkesan kasar

Pernah tidak Anda berpikir bagaimana perasaan si penerima pesan saat menerima pesan Anda yang berisi perintah dan disertai kata ASAP ? Apapun kepentingan dan wewenang Anda saat mengirimkan pesan berisi arahan atau perintah, posisi Anda adalah meminta seseorang melakukan sesuatu untuk Anda. Saat Anda menyertakan ASAP pada pesan tersebut, jangan heran jika si penerima pesan merasa tidak dihargai dan malah menelantarkan pesan Anda.

Jika Anda dalam situasi yang menuntut seseorang untuk melakukan sesuatu sesegera mungkin, ada baiknya Anda mempertimbangkan menggunakan istilah-istilah di bawah ini yang maknanya sama dengan ASAP namun terdengar lebih sopan.

• Promptly

Menurut kamus bahasa Inggris – Indonesia John Echols dan Hassan Shadily, promptly berarti tepat, pada waktunya dan segera. Menggunakan kata ini akan terkesan memberikan dorongan pada si penerima pesan untuk mengerjakan arahan kita. Namun hati-hati menggunakannya karena si penerima pesan mungkin akan salah paham mengartikannya bahwa selama ini Ia tidak pernah mengerjakan pekerjaan dan selesai tepat pada waktunya.

• As soon as possible, or by …

Kalimat ini berarti “sesegera mungkin, atau …”. Jika Anda memberikan perintah atau arahan yang sifatnya mendesak tapi masih bisa ditunda hingga deadline (tenggat waktu) pekerjaan tersebut tiba, maka kalimat ini cocok untuk digunakan.

Contohnya :

• • As soon as possible, or by the end of this Friday (sesegera mungkin, atau hingga akhir hari Jumat ini)
  • As soon as possible, or no later than end-of-day Monday (sesegera mungkin, atau tidak lebih dari hari Senin)

• At your earliest convenience

Kalimat ini berarti “senyamannya Anda”. Maksudnya Anda ingin seseorang melakukan sesuatu untuk Anda namun tidak mematok waktunya. Anda memang membutuhkannya tapi bersedia untuk menunggu hingga orang tersebut punya waktu untuk mengerjakan arahan Anda.

• Whenever you are able

Jika diartikan dalam bahasa Indonesia, maka kalimat ini berarti “kapan pun Anda siap”. Silakan gunakan kalimat ini jika keperluan Anda memang tidak mendesak dan tidak punya tenggat waktu.

• By (date and time) because (reason)

Kalimat ini sangat spesifik. Gunakan jika memang Anda memiliki tenggat waktu untuk arahan ke seseorang.

Kalimat ini dalam bahasa Indonesia dapat diartikan “Pada (silahkan isi dengan tenggat tanggal dan waktu) karena (bagian ini isilah dengan alasan mengapa pekerjaan tersebut harus sesegera mungkin diselesaikan )”.

Dengan memberikan waktu yang jelas disertai dengan alasan, Anda terkesan tidak mendesak namun si penerima pesan akan menangkap maksud Anda dan terbantu sehingga mampu menentukan apakah perlu memprioritaskan pesan Anda atau tidak.

• When you have a chance

When you have a chance atau kapan pun Anda memiliki kesempatan hampir sama dengan maksud kalimat whenever you are able. Anda tidak menuntut pekerjaan tersebut harus segera diselesaikan. Namun begitu, Anda dapat menambahkan tenggat waktu pada kalimat ini seperti misalnya “when you have a chance before tomorrow” atau kapanpun Anda punya kesempatan sebelum esok hari.

• I do apologize for the urgency, but could you please (send me X, do Y, complete Z) at your soonest possible convenience ?

Kalimat ini jika diartikan dalam bahasa Indonesia menjadi “Saya minta maaf atas hal yang mendesak ini, namun dapatkah Anda (mengirimkan X pada saya, mengerjakan pekerjaan Y, menyelesaikan pekerjaan Z) sesegera mungkin senyamannya Anda ?”. Kalimat ini merupakan versi tersopan dari ASAP. Anda butuh pekerjaannya tersebut diselesaikan sesegera mungkin namun berusaha meminta seseorang mengerjakannya dengan cara paling sopan walaupun mendesak.

• EOD dan EOW

Kata di atas merupakan singkatan dari “End of Day” dan “End of Week” yang artinya di akhir hari dan di akhir minggu. Saat menggunakan istilah ini berarti Anda menginginkan pekerjaan tersebut diselesaikan pada hari itu juga atau hingga pada akhir minggu. Sifatnya mendesak namun si penerima pesan masih punya waktu untuk menyelesaian pekerjaan lainnya dan tidak serta merta beralih mengerjakan arahan Anda.

• I would be grateful if you got to this (before A and B)

Kalimat yang sopan dan akan sangat membantu bagi si penerima pesan dengan adanya arahan yang spesifik kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan. Kalimat ini dalam bahasa Indonesia berarti “Saya akan sangat berterima kasih jika Anda mengerjakannya (sebelum pekerjaan A dan B).

• Since it is a relatively urgent ask, let’s put a hold on (A project, B meeting, C deliverable) until we’re finished

Saat Anda berada dalam situasi yang memerlukan laporan langsung, gunakanlah kalimat ini. Kalimat ini artinya adalah “Karena pekerjaan ini sifatnya mendesak, mari tunda sementara pengerjaan (proyek A, rapat B, pelaporan C) hingga kita menyelesaikan pekerjaan ini.

