Berbicara dalam Bahasa Inggris dengan Sopan dan Diplomatis (How to Speak Polite & Diplomatic English)

Dalam kehidupan sehari-hari, kita berbicara dengan menggunakan bahasa yang kita tahu dan pahami. Dalam berbahasa itu sendiri, kita seringkali menemukan apa yang disebut dengan bahasa formal dan tidak formal. Apakah yang dimaksud bahasa formal dan bahasa tidak formal?

Bahasa formal adalah bahasa yang kita gunakan dalam situasi resmi dan formal, seperti ketika berbicara dengan orang yang lebih tua, berbicara dengan guru di sekolah, dengan dosen di kampus, serta ketika berbicara dengan kolega atau atasan di tempat kerja. Bahasa formal juga dapat digunakan ketika kita bertemu orang yang baru dikenal.

Sementara bahasa tidak formal adalah bahasa yang kita gunakan dalam situasi tidak resmi, seperti ketika kita sedang berbicara dan bercanda dengan teman sebaya. Bahasa tidak formal juga dapat digunakan dalam situasi yang lebih santai dan dapat menggunakan slang atau kata gaul.

Pada kesempatan kali ini kita akan mengupas bagaimana berbahasa Inggris dengan sopan dan diplomatis, terutama dalam kesempatan-kesempatan resmi, serta contoh kalimat-kalimatnya. Berbahasa Inggris dengan sopan dan diplomatis penting untuk diketahui karena bahasa yang sopan dan diplomatis menunjukkan seberapa profesionalnya kita di hadapan kolega atau orang penting yang menjadi lawan bicara kita.

Dalam menerapkan Bahasa Inggris yang sopan dan diplomatis, kita harus memperhatikan beberapa aturan yang akan dijabarkan berikut ini:

• Dengarkan dan Pahami

Dengarkan apa yang diucapkan kolega kita sebelum membalasnya. Sikap mendengarkan ini menunjukkan bahwa kita memerhatikan apa yang mereka ucapkan dan membuat pendapat kita semakin mudah untuk mereka terima. Ketika membalas perkataan mereka, sebaiknya hindari menimpali dengan hanya mengucapkan “Yes, but…. (ya, tapi…).”

Untuk menunjukkan bahwa kita paham dengan apa yang dibicarakan kolega kita, di bawah ini adalah pernyataan yang bisa kita gunakan:

• • I am sorry, but I have to disagree with you (maaf, tetapi saya tidak setuju dengan Anda).
  • I understand and agree with your opinion, Mr. Jones (saya mengerti dan setuju dengan pendapat Anda, Tn. Jones).
  • Your idea is great, but I think we should wait for boss to come so we can discuss this matter with him (ide Anda sangat bagus, tetapi saya rasa lebih baik kita menunggu atasan datang agar bisa mendiskusikan masalah ini dengan beliau).
  • I am deeply sorry, Mrs. Aminah, but I think the duration for this project is too short for us to finish (saya sungguh minta maaf, Ny. Aminah, tetapi saya rasa durasi untuk proyek ini terlalu singkat untuk kami rampungkan).

• Gunakan Kata Ganti yang Lebih Formal

Ada beberapa kata yang dapat kita jadikan alternatif untuk membuat pernyataan kita terdengar lebih sopan dan diplomatis. Berikut adalah beberapa contohnya:

• • Ketimbang menggunakan find out, gunakanlah ascertain sebagai kata ganti untuk kata mencari tahu.

Contoh: Sheila needs to ascertain the cause of the loss of a big amount of money in her office (Sheila harus memastikan penyebab hilangnya sejumlah besar uang di dalam kantornya).

• • Gunakanlah kata apologize untuk meminta maaf. Menggunakan kata ini akan terdengar lebih sopan dan diplomatis daripada menggunakan kata sorry.

Contoh: I apologize for the mistake done by my son, Mr. Setiawan (saya meminta maaf atas kesalahan yang dilakukan putra saya, Tn. Setiawan).

• • Ketika kita menggambarkan sesuatu dalam sebuah perbincangan, akan lebih baik apabila menggunakan kata demonstrate daripada menggunakan kata show.

