Cara Membuat Catatan Rapat/Notulen (Minutes of Meeting) dalam Bahasa Inggris

Catatan rapat atau notulen (Minutes of Meeting) adalah bagian penting dari sebuah rapat. Catatan rapat dapat menunjukkan efisiensi serta efektivitas rapat yang telah berlangsung, sekaligus bertindak sebagai pengingat mengenai apa saja yang telah dibahas atau yang harus dibahas pada pertemuan selanjutnya.

Berikut ini adalah beberapa komponen dari catatan rapat:

• Informasi Umum: Judul rapat, waktu, lokasi, peserta, ketua rapat, sekretaris.
• Persetujuan mengenai catatan rapat dari rapat sebelumnya.
• Agenda rapat.
• Pembukaan oleh ketua rapat.
• Tugas-tugas, penanggung jawab, dan

Berikut adalah contoh catatan rapat yang formal.

Contoh 1:

Minutes Of Meeting
Review of Delhi Company’s Newest Product: Nehi Chocolate Bar
Main Meeting Hall, Delhi Company
February 4, 2019

Chairman: Ashrupat Kamehi         CEO
Reporter:  Srikash Baarataj         CEO’s Secretary
Participants:

• • Nepal Syakur               President of Sales and Marketing
  • Raaj Baachan              Vice President of Sales and Marketing
  • Shanti Nakshatra         President of Quality Control
    
  • Padma Mital                Vice President of Quality Control
  • Arjun Khan                  President of Research and Development
    
  • Anjali Namasthe          Vice President of Research and Development
  • Nisha Abdul                 President of Manufacture
  • Rohit Levish                 President of PPIC
  • Sharmila Devgan         Vice President of Supply Chain
  • Rahul Kaleshi              Vice President of Finance

1. Review of Previous Meeting’s Minutes

Motion: Approval of minutes of the previous meeting dated December 3, 2018.
Decision: Approved after minor revision.

2. Agendas Approval

Motion: Approval of the agendas for “Review of Delhi Company’s Newest Product: Nehi Chocolate Bar” dated February 4, 2019.
Decision: Approved without revision

3. Opening Remarks

Mr. Kamehi began the meeting at 5 pm with estimated finish time at 8 pm. Affirmed that the meeting would revolve around Nehi Chocolate Bar’s (NCB) reviews from each department.

4. Report from Sales and Marketing Department

Mr. Baachan stated that NCB’s introduction phase had gone well, proven by how positive the consumer’s acceptance had been. Sales had been increasing for the last 6 months. NCB had been able to compete with famous brands in 4 areas out of 5 target areas.

Motion to approve report: approved.

Mr. Syakur motioned to continue expanding new sales areas starting next month.
Decision: rejected
Note: Manufacture Department and PPIC Department would like to assess their capability first.

5. Report from Finance Department

Mr. Kaleshi announced that NCB’s revenue had still been negative, due to the big expenses on promotion. However, he believed that if the sales keep increasing for the next 6 months, it will start to show positive results.

Motion to approve report: approved.

6. Report from Quality Control Department

Ms. Nakshatra explained that consumer’s complaints towards NCB had been minimum. However, the amount of defective products found during final inspection of each batch of NCB had been high.

Ms. Nakshatra motioned to have the QC department conduct a tight inspection during production of NCB for the next 2 weeks.
Decision: approved
Note: Research and Development Department is wished to send a representative to provide analysis and solution.

Motion to approve report: approved.

7. Postponement of Meeting

Mr. Kamehi demanded the meeting to be postponed since the clock had reached 8 pm.

8. Next Meeting

Meeting will resume on February 5, 2019 at 2 pm.