Menggunakan kalimat ini pada kondisi lapangan akan sangat membantu bagi para rekan kerja Anda untuk menentukan prioritas mereka tanpa merasa dikejar-kejar dengan beban pekerjaan.

• Is (put time and date) feasible for (reviewing the contract, arranging a meeting with production, getting the agreement through Legal Division) ?

Kalimat ini artinya adalah “Apakah (silakan sebutkan waktu dan tanggal) lowong untuk (mengkaji kontrak, mengadakan rapat dengan pihak produksi, membahas kontrak dengan pihak divisi hukum) ?”.

Saat Anda ingin mengarahkan rekan kerja Anda untuk menyelesaikan suatu pekerjaan namun tidak ingin membuat mereka seperti dikejar – kejar waktu, Anda dapat menggunakan kalimat ini.

Kalimat ini memungkinkan Anda memilih waktu yang optimal sebelum tenggat waktu pekerjaan dimaksud harus selesai.

• I normally would not ask for such a quick turnaround, but (put reason for urgency here). It would be so great if you could address this by (put date and time here)

Punya pekerjaan yang mendesak tapi tetap terkesan sopan saat meminta seseorang mengerjakannya untuk Anda ? Gunakanlah kalimat ini.

Dalam bahasa Indonesia kalimat ini berarti “Normalnya Saya tidak akan meminta perubahan yang begitu cepat seperti ini, tapi (silakan sebutkan alasan mengapa pekerjaan tersebut sifatnya mendesak). Akan sangat membantu jika Anda mampu menyelesaikan pekerjaan ini pada (silakan sebutkan tenggat waktunya).”

Jelaskan alasan Anda dengan kalimat yang persuasif. Hal ini akan sangat membantu untuk menarik empati seseorang yang Anda mintai bantuan untuk pekerjaan mendesak tersebut.

• This is time-sensitive

Jika benar-benar dalam kondisi mendesak dan Anda dalam keadaan panik, bingung harus berbuat apa sementara telah didesak waktu, tapi masih berusaha untuk sopan maka gunakanlah kalimat ini. Dalam bahasa Indonesia kalimat ini kira-kira berarti “Hal ini menyangkut dengan waktu yang mendesak”.

• Your quick response would be appreciated

Saat Anda membutuhkan balasan pesan sesegera mungkin, gunakanlah kalimat ini. Kalimat ini berarti “respon cepat Anda sangat dihargai”. Namun karena kalimat ini terkesan pasif agresif, jangan gunakan terlalu sering.

• This is our top priority. Could you have it done by (put date and time here)

Langkah bijaksana jika Anda langsung memberitahukan tenggat waktu. Orang-orang bukanlah pembaca pikiran yang akan langsung tahu kapan Anda membutuhkan pekerjaan tersebut diselesaikan.

Kalimat ini dalam bahasa Indonesia artinya “Ini adalah prioritas utama kita. Dapatkah Anda menyelesaikannya pada (sebutkan tanggal dan waktunya). Jangan lupakan bahwa akan terbuka kemungkinan adanya negosiasi masalah waktu jika Anda menggunakan kalimat ini, karena konsepnya memang seperti itu.

• Would you mind prioritizing this above A and B projects ?

Sama seperti kalimat sebelumnya, kalimat ini juga meminta kesediaan seseorang untuk menyelesaikan pekerjaan mendesak dan memberikan pilihan. Arti kalimat ini adalah “Dapatkah Anda memprioritaskan hal ini dan mengesampingkan pekerjaan X dan Y ?”.

• I actually wanted to bump this up in your inbox. Would you mind replying by (date and time)

Terkadang seseorang lupa dengan pesan atau email Anda karena bukan hanya pesan atau email Anda yang mereka terima. Jangan ragu untuk kembali mengingatkan mereka.

Kalimat di atas yang berarti “Saya bermaksud untuk menaikkan email ini di kotak masuk Anda. Apakah Anda tidak keberatan untuk membalasnya pada (sebutkan tanggal dan waktunya).

Menggunakan ASAP dalam keseharian tidaklah salah namun perlu diperhatikan situasi dan kondisinya. Jika dalam situasi resmi maka gunakanlah istilah atau kalimat yang sifatnya persuasif saat meminta orang lain melakukan sesuatu yang mendesak untuk Anda seperti contoh-contoh istilah dan kalimat di atas.

Selain itu sebaiknya Anda spesifik dalam menjelaskan tenggat waktu dan alasan dibalik mendesaknya pekerjaan tersebut. Hal ini akan membantu memberikan pengertian pada seseorang yang akan melakukan sesuatu untuk Anda bahwa pekerjaan tersebut memang mendesak.

Jika harus mengirim email untuk menyampaikan pekerjaan yang mendesak, maka manfaatkanlah fasilitas subyek email. Sampaikan maksud Anda dengan pilihan kata yang singkat, padat, dan jelas pada subyek email. Anda dapat menuliskan kata seperti “Urgent” (mendesak) pada subyek email untuk menjelaskan bahwa sifat email tersebut memang mendesak. Jangan lupa untuk menyoroti bagian pesan email yang merupakan inti masalah agar membantu penerima email tidak repot-repot mencari tahu masalah apa yang mendesak.

Selamat mencoba.