Contoh: This chart demonstrates the ratio of male and female employees in this company (bagan ini menunjukkan jumlah karyawan lelaki dan wanita dalam perusahaan ini).

• • Selain pernyataan I think, menyatakan sesuatu dengan menggunakan in my opinion akan terdengar sopan dan diplomatis.

Contoh: In my opinion, we should listen to what Agnes has to say before jumping into conclusions (menurut pendapat saya, kita harus mendengarkan apa yang akan diutarakan Agnes sebelum menarik kesimpulan).

• • Akan terdengar lebih baik apabila kita menyatakan sesuatu untuk memberikan izin dengan menggunakan kata allow. Menggunakan kata let untuk memberikan izin akan terdengar kurang diplomatis dalam kesempatan resmi.

Contoh: I am delightful to hear that Mrs. Zara allows me to sit next to her (saya sangat senang mendengar Ny. Zara mempersilahkan saya untuk duduk di samping beliau).

• Gunakan Could dan May sebagai Pengganti dari Modal Can

Modal adalah kata kerja bantu yang merujuk kepada meminta izin, membutuhkan sesuatu, atau mempersilahkan seseorang melakukan sesuatu. Biasanya, kata kerja bantu yang digunakan adalah can. Namun, ada kata kerja bantu lain yang membuat kita terdengar lebih sopan dan diplomatis. Kata kerja bantu lain tersebut adalah could sebagai pengganti kata can dan may sebagai pengganti kata might.

• • Contoh: Could I have a black coffee without sugar, please? (bisakah saya memesan kopi hitam tanpa gula?).
  • I could book a flight for Mr. Suryanto and his wife to Denpasar this weekend (saya dapat memesankan tiket penerbangan untuk Tn. Suyanto dan istrinya ke Denpasar minggu ini).
  • You may sit next to me at the party tonight, Monica (kau bisa duduk di sebelahku di pesta malam ini, Monica).
  • May I collect your answer sheet, please? (bisakah saya mengumpulkan lembar jawabanmu?).

• Sebaiknya Hindari Menyingkat Kata-Kata atau Kalimat

Tak jarang kita menyingkat kalimat atau kata-kata agar terdengar lebih santai. Hal demikian sebaiknya dihindari apabila kita ingin terdengar sopan dan diplomatis, terutama kesempatan resmi dan penting. Berikut adalah contoh penggunaan kata-kata atau kalimat singkatan dan apa yang sebaiknya digunakan.

• • Biasakan mengatakan cell phone ketimbang hanya mengatakan cell untuk merujuk pada telepon genggam.

Contoh: Alisha, your cell phone is ringing. It seems like someone is calling you (Alisha, telepon genggammu berdering. Sepertinya ada seseorang yang menghubungimu).

• • Akan lebih baik bagi kita mengatakan picture ketimbang pic atau pict. Menggunakan kata picture tanpa disingkat akan terdengar lebih sopan dan formal.

Contoh: This picture is amazing. The photographer did an amazing job (gambar ini bagus sekali. Sang fotografer melakukan pekerjaannya dengan baik sekali).

• • Ucapkanlah as soon as possible ketimbang menyingkatnya dengan ASAP. Mengucapkan ASAP dalam kesempatan resmi dan penting akan terdengar kurang sopan.

Contoh: We need to deliver this report to Mr. Jonah as soon as possible (kita harus mengantarkan laporan ini kepada Tn. Jonah sesegera mungkin).

• • Katakan congratulations. Jangan menyingkatnya dengan congrats karena akan terdengar kurang sopan dan juga diplomatis.

Contoh: Congratulations on your achievement! I am very proud of you, Son (selamat atas pencapaianmu! Aku sangat bangga padamu, Nak).

• Sebaiknya Gunakan Kata Bentuk Jamak Formal

Ada kalanya kita membincangkan sesuatu yang bersifat jamak dengan lawan bicara kita. Beberapa kata bentuk jamak dapat terdengar formal dan ada beberapa kata bentuk jamak yang terdengr informal atau kasual. Berikut adalah contohnya dan kata bentuk jamak yang seperti apa yang dapat kita gunakan.

• • Akan lebih baik menggunakan several daripada menggunakan kata heaps untuk merujuk kepada jumlah suatu benda.

