Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris
Sama seperti surat resmi dalam bahasa Indonesia, surat resmi (formal letter) dalam bahasa Inggris juga ditulis untuk tujuan resmi, misalnya saja surat bisnis yang ditujukan kepada klien, surat sekolah, surat yang ditujukan kepada institusi, dan sebagainya. Bahasa yang digunakan dalam surat resmi harus tertib yang sesuai dengan tata bahasa berlaku. Selain itu, surat resmi juga harus mengikuti format tertentu yang ditetapkan.
Kali ini kita akan melihat beberapa contoh surat resmi dalam bahasa Inggris dengan artinya. Sebelum melihat contohnya, alangkah baiknya kita melihat beberapa tip dalam menuliskan surat resmi berikut ini:
- Sapa si penerima surat dengan sapaan sopan. Misal: Dear Sir/ Madam, Dear Mr/ Ms/ Mrs….
- Sebutkan tujuan kita mengirimkan surat di paragraf pertama
- Jangan bertele-tele
- Bahasa yang digunakan harus sopan
- Jangan gunakan contraction atau bentuk singkat, seperti “I’m”, “I’ll”, “I can’t”, Alih-alih gunakanlah bentuk non-contraction-nya, seperti “I am”, “I will”, “I cannot”, dsb
- Tuliskan dalam format yang berlaku
- Tutuplah surat dengan kata terima kasih, seperti “thank you”, dan akhiri surat dengan salam penutup seperti, “best regards”, “yours sincerely”, “yours sincerely”, dsb
Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris
- Contoh 1
Budi Budiman
XYZ Street 25
Z City 4321
May 8th, 2021
To:
Julius Smith
Manager
ABC Company
V Avenue 53
Z City 4321
Dear Mr. Smith,
I am writing to you to inform you that I am resigning from my position as Data Analyst for ABC Company. My last day will be Saturday, May 22nd, two weeks from now.
I really appreciate the opportunity and support you have given me over the last four year. I have greatly enjoyed and appreciated my time working at the company with you and the team. I hope our paths will cross again in the future.
Please let me know if I you need any assistance with the transition process. I wish you all the best and looking forward to staying in touch.
Sincerely yours,
Budi Budiman
Terjemahan:
Budi Budiman
Jalan XYZ 25
Kota Z 4321
8 Mei 2021
Kepada:
Julius Smith
Manager
Perusahaan ABC
V Avenue 53
Kota Z 4321
Yth Pak Smith,
Saya menulis surat ini untuk memberi tahu bahwa saya akan mengundurkan diri dari posisi saya sebagai Analis Data di Perusahaan ABC. Hari terakhir kerja saya adalah Sabtu, 22 Mei, dua minggu dari sekarang.
Saya sangat menghargai kesempatan dan dukungan yang telah Anda berikan selama lebih dari empat tahun. Saya sungguh menikmati dan mengapresiasi waktu saya bekerja bersama Anda dan tim. Saya harap jalan kita akan bersinggungan lagi di masa depan.
Mohon beri tahu saya jika Anda butuh bantuan dengan proses transisi. Saya doakan yang terbaik untuk Anda dan saya tidak sabar untuk tetap berhubungan dengan Anda.
Salam hormat,
Budi Budiman
- Contoh 2
Diana Brown
Butterfly Hills 87B
XYZ City 5456
May 8th, 2021
To:
The Manager
Big Hotel
Red Street 23
ABC City 4065
Dear Sir/ Madam,
I am writing to express my disappointment towards unsatisfactory service my family and I received in your hotel.
We stayed at your hotel from May 5th to May 7th in room number 403. It took more than an hour to check us in although we had reserved the room two days prior to our arrival. When we entered the room, the beds were not properly done, the bathroom was still dirty, and the mini bar was empty. The staff was rude when we told them about the unpleasant condition.
This type of service is totally unacceptable, and it is not the kind of treatment I would expect from a five star hotel. I am not asking for a refund. I would just like you to improve the quality of the service and to prevent such incident from happening again in the future.
I look forward to receiving your response.
Regards,
Diana Brown
Terjemahan:
Diana Brown
Butterfly Hills 87B
Kota XYZ 5456
8 Mei 2021
Kepada:
Manager
Big Hotel
Red Street 23
Kota ABC 4065
Yth Bapak/ Ibu,
Saya menulis surat ini untuk menyatakan rasa kekecewaan saya terhadap layanan tidak memuaskan yang saya dan keluarga saya terima di hotel Anda.
Kami menginap di hotel Anda pada tanggal 5 Mei sampai 7 Mei di kamar nomor 403. Dibutuhkan lebih dari satu jam untuk kami check in meskipun kami telah memesan kamar dua hari sebelum kedatangan kami. Ketika kami memasuki kamar, tempat tidur belum dirapikan, kamar mandi masih kotor, dan mini barnya kosong. Staf hotel bersikap tidak sopan ketika kami memberi tahu mereka tentang kondisi tidak menyenangkan tersebut.
Pelayanan macam ini benar-benar tidak bisa diterima, dan itu bukanlah pelayanan yang saya harap dari sebuah hotel bintang lima. Saya tidak meminta pengembalian uang saya. Saya hanya ingin Anda meningkatkan kualitas pelayanan dan mencegah kejadian seperti itu tidak terjadi lagi di masa depan.
Saya nantikan respon Anda.
Salam hormat,
Diana Brown
- Contoh 3
ABC Inc.
Grapes Avenue 31J
X City 79089
May 8th, 2021
To
Adam Fernandez
229 Mango Street
L City 8540
Dear Mr. Fernandez,
This letter is to inform you that the payment owed by you with invoice no 123KLM is past due. The amount due is $5500 for a Nikon DSLR camera. We request you to make the payment before May 22nd, 2021 to avoid additional charges.
Should you have any question regarding this payment, please contact us by telephone 0987654321, or at the email address costumerhelp@abcinc.com.
Sincerely,
Andy
ABC Inc.
Terjemahan:
ABC Inc.
Grapes Avenue 31J
Kota X 79089
8 Mei 2021
Kepada:
Adam Fernandez
229 Mango Street
Kota L 8540
Yth Pak Fernandez,
Surat ini memberi tahu Anda bahwa pembayaran yang belum Anda bayar dengan nomor faktur 123KLM sudah jatuh tempo. Total yang harus dibayarkan adalah $5500 untuk kamera Nikon DSLR. Kami meminta Anda untuk menyelesaikan pembayaran sebelum 22 Mei untuk menghindari biaya tambahan.
Apabila terdapat pertanyaan terkait pembayaran ini, silakan hubungi kami melalui telepon 0987654321 atau surel customerhelp@abcinc.com.
Salam hormat,
Andy
ABC Inc.
