Cara Menulis Email yang Sopan (How to Write a Polite Email)

Di zaman yang berkembang semakin modern seperti saat ini, ada begitu banyak hal yang beralih ke dalam bentuk digital. Salah satu yang cukup sering ditemui ialah dalam hal surat-menyurat. Jika dulu  saat ingin berkirim surat lebih dulu harus menggunakan jasa pos yang berbekalkan perangko, sekarang ini tak perlu lagi demikian. Karena ada media berkirim surat yang jauh lebih praktis dan bahkan bisa digunakan secara gratis yakni email atau electronic mail.

Ketika menulis email, sangat penting untuk diperhatikan ialah apa yang menjadi kepentingan atau isi dari email tersebut. Seperti email marketing, mengajukan lamaran pekerjaan, tawaran kerja sama dan email formal lainnya. Pada dasarnya menulis email berbahasa Inggris tidak jauh berbeda dengan bahasa Indonesia, semuanya tergantung dari kepentingan dan kebutuhannya saja. Lantas bagaimana caranya menulis polite email in English? Simak ulasan berikut selengkapnya.

Jenis-Jenis Email

Sebelum mulai menulis email dalam bahasa Inggris, ada baiknya untuk mengetahui peruntukan email yang akan dikirimkan. Di dalam format penulisannya, tidak diperkenankan menyingkat kata dalam email sebagaimana ketika menulis sms. Penggunaan tanda baca atau punctuation yang tepat juga penting untuk diperhatikan agar makna dari kalimat bisa dipahami dengan jelas.

Setidaknya dengan kemampuan menulis email berbahasa Inggris yang tepat, hal ini akan membantu Anda untuk lebih mudah mendapatkan pekerjaan, berteman dengan orang baru, masuk ke universitas ternama dan banyak lagi. Penulisan email dalam bahasa Inggris umumnya terbagi menjadi 3 jenis email, yaitu personal email, semi-formal email dan formal email.

1. Personal Email

Banyak orang yang menulis email secara formal untuk keperluan bisnis dalam bahasa Inggris, namun sangat jarang yang menuliskan email yang bertipe personal. Pasalnya, hampir seluruh komunikasi dilakukan melalui pesan singkat, aplikasi, messenger maupun cara yang lain. Namun, meski demikian tetap ada situasi yang memerlukan penulisan personal email. Misalnya saja seorang murid yang sedang mendapat tugas menulis email dari gurunya. Berikut general rules untuk menulis personal email dalam bahasa Inggris.

• • Kesopanan, Anda tak perlu menggunakan bahasa formal namun bahasa yang digunakan tetap harus santun. Ini karena jika Anda tengah ingin membuat sebuah permintaan, maka pastikan agar isi dari email tersebut berbahasa yang santun. Daripada hanya menuliskan “Write me Back” (balas kembali pesan ini), sebaiknya tulis kata-kata seperti “Please write back when you have a chance.” (tolong balas pesan ini, jika ada kesempatan).
  • Salam (Greeting), untuk penggunaan salam biasanya menggunakan ”Dear, (lalu diikuti nama penerima)”.
  • Penutup (penutup), untuk menutup pesan gunakan kata-kata seperti “Thanks” (terima kasih), “See you Soon!” (jumpa lagi). Pastikan untuk menuliskan nama Anda, meskipun mungkin sudah tercantum dalam signature.
  • Cassualness, dalam tipe email yang satu ini, Anda dapat memasukan beberapa guyonan atau jokes untuk mencairkan suasana. Namun, tetap perhatikan intonasi penulisan email, terlebih jika Anda tak mengenal terlalu dekat penerima tersebut.

2. Semi-Formal Email

Selanjutnya, tipe email yang satu ini merupakan jenis email yang cukup sering digunakan dalam berbagai kesempatan. Terlebih jika Anda sedang bekerja di sebuah perusahaan asing dan menggunakan bahasa Inggris untuk berkomunikasi. Berikut beberapa rules yang mesti diperhatikan, diantaranya.

