sederet.com
Online Indonesian - English Dictionary
Sederet.com
separator

Membuat Undangan Rapat dalam Bahasa Inggris

Undangan merupakan salah satu jenis surat yang paling sering ditemui. Berbagai macam keperluan yang mengharapkan kehadiran seseorang pasti akan didahului dengan dikirimkannya undangan kepada seseorang tersebut. Salah satu contoh undangan adalah undangan untuk menghadiri rapat.

Undangan rapat sering dijumpai pada organisasi atau institusi tertentu, misalnya undangan rapat staf pada sebuah perusahaan, undangan rapat kepengurusan Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS), bahkan undangan rapat RT atau RW di perumahan tertentu. Undangan rapat bertujuan untuk mengundang anggota dari suatu organisasi atau orang lainnya yang dianggap penting, untuk menghadiri rapat.

Berikut ini adalah beberapa hal yang harus diperhatikan ketika membuat undangan rapat:

  • Cantumkan informasi seputar rapat yakni tanggal, waktu atau durasi, tempat, serta agenda rapat secara singkat.
  • Cantumkan nomor kontak apabila penerima undangan tersebut harus mengonfirmasi kehadiran terlebih dahulu.
  • Undangan sebaiknya ditulis sesingkat dan sejelas mungkin agar penerima undangan tidak kehilangan fokus dari informasi penting terkait rapat tersebut.

Tidak ada ketentuan mengenai format undangan rapat yang baku. Namun, undangan rapat yang ada di Indonesia pada umumnya terdiri dari kop surat, awal surat (nomor surat, perihal, lampiran, nama dan jabatan penerima, kalimat pembuka), isi (tanggal, waktu, tempat, agenda rapat), serta penutup (kata penutup, tempat dan tanggal dibuatnya surat, tanda tangan, dan nama serta jabatan pengirim surat).

Salah satu contoh undangan rapat yang sering dijumpai di Indonesia dapat dilihat pada contoh di bawah ini.

Contoh 1:

STUDENT EXECUTIVE BOARD
FACULTY OF AGRICULTURE
RASHENGAN UNIVERSITY 

Ref. Number: 89/5-4-19/SEB-M
Subject: Final Meeting of Student Executive Board 2018
Attachment:  – 

To Mr. Darmawan Siang
Dean of Faculty of Agriculture
Rashengan University 

With regards,

As the Student Executive Board of the year 2018’s period is coming to an end, we would like to invite you to the Final Students Executive Board Meeting, which will be held on: 

Date: April 15, 2019
Time: 5 pm – 8 pm
Location: Main Hall of Faculty of Agriculture, Rashengan University
Agenda:

    • Final report from Students Executive Board of the year 2018
    • Preparation of Students Executive Board of the year 2019’s inauguration
    • Dismissal of Students Executive Board of the year 2018

We look forward to your presence. Thank you for your attention.

Palu, April 9, 2019
President of Student Executive Board 2018

Sam Young

Terjemahan:

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS RASHENGAN

No. Surat: 89/5-4-19/SEB-M
Perihal: Rapat Akhir Badan Eksekutif Mahasiswa 2018
Lampiran:  –

Yth. Bapak Darmawan Siang
Dekan Fakultas Pertanian
Universitas Rashengan

Dengan hormat,

Dengan berakhirnya periode kepengurusan Badan Eksekutif Mahasiswa tahun 2018, Kami bermaksud mengundang Bapak untuk hadir pada Rapat Akhir Badan Eksekutif Mahasiswa, yang akan diselenggarakan pada:

Tanggal: 15 April 2019
Waktu: 17.00 – 20.00
Lokasi: Aula Utama Fakultas Pertanian, Universitas Rashengan
Acara:

    • Laporan akhir Badan Eksekutif Mahasiswa 2018
    • Persiapan Pelantikan Badan Eksekutif Mahasiswa 2019
    • Pembubaran Badan Eksekutif Mahasiswa 2018

Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak. Atas perhatiannya Kami ucapkan terimakasih.