Contoh: Nana has several books in her book shelf (Nana memiliki beberapa buku di raknya).

• • Akan terdengar lebih diplomatis apabila menggunakan kata much ketimbang menggunakan kata bunch yang terdengar santai.

Contoh: I have much money inside my wallet (aku memiliki cukup uang di dalam dompetku).

• • Gunakan many agar kita terdengar lebih sopan. Menggunakan kata seperti bunch terdengar seperti kita sedang berada dalam situasi kasual.

Contoh: Many of my friends will come to my graduation party (banyak dari teman-temanku akan datang ke perayaan kelulusanku).

Setelah kita memerhatikan beberapa aturan yang sebaiknya diikuti dan contoh-contoh kalimat yang membuat perbincangan kita terdengar lebih sopan dan diplomatis, sekarang akan dijabarkan manfaat apa saja yang kita dapatkan dari penggunaan Bahasa Inggris yang sopan dan diplomatis. Berikut uraiannya:

• Kesan pertama yang bagus

Dengan menerapkan Bahasa Inggris yang sopan dan diplomatis, kesan pertama tentang kita di mata kolega atau bahkan orang yang baru bertemu pertama kali dengan kita akan bagus dan positif. Hal ini menunjukkan bahwa kita profesional dan siap apabila harus berada dalam situasi yang resmi dan penting.

• Lebih percaya diri, meyakinkan, dan diplomatis

Menerapkan Bahasa Inggris yang sopan dan diplomatis akan membuat kita terlihat semakin percaya dan meyakinkan bila harus berhadapan dan berbincang dengan orang penting, kolega, atau di saat wawancara. Berbahasa Inggris yang sopan juga akan semakin menguatkan kesan diplomatis pada diri kita.

• Dapat menjalin koneksi dengan orang-orang handal di bidangnya

Dengan menguasai dan sering mempraktikkan kemampuan berbahasa Inggris dengan sopan dan diplomatis, kita dapat menjalin koneksi dengan orang-orang penting dan handal di bidangnya. Kemampuan ini amat sangat berguna, terutama apabila kita bekerja dalam suatu kantor atau perusahaan. Rekan bisnis bisa saja ingin bekerjasama dengan tempat kita bekerja berkat kemampuan kita berbahasa Inggris dengan baik dan sopan.

• Dapat berpidato dan melakukan presentasi dengan lebih baik

Karena kita telah terbiasa menerapkan penggunaan Bahasa Inggris yang sopan dan diplomatis, kita tidak akan gugup lagi apabila diminta berpidato pada acara khusus atau melakukan presentasi di hadapan klien penting. Apabila kita semakin terasah kemampunnya dalam menggunakan Bahasa Inggris yng sopan dan diplomatis, kolega dan calon klien potensial akan semakin tertarik dengan penjelasan yang kita paparkan.

• Meningkatkan kemampuan kita dalam menulis

Penggunaan Bahasa Inggris yang sopan dan diplomatis tidak hanya mencakup dari segi verbal atau ketika sedang berbicara dengan seseorang, namun juga dalam hal menulis. Ketika menulis sesuatu yang bersifat resmi seperti surat lamaran kerja, laporan untuk kantor tempat kita bekerja, atau bahkan dalam ujian seperti TOEFL atau IELTS, Bahasa Inggris formal yang sopan dan diplomatis amat sangat dibutuhkan. Menguasai Bahasa Inggris yang sopan dan diplomatis membuat tulisan kita akan terlihat bagus dan variatif di mata orang yang membacanya.

Setelah membaca semua penjabaran di atas, dapat kita ketahui bahwa Bahasa Inggris yang sopan dan diplomatis diikat oleh beberapa peraturan yang sebenarnya sederhana. Melatih diri kita untuk dapat berbicara secara sopan, formal, dan diplomatis menggunakan Bahasa Inggris memang akan terasa sulit di awal. Namun, latihan kita akan membuahkan hasil yang manis, terutama ketika kita sudah bekerja atau dihadapkan pada situasi yang mengharuskan kita menggunakan Bahasa Inggris yang baik dan benar, terdengar sopan dan diplomatis.

Bagaimana? Apakah setelah ini Anda akan mulai berlatih menggunakan Bahasa Inggris yang sopan dan diplomatis?