Kerjaannya Sudah Selesai Belum? (How to Ask Politely If Work Is Done)

Ketika berada di dunia kerja, semua orang pasti dituntut untuk mengerjakan pekerjaan yang diberikan dengan tepat waktu apapun alasannya. Karena dari kinerja tersebutlah Anda akan dinilai oleh atasan, apakah layak untuk tetap dipertahankan ataukah tidak.  Namun sayangnya banyak hal yang terjadi diluar kendali, sehingga kadang membuat pekerjaan jadi tak bisa selesai tepat waktu. Bahkan molor dari jadwal yang sebelumnya ditetapkan. Hal ini tentu cukup merugikan, terlebih jika pekerjaan tersebut sangat penting bagi kelangsungan bisnis.

Namun menanyakan apakah seseorang sudah menyelesaikan pekerjaan yang diberikan juga tidak boleh dilakukan sembarangan. Sebab bisa dianggap kurang sopan, atau bahkan bersikap sok bossy. Apalagi dalam bahasa Inggris sangat disarankan untuk berbicara secara polite untuk semua hal, apalagi di dunia kerja profesional. Lantas bagaimana caranya menanyakan dengan sopan ketika ekerjaan sudah selesai pada rekan kerja? Simak how to ask politely if work is done, berikut ini.

1.  Tanyakan Secara Langsung 

Anda bisa menanyakan apakah pekerjaan sudah selesai dikerjakan dengan kalimat langsung. Kalimat tanya langsung atau Direct question merupakan kalimat yang hanya membutuhkan jawaban yang cukup singkat seperti yes/no. Kadang pertanyaan ini bisa juga disebut kalimat yes or no question.

Misalnya seperti,

• Do you have your work done yet? (Apakah kamu sudah menyelesaikan pekerjaan kamu?).
• Will you let me to know when you have done the project yet? (Akankah kamu membolehkan saya tahu kapan kamu menyelesaikan project tersebut?)
• Can I ask you for an estimate of when you will be done? (Bisakah saya tanya mengenai estimasi soal kapan kamu akan selesai?)
• Can I get an update on XYZ project? (Bisakah saya mendapatkan update tentang proyek XYZ?)

Pertanyaan tersebut memang tidak salah, namun agar kalimatnya terasa lebih polite maka seharusnya ditambahkan Excuse me (permisi) atau Pardon me (permisi) diawal kalimat tanya yang digunakan.

Misalnya:

• Excuse me, do you have your home work done yet? (Permisi, apa kamu sudah menyelesaikanpekerjaan rumahmu?)
• Pardon me, may I know about the work progress that we’re doing? (Permisi, bolehkah Saya tahu tentang kemajuan pekerjaan yang kita kerjakan?)

Di kondisi biasa atau bukan acara formal, Anda bisa menggunakan kata (Can). Namun dalam American English, kata tersebut tidak dibenarkan untuk digunakan karena dianggap kurang sopan, terlebih untuk bahasa tertulis. Meskipun begitu di Inggris, penggunaan kata (Can) dianggap biasa dalam kalimat tanya. Sehingga ketika Anda menggunakannya perhatikan bahasa Inggris yang mereka gunakan.

Agar pertanyaan jadi terasa lebih polite, kata Can tadi umumnya diubah ke dalam bentuk Could. Misalnya saja:

• Excuse me, Could you tell me if your work has done? (Bisakah kamu mengatakan pada saya jika kami jika pekerjaan kamu sudah selesai?)
• Excuse me, Could you give me the report progres about the work? (permisi, bisakah kamu memberikan saya laporan kemajuan project)
• Pardon me, Could you explain to me when you finish the projects from Mr. Smith? (Bisakah kamu mengatakan pada saya kapan kamu akan menyelesaikan pekerjaan dari Mr. Smith?)
• Would you mind if I want to know about the work progres? (Apakah kamu keberatan jika saya ingin tahu tentang kelanjutan pekerjaan?)
• Would you let me to know when you have done your work? (Apakah kamu mengijinkan saya untuk tahu kapan kamu akan menyelesaikan pekerjaan kamu?)

2. Perjelas Permasalahannya

Ketika menanyakan suatu pekerjaan , pastikan untuk menanyakan dengan jelas mengenai waktunya secara pasti. Hal ini dilakukan agar kedua belah pihak mendapatkan informasi yang jelas mengapa pekerjaan tersebut harus segera diselesaikan. Selain itu juga agar menghindari terjadinya kesalahpahaman yang bisa membuat hubungan profesional menjadi buruk. Selain itu juga membuat Anda terlihat tak memiliki good manner.

Contohnya.