Terjemahan:

Catatan Rapat
Tinjauan Produk Terbaru dari Delhi Company: Nehi Chocolate Bar
Main Meeting Hall, Delhi Company
4 Februari 2019

Ketua Rapat: Ashrupat Kamehi          CEO
Notulis: Srikash Baarataj            Sekretaris CEO
Peserta:

• • Nepal Syakur                Direktur Penjualan dan Pemasaran
  • Raaj Baachan               Wakil Direktur Penjualan dan Pemasaran
  • Shanti Nakshatra           Direktur Quality Control
  • Padma Mital                 Wakil Direktur Quality Control
  • Arjun Khan                   Direktur Penelitian dan Pengembangan
  • Anjali Namasthe            Wakil Direktur Penelitian dan Pengembangan
  • Nisha Abdul                  Direktur Produksi
  • Rohit Levish                  Direktur PPIC
  • Sharmila Devgan           Wakil Direktur Supply Chain
  • Rahul Kaleshi                Wakil Direktur Keuangan

1. Tinjauan Mengenai Catatan Rapat Sebelumnya

Mosi: Persetujuan terhadap notulen dari rapat sebelumnya pada tanggal 3 Desember 2018.
Keputusan: Disetujui setelah revisi minor.

2. Persetujuan Agenda

Mosi: Persetujuan terhadap agenda rapat “Tinjauan Produk Terbaru dari Delhi Company: Nehi Chocolate Bar” pada tanggal 4 Februari 2019.
Keputusan: Disetujui tanpa revisi.

3. Pembuka

Bapak Kamehi memulai rapat pada pukul 17.00 dengan perkiraan rapat selesai pada pukul 20.00. Menegaskan bahwa rapat akan membahas seputar tinjauan produk Nehi Chocolate Bar (NCB) dari setiap departemen.

4. Laporan dari Departemen Penjualan dan Pemasaran

Bapak Baachan menjelaskan bahwa tahap pengenalan produk NCB berlangsung dengan baik, dibuktikan dengan penerimaan konsumen yang positif. Penjualan terus meningkat selama 6 bulan belakangan. NCB dapat bersaing dengan merek terkenal lainnya pada 4 wilayah dari 5 wilayah target.

Mosi untuk menerima laporan: Disetujui.

Bapak Syakur mengajukan mosi untuk melanjutkan memperluas area penjualan mulai bulan depan.
Keputusan: Ditolak
Catatan: Departemen produksi dan PPIC akan menilai terlebih dahulu kemampuan departemen mereka masing-masing.

5. Laporan dari Departemen Keuangan

Bapak Kaleshi mengumumkan bahwa pendapatan NCB masih negatif, dikarenakan pengeluaran besar terkait promosi. Namun, beliau yakin bahwa jika penjualan terus meningkat selama 6 bulan ke depan, maka hasil positif akan mulai diperoleh.

Mosi untuk menerima laporan: Disetujui.

6. Laporan dari Departemen Quality Control

Ibu Nakshatra menjelaskan bahwa keluhan konsumen cenderung sedikit. Akan tetapi, jumlah produk cacat yang ditemukan pada inspeksi akhir dari setiap batch NCB cenderung tinggi.

Ibu Nakshatra mengajukan mosi agar departemen QC diijinkan untuk menjalankan inspeksi ketat terhadap produksi NCB selama 2 minggu ke depan.
Keputusan: Disetujui
Catatan: Departemen Penelitian dan Pengembangan diharapkan mengirimkan perwakilan memberikan analisis dan solusi.

Mosi untuk menerima laporan: Disetujui.

7. Penundaan Rapat

Bapak Kamehi menunda rapat oleh karena waktu telah menunjukkan pukul 20.00.

8. Next Meeting

Rapat akan dilanjutkan pada 5 Februari 2019 pada pukul 14.00

Contoh 2:

Catatan rapat juga bisa dibuat dengan lebih sederhana seperti pada contoh berikut.