Palu, 9 April 2019
Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa 2018

Sam Young

Undangan rapat juga bisa disampaikan melalui email. Untuk membuat email berisi undangan, bagian subject email sebaiknya diisi dengan judul rapat. Selain itu, di bagian akhir email sebaiknya disertakan pula nama pengirim, jabatan, nomor telepon, dan alamat email. Undangan rapat via email dapat dilihat  pada contoh berikut ini.

Contoh 2:

To: Megan.Danamon@gerbmail.com
Subject: Invitation for Indonesian Life Science & Biology Association’s Annual Meeting

Dear Ms. Danamon, 

On behalf of Indonesian Life Science and Biology Association (ILSBA), I would like to invite you to the association’s annual meeting which will be held on April 10, 2019 at Donatello Hotel, Bandung, Indonesia. The meeting will begin at 9.00 and finish at 16.00.

This year annual meeting will discuss ILSBA’s 2018 financial report, review of ILSBA’s completed events and achievements in 2018, and preview of ILSBA’s agenda in 2019.

The meeting will also discuss several topics, including the latest advance in immunological inheritance in baby carried through surrogacy, which is a topic that is closely related to your newest research. Therefore we encourage you to give brief presentation during the annual meeting.

Please inform me regarding your attendance and your willingness to give the requested presentation before April 5, 2019.

Thank you for your attention. We look forward to your presence at ILSBA’s annual meeting. 

Best Regards, 

Bali Simali
Head of Indonesian Life Science and Biology Association
+62 899 3445 8790
BaliSML@gerbmail.com

Terjemahan:

To: Megan.Danamon@gerbmail.com
Subject: Undangan Rapat Tahunan Asosiasi Ilmu Kehidupan dan Biologi Indonesia

Yth. Ibu Danamon,

Atas nama Asosiasi Ilmu Kehidupan dan Biologi Indonesia (AIKBI), Saya bermaksud mengundang Anda untuk menghadiri rapat tahunan yang akan diselenggarakan pada 10 April 2019 di Hotel Donatello, Bandung, Indonesia. Rapat akan dimulai pada pukul 9.00 dan selesai pada pukul 16.00.

Rapat tahunan ini akan membahas mengenai laporan keuangan AIKBI tahun 2018, tinjauan acara-acara yang telah diselenggarakan serta pencapaian AIKBI pada tahun 2018, dan pra tinjau agenda AIKBI pada tahun 2019.

Rapat tersebut juga akan membahas beberapa topik lainnya, termasuk terobosan terbaru dalam hal pewarisan imunologi pada bayi yang dikandung melalui ibu pengganti (surogasi), topik yang berhubungan dengan penelitian terbaru Anda. Maka dari itu, kami mendorong Anda untuk memberikan presentasi singkat pada rapat tahunan nanti.

Mohon beritahu saya mengenai kedatangan serta kesediaan Anda untuk memberikan presentasi tersebut, sebelum 5 April 2019.

Terima kasih atas perhatian Anda. Kami berharap Anda dapat hadir pada rapat tahunan AIKBI.

Dengan hormat,

Bali Simali
Ketua Asosiasi Ilmu Kehidupan dan Biologi Indonesia
+62 899 3445 8790
BaliSML@gerbmail.com

 

Contoh Surat Bahasa Inggris: Permohonan Maaf Kepada Pelanggan
Writing Rule: Tanda Titik, Koma, Titik Koma (Punctuation)
Contoh Surat Lamaran Pekerjaan Costumer Service dalam Bahasa Inggris
Tip Menulis Surat Formal & Informal dalam Bahasa Inggris
Writing Tip: Contraction Word dalam Bahasa Inggris
Cara Membuat Catatan Rapat/Notulen (Minutes of Meeting) dalam Bahasa Inggris
Contoh Surat Lamaran Bahasa Inggris untuk Pekerjaan Administrasi
Apakah yang dimaksud dengan Paradoks (Paradox)?
Menolak Undangan Secara Sopan dalam Bahasa Inggris
Contoh Surat Bahasa Inggris untuk Orangtua