Mengingatkan Orang Dengan Sopan (How To Politely Remind Someone In English)
Kita pasti pernah berada dalam situasi dimana kita harus mengingatkan seseorang akan suatu hal. Cara mengingatkan seseorang bisa dilakukan dengan berbagai cara contohnya dengan berbicara langsung atau melalui media lain seperti pesan singkat, telepon maupun email. Biasanya saat kita mengingatkan seseorang, kita tidak ingin apa yang kita sampaikan terkesan memerintah, tidak sopan atau pun terkesan tidak menghargai orang yang mau kita ingatkan. Tidak sedikit dari kita yang masih bingung bagaimana cara mengingatkan seseorang dengan sopan, terutama dalam bahasa Inggris. Tidak perlu malu karena ketidaktahuan merupakan suatu hal yang wajar tetapi yang terpenting adalah bagaimana kita mengubah ketidaktahuan itu menjadi pengetahuan bagi kita. Oleh karena itu, mari pelajari beberapa cara mengingatkan seseorang dalam bahasa Inggris berikut ini.
1. Gunakan kata “I” dan “Me” dibandingkan “You”
Hal pertama yang harus anda lakukan adalah gunakan kata “I” dan “Me” atau “saya” dibandingkan dengan kata “You” atau “kamu”. Buat penyampaian permintaan anda sebagai kebutuhan yang anda miliki dibandingkan dengan kegagalan dari pihak mereka. Hal tersebut perlu dilakukan untuk menghindari kemungkinan lawan bicara anda merasa tersinggung akibat penyampaian anda. Berikut contoh kalimatnya.
- Avoid (hindari)
“You won’t forget to finish this reports before tomorrow’s meeting, right?” (Kamu tidak akan lupa untuk menyelesaikan laporan ini sebelum rapat besok, bukan?)
- Do (lakukan)
“I hope you haven’t forgotten to finish these reports before tomorrow’s meeting” (Saya harap anda tidak lupa untuk menyelesaikan laporan hari ini sebelum rapat besok.)
2. Gunakan pertanyaan/pernyataan tidak langsung (indirect)
Sejalan dengan penjelasan pada poin satu, sebaiknya anda menggunakan pertanyaan atau pernyataan tidak langsung saat ingin mengingatkan seseorang terutama pada situasi formal atau kepada orang-orang yang memiliki hubungan yang formal dengan anda. Pertanyaan atau pernyataan tidak langsung (indirect question/statement) merupakan pertanyaan/pernyataan dengan imbuhan kata yang bertujuan untuk memperhalus suatu pertanyaan/pernyataan tersebut. Dalam bahasa Inggris, menggunakan pertanyaan/pernyataan tidak langsung biasa dianggap sebagai bentuk kesopanan seseorang. Berikut contoh-contoh kalimat yang bisa anda terapkan untuk mengingatkan seseorang dalam bahasa Inggris.
- Direct question/statement (Pertanyaan/pernyataan langsung)
Hindari dalam situasi formal, bisa digunakan kepada orang-orang yang memiliki hubungan non-formal dengan anda seperti sahabat, teman dekat dan keluarga inti.
-
- Don’t forget to + what to do + adverb of time (ops.) (Jangan lupa untuk + apa yang harus dilakukan + keterangan waktu (ops.))
-
-
- Don’t forget to bring your books. (Jangan lupa membawa buku-buku milikmu.)
- Don’t forget to pay the bills tomorrow. (Jangan lupa membayar tagihannya besok.)
-
-
- Remember to + what to do + adverb of time (ops.) (Ingatlah untuk + apa yang harus dilakukan + keterangan waktu (ops.))
-
-
- Remember to bring your bag. (Ingatlah untuk membawa tasmu.)
- Remember to submit your task this week. (Ingatlah untuk mengumpulkan tugasmu minggu ini.)
-
- Indirect question/statement (Pertanyaan/pernyataan tidak langsung)
-
- May/can/could I remind you to + what to do + adverb of time (ops.) (Bolehkah saya mengingatkan anda untuk + apa yang harus dilakukan + keterangan waktu (ops.))
