sederet.com

Online Indonesian - English Dictionary

Cara Membuat Catatan Rapat/Notulen (Minutes of Meeting) dalam Bahasa Inggris

Catatan rapat atau notulen (Minutes of Meeting) adalah bagian penting dari sebuah rapat. Catatan rapat dapat menunjukkan efisiensi serta efektivitas rapat yang telah berlangsung, sekaligus bertindak sebagai pengingat mengenai apa saja yang telah dibahas atau yang harus dibahas pada pertemuan selanjutnya.

Berikut ini adalah beberapa komponen dari catatan rapat:

Informasi Umum: Judul rapat, waktu, lokasi, peserta, ketua rapat, sekretaris.
Persetujuan mengenai catatan rapat dari rapat sebelumnya.
Agenda rapat.
Pembukaan oleh ketua rapat.
Tugas-tugas, penanggung jawab, dan

Berikut adalah contoh catatan rapat yang formal.

Contoh 1:

Minutes Of Meeting
Review of Delhi Company’s Newest Product: Nehi Chocolate Bar
Main Meeting Hall, Delhi Company
February 4, 2019

Chairman: Ashrupat Kamehi CEO
Reporter: Srikash Baarataj CEO’s Secretary
Participants:

- Nepal Syakur President of Sales and Marketing
- Raaj Baachan Vice President of Sales and Marketing
- Shanti Nakshatra President of Quality Control
- Padma Mital Vice President of Quality Control
- Arjun Khan President of Research and Development
- Anjali Namasthe Vice President of Research and Development
- Nisha Abdul President of Manufacture
- Rohit Levish President of PPIC
- Sharmila Devgan Vice President of Supply Chain
- Rahul Kaleshi Vice President of Finance

1. Review of Previous Meeting’s Minutes

Motion: Approval of minutes of the previous meeting dated December 3, 2018.
Decision: Approved after minor revision.

2. Agendas Approval

Motion: Approval of the agendas for “Review of Delhi Company’s Newest Product: Nehi Chocolate Bar” dated February 4, 2019.
Decision: Approved without revision

3. Opening Remarks

Mr. Kamehi began the meeting at 5 pm with estimated finish time at 8 pm. Affirmed that the meeting would revolve around Nehi Chocolate Bar’s (NCB) reviews from each department.

4. Report from Sales and Marketing Department

Mr. Baachan stated that NCB’s introduction phase had gone well, proven by how positive the consumer’s acceptance had been. Sales had been increasing for the last 6 months. NCB had been able to compete with famous brands in 4 areas out of 5 target areas.

Motion to approve report: approved.

Mr. Syakur motioned to continue expanding new sales areas starting next month.
Decision: rejected
Note: Manufacture Department and PPIC Department would like to assess their capability first.

5. Report from Finance Department

Mr. Kaleshi announced that NCB’s revenue had still been negative, due to the big expenses on promotion. However, he believed that if the sales keep increasing for the next 6 months, it will start to show positive results.

Motion to approve report: approved.

6. Report from Quality Control Department

Ms. Nakshatra explained that consumer’s complaints towards NCB had been minimum. However, the amount of defective products found during final inspection of each batch of NCB had been high.

Ms. Nakshatra motioned to have the QC department conduct a tight inspection during production of NCB for the next 2 weeks.
Decision: approved
Note: Research and Development Department is wished to send a representative to provide analysis and solution.

Motion to approve report: approved.

7. Postponement of Meeting

Mr. Kamehi demanded the meeting to be postponed since the clock had reached 8 pm.

8. Next Meeting

Meeting will resume on February 5, 2019 at 2 pm.

Terjemahan:

Catatan Rapat
Tinjauan Produk Terbaru dari Delhi Company: Nehi Chocolate Bar
Main Meeting Hall, Delhi Company
4 Februari 2019

Ketua Rapat: Ashrupat Kamehi CEO
Notulis: Srikash Baarataj Sekretaris CEO
Peserta:

- Nepal Syakur Direktur Penjualan dan Pemasaran
- Raaj Baachan Wakil Direktur Penjualan dan Pemasaran
- Shanti Nakshatra Direktur Quality Control
- Padma Mital Wakil Direktur Quality Control
- Arjun Khan Direktur Penelitian dan Pengembangan
- Anjali Namasthe Wakil Direktur Penelitian dan Pengembangan
- Nisha Abdul Direktur Produksi
- Rohit Levish Direktur PPIC
- Sharmila Devgan Wakil Direktur Supply Chain
- Rahul Kaleshi Wakil Direktur Keuangan

1. Tinjauan Mengenai Catatan Rapat Sebelumnya

Mosi: Persetujuan terhadap notulen dari rapat sebelumnya pada tanggal 3 Desember 2018.
Keputusan: Disetujui setelah revisi minor.

2. Persetujuan Agenda

Mosi: Persetujuan terhadap agenda rapat “Tinjauan Produk Terbaru dari Delhi Company: Nehi Chocolate Bar” pada tanggal 4 Februari 2019.
Keputusan: Disetujui tanpa revisi.

3. Pembuka

Bapak Kamehi memulai rapat pada pukul 17.00 dengan perkiraan rapat selesai pada pukul 20.00. Menegaskan bahwa rapat akan membahas seputar tinjauan produk Nehi Chocolate Bar (NCB) dari setiap departemen.