• What’s the projected date you’ll be done, do you think? (Estimasinya tanggal berapa kamu akan selesai, menurut kamu?)
• What about web design project that we discussed last two week ago? Any update? (Bagaimana tentang proyek web design yang kita diskusikan dua minggu yang lalu? Ada perkembangan terbaru?)
• I was going to ask about the wedding photography project with Suzie, any changes so far? (Saya cuma ingin menanyakan tentang proyek photo pernikahan dengan Suzie, ada perubahan sejauh ini?)
• Have you heard from Joana what did she say about the programming project? (pernahkah kamu mendengar dari Joana, apa yang dia katakan tentang proyek programming?)
• Just checking in to see if anything has changed or if there’s anything you would like me to know. If there is not, just do as regards our last discussion. (Hanya ingin memeriksa jika ada sesuatu yang berubah atau ada sesuatu yang kamu ingin agar saya ketahui. Jika tidak, tolong lakukan sebagaimana apa yang sudah kita bahas di diskusi terakhir.)
• I know you’re busy just like myself but your feedback and opinion is really important and would love to include in my report which is due on December 21. I would really appreciate if you get that report done for me as soon as possible. (Saya tahu kamu sibuk sama seperti saya tapi feedback dan opini kamu sangat penting dan saya ingin memasukannya dalam laporan yang harus selesai 21 Desember nanti. Saya akan sangat mengapresiasi jika kamu bisa menyelesaikan laporan tersebut untuk saya sesegera mungkin.)
• I’m just going through my pending tasks to be completed and noticed this one is still open. Please let me know the progress on it so that I can update my line manager. (Saya baru saja menyelesaikan tugas-tugas yang tertunda dan melihat satu tugas masih terbuka. Tolong beri tahu saya tentang kemajuannya agar saya bisa memperbarui kini manager saya.)
• As discussed before, I am waiting for web design project which has a deadline by the end of November and I would like to know, as of immediately, the status and your expected date of completion. (Seperti yang sudah didiskusikan sebelumnya, Saya menunggu proyek pengerjaan web desain yang memiliki tenggat waktu sampai akhir bulan November dan saya ingin tahu segera mengenai status proyek dan tanggal penyelesaian yang kamu harapkan.)

3. Cari Tahu Hambatannya dan Tawarkan Bantuan?

Terkadang Anda juga harus menempatkan diri di posisi mereka agar bisa mengetahui masalah apa yang sesungguhnya mereka hadapi dalam mengerjakan pekerjaan tersebut. Agar jangan sampai Anda ingin pekerjaan segera selesai tapi tidak mau tahu tentang masalah yang dihadapi untuk menyelesaikannya.

Contohnya:

• Just checking on the status of the copywriting project. Is it complete, and if not, how is it progressing? There is something that I can help? (Hanya ingin memeriksa soal status pekerjaan copywriting. Apakah sudah selesai, dan jika belum bagaimana perkembangannya? Apakah ada sesuatu yang bisa saya bantu?)
• Just checking how the project getting along, if I can be of any assistance, please let me know. (Sekedar memeriksa bagaimana kabar proyek yang sedang berjalan, jika saya bisa membantu, tolong kabari saya.)
• Is there anything you would like me to do to hasten the process? Or any changes since our last discussion? Just let me to know if there’s anything you’d like me to include. (Adakah sesuatu yang kamu ingin agar saya lakukan untuk mempercepat proses? Atau adakah perubahan sejak terakhir diskusi yang kita lakukan? Beri tahu saya jika kamu ingin saya ikut serta.)
• I was just thinking about the ABC project we discussed last week and wanted to see if there was anything you needed from me. Feel free to give me a call or drop me a line, if there is any problem with the project. (Saya hanya memikirkan proyek ABC yang sudah kita bicarakan minggu lalu dan ingin tahu apakah ada sesuatu yang kamu butuhkan dari saya. Jangan ragu untuk mengabari saya via telepon maupin line jika ada masalah dengan project tersebut.)
• Can I get an update on the work that has been completed so far and an estimate of the time and cost to complete the rest of the work? Let me know what I can do to help us get back on track. (Bisakah saya mendapatkan update mengenai pekerjaan yang sudah diselesaikan sampai sejauh mana dan estimasi waktu serta biaya untuk menyelesaikan sisa pekerjaannya? Beri tahu saya apa yang bisa saya lakukan untuk membantu kita kembali ke jalur.)
• Is there anything you need to have your project done on time? Since I’ve got a lot of thing I’m working with, it would be awesome if everybody could finish it early. Is there anything that I can provide to make that thing possible? (Adakah yang kamu butuhkan agar project yang kamu kerjakan bisa selesai tepat waktu? Karena saya punya banyak tugas yang harus diselesaikan, akan lebih baik jika semua orang bisa menyelesaikannya lebih cepat. Apakah ada yang harus saya berikan untuk merealisasikannya?

Dengan menawarkan bantuan Anda akan membuat orang lain merasa lebih diperhatikan dan terbantu. Karena mungkin saja, mereka segan ingin berbagi kesulitan atau masalah yang dihadapi ketika mengerjakan tugas yang diberikan. Sebab ingin terlihat perfect atau sempurna. Namun kita tahu bahwa pekerjaan tak bisa dikerjakan seorang diri. Bantuan yang Anda berikan tentu akan memacu semangat mereka untuk bekerja dengan lebih giat.

4. Kuatkan Alasan

Ketika menanyakan soal kejelasan sebuah proye atau pekerjaan tentu akan membuat orang lain tak nyaman, terlebih jika orang tersebut rekan kerja sekantor dengan status yang sama (sebagai karyawan).

Misalnya saja,

• Could you please send me an desain updates every Saturday, until the new database is running? The manager is very concerned and asks me for an update every Sunday morning when I meet with him. (Bisakah kamu mengirimkan update tentang desain setiap hari Sabtu? Manager sangat prihatin dan meminta update dari saya setiap Senin ppagi ketika saya bertemu dengannya.)

Dengan menjelaskan alasan Anda, ada beberapa hal yang telah Anda capai, diantaranya.

• Mereka yang menerima permintaan tersebut akan memahami alasannya dan lebih mampu memprioritaskan pekerjaan yang memang mendapat perhatian khusus.
• Memahami betapa pentingnya pekerjaan tersebut bagi semua pihak yang terlibat sekaligus juga memahami mengenai detail yang diperlukan dalam pekerjaan.

Menjelaskan alasan di balik pertanyaan pekerjaan sudah selesai atau belum merupakan perilaku kolaboratif yang akan mendorong tanggapan yang lebih positif untuk semua pihak. Alih-alih bersikap bossy atau seperti bos, pertanyaan tersebut akan membuat orang lain ingat akan pekerjaan yang harus segera diselesaikan tepat waktu.