• • Perhatikan panjang email: Sekali lagi, buatlah email sesingkat mungkin. Terlebih ketika Anda ingin mendapatkan waktu yang tepat untuk semua orang. Maka, Anda harus mengubah isi dari email, karenanya buatlah email dengan jelas, singkat dan padat.
  • Respect: Perlu diingat bahwa Anda sedang meminta sesuatu dari penerima, sehingga tulisakan kata-kata dengan penuh rasa hormat dan tidak terkesan menuntut.
  • Ucapan Salam (Greeting): Anda bisa menggunakan ucapan salam secara formal maupun informal. Anda tetap bisa menggunakan “Dear,” di awal salam. Alih-alih menggunakan nama panggilan penerima, sebaiknya gunakan title yang penerima miliki seperti (Mr., Ms., Mrs., Prof, dan lain sebagainya) baru kemudian diikuti dengan nama belakangnya.
  • Penutup (Closing): Tergantung dari tujuan penulisan email, Anda bisa menggunakan kata penutup dengan gaya semi-formal seperti “Thanks,” (terima kasih),  “Thanks in advance.” (terima kasih sebelumnya). Namun jika, penerima pesan tadi adalah seseorang yang pernah Anda ajak bicara sebelumnya, Anda dapat menggunakan kalimat yang tak terlalu formal seperti “Have a great weekend”( selamat berakhir pekan).
  • Jelas: Misalnya saja Anda ingin mengajukan suatu acara, pastikan hari, jam dan tanggalnya secara spesifik dan jelas. Anda juga bisa memberikan beberapa pilihan lainnya, terlebih jika pilihan hari yang Anda ajukan tak disetujui penerima. Maka, dengan pilihan yang lain, penerima email bisa memilih hari lainnya yang Anda sediakan sesuai jadwal yang dimilikinya.

3. Formal Email

Sebagaimana namanya, formal email memiliki isi yang cenderung formal dengan tata bahasa yang lebih baku. Biasanya, email jenis ini kerap digunakan untuk menuliskan komplain terhadap produsen tentang produk atau layanan yang mereka miliki. Terutama jika berhubungan dengan produsen dari luar negeri yang menggunakan bahasa Inggris.

Karena umumnya, berhubungan langsung dengan customer service bisa sedikit memusingkan, sehingga dengan polite email in English, ini akan membantu menyelesaikan masalah lebih cepat. Berikut beberapa general rules dalam penulisan formal emails in English, diantaranya.

• • Sopan santun, sekali lagi, saat mengirimkan email dalam bahasa Inggris secara formal pastikan kata-kata dan kalimat yang digunakan dalam bahasa yang mencerminkan kesopanan.
  • Formalitas, hindari penggunaan jokes atau kata-kata guyonan, kalimat slang maupun kalimat informal lainnya.
  • Jelas, buat email dengan jelas dan padat dengan memasukan detail yang relevan dengan isi email yang ingin disampaikan ke penerima.
  • Permohonan, nyatakan tanggapan atau hasil yang ingin Anda dapatkan. Hal ini juga bisa disebut dengan tulisan “actionable”. Misalnya saja, produk yang beli beberapa waktu yang lalu rusak dan Anda ingin mengajukan refund atau penggantian. Karena itu, tuliskan dengan tepat dan jelas apa yang Anda inginkan.
  • Salam (Greetings), untuk penggunaan kata salam, phrasa yang umum digunakan ialah “To Whom It May Concern,” (kepada yang berkepentingan). Ini digunakan ketika, Anda tidak mengetahui siapa nama penerima email yang Anda kirimkan. Namun jika Anda mengetahuinya, maka Anda bisa menggunakan “Dear [Title] [nama belakang],” seperti email dengan konsep semi-formal.

Namun jika hal tersebut dirasa terlalu formal, Anda bisa menggunakan “Good Morning” (selamat pagi), “Good Afternoon” (Selamat sore) atau “Good Evening” (Selamat malam). Hal ini akan membuat Anda terasa lebih bersahabat dan membuat penerima email bisa lebih memahami komplain ataupun pertanyaan yang Anda ajukan.

• • Penutup (Closings), untuk menutup email, penggunaan “Sincerely” (hormat kami), sudah cukup baik. Namun, jika penerima email yang Anda tuju adalah perusahaan yang tidak terlalu formal, Anda juga bisa menggunakan kata “Thanks” (Terima kasih) sebagai penutup.
  • Contoh, sebagai tambahan jika Anda memiliki teman atau kenalan yang seorang native speaker, Anda bisa memintanya untuk memeriksa email berbahasa Inggris yang Anda buat. Atau, bisa juga dengan mencari template ataupun contoh jenis email yang ingin Anda tulis.

Tips Memulis Email dalam Bahasa Inggris

Dalam menulis polite email in English, ada beberapa hal yang mesti diperhatikan, agar tidak terjadi kesalahan fatal yang bisa merusak isi email yang ingin dikirimkan. Berikut diantaranya.

1. Perhatikan Subyek Email

Subyek menjadi hal penting pertama yang perlu diperhatikan, karena biasanya penerima email akan melihat isi dari subyek email tersebut. Karenanya, jika Anda tidak menuliskan subyek email secara jelas, bisa-bisa penerima email akan menghapusnya segera tanpa melihat isi dari email tersebut lebih dulu. Karena merasa bahwa email yang Anda kirimkan tidak terlalu penting.

Untuk, itu tulis subyek email secara singkat, padat dan jelas, tentunya dengan kalimat yang mampu menarik perhatian penerima email. Misalnya, jangan sekedar menuliskan “Question”, tapi tuliskan secara lebih spesifik. Seperti, “Question About Schedule for Sunday’s Meeting” (pertanyaan tentang jadwal meeting hari senin). Dengan begitu, penerima email akan segera mengetahui isi dari email tersebut bahkan sebelum membukanya.