-
-
- May I remind you to call Mr. Danny before today’s meeting? (Bolehkah saya mengingatkan anda untuk menelepon Bapak Danny sebelum rapat hari ini?)
- Can I remind you to be here before he came? (Bolehkah saya mengingatkan anda untuk datang ke sini sebelum dia datang?)
- Could I remind you that we need to submit our proposal today? (Bolehkah saya mengingatkan anda bahwa kita perlu mengirimkan proposal kita hari ini?)
-
Kalimat ini juga bisa digunakan saat anda ingin mengingatkan/memberi peringatan tentang suatu hal yang sudah mereka ketahui. Penggunaan kata “May” lebih sopan dibandingkan dengan kata “Can”. Gunakan kalimat ini secara bijak.
-
-
- May I remind you to not smoking in this school area. (Bolehkah saya mengingatkan anda untuk merokok di area sekolah ini)
- Can I remind you to not bring some food in this studio. (Bolehkah saya mengingatkan anda untuk tidak membawa makanan ke dalam studio ini.)
-
-
- May I take a moment of your time to remind you that + … (Bolehkah saya mengambil waktu anda sebentar untuk mengingatkan anda bahwa + …)
-
-
- May I take a moment of your time to remind you that our project due date is 2 days more. (Bolehkah saya mengambil waktu anda sebentar untuk mengingatkan anda bahwa tenggat waktu proyek kita adalah dua hari lagi.)
- May I take a moment of your time to remind you that you need to get going now to attend the board meeting. (Bolehkah saya mengambil waktu anda sebentar untuk mengingatkan anda bahwa anda harus pergi sekarang untuk menghadiri pertemuan dewan.)
-
-
- I’d like to remind you about + … (Saya ingin mengingatkan anda tentang + …)
-
-
- I’d like to remind you about the payment that due to this Monday. (Saya ingin mengingatkan anda tentang pembayaran yang jatuh tempo pada hari Senin ini.)
- I’d like to remind you about our next meeting. (Saya ingin mengingatkan anda tentang rapat kita selanjutnya.)
-
-
- I hope you don’t mind me contacting you to raise the date of + (date) + which is + the matter (Saya harap anda tidak keberatan saya menghubungi anda untuk menyebutkan tanggal + (tanggal) + yang merupakan + masalahnya)
-
-
- I hope you don’t mind me contacting you to raise the date of July 5th which is the final deadline of the X project. (Saya harap anda tidak keberatan saya menghubungi anda untuk menyebutkan tanggal 5 Juli yang merupakan tenggat waktu final dari proyek X.)
- I hope you don’t mind me contacting you to raise the date of July 5th to July 10th which is the day that we will have to attend training classes.” (Saya harap anda tidak keberatan saya menghubungi anda untuk menyebutkan tanggal 5 hingga 10 Juli yang merupakan hari dimana kita harus menghadiri kelas-kelas pelatihan.)
-
3. Gunakan kata “Please”
Cara lain untuk mengingatkan seseorang dengan sopan dan formal adalah dengan menggunakan kata “Please” atau “Tolong” pada awal kalimat anda. Penggunaan kata ini bisa diterapkan saat:
- Situasi formal
- Menyampaikan permintaan yang sangat penting
- Saat anda menyampaikannya kepada orang yang kurang anda kenal
- Saat anda menyampaikan pengumuman kepada sekumpulan orang
Berikut contoh kalimatnya.
Please + what to do. (Tolong + apa yang harus dilakukan)
- Please notify me if you already finish doing those task. (Tolong beritahu saya jika anda sudah menyelesaikan tugas tersebut.)
- Please email me back at your earliest convenience. (Tolong email saya kembali saat secepat mungkin sesuai dengan kenyamanan anda.) — cara sopan untuk meminta balasan secepatnya tanpa terkesan memburu-buru dan memberikan kesan anda menghargai lawan bicara anda.
4. Komunikasikan persyaratan
Dalam mengingatkan, usahakan untuk mengomunikasikan persyaratan-persyaratan penting seperti tenggat waktu dan lainnya. Terutama jika hal tersebut memengaruhi pekerjaan anda atau pekerjaan mereka. Pastikan lawan bicara anda memahami batasannya. Contohnya:
- Kalimat yang kurang jelas
I’d like to remind you about our project’s deadline. (Saya ingin mengingatkan anda tentang tenggat waktu proyek kita.)
