Membuat Surat Pengunduran Diri dalam Bahasa Inggris (Resignation Letter)
Mendapatkan pekerjaan adalah hal yang banyak diidam-idamkan orang. Meski demikian, ada juga yang merasa kurang nyaman dengan pekerjaan yang telah dijalani. Atau, karena faktor tertentu, mereka harus mengundurkan diri dari instansi atau perusahaan yang ditempati. Apapun alasannya, khususnya yang berhubungan dengan kepentingan pribadi, menyusun surat pengunduran diri harus dilakukan secara cermat.
Surat pengunduran diri atau yang dalam bahasa Inggris dikenal sebagai resignation letter setidaknya harus memuat pernyataan mengundurkan diri yang jelas dan pemberitahuan kapan hendak berhenti bekerja. Kita tidak bisa menyerahkan resignation letter kepada manajer begitu saja dan langsung meninggalkan kantor; kita harus menyediakan surat tersebut sejak jauh hari atau setidaknya satu bulan.
Menyertakan alasan mengapa kita memilih meninggalkan pekerjaan tersebut sebenarnya bersifat opsional, namun umumnya pihak manajer mungkin akan menanyakannya saat wawancara (exit interview). Ada baiknya, bila memungkinkan, sertakan pula penawaran untuk membantu perusahaan dalam masa transisi atau proses pengunduran diri—misalkan dengan mencarikan kandidat pengganti atau untuk tetap meng-handle sebagian pekerjaan hingga posisi yang ditinggalkan dipenuhi. Dan yang tak kalah penting, ucapkan terima kasih kepada pihak manajer atau atasan atas kesempatan dan pengalaman yang mereka berikan selama masa kerja.
Dalam menulis resignation letter, entah dengan dicetak maupun dikirim via email, pastikan bahwa isinya positif atau menyiratkan pesan dan kesan yang baik; dalam artian sebagai bentuk salam perpisahan, surat tersebut dapat menegaskan bahwa keputusan untuk mengundurkan diri tidak mengimplikasikan adanya masalah pribadi dengan rekan kerja maupun atasan.
Selain itu, resignation letter jelas harus dibuat dengan bahasa formal. Pastikan untuk tetap menjaga sopan santun dan kerendahan hati dalam penulisannya. Seperti yang sudah disinggung di atas, bisa juga menawarkan diri untuk tetap turut membantu pihak perusahaan dengan sebagian tanggungjawab yang dipegang sebelumnya setelah pengunduran diri.
Adapun hal-hal yang perlu dihindari dalam proses pengunduran diri antara lain:
- Memamerkan atau membanding-bandingkan perkerjaan baru di tempat lain dengan yang kita tinggalkan; jika memang alasan pengunduran diri adalah mengambil kesempatan kerja yang lain.
- Menceritakan secara gamblang masalah pribadi yang dimiliki dengan perusahaan—baik ketidaknyamanan dengan lingkungan kerja, rekan, bos, dan sebagainya saat pihak perusahaan mengajak untuk membicarakan resignation letter yang telah diproses; meskipun itulah alasan utama untuk mengundurkan diri.
Berusahalah meninggalkan kesan positif dan memanfaatkan waktu untuk menjadikan instansi/perusahaan yang kita tinggalkan sebagai bagian dari relasi yang mungkin akan sangat membantu di kemudian hari. - Pergi begitu saja tanpa menyampaikan pemberitahuan.
Untuk referensi isi surat pengunduran diri dalam bahasa Inggris sesuai panduan di atas, simak contoh di bawah ini. Semoga bermanfaat!
Sample I
Dear Mr. Johnson,
I would like to inform you that I am resigning from my position as Digital Marketing Officer for Heroscope Ltd, effective September 19th 2019.
I appreciate all the support and opportunities that have been provided during the last three years. I feel grateful for having been part of the team, and that you have encouraged me to pursue my personal growth objectives.
Please let me know if I can be any assistance during this transition. I would be glad to help my best in order to keep the marketing plans going until you find the right successor.
Sincerely,
Adam Smith
(Kepada Mr. Johnson,
Saya hendak menginformasi Anda bahwa saya akan mengundurkan diri dari posisi saya sebagai Petugas Pemasaran Digital di Heroscope Ltd, berlaku mulai 19 September 2019.
Saya mengapresiasi segala dukungan dan kesempatan yang telah diberikan selama tiga tahun terakhir. Saya merasa bersyukur pernah menjadi bagian dari tim, dan bahwa Anda telah mendorong saya untuk mengejar sasaran perkembangan pribadi saya.
Silakan beritahu saya apabila saya bisa sedikit membantu selama masa kepindahan. Saya akan dengan senang hati membantu sebaik mungkin agar rencana pemasaran tetap berjalan sampai Anda menemukan pengganti yang lebih baik.
Salam,
Adam Smith)
Sample II
Dear Mrs. Liam,
Please accept this letter as formal notification of my resignation from Windsor Group, effective three weeks from this date.
I would like to thank you for the trust, support and growth opportunities you have provided me while working here; it was a great experience to be part of the company.
I wish you and the company all the best. If I can be of any help during the transition, please don’t hesitate to ask.
Sincerely,
Eliana Reese
(Kepada Mrs. Liam,
Mohon terima surat ini sebagai pemberitahuan resmi atas pengunduran diri saya dari Windsor Group, dimulai tiga minggu sejak tanggal ini.
Saya hendak menyampaikan terima kasih saya atas kepercayaan, dukungan, dan kesempatan berkembang yang Anda berikan pada saya selama berkerja di sini. Sungguh sebuah pengalaman hebat pernah bisa menjadi bagian dari perusahaan.
Saya mendoakan yang terbaik untuk Anda dan perusahaan. Jika saya dapat membantu selama masa transisi, mohon jangan ragu untuk mengundang.
Salam,
Eliana Reese)
Sample III
Dear Mr. Edison,
I am writing to announce my resignation from Schneider Company. My last day of work will be June 6th, 2019.
It was not easy for me to make this decision; I find the past five years I’ve had here very rewarding. Thank you for the growth opportunities you have provided me, I learnt so much from your dedication for the company so everyone can work in such great coordination.
If I can help in any way during the transition, please let me know. I wish you and the company continued success.
Sincerely,
Eric Ali
(Kepada Mr. Edison,
Saya menuliskan surat ini untuk mengumumkan pengunduran diri saya dari Schneider Company. Hari terakhir saya bekerja tanggal 6 Juni 2019.
Tidak mudah bagi saya untuk membuat keputusan ini; saya merasa lima tahun terakhir saya di sini sangat bermanfaat. Terima kasih atas kesempatan berkembang yang telah Anda berikan, saya sangat banyak belajar dari dedikasi Anda untuk perusahaan sehingga semua dapat berkerja dalam koordinasi yang sebaik ini.
Jika saya dapat sedikit membantu selama masa transisi, mohon beritahu saya. Saya doakan Anda dan perusahaan bisa terus sukses.
Salam,
Eric Ali)
