Bagaimana Menolak Undangan dengan Sopan?

How Politely Declined an Invitation

Biasanya, kita sering mendapat undangan, untuk pesta, pertemuan, atau hanya sekedar makan malam dan makan siang biasa. Tapi kita mungkin tidak selalu bisa memenuhi undangan tersebut. Jika undangan tersebut adalah undangan untuk suatu acara yang berskala kecil dimana anda sudah di daftar untuk mendapat makanan, tentu sebaiknya anda mengatakan bahwa anda tidak bisa datang.

Namun bagaimana caranya agar dalam menolak undangan tersebut anda terkesan sopan dan tidak menyinggung penyelenggara acara? Dalam artikel ini akan dibahas bagaimana cara menolak undangan sopan dalam bahasa inggris (how politely declined an invitation).

1. Selalu ucapkan “terima kasih”

Respon pertama yang harus anda berikan ketika mendapat suat undangan adalah dengan mengucapkan terima kasih. Tunjukkan betapa bersyukur dan berterima kasihnya anda karena sudah diundang ke acara tersebut.

Contoh:

• “Thanks for your invitation” (Terima kasih atas undanganmu)
• “Thank you, you invite me to your party” (Terima kasih, anda telah mengundang saya ke pesta anda)

2. Segera katakan bahwa anda tidak bisa hadir

Respon berikutnya setelah mengatakan terima kasih adalah, sebaiknya anda mengatakan jika anda memang tidak bisa hadir. Jangan mengatakan bahwa anda mungkin hadir, atau mengatakan ya, kemudian pada hari acara berlangsung anda mencari alasan untuk tidak hadir. Itu hanya akan membuat penyelenggara tersinggung.

Contoh:

• “Thank you for your invitation. The event will be great, but unfortunately I couldn’t make it. I have a business trip on that day” (Terima kasih atas undangan anda. Acara itu akan sangat menyenangkan, tapi sayangnya aku tidak bisa hadir. Aku ada perjalanan bisnis pada hari itu)
• “Thanks for inviting me. But it a shame, I won’t make it, because I have to accompanied my mom to Amsterdam the day before your party, and I will be there for a week.” (Terima kasih telah mengundangku. Tapi sayangnya, aku tidak bisa menghadirinya, karena aku harus menemani ibuku ke Amsterdam sehari sebelum pesta itu dan aku akan disana untuk satu minggu)

3. Jelaskan seperlunya

Katakan alasan seperlunya. Jangan terlalu membesar–besarkan alasan yang anda buat. Membesar–besarkan alasan hanya akan membuat alasan anda sebagai sesuatu yang dibuat-buat.

Contoh:

• “I can’t come to your party because I have something important to do on that day” (Saya tidak bisa datang ke pesta anda karena saya mempunyai sesuatu yang penting untuk dilakukan pada hari itu)
• “I’m sorry; I wouldn’t come to that diner because I have other thing to do with family on that hour.” (Maafkan saya, saya tidak akan datang ke acara makan malam karena ada hal lain yang harus saya lakukan bersama keluarga saya pada jam itu)

4. Jangan memberi harapan

Jangan mengatakan bahwa anda mungkin bisa hadir pada acara tersebut. Hal itu bisa dikatakan sesuatu yang sangat tidak sopan jika pada akhirnya anda tidak datang setelah mengatakan iya. Katakana saja jika memang anda tidak bisa datang dan anda memiliki hal penting lain yang tidak bisa ditinggalkan.

Jangan katakan:

• “Oh thank you, I will come to your party, even I have another thing to do.” (Oh terima kasih, aku akan datang ke pesta anda, meskipun aku memiliki hal lain yang harus dilakukan)
• “Thank you sir, I will come to your party right after my event is finish.” (Terima kasih pak, aku akan datang ke pesta anda setelah acara saya selesai.)

Katakan:

• “I appreciate your invitation, but I can’t make it because I have other event that day” (Aku mengapresiasi undangan anda, tapi aku tidak bisa datang karena aku mempunyai acara lain hari itu)
• “Thank you for your invitation, but I can’t come to your party because I have to go to my parents house on that day” (Terima kasih atas undanganmu, tetapi aku tidak bisa datang ke pesta anda karena saya harus pergi ke rumah orang tua saya padahari itu)

5. Menolak undangan secara tertulis

Undangan biasanya juga disampaikan melalui email, yang akan memungkinkan kita untuk memberikan respon secara tertulis. Untuk menolak undangan secara tertulis sebenarnya tidak begitu berbeda dengan menyatakan “tidak bisa” melalui lisan. Hanya saja, mungkin ketika anda menolak undangan secara tertulis ada hal–hal lain yang perlu diperhatikan, seperti bahasa yang anda gunakan.

Anda bisa menggunakan frase-frase yang biasa digunakan pada penolakan secara lisan, namun harus lebih formal. And juga harus menyatakan rasa terima kasih dan langsung mengatakan maaf jika anda tidak bisa hadir.

Contoh:

“Dear (name)

I appreciate your invitation to come to your company party next week. I also understand that it is an important event that I should attend. But unfortunately, I really can’t make it because I have something prior to do on that day.

I hope we will have another chance in the future. And I will really glad if you could sends me the pictures of the event.

Sincerely, (name)” 

(Yang terhormat (nama)

Aku sangat mengapresiasi undanganmu untuk datang ke pesta perusahannmu minggu depan. Aku juga mengerti bahwa itu adalah suatu acara penting yang seharusnya aku hadiri. Tapi sayangnya ada suatu hal penting yang harus aku lakukan pada hari itu.

Aku harap kita memiliki kesempatan di masa depan. Dan aku akan sangat senang jika kamu bisa mengirimkan foto-foto dari acara tersebut.

Dengan hormat, (nama))

6. Frase yang biasa digunakan untuk menolak undangan

• “I appreciate the invite, but…” (Aku mengapresiasi undanganmu, tapi…)
• “I really appreciate you thinking of me but…” (Aku benar  benar berterima kasih kamu telah memikirkan tentanku tapi …)
• “I wish I could go, however…” (Aku harap aku bisa hadir, tetapi …)
• “Your invitation means a great deal to me but…” (Undanganmu sangat berarti untukku tapi …)
• “This means a lot but…” (Ini begitu berarti tetapi …)
• “I would rather be at your party but…” (Aku akan sangat bahagia berada di pestamu tapi…)