2. Perhatikan Struktur Kalimat

Berbeda dengan bahasa yang lain, gaya bahasa dalam penulisan email berbahasa Inggris perlu diperhatikan dengan baik. Sangat penting untuk menggunakan kalimat atau kata-kata yang terstruktur dan jelas.

Sebagaimana menulis sebuah esai, yang memililiki poin-poin penting yang dijelaskan secara rinci, email pun juga harus demikian. Bedanya, penulisan email jauh lebih singkat, padat dan langsung ke poin inti. Ada baiknya, pisahkan teks email dalam 2 atau 3 paragraf sehingga membuat penerimanya mudah memahami poin apa yang hendak disampaikan.

3. Gunakan Tata Bahasa yang Sopan

Ketika ingin menulis polite email in English, Anda tak hanya menggunakan tata bahasanya namun juga budaya serta kebiasaannya. Para native speaker, biasanya suka memakai kalimat yang memperlihatkan tata krama dan sopan santun ketika berkorespondensi melalui media email.

Pelajari hal tersebut, kemudian terapkan dalam penulisan email yang Anda lakukan. Jangan lupa gunakan kosakata yang mencerminkan kesopanan dalam email yang Anda buat, misalnya saja sincerely (hormat kami), regards (salam), dan sejenisnya.

Dalam kalimat pembuka email, akan lebih baik jika Anda menggunakan kalimat sapaan. Jika Anda mengenal dekat penerima pesan atau email dibuat semi-formal, Anda bisa menggunakan kalimat seperti “Hey, Hi, Hallo..” diikuti dengan nama depan penerima.

4. Periksa Kembali Typo Penulisan

Saat mengirim email, apapun bahasa yang digunakan, jangan lupa untuk selalu memeriksa kembali email secara berulang. Apalagi  jika email dikirimkan dalam bahasa Inggris, pasalnya kesalahan dalam penulisan email, misalnya pada grammar ataupun typo penulisan bisa membuat Anda terlihat ceroboh dan kurang profesional. Kebanyakan aplkasi email memiliki alat spell checker untuk memeriksa ejaan tulisan.

Meski sepele, kesalahan penulisan juga dapat merubah makna dari tulisan. Sehingga sangat penting untuk memeriksa tulisan email Anda sebelum mengirimkannya pada penerima yang Anda tuju. Untuk itu, selalu biasakan diri memeriksa typo dan grammar dari email yang ingin dikirimkan dengan alat yang tersedia.

Tapi jika tidak, Anda menggunakan extension yang bisa disematkan pada browser. Selain itu, Anda juga bisa membaca kembali seluruh isi email dan memeriksanya ulang, pastikan tak ada kesalahan penulisan atau kalimat yang keliru sebelum mengirimkannya ke penerima yang Anda tuju. Periksa juga alamat email penerima, pastikan Anda tidak salah kirim ke penerima yang salah.

Selain itu, perhatikan juga penggunaan tanda baca (punctuation) dalam penulisan email. Sebaiknya, gunakan huruf kapital di setiap awal kalimat. Jangan lupa bubuhkan tanda baca yang sesuai, untuk mempertegas kalimat. Ini akan membantu memberikan kesan yang positif.

5. Signature

Saat ingin mengirimkan email yang berisikan informasi penting tentang diri pribadi atau perusahaan Anda, pastikan untuk menambahkan Signature di bagian bawah. Beberapa hal yang sebaiknya disertakan dalam signature email ialah, sebagai berikut.

• • Nama
  • Jabatan
  • Detail tentang perusahaan Anda, seperti nama, alamat kantor, website, nomor telepon, dan lain sebagainya

6. Gunakan Salam penutup yang Sesuai

Pastikan salam penutup yang digunakan untuk menulis email berbahasa Inggris yang Anda buat sesuai dengan tujuan email. Misalnya saja, email ditujukan untuk atasan Anda, maka jangan gunakan penutup seperti, “Love Indira”. Begitu juga jika email ditujukan untuk keluarga atau sahabat karib Anda, maka jangan gunakan “Sincerely, Indira Suwagi”. Gunakan salam penutup (closings) yang tepat sesuai peruntukannya.

Ketika Anda menulis email, fokuslah dengan tujuan dan target email yang Anda buat. Misalnya, Anda ingin mengajukan pertanyaan, maka itu yang harus jadi fokus utama. Bayangkan jika Anda yang akan menerima email tersebut, sehingga kejelasan tentang isi email yang dibuat sangat penting. Demikian tadi, tips singkat how to write a polite email in English. Dengan mengetahui poin-poin pentingnya, semoga bisa membantu Anda membuat email yang baik dalam bahasa Inggris.