4. Laporan dari Departemen Penjualan dan Pemasaran

Bapak Baachan menjelaskan bahwa tahap pengenalan produk NCB berlangsung dengan baik, dibuktikan dengan penerimaan konsumen yang positif. Penjualan terus meningkat selama 6 bulan belakangan. NCB dapat bersaing dengan merek terkenal lainnya pada 4 wilayah dari 5 wilayah target.

Mosi untuk menerima laporan: Disetujui.

Bapak Syakur mengajukan mosi untuk melanjutkan memperluas area penjualan mulai bulan depan.
Keputusan: Ditolak
Catatan: Departemen produksi dan PPIC akan menilai terlebih dahulu kemampuan departemen mereka masing-masing.

5. Laporan dari Departemen Keuangan

Bapak Kaleshi mengumumkan bahwa pendapatan NCB masih negatif, dikarenakan pengeluaran besar terkait promosi. Namun, beliau yakin bahwa jika penjualan terus meningkat selama 6 bulan ke depan, maka hasil positif akan mulai diperoleh.

Mosi untuk menerima laporan: Disetujui.

6. Laporan dari Departemen Quality Control

Ibu Nakshatra menjelaskan bahwa keluhan konsumen cenderung sedikit. Akan tetapi, jumlah produk cacat yang ditemukan pada inspeksi akhir dari setiap batch NCB cenderung tinggi.

Ibu Nakshatra mengajukan mosi agar departemen QC diijinkan untuk menjalankan inspeksi ketat terhadap produksi NCB selama 2 minggu ke depan.
Keputusan: Disetujui
Catatan: Departemen Penelitian dan Pengembangan diharapkan mengirimkan perwakilan memberikan analisis dan solusi.

Mosi untuk menerima laporan: Disetujui.

7. Penundaan Rapat

Bapak Kamehi menunda rapat oleh karena waktu telah menunjukkan pukul 20.00.

8. Next Meeting

Rapat akan dilanjutkan pada 5 Februari 2019 pada pukul 14.00

Contoh 2:

Catatan rapat juga bisa dibuat dengan lebih sederhana seperti pada contoh berikut.

Title of Meeting: Toll Manufacturing of Company XX
Date: April 1, 2019
Place: Meeting Room No. 3, The Great Inc.
Participants:

- - Damian Days Operational Manager
  - Loki Asgardian Head of Research & Development
  - Chris Bane Research & Development
  - Sari Qorma Head of Production
  - Blues Clues Production
  - Kiara Livestock Quality Control
  - Dora Marketing

Agendas:

- - Reports from Researh & Development regarding meeting with Company XX’s Research & Development Team
  - Trial plans for product Z of Company XX

1st Agenda:
Our Research and development team had a meeting with Company XX’s Research & Development Team on 29th of March 2019, discussing: production process of product Z and final characteristic of product Z.
Documents regarding production process and final characteristics of product Z is attached.

2nd Agenda:
Production team announced the possible date of trial to be around the third week of April.
Marketing team made a motion. Requested the trial to be the second week of April. Motion denied.
Marketing team will communicate to Company XX about the date of the trial.

Actions, Person in Charge, Deadline:

- Communication regarding production process of product Z towards the whole production team.
  PIC: Blues Clues Deadline: April 5, 2019

- Communication regarding final characeristic of product Z towards the whole quality control team.
  PIC: Kiara Livestock Deadline: April 5, 2019

- Communication regarding trial’s date with Company XX
  PIC: Dora Deadline: April 5, 2019

Next Meeting:
Next meeting will be held April 8, 2019

This minutes of meeting regarding “Toll Manufacturing of Company XX” has been approved and allowed to be share. This minutes was written and submitted by Kiara Livestock.

Terjemahan:

Judul Rapat: Maklun Perusahaan XX
Tanggal: 1 April 2019
Tempat: Ruang rapat 3, The Great Inc.
Peserta:

- - Damian Days Manajer operasional
  - Loki Asgardian Kabag Penelitian dan Pengembangan
  - Chris Bane Penelitian dan Pengembangan
  - Sari Qorma Kabag Produksi
  - Blues Clues Produksi
  - Kiara Livestock Kontrol Kualitas
  - Dora Pemasaran

Agendas :

- - Laporan dari Tim Penelitian dan Pengembangan mengenai rapat dengan Tim Penelitian dan Pengembangan dari Perusahaan XX
  - Rencana uji coba produk Z milik Perusahaan XX

Agenda 1:
Tim Penelitian dan Pengembangan telah melakukan rapat dengan Tim Penelitian dan Pengembangan dari Perusahaan XX pada 29 Maret 2019, membahas: proses produksi produk Z dan karakteristik akhir produk Z.
Dokumen mengenai proses produksi dan karakteristik akhir produk Z terlampir.

Agenda 2:
Tim Produksi mengumumkan tanggal kemungkinan dilakukannya uji coba yakni pada minggu ketiga April.
Tim Pemasaran memberi usul. Meminta uji coba dilakukan pada minggu kedua April. Usul ditolak.
Tim Pemasaran akan berkomunikasi dengan Perusahaan XX mengenai tanggal pelaksanaan uji coba.

Tindakan lanjutan, penanggung jawab, batas waktu:

- Komunikasi mengenai proses produksi produk Z kepada seluruh anggota Tim Produksi.
  Penanggung jawab: Blues Clues Batas Waktu: 5 April 2019

- Komunikasi mengenai karakteristik akhir produk Z kepada seluruh anggota Tim Kontrol Kualitas.
  Penanggung jawab: Kiara Livestock Batas Waktu: 5 April 2019