- Kalimat yang lebih jelas
I’d like to remind you about our project’s deadline that due on Monday. (Saya ingin mengingatkan anda tentang tenggat waktu proyek kita yang jatuh tempo pada hari Senin.)
5. Jangan mengungkit kelambanan atau tidak adanya respons
Usahakan untuk tidak mengungkit jika lawan bicara anda terlambat merespon atau bahkan tidak memberikan respons sama sekali, baik saat berada dalam kantor maupun saat melalui pesan singkat atau email. Hal tersebut dikarenakan belum tentu orang tersebut tidak memberikan respons karena ia lupa tetapi bisa karena lain hal. Contoh kalimat yang perlu anda hindari sebagai berikut.
- Avoid (hindari)
“You haven’t responded yet, so I’d like to remind you that you need to submit your monthly progress this Thursday.” — rude. (“Anda belum menanggapi, jadi saya ingin mengingatkan anda bahwa anda perlu mengirimkan kemajuan bulanan anda pada hari Kamis ini.” — tidak sopan.)
- Do (Lakukan)
“I’d like to remind you that you need to submit your monthly progress this Thursday.” — better. (“Saya ingin mengingatkan anda bahwa anda perlu mengirimkan kemajuan bulanan anda pada hari Kamis ini.” — lebih baik.)
6. Jangan mengasumsikan alasan tidak adanya komunikasi
Selain poin di atas, anda juga perlu menghindari pernyataan yang menunjukkan asumsi anda akan alasan tidak adanya komunikasi dari lawan bicara anda karena hal tersebut bisa menyinggung perasaan lawan bicara anda atau akan membuat kesan anda tidak sopan dan tidak menghargai lawan bicara anda. Contoh kalimat yang perlu anda hindari sebagai berikut.
- Avoid (hindari)
“I understand that you’re busy, but may I remind you to finish the project before 5 p.m today.” (“Saya mengerti jika anda sibuk, tetapi bolehkah saya mengingatkan anda untuk menyelesaikan proyeknya sebelum jam 5 sore hari ini.”)
- Do (Lakukan)
“May I remind you that you have to finish the project before 5 p.m today.” (“Bolehkah saya mengingatkan anda untuk menyelesaikan proyeknya sebelum jam 5 sore hari ini.”)
7. Tanyakan jika ia butuh bantuan
Hal lain yang bisa anda lakukan untuk memberikan kesan sopan saat anda mengingatkan seseorang adalah dengan menanyakan apakah lawan bicara anda membutuhkan bantuan atau tidak setelah anda mengingatkannya. Dengan menanyakan hal tersebut, anda memberikan kesan bahwa anda peduli pada lawan bicara anda dan anda tidak sedang menuntut, memerintah maupun memarahi dia. Berikut beberapa contoh kalimat yang bisa anda gunakan.
- Is there anything that I can help you with? (Apakah ada hal lain yang bisa saya bantu?)
- Is there anything else you need to finish this project? (Apakah ada hal lain yang anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek ini?)
- Is there any problem that I can help you to solve it? (Apakah ada masalah yang saya bisa bantu untuk selesaikan?)
Selain penggunaan kalimat-kalimat sopan seperti penjelasan di atas, ada hal lain yang juga perlu anda perhatikan saat anda mengingatkan seseorang akan suatu hal. Pastikan bahwa anda menyampaikan hal tersebut dalam situasi dan lokasi yang tepat. Sesuaikan juga kalimat yang anda gunakan berdasarkan kepada siapa dan bagaimana situasi anda, apakah anda dalam situasi yang formal atau non-formal. Intonasi, ekspresi dan sikap anda juga sangat berpengaruh terhadap kesan dan persepsi yang ditangkap oleh orang yang anda ingatkan. Oleh karena itu, sebaiknya anda melatih diri anda sebelum anda mengingatkan orang lain untuk menghindari kesalahpahaman. Sekian pembelajaran hari ini. Selamat belajar dan mencoba.