Title of Meeting: Toll Manufacturing of Company XX
Date: April 1, 2019
Place: Meeting Room No. 3, The Great Inc.
Participants:

• • • Damian Days             Operational Manager
    • Loki Asgardian          Head of Research & Development
    • Chris Bane                Research & Development
    • Sari Qorma                Head of Production
    • Blues Clues                Production
    • Kiara Livestock         Quality Control
    • Dora                          Marketing

Agendas:

• • • Reports from Researh & Development regarding meeting with Company XX’s Research & Development Team
    • Trial plans for product Z of Company XX

1st Agenda:
Our Research and development team had a meeting with Company XX’s Research & Development Team on 29th of March 2019, discussing: production process of product Z and final characteristic of product Z.
Documents regarding production process and final characteristics of product Z is attached.

2nd Agenda:
Production team announced the possible date of trial to be around the third week of April.
Marketing team made a motion. Requested the trial to be the second week of April. Motion denied.
Marketing team will communicate to Company XX about the date of the trial.

Actions, Person in Charge, Deadline:

• • Communication regarding production process of product Z towards the whole production team.
    PIC: Blues Clues                                                          Deadline: April 5, 2019

• • Communication regarding final characeristic of product Z towards the whole quality control team.
    PIC: Kiara Livestock                                                   Deadline: April 5, 2019

• • Communication regarding trial’s date with Company XX
    PIC: Dora                                                                    Deadline: April 5, 2019
    

Next Meeting:
Next meeting will be held April 8, 2019

This minutes of meeting regarding “Toll Manufacturing of Company XX” has been approved and allowed to be share. This minutes was written and submitted by Kiara Livestock.

Terjemahan:

Judul Rapat: Maklun Perusahaan XX
Tanggal: 1 April 2019
Tempat: Ruang rapat 3, The Great Inc.
Peserta:

• • • Damian Days              Manajer operasional
    • Loki Asgardian           Kabag Penelitian dan Pengembangan
    • Chris Bane                 Penelitian dan Pengembangan
    • Sari Qorma                 Kabag Produksi
    • Blues Clues                Produksi
    • Kiara Livestock          Kontrol Kualitas
    • Dora                          Pemasaran

Agendas :

• • • Laporan dari Tim Penelitian dan Pengembangan mengenai rapat dengan Tim Penelitian dan Pengembangan dari Perusahaan XX
    • Rencana uji coba produk Z milik Perusahaan XX

Agenda 1:
Tim Penelitian dan Pengembangan telah melakukan rapat dengan Tim Penelitian dan Pengembangan dari Perusahaan XX pada 29 Maret 2019, membahas: proses produksi produk Z dan karakteristik akhir produk Z.
Dokumen mengenai proses produksi dan karakteristik akhir produk Z terlampir.

Agenda 2:
Tim Produksi mengumumkan tanggal kemungkinan dilakukannya uji coba yakni pada minggu ketiga April.
Tim Pemasaran memberi usul. Meminta uji coba dilakukan pada minggu kedua April. Usul ditolak.
Tim Pemasaran akan berkomunikasi dengan Perusahaan XX mengenai tanggal pelaksanaan uji coba.

Tindakan lanjutan, penanggung jawab, batas waktu:

• • Komunikasi mengenai proses produksi produk Z kepada seluruh anggota Tim Produksi.
    Penanggung jawab: Blues Clues                                                 Batas Waktu: 5 April 2019

• • Komunikasi mengenai karakteristik akhir produk Z kepada seluruh anggota Tim Kontrol Kualitas.
    Penanggung jawab: Kiara Livestock                                           Batas Waktu: 5 April 2019

• • Komunikasi dengan Perusahaan XX mengenai tanggal uji coba.
    Penanggung jawab: Dora                                                           Batas Waktu: 5 April 2019

Rapat Selanjutnya:
Rapat selanjutnya akan dilaksanakan pada 8 April 2019.

Catatan rapat “Maklun Perusahaan XX” ini telah disetujui dan diizinkan untuk disebarkan. Catatan rapat ini dibuat oleh Kiara Livestock.